วิธีสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ: 5 ขั้นตอนสำคัญ

เผยแพร่แล้ว: 2022-11-08

หากการระบาดใหญ่ครั้งล่าสุดได้สอนอะไรเรา ภัยพิบัติสามารถเกิดขึ้นกับใครก็ได้ ทุกเวลา และในลักษณะที่คาดไม่ถึงอย่างแน่นอน

การรู้วิธีสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) สำหรับธุรกิจของคุณจะช่วยให้คุณเอาตัวรอดจากพายุและฟื้นตัวได้สำเร็จ

อ่าน Crisis Management 101: วิธีรักษาธุรกิจของคุณเมื่อเกิดวิกฤติ

รายงานการสแกนขอบฟ้า BCI นี้ให้ภาพรวมที่ดีเกี่ยวกับความเสี่ยงที่ธุรกิจกำลังเผชิญอยู่ในปัจจุบันและผลที่ตามมาของการหยุดชะงัก

ภาพรวมสาเหตุสำคัญของการหยุดชะงักของธุรกิจและผลที่ตามมา
ภาพรวมสาเหตุสำคัญของการหยุดชะงักของธุรกิจและผลที่ตามมา

เราได้เห็นธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่เพิกเฉยต่อแผนการจัดการวิกฤตที่เลิกกิจการเมื่อเกิดภัยพิบัติ

ในทางกลับกัน ตามรายงานสถานะความต่อเนื่องทางธุรกิจของ Agility พบว่า 80% ของธุรกิจที่ทำการสำรวจสามารถบรรเทาผลกระทบจากการระบาดใหญ่ได้ เนื่องจากมีแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

เมื่อตระหนักถึงความสำคัญ 91% ของธุรกิจได้อัปเดต BCP ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ คุณต้องมั่นใจว่า BCP มีความสำคัญต่อการอยู่รอดของธุรกิจของคุณ

แต่คุณจะสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเพื่อให้ทำงานได้เมื่อเผชิญกับภัยคุกคามอย่างไร คุณจะฟื้นตัวอย่างรวดเร็วและสูญเสียน้อยที่สุดได้อย่างไร?

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนที่ผ่านการทดสอบและพิสูจน์แล้ว 5 ขั้นตอนที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ

มาเริ่มกันเลย.

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจคืออะไร?

ภัยพิบัติหรือภัยคุกคามแจ้งล่วงหน้าหรือไม่? ส่วนใหญ่ไม่มี

และแม้เมื่อเราได้รับคำเตือนล่วงหน้า เราก็มีเวลาตอบสนองน้อยมาก

จากมุมมองทางธุรกิจ สถานการณ์เหล่านี้เป็นสถานการณ์ที่น่าสยดสยอง และนั่นคือที่มาของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจหมายถึงโครงร่างโดยละเอียดของขั้นตอนและคำแนะนำที่ธุรกิจจะปฏิบัติตามเพื่อรักษาหน้าที่ที่จำเป็นในระหว่างการหยุดชะงักครั้งใหญ่ เป็นแนวทางในการกู้คืนได้เร็วขึ้นหลังจากเกิดภัยพิบัติ

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ผลิตรายใหญ่หรือสตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยี เช่น ซอฟต์แวร์สร้างโอกาสในการขาย และอื่นๆ การมี BCP เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการอยู่รอดของคุณ

การหยุดชะงักอาจเกิดขึ้นในรูปแบบใดก็ได้ ภัยพิบัติทางธรรมชาติ เหตุฉุกเฉินด้านสาธารณสุข เหตุฉุกเฉินทางเทคนิคหรือทางกล หรือการโจมตีทางไซเบอร์

โดยไม่คำนึงถึงภัยคุกคาม แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจควรครอบคลุมสามด้านหลัก

  1. การเตรียมพร้อมรับภัยพิบัติ
  2. การตอบสนองฉุกเฉิน
  3. แผนฟื้นฟู

BCP ให้การปกป้องที่ครอบคลุมสำหรับทรัพย์สินทางธุรกิจและบุคลากรของคุณในระหว่างและหลังเกิดภัยพิบัติ

อ่านสี่ขั้นตอนการจัดการวิกฤตเพื่อหยุดภัยพิบัติ

5 ขั้นตอนในการสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่แข็งแกร่ง

เมื่อตระหนักว่า BCP มีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณเพียงใด คุณย่อมต้องการทราบวิธีสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับอนาคตของคุณอย่างแน่นอน

นี่คือคำแนะนำ 5 ขั้นตอนในการสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่แข็งแกร่งสำหรับปี 2022 และปีต่อๆ ไป

1. สร้างทีมบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ

ทีมบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์จากทุกแผนกหลัก

ขั้นตอนแรกในการสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ดีคือการทำให้ผู้บริหารระดับสูงหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณตระหนักถึงคุณค่าของ BCP

เมื่อพวกเขาขึ้นเครื่องแล้ว ให้รวบรวมทีมผู้บริหาร BCP หลักที่จะเป็นหัวหน้าแผนกทั้งหมด

ทีมควรประกอบด้วย:

  • ผู้เชี่ยวชาญที่มีความหลากหลายจากสาขาธุรกิจที่สำคัญ เช่น การเงิน ไอที การพัฒนาผลิตภัณฑ์ ทรัพยากรบุคคล การตลาด การสื่อสาร และอื่นๆ ใช้ข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพื่อทำความเข้าใจความเสี่ยงและพัฒนาโซลูชัน
  • ผู้นำแบบไดนามิกที่จะขับเคลื่อนทีม BCP ของคุณ

พนักงานของคุณควรมีส่วนร่วมในการสร้าง BCP ของคุณและคุณยังสามารถให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและซัพพลายเออร์ของคุณมีส่วนร่วมเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานที่สำคัญจะไม่หยุดชะงัก

อ่านแผนการจัดการภาวะวิกฤต: จะทำให้ธุรกิจของคุณอยู่รอดได้อย่างไร

2. ดำเนินการประเมินความเสี่ยงและวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ

ขั้นตอนที่สองในการสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจคือการวิเคราะห์

การประเมินความเสี่ยง (RA) และการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA) ต่างก็เป็นส่วนสำคัญของระยะนี้

การประเมินความเสี่ยงและการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญของ BCP
การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจและการประเมินความเสี่ยงเป็นส่วนสำคัญของ BCP

การประเมินความเสี่ยงเป็นข้อมูลเกี่ยวกับการระบุภัยคุกคามภายในและภายนอกต่อกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญของคุณและจัดอันดับตามความรุนแรงของภัยคุกคาม

เมื่อดำเนินการประเมินความเสี่ยง อย่าลืมใช้เครื่องมือที่เหมาะสมในการวัดสถานะแบรนด์ของคุณ

การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจเป็นข้อมูลเกี่ยวกับการทำความเข้าใจว่าความเสี่ยงแต่ละอย่างที่คุณระบุจะส่งผลต่อธุรกิจของคุณอย่างไร และแนวทางการกู้คืนของคุณควรเป็นอย่างไร

สำหรับ RA และ BIA ที่ประสบความสำเร็จ ทีมของคุณควรระบุตัวชี้วัดเฉพาะสำหรับธุรกิจของคุณเพื่อวัดในระดับต่างๆ

เพื่อวิเคราะห์ความเสี่ยงและผลกระทบอย่างมีประสิทธิภาพ ให้ปฏิบัติตามวิธีการเหล่านี้

  • เตรียมการวิเคราะห์ความเสี่ยงและแบบสอบถามผลกระทบทางธุรกิจที่จะกรอกโดยหัวหน้าแผนกต่างๆ
  • วิเคราะห์คำตอบและดึงข้อสังเกตหลัก
  • ระบุทรัพยากรที่สำคัญและสร้างการพึ่งพาภายในองค์กรและภายนอก
  • จัดทำเอกสารและจัดทำแผนรายละเอียดเพื่อลดความท้าทายและกู้คืนให้สำเร็จมากที่สุด

3. พัฒนาและใช้กลยุทธ์การกู้คืน

ตอนนี้เราไปยังขั้นตอนต่อไป จากการวิเคราะห์ข้างต้น ทีมหลักของคุณสามารถสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจโดยละเอียดได้

นี่คือวิธีการสร้าง:

  • เตรียมรายการโดยละเอียดของขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ทีมรับมือเหตุฉุกเฉินของคุณควรปฏิบัติตาม เป็นการดีที่จะจัดตั้งทีมรับมือเหตุฉุกเฉินสำหรับแต่ละแผนกที่สำคัญตั้งแต่การผลิต การวิจัย ทรัพยากรบุคคล ความปลอดภัย การตลาดดิจิทัล การขาย และการเงิน
  • หากโรงงานของคุณต้องปิดตัวลงชั่วคราวเนื่องจากความเสียหาย คุณควรวางแผนวิธีที่จะตอบสนองความต้องการผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ
  • จัดทำนโยบายการทำงานทางไกลสำหรับพนักงานของคุณในกรณีเกิดภัยธรรมชาติหรือเหตุฉุกเฉินด้านสาธารณสุข
  • วางแผนสำรองและกู้คืนข้อมูลในกรณีที่มีการโจมตีที่เป็นอันตราย
  • ลงทุนในเครื่องมือการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ดี เช่น เครื่องมือควบคุมการใช้จ่ายของธุรกิจ เครื่องมือสำรองข้อมูลบนคลาวด์ เป็นต้น
  • ซื้อประกันที่เพียงพอเพื่อครอบคลุมทรัพย์สินที่สำคัญทั้งหมดของคุณ

4. สื่อสารและฝึกอบรม

เราได้กล่าวถึงสามขั้นตอนหลักในการสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ แต่แผนนี้จะสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อทั้งทีมของคุณพร้อมและพร้อมที่จะทำเช่นนั้น

เมื่อแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณเสร็จสิ้นแล้ว การสื่อสารแบบเดียวกันนี้กับพนักงานของคุณเป็นสิ่งสำคัญ นี่คือจุดที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารภายในที่มีวุฒิการศึกษาด้านการสื่อสารการตลาดจะมีบทบาทสำคัญ พวกเขาจะช่วยถ่ายทอดข้อความนี้ได้ดี

พวกเขาควรรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น หน้าที่ที่สำคัญ และการตอบสนองที่คาดหวัง

แต่ละทีมต้องได้รับการฝึกอบรมที่เพียงพอเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการตามแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจสำหรับแผนกของตน ใช้เทมเพลต Premiere pro เพื่อสร้างวิดีโอการฝึกอบรมที่น่าสนใจ ใช้เทคนิคตามสถานการณ์ และใช้วิธีการฝึกอบรมอื่นๆ ที่มีประสิทธิภาพ

ในขณะที่คุณรวม BCA ไว้ในนโยบายของบริษัท คุณก็ยังจำเป็นต้องจัดเตรียมเครื่องมือต่างๆ ที่จะช่วยให้พนักงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในวันปกติและเมื่อเกิดภัยพิบัติ

นอกจากนี้ ควรจัดทำแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤตเพื่อแจ้งให้พนักงาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ลูกค้า และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบเมื่อเกิดวิกฤต

อ่านตัวอย่างแผนการจัดการภาวะวิกฤต: ดีที่สุด & แย่ที่สุด

5. ทดสอบและอัปเกรด

เมื่อคุณได้รับความรู้ในเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ คุณก็จะได้แผนที่แข็งแกร่งอย่างแน่นอน

แต่จะรู้ได้อย่างไรว่าได้ผลหรือไม่?

ซึ่งนำเราไปสู่ขั้นตอนสุดท้ายที่สำคัญเท่าเทียมกันในการสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ดี ทดสอบ BCP ในทุกวิถีทางที่เป็นไปได้และตรวจสอบความถูกต้อง

การทดสอบควรเกี่ยวข้องกับทุกทีมที่เกี่ยวข้อง คุณควรพิจารณาถึงการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ซัพพลายเออร์ และตัวแทนฝ่ายดูแลลูกค้าเพื่อเข้าร่วมการทดสอบ

เมื่อคุณวิเคราะห์ผลลัพธ์ของการฝึกหัดแล้ว ให้ระบุด้านที่คุณต้องปรับปรุงและอัปเกรดแผนของคุณตาม

เมื่อคุณส่งอีเมลเตือนความจำไปยังลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ คุณสามารถแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับการอัปเกรด BCP ได้เช่นกัน

การทดสอบและอัปเกรดเป็นสิ่งที่คุณต้องทำอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าแผนความต่อเนื่องของธุรกิจของคุณมีความเกี่ยวข้องและมีประสิทธิภาพ

คุณพร้อมหรือยังที่จะสร้าง BCP ที่มั่นคงสำหรับธุรกิจของคุณ?

สรุปได้ว่าทุกธุรกิจควรมีแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่แข็งแกร่งเพื่อปกป้องธุรกิจของตนจากความเสี่ยงประเภทต่างๆ ได้อย่างปลอดภัย

BCP สำหรับแต่ละอุตสาหกรรมและประเภทธุรกิจอาจแตกต่างกันเล็กน้อย นั่นคือเหตุผลที่ทีมหลักของคุณควรเข้าใจวิธีสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจและปรับแต่งให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

หากคุณยังไม่มี BCP สำหรับธุรกิจของคุณ ให้จัดลำดับความสำคัญและสร้างแผนยืดหยุ่น

ใช้ 5 ขั้นตอนข้างต้นเป็นกรอบงานและเริ่มต้นได้ทันที อนาคตของธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับมัน


Gaurav Sharma เป็นผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ Attrock บริษัทการตลาดดิจิทัลที่ขับเคลื่อนด้วยผลลัพธ์ สร้างเอเจนซี่จากรายได้ 5 หลักเป็น 7 หลักในเวลาเพียงสองปี | 10X นำไปสู่ ​​| แปลง 2.8X | การเข้าชมแบบออร์แกนิก 300,000 ครั้งต่อเดือน นอกจากนี้ เขายังสนับสนุนสิ่งพิมพ์ชั้นนำ เช่น HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch และอื่นๆ