Cara Membuat Rencana Kontinuitas Bisnis: 5 Langkah Utama

Jika pandemi baru-baru ini telah mengajari kita sesuatu, bencana dapat menyerang siapa saja, kapan saja, dan dengan cara yang sama sekali tidak terduga.

Mengetahui cara membuat rencana kesinambungan bisnis (BCP) untuk bisnis Anda dapat membantu Anda bertahan melewati badai dan bangkit kembali dengan sukses.

Baca Manajemen Krisis 101: Cara Menyelamatkan Bisnis Anda Saat Krisis melanda

Laporan Pemindaian Cakrawala BCI ini memberikan gambaran yang baik tentang risiko yang dihadapi bisnis saat ini dan konsekuensi dari gangguan.

Kita telah melihat berulang kali bahwa usaha kecil dan menengah yang mengabaikan rencana manajemen krisis gulung tikar ketika terjadi bencana.

Di sisi lain, menurut laporan State of Business Continuity Agility, 80% bisnis yang disurvei mampu memitigasi dampak pandemi karena mereka memiliki rencana kelangsungan bisnis.

Menyadari pentingnya hal ini, 91% bisnis telah memperbarui BCP mereka dalam 12 bulan terakhir.

Jika Anda adalah pemilik bisnis, Anda harus yakin sekarang bahwa BCP sangat penting untuk kelangsungan bisnis Anda.

Tetapi bagaimana Anda membuat rencana kesinambungan bisnis agar tetap beroperasi saat Anda menghadapi ancaman? Bagaimana Anda pulih dengan cepat dan dengan kerugian minimal?

Berikut adalah 5 langkah teruji dan terbukti yang dapat Anda ikuti untuk membuat rencana kelangsungan bisnis yang sukses.

Mari kita mulai.

Apa itu Rencana Kontinuitas Bisnis?

Apakah bencana atau ancaman memberikan pemberitahuan terlebih dahulu? Sebagian besar waktu, tidak.

Dan bahkan ketika kita mendapat peringatan sebelumnya, kita hanya punya sedikit waktu untuk bereaksi.

Dari perspektif bisnis, ini adalah situasi yang mengerikan. Dan di situlah rencana kelangsungan bisnis muncul.

Rencana kesinambungan bisnis mengacu pada garis besar prosedur dan instruksi yang akan diikuti oleh bisnis untuk mempertahankan fungsi penting selama gangguan besar. Ini memberikan pedoman tentang bagaimana memulihkan lebih cepat setelah bencana terjadi.

Baik Anda adalah produsen skala besar atau startup teknologi yang mengembangkan alat seperti perangkat lunak penghasil prospek dan sebagainya, memiliki BCP sangat penting untuk kelangsungan hidup Anda.

Gangguan bisa datang dalam bentuk apa pun, bencana alam, darurat kesehatan masyarakat, darurat teknis atau mekanis, atau serangan dunia maya.

Terlepas dari ancamannya, rencana kesinambungan bisnis pada dasarnya harus mencakup tiga bidang utama.

1. kesiapsiagaan bencana
2. Tanggap darurat
3. Rencana pemulihan

BCP memberikan perlindungan menyeluruh untuk aset dan personel bisnis Anda selama dan setelah bencana terjadi.

Baca Empat Langkah Manajemen Krisis yang Harus Dilakukan untuk Menghentikan Bencana

5 Langkah Membuat Rencana Kesinambungan Bisnis yang Kuat

Menyadari betapa pentingnya BCP untuk bisnis Anda, Anda pasti ingin tahu cara membuat rencana kelangsungan bisnis untuk mengamankan masa depan Anda.

Berikut adalah panduan 5 langkah tentang cara membuat rencana kesinambungan bisnis yang kuat untuk tahun 2022 dan seterusnya.

1. Bangun Tim Manajemen Kontinuitas Bisnis Anda

Langkah pertama dalam membuat rencana kesinambungan bisnis yang baik adalah membuat manajemen puncak atau pemangku kepentingan utama Anda menyadari nilai BCP.

Setelah mereka bergabung, kumpulkan tim manajemen inti BCP yang akan mengepalai seluruh departemen.

Tim harus terdiri dari:

• Beragam profesional dari bidang bisnis penting seperti keuangan, TI, pengembangan produk, SDM, pemasaran, komunikasi, dan lainnya. Gunakan input berbasis data mereka untuk memahami risiko dan mengembangkan solusi.
• Seorang pemimpin dinamis yang akan mengarahkan tim BCP Anda.

Karyawan Anda harus berkontribusi untuk menciptakan BCP Anda dan Anda juga bisa melibatkan pemangku kepentingan dan pemasok Anda untuk memastikan fungsi penting tidak terhenti.

Baca Rencana Manajemen Krisis: Bagaimana Menjaga Bisnis Anda Tetap Bertahan?

2. Melakukan Risk Assessment dan Business Impact Analysis

Langkah kedua dalam membuat rencana kelangsungan bisnis adalah analisis.

Risk Assessment (RA) dan Business Impact Analysis (BIA) keduanya merupakan bagian penting dari fase ini.

Penilaian Risiko adalah tentang mengidentifikasi ancaman internal dan eksternal terhadap proses bisnis penting Anda dan memeringkatnya berdasarkan tingkat keparahan ancaman.

Saat melakukan Penilaian Risiko, pastikan untuk menggunakan alat yang tepat untuk mengukur kesehatan merek Anda.

Analisis Dampak Bisnis adalah tentang memahami bagaimana setiap risiko yang telah Anda identifikasi ini akan berdampak pada bisnis Anda dan apa yang harus menjadi pendekatan pemulihan Anda.

Untuk RA dan BIA yang sukses, tim Anda harus mengidentifikasi metrik khusus untuk bisnis Anda untuk diukur pada tingkat yang berbeda.

Untuk menganalisis risiko dan dampaknya secara efektif, ikuti metode berikut.

• Siapkan analisis risiko dan kuesioner dampak bisnis untuk diisi oleh kepala departemen yang berbeda
• Menganalisis tanggapan dan menarik pengamatan utama
• Identifikasi sumber daya utama dan buat ketergantungan di dalam dan di luar organisasi
• Dokumentasikan dan petakan rencana terperinci untuk mengurangi tantangan dan memulihkannya sesukses mungkin

3. Mengembangkan dan Menerapkan Strategi Pemulihan

Sekarang kita lanjutkan ke langkah berikutnya. Berdasarkan analisis di atas, tim inti Anda dapat membuat rencana kelangsungan bisnis yang terperinci.

Ini adalah cara membuatnya:

• Siapkan daftar prosedur dan panduan terperinci yang harus diikuti oleh tim tanggap darurat Anda. Adalah baik untuk membentuk tim tanggap darurat untuk setiap departemen penting mulai dari produksi, penelitian, SDM, keamanan, pemasaran digital, penjualan, dan keuangan
• Jika fasilitas Anda perlu ditutup untuk sementara waktu karena kerusakan, Anda harus merencanakan cara untuk memenuhi permintaan produk atau layanan Anda
• Buat kebijakan kerja jarak jauh untuk karyawan Anda jika terjadi bencana alam atau darurat kesehatan masyarakat
• Menyusun strategi cadangan data dan rencana pemulihan jika terjadi serangan berbahaya
• Berinvestasi dalam alat manajemen kelangsungan bisnis yang baik seperti alat kontrol pengeluaran bisnis, alat pencadangan data cloud, dll.
• Beli asuransi yang memadai untuk menutupi semua aset penting Anda

4. Berkomunikasi dan Latih

Kami telah membahas tiga langkah utama tentang cara membuat rencana kesinambungan bisnis. Tetapi rencana ini hanya dapat dijalankan dengan sukses jika seluruh tim Anda siap dan diperlengkapi untuk melakukannya.

Setelah rencana kelangsungan bisnis Anda selesai, penting untuk mengomunikasikan hal yang sama kepada karyawan Anda. Di sinilah spesialis komunikasi internal dengan gelar dalam komunikasi pemasaran akan memainkan peran penting. Mereka akan membantu menyampaikan pesan ini dengan baik.

Mereka harus mengetahui segala sesuatu tentang kemungkinan risiko, fungsi kritis, dan respons yang diharapkan.

Setiap tim perlu mendapatkan pelatihan yang memadai tentang cara menjalankan rencana kelangsungan bisnis untuk departemen mereka. Gunakan templat pro premier untuk membuat video pelatihan yang menarik, menggunakan teknik berbasis skenario, dan menerapkan metode pelatihan efektif lainnya.

Saat Anda memasukkan BCA ke dalam kebijakan perusahaan Anda, Anda juga perlu membekali staf Anda dengan berbagai alat yang dapat membantu mereka bekerja secara efisien pada hari-hari biasa dan saat terjadi bencana.

Bersamaan dengan ini, rencana komunikasi krisis juga harus dibuat untuk memberi tahu karyawan Anda, pemangku kepentingan, klien, dan otoritas terkait ketika krisis terjadi.

Baca Contoh Rencana Manajemen Krisis: Yang Terbaik & Terburuk

5. Uji dan Tingkatkan

Setelah Anda memperoleh pengetahuan mendalam tentang cara membuat rencana kelangsungan bisnis, Anda pasti akan mendapatkan rencana yang solid.

Tapi bagaimana Anda tahu apakah itu efektif atau tidak?

Ini membawa kita ke langkah terakhir dan sama pentingnya dalam membuat rencana kelangsungan bisnis yang baik. Uji BCP dengan semua cara yang memungkinkan dan validasikan.

Pengujian harus melibatkan semua tim terkait. Anda bahkan harus mempertimbangkan untuk melibatkan pemangku kepentingan utama, pemasok, dan perwakilan layanan pelanggan untuk berpartisipasi dalam latihan pengujian.

Setelah Anda menganalisis hasil latihan, identifikasi area yang perlu Anda tingkatkan dan tingkatkan sesuai rencana Anda.

Saat Anda mengirim email pengingat ke klien dan pemangku kepentingan, Anda juga dapat memberi tahu mereka tentang peningkatan BCP.

Pengujian dan peningkatan adalah sesuatu yang perlu Anda lakukan secara berkala untuk memastikan rencana kelangsungan bisnis Anda tetap relevan dan efektif.

Apakah Anda Siap Membuat BCP yang Solid untuk Bisnis Anda?

Aman untuk menyimpulkan bahwa setiap bisnis harus memiliki rencana kesinambungan bisnis yang kuat untuk melindungi bisnis mereka dari berbagai jenis risiko.

BCP untuk setiap industri dan jenis bisnis mungkin sedikit berbeda. Itulah mengapa tim inti Anda harus memahami cara membuat rencana kesinambungan bisnis dan menyesuaikannya untuk bisnis Anda.

Jika Anda belum memiliki BCP untuk bisnis Anda, jadikan itu sebagai prioritas dan buat rencana yang tangguh.

Gunakan 5 langkah di atas sebagai kerangka kerja dan segera mulai. Masa depan bisnis Anda tergantung padanya.

Gaurav Sharma adalah pendiri dan CEO Attrock, sebuah perusahaan pemasaran digital berbasis hasil. Tumbuhkan agensi dari pendapatan 5 digit menjadi 7 digit hanya dalam dua tahun | 10X prospek | 2,8X konversi | 300 ribu lalu lintas bulanan organik. Dia juga berkontribusi pada publikasi teratas seperti HuffPost, Adweek, Komunitas Bisnis 2, TechCrunch, dan banyak lagi.