Jak stworzyć plan ciągłości działania: 5 kluczowych kroków

Jeśli niedawna pandemia czegoś nas nauczyła, to tego, że katastrofa może dotknąć każdego, w każdej chwili iw absolutnie nieoczekiwany sposób.

Wiedza o tym, jak stworzyć plan ciągłości działania (BCP) dla Twojej firmy, może pomóc Ci przetrwać burzę i pomyślnie wrócić.

Przeczytaj Zarządzanie kryzysowe 101: Jak uratować firmę, gdy nadchodzi kryzys

Ten raport skanowania BCI Horizon daje dobry przegląd zagrożeń, przed którymi stoją obecnie firmy, oraz konsekwencji zakłóceń.

Wielokrotnie widzieliśmy, że małe i średnie firmy, które ignorują plan zarządzania kryzysowego, wypadają z rynku w przypadku katastrofy.

Z drugiej strony, według raportu Agility State of Business Continuity, 80% ankietowanych firm było w stanie złagodzić skutki pandemii, ponieważ posiadały plan ciągłości działania.

Zdając sobie sprawę z jego znaczenia, 91% firm zaktualizowało swój BCP w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Jeśli jesteś właścicielem firmy, musisz być już przekonany, że BCP ma kluczowe znaczenie dla przetrwania Twojej firmy.

Ale jak stworzyć plan ciągłości biznesowej, aby zachować sprawność w obliczu zagrożenia? Jak szybko się regenerujesz i przy minimalnej stracie?

Oto 5 przetestowanych i sprawdzonych kroków, które możesz wykonać, aby stworzyć udany plan ciągłości biznesowej.

Zacznijmy.

Co to jest plan ciągłości działania?

Czy katastrofy lub groźby są powiadamiane z wyprzedzeniem? Przez większość czasu nie.

I nawet gdy dostajemy wcześniejsze ostrzeżenie, mamy bardzo mało czasu na reakcję.

Z biznesowego punktu widzenia są to okropne sytuacje. I tu pojawia się plan ciągłości działania.

Plan ciągłości działania odnosi się do szczegółowego zarysu procedur i instrukcji, których firma będzie przestrzegać w celu utrzymania podstawowych funkcji podczas poważnych zakłóceń. Zawiera wskazówki dotyczące szybszego odzyskiwania po awarii.

Niezależnie od tego, czy jesteś producentem na dużą skalę, czy startupem opracowującym narzędzia, takie jak oprogramowanie do generowania leadów itd., posiadanie BCP ma kluczowe znaczenie dla przetrwania.

Zakłócenie może mieć dowolną formę, klęskę żywiołową, stan zagrożenia zdrowia publicznego, awarię techniczną lub mechaniczną lub atak cybernetyczny.

Niezależnie od zagrożenia plan ciągłości działania powinien zasadniczo obejmować trzy główne obszary.

1. Gotowość na wypadek katastrof
2. Reakcja awaryjna
3. Plan naprawy

BCP zapewnia kompleksową ochronę zasobów firmy i personelu podczas i po katastrofie.

Przeczytaj cztery kroki zarządzania kryzysowego, które należy podjąć, aby powstrzymać katastrofę

5 kroków do stworzenia solidnego planu ciągłości biznesowej

Zdając sobie sprawę, jak ważny jest BCP dla Twojej firmy, na pewno chcesz wiedzieć, jak stworzyć plan ciągłości biznesowej, aby zabezpieczyć swoją przyszłość.

Oto 5-etapowy przewodnik, jak stworzyć silny plan ciągłości biznesowej na rok 2022 i później.

1. Zbuduj swój zespół zarządzania ciągłością działania

Pierwszym krokiem do stworzenia dobrego planu ciągłości biznesowej jest uświadomienie najwyższemu kierownictwu lub kluczowym interesariuszom wartości BCP.

Gdy już będą na pokładzie, stwórz podstawowy zespół zarządzający BCP, który będzie kierował całym działem.

Zespół powinien składać się z:

• Różnorodni specjaliści z krytycznych obszarów biznesowych, takich jak finanse, IT, rozwój produktów, HR, marketing, komunikacja i inne. Użyj ich danych wejściowych opartych na danych, aby zrozumieć ryzyko i opracować rozwiązania.
• Dynamiczny lider, który poprowadzi Twój zespół BCP.

Twoi pracownicy powinni przyczynić się do tworzenia Twojego BCP, a także możesz zaangażować swoich interesariuszy i dostawców, aby zapewnić, że krytyczne funkcje nie zostaną zatrzymane.

Przeczytaj Plan Zarządzania Kryzysowego: Jak utrzymać swój biznes na powierzchni?

2. Przeprowadź ocenę ryzyka i analizę wpływu na działalność

Drugim krokiem w tworzeniu planu ciągłości działania jest analiza.

Ocena ryzyka (RA) i analiza wpływu na działalność (BIA) są istotnymi częściami tej fazy.

Ocena ryzyka polega na identyfikacji wewnętrznych i zewnętrznych zagrożeń dla krytycznych procesów biznesowych i uszeregowaniu ich w oparciu o wagę zagrożenia.

Przeprowadzając ocenę ryzyka, upewnij się, że korzystasz z odpowiednich narzędzi do pomiaru kondycji Twojej marki.

Analiza wpływu na działalność polega na zrozumieniu, w jaki sposób każde z tych zidentyfikowanych zagrożeń wpłynie na Twoją firmę i jakie powinno być podejście do odzyskiwania.

Aby RA i BIA odniosły sukces, Twój zespół powinien określić wskaźniki specyficzne dla Twojej firmy, które będą mierzone na różnych poziomach.

Aby skutecznie analizować zagrożenia i ich wpływ, postępuj zgodnie z tymi metodami.

• Przygotuj analizę ryzyka i kwestionariusz wpływu na biznes, który wypełnią różni szefowie działów
• Przeanalizuj odpowiedzi i wyciągnij główne obserwacje
• Zidentyfikuj kluczowe zasoby i ustal zależności w organizacji i poza nią
• Udokumentuj i zmapuj szczegółowy plan, aby złagodzić wyzwanie i jak najlepiej odzyskać zdrowie

3. Opracuj i wdroż strategie odzyskiwania

Teraz przechodzimy do następnego kroku. Na podstawie powyższej analizy Twój podstawowy zespół może stworzyć szczegółowy plan ciągłości działania.

Oto jak to stworzyć:

• Przygotuj szczegółową listę procedur i wytycznych, których powinien przestrzegać Twój zespół reagowania kryzysowego. Dobrze jest powołać zespół reagowania kryzysowego dla każdego działu krytycznego, począwszy od produkcji, badań, HR, bezpieczeństwa, marketingu cyfrowego, sprzedaży i finansów
• Jeśli Twój obiekt musi zostać na jakiś czas zamknięty z powodu uszkodzenia, powinieneś zaplanować sposób na zaspokojenie popytu na swoje produkty lub usługi
• Opracuj politykę pracy zdalnej dla swoich pracowników na wypadek klęski żywiołowej lub zagrożenia zdrowia publicznego
• Opracuj plan tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych w przypadku złośliwego ataku
• Zainwestuj w dobre narzędzia do zarządzania ciągłością działania, takie jak narzędzia do kontroli wydatków biznesowych, narzędzia do tworzenia kopii zapasowych danych w chmurze itp.
• Kup odpowiednie ubezpieczenie, aby pokryć wszystkie kluczowe aktywa

4. Komunikuj się i trenuj

Omówiliśmy trzy główne kroki tworzenia planu ciągłości działania. Ale ten plan można pomyślnie zrealizować tylko wtedy, gdy cały zespół jest do tego przygotowany i wyposażony.

Po zakończeniu planu ciągłości biznesowej ważne jest, aby przekazać to samo swoim pracownikom. Tutaj ważną rolę odegrałby specjalista ds. komunikacji wewnętrznej z wykształceniem w zakresie komunikacji marketingowej. Pomogą dobrze przekazać tę wiadomość.

Powinni wiedzieć wszystko o możliwym ryzyku, krytycznych funkcjach i oczekiwanej reakcji.

Każdy zespół musi przejść odpowiednie szkolenie w zakresie realizacji planu ciągłości działania dla swojego działu. Korzystaj z szablonów premiere pro, aby tworzyć ciekawe filmy szkoleniowe, stosować techniki oparte na scenariuszach i stosować inne skuteczne metody szkoleniowe.

Uwzględniając BCA w polityce firmy, konieczne jest również wyposażenie pracowników w różne narzędzia, które pomogą im wydajnie pracować w dni powszednie i w przypadku katastrofy.

Oprócz tego należy również opracować plan komunikacji kryzysowej, aby poinformować pracowników, interesariuszy, klientów i zainteresowane władze o wystąpieniu kryzysu.

Przeczytaj przykłady planów zarządzania kryzysowego: najlepsze i najgorsze

5. Testuj i aktualizuj

Gdy zdobędziesz dogłębną wiedzę na temat tworzenia planu ciągłości biznesowej, na pewno opracujesz solidny plan.

Ale skąd wiesz, czy to skuteczne, czy nie?

Prowadzi nas do ostatniego i równie ważnego kroku w tworzeniu dobrego planu ciągłości działania. Przetestuj BCP na wszystkie możliwe sposoby i zweryfikuj go.

W testach powinny wziąć udział wszystkie zainteresowane zespoły. Powinieneś nawet rozważyć zaangażowanie kluczowych interesariuszy, dostawców i przedstawicieli obsługi klienta do udziału w testach.

Po przeanalizowaniu wyników ćwiczenia zidentyfikuj obszary, które musisz poprawić i odpowiednio uaktualnij swój plan.

Wysyłając e-maile z przypomnieniem do klientów i interesariuszy, możesz również informować ich o aktualizacjach BCP.

Testowanie i aktualizowanie to coś, co musisz robić w regularnych odstępach czasu, aby zapewnić, że Twój plan ciągłości biznesowej pozostanie odpowiedni i skuteczny.

Czy jesteś gotowy, aby stworzyć solidny BCP dla swojej firmy?

Bezpiecznie byłoby stwierdzić, że każda firma powinna mieć silny plan ciągłości działania, aby chronić swoją działalność przed różnego rodzaju ryzykami.

BCP dla każdej branży i rodzaju działalności może się nieznacznie różnić. Dlatego Twój podstawowy zespół powinien wiedzieć, jak stworzyć plan ciągłości działania i dostosować go do Twojej firmy.

Jeśli nie masz jeszcze BCP dla swojej firmy, podejmij go jako priorytet i stwórz odporny plan.

Użyj powyższych 5 kroków jako ramy i zacznij od razu. Od tego zależy przyszłość Twojego biznesu.

Gaurav Sharma jest założycielem i dyrektorem generalnym Attrock, firmy zajmującej się marketingiem cyfrowym nastawionej na wyniki. W ciągu zaledwie dwóch lat agencja zwiększyła przychody z 5-cyfrowych do 7-cyfrowych | 10X prowadzi | Konwersje 2.8X | 300K ruchu organicznego miesięcznie. Współtworzy również najlepsze publikacje, takie jak HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch i inne.