Come creare un piano di continuità aziendale: 5 passaggi chiave

Se la recente pandemia ci ha insegnato qualcosa, è che il disastro può colpire chiunque, in qualsiasi momento e in modo assolutamente inaspettato.

Sapere come creare un piano di continuità aziendale (BCP) per la tua azienda può aiutarti a sopravvivere alla tempesta e riprenderti con successo.

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Questo rapporto BCI Horizon Scan offre una buona panoramica dei rischi che le aziende stanno affrontando attualmente e delle conseguenze delle interruzioni.

Abbiamo visto più e più volte che le piccole e medie imprese che ignorano di avere un piano di gestione della crisi falliscono quando si verifica un disastro.

D'altra parte, secondo il rapporto sullo stato della continuità operativa di Agility, l'80% delle aziende intervistate è stato in grado di mitigare l'impatto della pandemia perché disponeva di un piano di continuità operativa.

Rendendosi conto della sua importanza, il 91% delle aziende ha aggiornato il proprio BCP negli ultimi 12 mesi.

Se sei un imprenditore, devi essere ormai convinto che BCP è essenziale per la sopravvivenza della tua attività.

Ma come si crea un piano di continuità aziendale per rimanere operativi quando si affronta una minaccia? Come recuperare velocemente e con perdite minime?

Ecco 5 passaggi testati e collaudati che puoi seguire per creare un piano di continuità aziendale di successo.

Iniziamo.

Che cos'è un piano di continuità operativa?

I disastri o le minacce danno preavviso? Il più delle volte, no.

E anche quando riceviamo un avviso preventivo, abbiamo pochissimo tempo per reagire.

Dal punto di vista del business, queste sono situazioni terribili. Ed è qui che entra in gioco un piano di continuità aziendale.

Un piano di continuità operativa si riferisce a uno schema dettagliato delle procedure e delle istruzioni che un'azienda seguirà per mantenere le funzioni essenziali durante un'interruzione grave. Fornisce una linea guida su come recuperare più velocemente dopo che si è verificato un disastro.

Che tu sia un produttore su larga scala o una startup tecnologica che sviluppa strumenti come software di lead generation e così via, avere un BCP è fondamentale per la tua sopravvivenza.

L'interruzione potrebbe manifestarsi in qualsiasi forma, una calamità naturale, un'emergenza di salute pubblica, un'emergenza tecnica o meccanica o un attacco informatico.

Indipendentemente dalla minaccia, un piano di continuità operativa dovrebbe essenzialmente coprire tre aree principali.

1. Preparazione al disastro
2. Risposta alle emergenze
3. Piano di recupero

Un BCP fornisce una protezione completa per le risorse aziendali e il personale durante e dopo un disastro.

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5 passaggi per creare un solido piano di continuità aziendale

Rendendoti conto di quanto sia fondamentale un BCP per la tua attività, vorresti sicuramente sapere come creare un piano di continuità aziendale per proteggere il tuo futuro.

Ecco una guida in 5 passaggi su come creare un solido piano di continuità aziendale per il 2022 e oltre.

1. Costruisci il tuo team di gestione della continuità aziendale

Il primo passo per creare un buon piano di continuità aziendale è fare in modo che il top management o le parti interessate chiave realizzino il valore di BCP.

Una volta che sono a bordo, metti insieme un team di gestione centrale di BCP che guiderà l'intero dipartimento.

La squadra dovrebbe essere composta da:

• Diversi professionisti provenienti da aree di business critiche come finanza, IT, sviluppo prodotti, risorse umane, marketing, comunicazioni e altri. Utilizza i loro input basati sui dati per comprendere i rischi e sviluppare soluzioni.
• Un leader dinamico che guiderà il tuo team BCP.

I tuoi dipendenti dovrebbero contribuire alla creazione del tuo BCP e anche tu puoi coinvolgere i tuoi stakeholder e fornitori per garantire che le funzioni critiche non si interrompano.

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2. Condurre la valutazione del rischio e l'analisi dell'impatto aziendale

Il secondo passaggio su come creare un piano di continuità aziendale è l'analisi.

La valutazione del rischio (RA) e l'analisi dell'impatto aziendale (BIA) sono entrambe parti essenziali di questa fase.

La valutazione del rischio consiste nell'identificare le minacce interne ed esterne ai processi aziendali critici e classificarle in base alla gravità della minaccia.

Quando esegui la valutazione del rischio, assicurati di utilizzare gli strumenti giusti per misurare la salute del tuo marchio.

L'analisi dell'impatto aziendale consiste nel capire in che modo ciascuno di questi rischi che hai identificato avrà un impatto sulla tua attività e quale dovrebbe essere il tuo approccio di recupero.

Per RA e BIA di successo, il tuo team dovrebbe identificare le metriche specifiche della tua attività da misurare a diversi livelli.

Per analizzare efficacemente i rischi e il loro impatto, segui questi metodi.

• Preparare un questionario sull'analisi dei rischi e sull'impatto aziendale che deve essere compilato dai diversi capi dipartimento
• Analizza le risposte e trai le osservazioni principali
• Identificare le risorse chiave e stabilire le dipendenze all'interno dell'organizzazione e all'esterno
• Documentare e mappare un piano dettagliato per mitigare la sfida e recuperare nel modo più efficace possibile

3. Sviluppare e implementare strategie di ripristino

Ora passiamo al passaggio successivo. Sulla base dell'analisi di cui sopra, il tuo core team può creare un piano dettagliato di continuità aziendale.

Ecco come crearlo:

• Prepara un elenco dettagliato di procedure e linee guida che il tuo team di risposta alle emergenze dovrebbe seguire. È bene istituire un team di risposta alle emergenze per ogni reparto critico dalla produzione, ricerca, risorse umane, sicurezza, marketing digitale, vendite e finanza
• Se la tua struttura deve essere chiusa per un po' a causa di danni, dovresti pianificare un modo per soddisfare la domanda dei tuoi prodotti o servizi
• Elabora una politica di lavoro a distanza per i tuoi dipendenti in caso di calamità naturale o emergenza sanitaria
• Strategia un piano di backup e ripristino dei dati in caso di attacco dannoso
• Investi in buoni strumenti di gestione della continuità aziendale come strumenti di controllo della spesa aziendale, strumenti di backup dei dati cloud, ecc.
• Acquista un'assicurazione adeguata per coprire tutte le tue risorse critiche

4. Comunicare e addestrare

Abbiamo coperto tre passaggi principali su come creare un piano di continuità aziendale. Ma questo piano può essere eseguito con successo solo se l'intero team è preparato e attrezzato per farlo.

Una volta terminato il piano di continuità aziendale, è importante comunicarlo ai dipendenti. È qui che uno specialista in comunicazioni interne con una laurea in comunicazioni di marketing giocherebbe un ruolo importante. Aiuteranno a trasmettere bene questo messaggio.

Dovrebbero sapere tutto sui possibili rischi, le funzioni critiche e la risposta attesa.

Ciascun team deve ricevere una formazione adeguata su come eseguire il piano di continuità aziendale per il proprio dipartimento. Usa i modelli Premiere Pro per creare video di formazione accattivanti, utilizzare tecniche basate su scenari e applicare altri metodi di formazione efficaci.

Mentre incorpori il BCA nella tua politica aziendale, è anche necessario dotare il tuo personale di vari strumenti che possono aiutarlo a lavorare in modo efficiente nei giorni normali e quando si verifica un disastro.

Insieme a questo, dovrebbe anche essere messo in atto un piano di comunicazione di crisi per informare i dipendenti, le parti interessate, i clienti e le autorità interessate quando si verifica una crisi.

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5. Testare e aggiornare

Dopo aver acquisito una conoscenza approfondita su come creare un piano di continuità aziendale, sei sicuro di elaborare un piano solido.

Ma come fai a sapere se è efficace o meno?

Ci porta all'ultimo e altrettanto importante passo su come creare un buon piano di continuità aziendale. Testare il BCP in tutti i modi possibili e convalidarlo.

Il test dovrebbe coinvolgere tutte le squadre interessate. Dovresti anche considerare di coinvolgere le parti interessate chiave, i fornitori e i rappresentanti dell'assistenza clienti per partecipare all'esercizio di test.

Dopo aver analizzato i risultati dell'esercizio, identificare le aree di cui hai bisogno per migliorare e aggiornare il tuo piano in base.

Quando invii e-mail di promemoria ai tuoi clienti e parti interessate, puoi tenerli informati anche sugli aggiornamenti di BCP.

Il test e l'aggiornamento è qualcosa che devi eseguire a intervalli regolari per garantire che il tuo piano di continuità aziendale rimanga pertinente ed efficace.

Sei pronto a creare un solido BCP per la tua azienda?

Sarebbe sicuro concludere che ogni azienda dovrebbe avere un solido piano di continuità aziendale per salvaguardare la propria attività da rischi di diverso tipo.

Il BCP per ogni settore e tipo di attività può variare leggermente. Ecco perché il tuo core team dovrebbe capire come creare un piano di continuità aziendale e adattarlo alla tua attività.

Se non hai ancora un BCP per la tua attività, prendilo come priorità e crea un piano resiliente.

Usa i 5 passaggi precedenti come struttura e inizia subito. Il futuro della tua attività dipende da questo.

Gaurav Sharma è il fondatore e CEO di Attrock, una società di marketing digitale orientata ai risultati. È cresciuta un'agenzia da 5 cifre a 7 cifre in soli due anni | 10X conduce | 2.8X conversioni | 300.000 di traffico mensile organico. Contribuisce anche alle migliori pubblicazioni come HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch e altre ancora.