كيفية إنشاء خطة استمرارية الأعمال: 5 خطوات رئيسية

إذا علمنا الوباء الأخير أي شيء ، فهو أن الكارثة يمكن أن تصيب أي شخص في أي وقت وبطريقة غير متوقعة على الإطلاق.

يمكن أن تساعدك معرفة كيفية إنشاء خطة استمرارية الأعمال (BCP) لعملك على النجاة من العاصفة والتعافي بنجاح.

اقرأ إدارة الأزمات 101: كيف تنقذ عملك عند حدوث أزمة

يقدم تقرير BCI Horizon Scan هذا نظرة عامة جيدة على المخاطر التي تواجهها الشركات في الوقت الحالي وعواقب الاضطراب.

لقد رأينا مرارًا وتكرارًا تلك الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تتجاهل وجود خطة لإدارة الأزمات تتوقف عن العمل عند وقوع الكارثة.

من ناحية أخرى ، وفقًا لتقرير حالة استمرارية الأعمال الصادر عن أجيليتي ، تمكنت 80٪ من الشركات التي شملها الاستطلاع من التخفيف من تأثير الوباء لأن لديها خطة لاستمرارية الأعمال.

وإدراكًا لأهميتها ، قامت 91٪ من الشركات بتحديث خطة استمرارية الأعمال الخاصة بها خلال الاثني عشر شهرًا الماضية.

إذا كنت صاحب عمل ، يجب أن تكون مقتنعًا الآن بأن BCP ضروري لبقاء عملك.

ولكن كيف يمكنك إنشاء خطة استمرارية الأعمال للبقاء عاملاً عندما تواجه تهديدًا؟ كيف تتعافى بسرعة وبأقل قدر من الخسارة؟

فيما يلي 5 خطوات مجربة ومثبتة يمكنك اتباعها لإنشاء خطة استمرارية أعمال ناجحة.

هيا بنا نبدأ.

ما هي خطة استمرارية الأعمال؟

هل الكوارث أو التهديدات تعطي إشعارًا مسبقًا؟ في معظم الوقت، لا.

وحتى عندما نتلقى تحذيرًا مسبقًا ، فليس لدينا سوى القليل من الوقت للرد.

من منظور الأعمال ، هذه مواقف مروعة. وهنا يأتي دور خطة استمرارية الأعمال.

تشير خطة استمرارية العمل إلى مخطط تفصيلي للإجراءات والتعليمات التي ستتبعها الشركة للحفاظ على الوظائف الأساسية أثناء حدوث اضطراب كبير. يوفر إرشادات حول كيفية التعافي بشكل أسرع بعد وقوع الكارثة.

سواء كنت شركة تصنيع واسعة النطاق أو شركة تقنية ناشئة تقوم بتطوير أدوات مثل برامج توليد العملاء المحتملين وما إلى ذلك ، فإن امتلاك BCP أمر بالغ الأهمية لبقائك على قيد الحياة.

يمكن أن يأتي الاضطراب بأي شكل من الأشكال ، أو كارثة طبيعية ، أو حالة طوارئ صحية عامة ، أو حالة طوارئ تقنية أو ميكانيكية ، أو هجوم إلكتروني.

بغض النظر عن التهديد ، يجب أن تغطي خطة استمرارية الأعمال بشكل أساسي ثلاثة مجالات رئيسية.

1. التأهب للكوارث
2. رد طارئ
3. خطة التعافي

يوفر BCP حماية شاملة لأصول عملك وموظفيك أثناء وبعد وقوع الكارثة.

اقرأ أربع خطوات لإدارة الأزمات يجب اتخاذها لوقف الكارثة

5 خطوات لإنشاء خطة استمرارية أعمال قوية

إدراكًا لمدى أهمية BCP لشركتك ، فأنت بالتأكيد تريد معرفة كيفية إنشاء خطة استمرارية الأعمال لتأمين مستقبلك.

فيما يلي دليل من 5 خطوات حول كيفية إنشاء خطة استمرارية أعمال قوية لعام 2022 وما بعده.

1. بناء فريق إدارة استمرارية عملك

تتمثل الخطوة الأولى في كيفية إنشاء خطة جيدة لاستمرارية الأعمال في جعل الإدارة العليا أو أصحاب المصلحة الرئيسيين يدركون قيمة BCP.

بمجرد انضمامهم إلى مجلس الإدارة ، قم بتكوين فريق إدارة أساسي لـ BCP والذي سيرأس القسم بأكمله.

يجب أن يتكون الفريق من:

• متخصصون متنوعون من مجالات الأعمال الهامة مثل التمويل وتكنولوجيا المعلومات وتطوير المنتجات والموارد البشرية والتسويق والاتصالات وغيرها. استخدم مدخلاتهم المبنية على البيانات لفهم المخاطر وتطوير الحلول.
• قائد ديناميكي سيقود فريق BCP الخاص بك.

يجب على موظفيك المساهمة في إنشاء خطة عمل العملاء الخاصة بك ، كما يمكنك إشراك أصحاب المصلحة والموردين لضمان عدم توقف الوظائف الهامة.

اقرأ خطة إدارة الأزمات: كيف تحافظ على عملك طفيفًا؟

2. إجراء تقييم المخاطر وتحليل تأثير الأعمال

الخطوة الثانية في كيفية إنشاء خطة استمرارية الأعمال هي التحليل.

يعتبر كل من تقييم المخاطر (RA) وتحليل تأثير الأعمال (BIA) جزءًا أساسيًا من هذه المرحلة.

يتمحور تقييم المخاطر حول تحديد التهديدات الداخلية والخارجية لعمليات عملك الهامة وتصنيفها بناءً على شدة التهديد.

عند إجراء تقييم المخاطر ، تأكد من استخدام الأدوات المناسبة لقياس صحة علامتك التجارية.

يدور تحليل تأثير الأعمال حول فهم كيفية تأثير كل من هذه المخاطر التي حددتها على عملك وما يجب أن يكون منهج الاسترداد الخاص بك.

لنجاح RA و BIA ، يجب على فريقك تحديد مقاييس خاصة بعملك ليتم قياسها على مستويات مختلفة.

لتحليل المخاطر وتأثيرها بشكل فعال ، اتبع هذه الأساليب.

• قم بإعداد استبيان لتحليل المخاطر وتأثير الأعمال ليتم ملؤه من قبل رؤساء الأقسام المختلفة
• تحليل الردود ورسم الملاحظات الرئيسية
• تحديد الموارد الرئيسية وإنشاء التبعيات داخل المنظمة وخارجها
• قم بتوثيق ورسم خطة تفصيلية للتخفيف من حدة التحدي والتعافي بأكبر قدر ممكن من النجاح

3. تطوير وتنفيذ استراتيجيات الاسترداد

الآن ننتقل إلى الخطوة التالية. بناءً على التحليل أعلاه ، يمكن لفريقك الأساسي إنشاء خطة مفصلة لاستمرارية العمل.

هذه هي طريقة إنشائها:

• قم بإعداد قائمة مفصلة بالإجراءات والإرشادات التي يجب على فريق الاستجابة للطوارئ اتباعها. من الجيد إنشاء فريق استجابة للطوارئ لكل قسم مهم بدءًا من الإنتاج والبحث والموارد البشرية والأمن والتسويق الرقمي والمبيعات والتمويل
• إذا كانت منشأتك بحاجة إلى الإغلاق لفترة من الوقت بسبب التلف ، فيجب عليك التخطيط لطريقة لتلبية الطلب على منتجاتك أو خدماتك
• ابتكر سياسة العمل عن بُعد لموظفيك في حالة وقوع كارثة طبيعية أو حالة طوارئ صحية عامة
• ضع إستراتيجية للنسخ الاحتياطي للبيانات وخطة الاسترداد في حالة وقوع هجوم ضار
• استثمر في أدوات جيدة لإدارة استمرارية الأعمال مثل أدوات التحكم في إنفاق الأعمال ، وأدوات النسخ الاحتياطي للبيانات السحابية ، إلخ.
• اشتر تأمينًا مناسبًا لتغطية جميع أصولك المهمة

4. التواصل والتدريب

لقد قمنا بتغطية ثلاث خطوات رئيسية لكيفية إنشاء خطة استمرارية الأعمال. ولكن لا يمكن تنفيذ هذه الخطة بنجاح إلا إذا كان فريقك بأكمله جاهزًا ومجهزًا للقيام بذلك.

بمجرد الانتهاء من خطة استمرارية عملك ، من المهم توصيل نفس الشيء لموظفيك. هذا هو المكان الذي يلعب فيه أخصائي الاتصالات الداخلية الحاصل على درجة في الاتصالات التسويقية دورًا مهمًا. سوف يساعدون في نقل هذه الرسالة بشكل جيد.

يجب أن يعرفوا كل شيء عن المخاطر المحتملة والوظائف الحاسمة والاستجابة المتوقعة.

يحتاج كل فريق إلى الحصول على تدريب كافٍ حول كيفية تنفيذ خطة استمرارية الأعمال لقسمهم. استخدم القوالب الاحترافية الأولى لإنشاء مقاطع فيديو تدريبية جذابة ، واستخدم الأساليب القائمة على السيناريو ، وتطبيق أساليب تدريب فعالة أخرى.

أثناء دمج BCA في سياسة شركتك ، من الضروري أيضًا تزويد موظفيك بالأدوات المختلفة التي يمكن أن تساعدهم على العمل بكفاءة في الأيام العادية وعند وقوع كارثة.

إلى جانب ذلك ، يجب أيضًا وضع خطة اتصال للأزمات لإبلاغ موظفيك وأصحاب المصلحة والعملاء والسلطات المعنية عند حدوث أزمة.

اقرأ أمثلة لخطة إدارة الأزمات: الأفضل والأسوأ

5. الاختبار والترقية

بمجرد أن تكتسب معرفة متعمقة حول كيفية إنشاء خطة استمرارية الأعمال ، فمن المؤكد أنك ستخرج بخطة قوية.

لكن كيف تعرف ما إذا كانت فعالة أم لا؟

إنه يقودنا إلى الخطوة الأخيرة والتي لا تقل أهمية عن كيفية إنشاء خطة استمرارية أعمال جيدة. اختبر BCP بجميع الطرق الممكنة وتحقق من صحتها.

يجب أن يشمل الاختبار جميع الفرق المعنية. يجب عليك حتى التفكير في إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين والموردين وممثلي رعاية العملاء للمشاركة في تمرين الاختبار.

بمجرد تحليل نتائج التمرين ، حدد المجالات التي تحتاجها لتحسين خطتك وترقيتها وفقًا لذلك.

عندما ترسل رسائل بريد إلكتروني للتذكير إلى عملائك وأصحاب المصلحة ، يمكنك إطلاعهم دائمًا على ترقيات BCP أيضًا.

يعد الاختبار والترقية أمرًا يتعين عليك القيام به على فترات منتظمة لضمان بقاء خطة استمرارية عملك ملائمة وفعالة.

هل أنت مستعد لإنشاء BCP قوي لعملك؟

سيكون من الآمن أن نستنتج أن كل شركة يجب أن يكون لديها خطة قوية لاستمرارية الأعمال لحماية أعمالها من المخاطر من مختلف الأنواع.

قد يختلف BCP لكل صناعة ونوع عمل بشكل طفيف. لهذا السبب يجب أن يفهم فريقك الأساسي كيفية إنشاء خطة استمرارية الأعمال وتخصيصها لعملك.

إذا لم يكن لديك BCP لعملك حتى الآن ، فاعتبره أولوية وقم بإنشاء خطة مرنة.

استخدم الخطوات الخمس المذكورة أعلاه كإطار عمل وابدأ على الفور. مستقبل عملك يعتمد عليه.

غوراف شارما هو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Attrock ، وهي شركة تسويق رقمي تعتمد على النتائج. نمت وكالة من 5 أرقام إلى 7 أرقام في عامين فقط | 10X يؤدي | 2.8X تحويلات | 300 ألف حركة مرور شهرية عضوية. كما أنه يساهم في أهم المنشورات مثل HuffPost و Adweek و Business 2 Community و TechCrunch والمزيد.