Cum să creezi un plan de continuitate a afacerii: 5 pași cheie

Dacă recenta pandemie ne-a învățat ceva, este că dezastrul poate lovi pe oricine, oricând și într-un mod absolut neașteptat.

Știind cum să creați un plan de continuitate a afacerii (BCP) pentru afacerea dvs. vă poate ajuta să supraviețuiți furtunii și să reveniți cu succes.

Citește Managementul crizelor 101: Cum să-ți salvezi afacerea atunci când lovește o criză

Acest raport BCI Horizon Scan oferă o imagine de ansamblu bună a riscurilor cu care se confruntă companiile în prezent și a consecințelor întreruperii.

Am văzut de nenumărate ori că întreprinderile mici și mijlocii care ignoră să aibă un plan de gestionare a crizelor ies în funcțiune atunci când se produce un dezastru.

Pe de altă parte, conform raportului Agility State of Business Continuity, 80% dintre companiile chestionate au reușit să atenueze impactul pandemiei, deoarece aveau un plan de continuitate a afacerii.

Dându-și seama de importanța sa, 91% dintre companii și-au actualizat BCP în ultimele 12 luni.

Dacă ești proprietarul unei afaceri, trebuie să fii convins până acum că BCP este esențial pentru supraviețuirea afacerii tale.

Dar cum creezi un plan de continuitate a afacerii pentru a rămâne operațional atunci când te confrunți cu o amenințare? Cum vă recuperați rapid și cu pierderi minime?

Iată 5 pași testați și dovediți pe care îi puteți urma pentru a crea un plan de succes de continuitate a afacerii.

Să începem.

Ce este un plan de continuitate a afacerii?

Dezastrele sau amenințările anunță în prealabil? De cele mai multe ori, nu.

Și chiar și atunci când primim un avertisment prealabil, avem foarte puțin timp să reacționăm.

Din perspectiva afacerilor, acestea sunt situații îngrozitoare. Și aici intervine un plan de continuitate a afacerii.

Un plan de continuitate a afacerii se referă la o schiță detaliată a procedurilor și instrucțiunilor pe care o companie le va urma pentru a menține funcțiile esențiale în timpul unei întreruperi majore. Acesta oferă un ghid despre cum să vă recuperați mai repede după ce a avut loc un dezastru.

Indiferent dacă sunteți un producător la scară largă sau un startup tehnologic care dezvoltă instrumente precum software de generare de clienți potențiali și așa mai departe, a avea un BCP este crucial pentru supraviețuirea dumneavoastră.

Perturbarea poate veni sub orice formă, o calamitate naturală, o urgență de sănătate publică, o urgență tehnică sau mecanică sau un atac cibernetic.

Indiferent de amenințare, un plan de continuitate a afacerii ar trebui să acopere în esență trei domenii majore.

1. Pregătirea pentru dezastre
2. Intervenții de urgență
3. Plan de recuperare

Un BCP oferă protecție completă pentru activele și personalul afacerii dvs. în timpul și după un dezastru.

Citiți patru pași de gestionare a crizelor pe care trebuie să îi luați pentru a opri un dezastru

5 pași pentru a crea un plan robust de continuitate a afacerii

Realizând cât de critic este un BCP pentru afacerea dvs., cu siguranță ați dori să știți cum să creați un plan de continuitate a afacerii pentru a vă asigura viitorul.

Iată un ghid în 5 pași despre cum să creați un plan puternic de continuitate a afacerii pentru 2022 și ulterior.

1. Construiți-vă echipa de management al continuității afacerii

Primul pas în crearea unui plan bun de continuitate a afacerii este să faceți managementul dvs. de top sau părțile interesate cheie să realizeze valoarea BCP.

Odată ce sunt la bord, alcătuiți o echipă de management BCP de bază care va conduce întregul departament.

Echipa ar trebui să fie formată din:

• Diverși profesioniști din domenii critice de afaceri, cum ar fi finanțe, IT, dezvoltare de produse, resurse umane, marketing, comunicații și altele. Utilizați intrările bazate pe date pentru a înțelege riscurile și pentru a dezvolta soluții.
• Un lider dinamic care vă va conduce echipa BCP.

Angajații dvs. ar trebui să contribuie la crearea BCP și, de asemenea, vă puteți implica părțile interesate și furnizorii pentru a vă asigura că funcțiile critice nu se opresc.

Citiți Planul de gestionare a crizelor: Cum să vă mențineți afacerea pe linia de plutire?

2. Efectuați evaluarea riscurilor și analiza impactului asupra afacerii

Al doilea pas în crearea unui plan de continuitate a afacerii este analiza.

Evaluarea riscurilor (RA) și Analiza impactului asupra afacerii (BIA) sunt ambele părți esențiale ale acestei faze.

Evaluarea riscurilor se referă la identificarea amenințărilor interne și externe la adresa proceselor tale critice de afaceri și la clasificarea acestora în funcție de gravitatea amenințării.

Când efectuați evaluarea riscurilor, asigurați-vă că utilizați instrumentele potrivite pentru a vă măsura sănătatea mărcii.

Analiza impactului asupra afacerii se referă la înțelegerea modului în care fiecare dintre aceste riscuri pe care le-ați identificat vă va afecta afacerea și care ar trebui să fie abordarea dvs. de recuperare.

Pentru RA și BIA de succes, echipa dvs. ar trebui să identifice valori specifice afacerii dvs. care să fie măsurate la diferite niveluri.

Pentru a analiza eficient riscurile și impactul acestora, urmați aceste metode.

• Pregătiți o analiză de risc și un chestionar de impact asupra afacerii care să fie completat de diferiți șefi de departament
• Analizați răspunsurile și trageți principalele observații
• Identificați resursele cheie și stabiliți dependențele din interiorul organizației și din exterior
• Documentați și mapați un plan detaliat pentru a atenua provocarea și a vă recupera cât mai bine posibil

3. Dezvoltați și implementați strategii de recuperare

Acum trecem la pasul următor. Pe baza analizei de mai sus, echipa de bază poate crea un plan detaliat de continuitate a afacerii.

Iată cum se creează:

• Pregătiți o listă detaliată cu procedurile și liniile directoare pe care echipa dumneavoastră de intervenție în caz de urgență ar trebui să le urmeze. Este bine să stabiliți o echipă de răspuns în caz de urgență pentru fiecare departament critic, de la producție, cercetare, resurse umane, securitate, marketing digital, vânzări și finanțe.
• Dacă instalația dvs. trebuie să fie închisă pentru o perioadă din cauza daunelor, ar trebui să planificați o modalitate de a satisface cererea pentru produsele sau serviciile dvs.
• Creați o politică de lucru la distanță pentru angajații dvs. în caz de dezastru natural sau de urgență de sănătate publică
• Strategieți un plan de backup și recuperare a datelor în cazul unui atac rău intenționat
• Investește în instrumente bune de gestionare a continuității afacerii, cum ar fi instrumente de control al cheltuielilor de afaceri, instrumente de backup a datelor în cloud etc.
• Cumpărați o asigurare adecvată pentru a vă acoperi toate activele esențiale

4. Comunicați și antrenați-vă

Am acoperit trei pași majori pentru crearea unui plan de continuitate a afacerii. Dar acest plan poate fi executat cu succes numai dacă întreaga ta echipă este pregătită și echipată pentru a face acest lucru.

Odată ce planul dvs. de continuitate a afacerii este finalizat, este important să comunicați același lucru și angajaților dvs. Aici ar juca un rol important un specialist în comunicare internă cu o diplomă în comunicare de marketing. Ei vor ajuta la transmiterea bine a acestui mesaj.

Ar trebui să știe totul despre posibilele riscuri, funcțiile critice și răspunsul așteptat.

Fiecare echipă trebuie să obțină o pregătire adecvată cu privire la modul de executare a planului de continuitate a afacerii pentru departamentul său. Folosiți șabloane Premiere Pro pentru a crea videoclipuri de antrenament captivante, utilizați tehnici bazate pe scenarii și aplicați alte metode eficiente de antrenament.

În timp ce încorporați BCA în politica companiei dvs., este, de asemenea, necesar să vă echipați personalul cu diverse instrumente care îi pot ajuta să lucreze eficient în zilele obișnuite și atunci când se produce un dezastru.

Pe lângă aceasta, ar trebui să fie stabilit și un plan de comunicare în situații de criză pentru a vă informa angajații, părțile interesate, clienții și autoritățile în cauză atunci când apare o criză.

Citiți Exemple de plan de management al crizelor: cel mai bun și cel mai rău

5. Testați și actualizați

Odată ce ați dobândit cunoștințe aprofundate despre cum să creați un plan de continuitate a afacerii, sunteți sigur că veți veni cu un plan solid.

Dar de unde știi dacă este eficient sau nu?

Ne duce la ultimul și la fel de important pas în crearea unui plan bun de continuitate a afacerii. Testați BCP în toate modurile posibile și validați-l.

Testarea ar trebui să implice toate echipele implicate. Ar trebui chiar să luați în considerare implicarea părților interesate cheie, a furnizorilor și a reprezentanților de asistență pentru clienți pentru a participa la exercițiul de testare.

Odată ce ați analizat rezultatele exercițiului, identificați zonele pe care trebuie să le îmbunătățiți și actualizați-vă planul conform.

Când trimiteți e-mailuri de memento clienților și părților interesate, îi puteți informa și despre actualizările BCP.

Testarea și actualizarea este ceva ce trebuie să faceți la intervale regulate pentru a vă asigura că planul de continuitate a afacerii rămâne relevant și eficient.

Sunteți gata să creați un BCP solid pentru afacerea dvs.?

Ar fi sigur să concluzionam că fiecare afacere ar trebui să aibă un plan puternic de continuitate a afacerii pentru a-și proteja afacerea de riscuri de diferite tipuri.

BCP pentru fiecare industrie și tip de activitate poate varia ușor. De aceea, echipa ta de bază ar trebui să înțeleagă cum să creeze un plan de continuitate a afacerii și să-l adapteze pentru afacerea ta.

Dacă nu aveți încă un BCP pentru afacerea dvs., luați-l ca prioritate și creați un plan rezistent.

Utilizați cei 5 pași de mai sus ca cadru și începeți imediat. Viitorul afacerii tale depinde de asta.

Gaurav Sharma este fondatorul și CEO-ul Attrock, o companie de marketing digital orientată spre rezultate. A crescut o agenție de la 5 cifre la 7 cifre în doar doi ani | 10X conduce | 2,8X conversii | Trafic lunar organic de 300.000. De asemenea, contribuie la publicații de top precum HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch și multe altele.