事業継続計画の作成方法: 5 つの重要なステップ
公開: 2022-11-08最近のパンデミックが私たちに何かを教えてくれたとすれば、災害はいつでも、誰にでも、まったく予想外の方法で襲う可能性があるということです。
ビジネスの事業継続計画 (BCP) を作成する方法を知っていると、嵐を乗り切り、正常に立ち直るのに役立ちます。
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この BCI ホライズン スキャン レポートは、企業が現在直面しているリスクと混乱の結果の概要を示しています。
私たちは、災害が発生したときに危機管理計画を無視する中小企業を何度も見てきました。
一方、Agility の State of Business Continuity レポートによると、調査対象の企業の 80% は、事業継続計画があったため、パンデミックの影響を軽減できました。
その重要性を認識して、企業の 91% が過去 12 か月間に BCP を更新しました。
事業主であれば、BCP が事業の存続に不可欠であることを確信しているはずです。
しかし、脅威に直面したときに運用を維持するための事業継続計画を作成するにはどうすればよいでしょうか? 損失を最小限に抑えて迅速に回復するにはどうすればよいでしょうか?
ビジネス継続性計画を成功させるために実行できる、テスト済みで実証済みの 5 つの手順を次に示します。
始めましょう。
事業継続計画とは何ですか?
災害や脅威は事前に通知されますか? ほとんどの場合、いいえ。
また、事前に警告を受けても、対応する時間はほとんどありません。
ビジネスの観点からすると、これらは恐ろしい状況です。 そこで、事業継続計画の出番です。
事業継続計画とは、大規模な混乱の際に不可欠な機能を維持するために企業が従う手順と指示の詳細な概要を指します。 これは、災害が発生した後に迅速に回復する方法に関するガイドラインを提供します。
大規模な製造業者であろうと、リード ジェネレーション ソフトウェアなどのツールを開発しているテック スタートアップ企業であろうと、BCP を持つことは生き残るために不可欠です。
混乱は、自然災害、公衆衛生上の緊急事態、技術的または機械的な緊急事態、サイバー攻撃など、あらゆる形で発生する可能性があります。
脅威に関係なく、事業継続計画は基本的に 3 つの主要な領域をカバーする必要があります。
- 災害への備え
- 緊急対応
- 復旧計画
BCP は、災害の発生中および発生後に、ビジネス資産と人員を包括的に保護します。
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堅牢な事業継続計画を作成するための 5 つのステップ
ビジネスにとって BCP がいかに重要であるかを理解すると、将来を確保するためのビジネス継続計画を作成する方法を知りたいと思うでしょう。
2022 年以降に向けた強力な事業継続計画を作成する方法に関する 5 ステップのガイドを次に示します。
1. 事業継続管理チームを構築する
優れた事業継続計画を作成するための最初のステップは、経営トップまたは主要な利害関係者に BCP の価値を認識させることです。
彼らが参加したら、部門全体を率いるコア BCP 管理チームを編成します。
チームは次のメンバーで構成する必要があります。
- 金融、IT、製品開発、人事、マーケティング、コミュニケーションなどの重要なビジネス分野の多様な専門家。 データ駆動型のインプットを使用して、リスクを理解し、ソリューションを開発します。
- BCPチームを牽引するダイナミックなリーダー。
従業員は BCP の作成に貢献する必要があります。また、重要な機能が停止しないように、利害関係者やサプライヤーを関与させることもできます。
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2. リスク評価とビジネス インパクト分析の実施
事業継続計画を作成する方法の 2 番目のステップは分析です。
リスク評価 (RA) とビジネス インパクト分析 (BIA) は、どちらもこのフェーズの重要な部分です。
リスク評価とは、重要なビジネス プロセスに対する内部および外部の脅威を特定し、脅威の重大度に基づいてランク付けすることです。
リスク評価を実施する際は、適切なツールを使用してブランドの健全性を測定してください。
ビジネス インパクト分析とは、特定したこれらの各リスクがビジネスにどのように影響するか、およびどのような回復アプローチをとるべきかを理解することです。
RA と BIA を成功させるには、チームは、さまざまなレベルで測定されるビジネスに固有の指標を特定する必要があります。
リスクとその影響を効果的に分析するには、次の方法に従ってください。
- さまざまな部門長が記入するリスク分析とビジネスへの影響に関するアンケートを準備する
- 回答を分析し、主な所見を引き出す
- 重要なリソースを特定し、組織内外での依存関係を確立します
- 課題を軽減し、可能な限り正常に回復するための詳細な計画を文書化してマッピングします
3. 回復戦略の策定と実施
次のステップに進みます。 上記の分析に基づいて、コア チームは詳細な事業継続計画を作成できます。
作成方法は次のとおりです。
- 緊急対応チームが従うべき手順とガイドラインの詳細なリストを準備します。 生産、研究、人事、セキュリティ、デジタル マーケティング、販売、財務などの重要な部門ごとに緊急対応チームを設置することをお勧めします。
- 施設が損傷によりしばらく閉鎖する必要がある場合は、製品またはサービスの需要を満たす方法を計画する必要があります。
- 自然災害や公衆衛生上の緊急事態が発生した場合に備えて、従業員のリモートワーク ポリシーを考え出す
- 悪意のある攻撃に備えて、データのバックアップと回復計画を立てる
- 事業支出管理ツール、クラウド データ バックアップ ツールなどの優れた事業継続管理ツールに投資します。
- すべての重要な資産をカバーする適切な保険を購入する
4. コミュニケーションとトレーニング
事業継続計画を作成するための 3 つの主要な手順について説明しました。 しかし、この計画は、チーム全体の準備と準備が整っている場合にのみ、成功裏に実行できます。
事業継続計画が完成したら、同じことを従業員に伝えることが重要です。 これは、マーケティング コミュニケーションの学位を持つ内部コミュニケーション スペシャリストが重要な役割を果たす場所です。 このメッセージをうまく伝えるのに役立ちます。
彼らは、起こりうるリスク、重要な機能、および予想される対応についてすべてを知っている必要があります。
各チームは、部門の事業継続計画を実行する方法について適切なトレーニングを受ける必要があります。 Premier Pro テンプレートを使用して、魅力的なトレーニング ビデオを作成し、シナリオベースのテクニックを使用し、その他の効果的なトレーニング方法を適用します。
BCA を会社のポリシーに組み込む一方で、従業員が日常的に、また災害が発生したときに効率的に作業できるように、さまざまなツールを従業員に提供することも必要です。
これに加えて、危機が発生したときに従業員、利害関係者、クライアント、および関係当局に通知するための危機コミュニケーション計画も策定する必要があります。
危機管理計画の例を読む: 最良のものと最悪のもの
5. テストとアップグレード
事業継続計画の作成方法について深い知識を得れば、確実な計画を立てることができます。
しかし、それが効果的かどうかはどうやってわかりますか?
これは、優れた事業継続計画を作成するための最後のステップであり、同様に重要なステップです。 考えられるすべての方法で BCP をテストし、検証します。
テストには、関係するすべてのチームが関与する必要があります。 主要な利害関係者、サプライヤー、カスタマー ケア担当者をテストに参加させることも検討する必要があります。
演習の結果を分析したら、改善が必要な領域を特定し、それに応じて計画をアップグレードします。
クライアントや利害関係者にリマインダー メールを送信すると、BCP のアップグレードについても知らせることができます。
テストとアップグレードは、ビジネス継続性計画が関連性があり効果的であることを確認するために定期的に行う必要があります。
ビジネスの強固な BCP を作成する準備はできていますか?
すべての企業は、さまざまな種類のリスクから事業を保護するための強力な事業継続計画を策定する必要があると結論付けても問題ありません。
業種・業態ごとのBCPは若干異なります。 そのため、コア チームは、ビジネス継続性計画を作成し、それをビジネスに合わせて調整する方法を理解する必要があります。
ビジネスの BCP がまだない場合は、それを優先事項として取り上げ、回復力のある計画を作成してください。
上記の 5 つの手順をフレームワークとして使用し、すぐに始めてください。 あなたのビジネスの未来はそれにかかっています。
Gaurav Sharma は、結果重視のデジタル マーケティング会社である Attrock の創設者兼 CEO です。 エージェンシーの収益をわずか 2 年間で 5 桁から 7 桁に成長 | 10X リード | 2.8X コンバージョン | 毎月 30 万のオーガニック トラフィック。 また、HuffPost、Adweek、Business 2 Community、TechCrunch などの主要な出版物にも寄稿しています。