Cómo crear un plan de continuidad comercial: 5 pasos clave
Publicado: 2022-11-08Si algo nos ha enseñado la reciente pandemia es que el desastre puede golpear a cualquiera, en cualquier momento y de una manera absolutamente inesperada.
Saber cómo crear un plan de continuidad comercial (BCP) para su negocio puede ayudarlo a sobrevivir a la tormenta y recuperarse con éxito.
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Este informe de BCI Horizon Scan ofrece una buena visión general de los riesgos a los que se enfrentan las empresas en la actualidad y las consecuencias de la disrupción.
Hemos visto una y otra vez que las pequeñas y medianas empresas que ignoran tener un plan de gestión de crisis cierran cuando ocurre un desastre.
Por otro lado, según el informe State of Business Continuity de Agility, el 80% de las empresas encuestadas pudieron mitigar el impacto de la pandemia porque tenían un plan de continuidad comercial.
Al darse cuenta de su importancia, el 91% de las empresas han actualizado su BCP en los últimos 12 meses.
Si usted es dueño de un negocio, debe estar convencido de que BCP es esencial para la supervivencia de su negocio.
Pero, ¿cómo crea un plan de continuidad comercial para mantenerse operativo cuando enfrenta una amenaza? ¿Cómo se recupera rápido y con pérdidas mínimas?
Aquí hay 5 pasos probados y probados que puede seguir para crear un plan de continuidad comercial exitoso.
Empecemos.
¿Qué es un Plan de Continuidad de Negocio?
¿Los desastres o amenazas avisan con anticipación? La mayoria del tiempo, no.
E incluso cuando recibimos una advertencia previa, tenemos muy poco tiempo para reaccionar.
Desde una perspectiva comercial, estas son situaciones terribles. Y ahí es donde entra en escena un plan de continuidad del negocio.
Un plan de continuidad comercial se refiere a un esquema detallado de procedimientos e instrucciones que seguirá una empresa para mantener las funciones esenciales durante una interrupción importante. Proporciona una guía sobre cómo recuperarse más rápido después de que ha ocurrido un desastre.
Tanto si es un fabricante a gran escala como si es una startup tecnológica que desarrolla herramientas como software de generación de leads, etc., tener un BCP es crucial para su supervivencia.
La interrupción podría presentarse de cualquier forma, una calamidad natural, una emergencia de salud pública, una emergencia técnica o mecánica o un ataque cibernético.
Independientemente de la amenaza, un plan de continuidad del negocio debe cubrir esencialmente tres áreas principales.
- preparación para desastres
- Respuesta de emergencia
- Plan de recuperación
Un BCP brinda protección integral para los activos y el personal de su empresa durante y después de que ocurra un desastre.
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5 pasos para crear un plan sólido de continuidad comercial
Al darse cuenta de cuán crítico es un BCP para su negocio, definitivamente querrá saber cómo crear un plan de continuidad comercial para asegurar su futuro.
Aquí hay una guía de 5 pasos sobre cómo crear un plan sólido de continuidad comercial para 2022 y más allá.
1. Construya su equipo de gestión de continuidad comercial
El primer paso para crear un buen plan de continuidad del negocio es hacer que la alta dirección o las partes interesadas clave se den cuenta del valor de BCP.
Una vez que estén a bordo, forme un equipo central de gestión de BCP que dirija todo el departamento.
El equipo debe estar formado por:
- Diversos profesionales de áreas comerciales críticas como finanzas, TI, desarrollo de productos, recursos humanos, marketing, comunicaciones y otros. Utilice sus entradas basadas en datos para comprender los riesgos y desarrollar soluciones.
- Un líder dinámico que impulsará a su equipo BCP.
Sus empleados deben contribuir a crear su BCP y también puede involucrar a sus partes interesadas y proveedores para garantizar que las funciones críticas no se detengan.
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2. Realizar una evaluación de riesgos y un análisis de impacto comercial
El segundo paso para crear un plan de continuidad del negocio es el análisis.
La evaluación de riesgos (RA) y el análisis de impacto comercial (BIA) son partes esenciales de esta fase.
La evaluación de riesgos se trata de identificar las amenazas internas y externas a sus procesos comerciales críticos y clasificarlos según la gravedad de la amenaza.
Al realizar la evaluación de riesgos, asegúrese de utilizar las herramientas adecuadas para medir la salud de su marca.
El análisis de impacto comercial se trata de comprender cómo cada uno de estos riesgos que ha identificado afectará su negocio y cuál debería ser su enfoque de recuperación.
Para una RA y BIA exitosas, su equipo debe identificar métricas específicas de su negocio para medirlas en diferentes niveles.
Para analizar eficazmente los riesgos y su impacto, siga estos métodos.
- Preparar un cuestionario de análisis de riesgos e impacto comercial para que lo completen los diferentes jefes de departamento.
- Analizar las respuestas y sacar las principales observaciones.
- Identificar los recursos clave y establecer las dependencias dentro y fuera de la organización.
- Documente y mapee un plan detallado para mitigar el desafío y recuperarse con el mayor éxito posible
3. Desarrollar e implementar estrategias de recuperación
Ahora pasamos al siguiente paso. Con base en el análisis anterior, su equipo central puede crear un plan detallado de continuidad comercial.
Así es como se crea:
- Prepare una lista detallada de procedimientos y pautas que debe seguir su equipo de respuesta a emergencias. Es bueno establecer un equipo de respuesta de emergencia para cada departamento crítico desde producción, investigación, recursos humanos, seguridad, marketing digital, ventas y finanzas.
- Si su instalación necesita cerrarse por un tiempo debido a daños, debe planificar una forma de satisfacer la demanda de sus productos o servicios.
- Elabore una política de trabajo remoto para sus empleados en caso de un desastre natural o una emergencia de salud pública
- Elaborar una estrategia de copia de seguridad de datos y un plan de recuperación en caso de un ataque malicioso
- Invierta en buenas herramientas de gestión de la continuidad del negocio, como herramientas de control de gastos comerciales, herramientas de copia de seguridad de datos en la nube, etc.
- Compre un seguro adecuado para cubrir todos sus activos críticos
4. Comunicar y Capacitar
Hemos cubierto tres pasos principales de cómo crear un plan de continuidad comercial. Pero este plan solo puede ejecutarse con éxito si todo su equipo está preparado y equipado para hacerlo.
Una vez que finalice su plan de continuidad comercial, es importante comunicarlo a sus empleados. Aquí es donde un especialista en comunicaciones internas con un título en comunicaciones de marketing desempeñaría un papel importante. Ayudarán a transmitir bien este mensaje.
Deben saber todo sobre los posibles riesgos, las funciones críticas y la respuesta esperada.
Cada equipo necesita obtener la capacitación adecuada sobre cómo ejecutar el plan de continuidad comercial para su departamento. Use plantillas profesionales de estreno para crear videos de capacitación atractivos, use técnicas basadas en escenarios y aplique otros métodos de capacitación efectivos.
Si bien incorpora el BCA en la política de su empresa, también es necesario equipar a su personal con varias herramientas que puedan ayudarlos a trabajar de manera eficiente en días regulares y cuando ocurre un desastre.
Junto con esto, también se debe establecer un plan de comunicación de crisis para informar a sus empleados, partes interesadas, clientes y autoridades involucradas cuando ocurra una crisis.
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5. Prueba y actualización
Una vez que haya adquirido un conocimiento profundo sobre cómo crear un plan de continuidad comercial, seguramente tendrá un plan sólido.
Pero, ¿cómo saber si es efectivo o no?
Nos lleva al último e igualmente importante paso sobre cómo crear un buen plan de continuidad del negocio. Pruebe el BCP de todas las formas posibles y valídelo.
Las pruebas deben involucrar a todos los equipos involucrados. Incluso debería considerar involucrar a las principales partes interesadas, proveedores y representantes de atención al cliente para que participen en el ejercicio de prueba.
Una vez que analice los resultados del ejercicio, identifique las áreas que necesita mejorar y actualice su plan según corresponda.
Cuando envía correos electrónicos de recordatorio a sus clientes y partes interesadas, también puede mantenerlos informados sobre las actualizaciones de BCP.
Probar y actualizar es algo que debe hacer a intervalos regulares para garantizar que su plan de continuidad comercial siga siendo relevante y efectivo.
¿Está listo para crear un BCP sólido para su negocio?
Sería seguro concluir que cada negocio debe tener un plan sólido de continuidad comercial para proteger su negocio de riesgos de diferentes tipos.
El BCP para cada industria y tipo de negocio puede variar ligeramente. Es por eso que su equipo central debe entender cómo crear un plan de continuidad comercial y adaptarlo a su negocio.
Si aún no tiene un BCP para su negocio, tómelo como una prioridad y cree un plan resiliente.
Use los 5 pasos anteriores como marco y comience de inmediato. El futuro de tu negocio depende de ello.
Gaurav Sharma es el fundador y director ejecutivo de Attrock, una empresa de marketing digital orientada a resultados. Hizo crecer una agencia de ingresos de 5 cifras a 7 cifras en solo dos años | 10X clientes potenciales | 2.8X conversiones | 300K de tráfico mensual orgánico. También contribuye a publicaciones importantes como HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch y más.