İş Sürekliliği Planı Nasıl Oluşturulur: 5 Temel Adım

Son pandemi bize bir şey öğrettiyse, o da felaketin herkesi, her an ve kesinlikle beklenmedik bir şekilde vurabileceğidir.

İşletmeniz için bir iş sürekliliği planının (BCP) nasıl oluşturulacağını bilmek, fırtınada hayatta kalmanıza ve başarılı bir şekilde geri dönmenize yardımcı olabilir.

Kriz Yönetimi 101'i Okuyun: Bir Kriz Başladığında İşinizi Nasıl Kurtarırsınız

Bu BCI Horizon Scan Raporu, işletmelerin şu anda karşı karşıya olduğu risklere ve aksamaların sonuçlarına ilişkin iyi bir genel bakış sunar.

Bir kriz yönetim planına sahip olmayı görmezden gelen küçük ve orta ölçekli işletmelerin felaket anında iflas ettiğini defalarca gördük.

Öte yandan, Agility'nin İş Sürekliliği Durumu raporuna göre, ankete katılan işletmelerin %80'i bir iş sürekliliği planına sahip oldukları için pandemi etkisini azaltmayı başardı.

Önemini anlayan işletmelerin %91'i son 12 ayda BCP'lerini güncelledi.

Bir işletme sahibiyseniz, BCP'nin işinizin hayatta kalması için gerekli olduğuna şimdiye kadar ikna olmuş olmalısınız.

Ancak bir tehditle karşılaştığınızda çalışır durumda kalmak için bir iş sürekliliği planını nasıl oluşturursunuz? Hızlı ve minimum kayıpla nasıl iyileşirsiniz?

Başarılı bir iş sürekliliği planı oluşturmak için izleyebileceğiniz 5 test edilmiş ve kanıtlanmış adım.

Başlayalım.

İş Sürekliliği Planı nedir?

Felaket veya tehditler önceden haber veriyor mu? Çoğu zaman, hayır.

Ve önceden uyarı alsak bile tepki vermek için çok az zamanımız oluyor.

İş açısından bakıldığında, bunlar korkunç durumlardır. İşte tam bu noktada iş sürekliliği planı devreye giriyor.

Bir iş sürekliliği planı, bir işletmenin büyük bir aksama sırasında temel işlevleri sürdürmek için izleyeceği prosedürlerin ve talimatların ayrıntılı bir taslağını ifade eder. Bir felaket meydana geldikten sonra nasıl daha hızlı kurtarılacağına dair bir kılavuz sağlar.

İster büyük ölçekli bir üretici olun, ister olası satış oluşturma yazılımı gibi araçlar geliştiren bir teknoloji girişimi olun, bir BCP'ye sahip olmak hayatta kalmanız için çok önemlidir.

Kesinti herhangi bir biçimde, doğal bir felaket, bir halk sağlığı acil durumu, teknik veya mekanik bir acil durum veya bir siber saldırı olabilir.

Tehditten bağımsız olarak, bir iş sürekliliği planı esasen üç ana alanı kapsamalıdır.

1. afete hazırlık
2. Acil müdahale
3. Kurtarma planı

Bir BCP, bir felaket grevi sırasında ve sonrasında işletme varlıklarınız ve personeliniz için kapsamlı koruma sağlar.

Bir Felaketi Durdurmak İçin Atmanız Gereken Dört Kriz Yönetimi Adımını Okuyun

Güçlü Bir İş Sürekliliği Planı Oluşturmanın 5 Adımı

Bir BCP'nin işiniz için ne kadar kritik olduğunun farkına vardığınızda, geleceğinizi güvence altına almak için bir iş sürekliliği planının nasıl oluşturulacağını kesinlikle bilmek istersiniz.

İşte 2022 ve sonrası için güçlü bir iş sürekliliği planının nasıl oluşturulacağına dair 5 adımlı bir kılavuz.

1. İş Sürekliliği Yönetim Ekibinizi Oluşturun

İyi bir iş sürekliliği planı oluşturmanın ilk adımı, üst yönetiminizin veya kilit paydaşlarınızın BCP'nin değerini anlamasını sağlamaktır.

Gemiye girdiklerinde, tüm departmana başkanlık edecek çekirdek bir BCP yönetim ekibini bir araya getirin.

Ekip şunlardan oluşmalıdır:

• Finans, BT, ürün geliştirme, İK, pazarlama, iletişim ve diğerleri gibi kritik iş alanlarından çeşitli profesyoneller. Riskleri anlamak ve çözümler geliştirmek için veriye dayalı girdilerini kullanın.
• BCP ekibinizi yönetecek dinamik bir lider.

Çalışanlarınız BCP'nizi oluşturmaya katkıda bulunmalıdır ve ayrıca kritik işlevlerin durmamasını sağlamak için paydaşlarınızı ve tedarikçilerinizi dahil edebilirsiniz.

Kriz Yönetim Planını Okuyun: İşinizi Nasıl Ayakta Tutarsınız?

2. Risk Değerlendirmesi ve İş Etki Analizi Yapın

Bir iş sürekliliği planının nasıl oluşturulacağının ikinci adımı analizdir.

Risk Değerlendirmesi (RA) ve İş Etki Analizi (BIA) bu aşamanın önemli parçalarıdır.

Risk Değerlendirmesi, kritik iş süreçlerinize yönelik iç ve dış tehditleri belirlemek ve bunları tehdidin ciddiyetine göre sıralamakla ilgilidir.

Risk Değerlendirmesini gerçekleştirirken marka sağlığınızı ölçmek için doğru araçları kullandığınızdan emin olun.

İş Etki Analizi, tanımladığınız bu risklerin her birinin işinizi nasıl etkileyeceğini ve kurtarma yaklaşımınızın ne olması gerektiğini anlamakla ilgilidir.

Başarılı RA ve BIA için ekibiniz, farklı seviyelerde ölçülecek işinize özel metrikler belirlemelidir.

Riskleri ve etkilerini etkin bir şekilde analiz etmek için bu yöntemleri izleyin.

• Farklı departman başkanları tarafından doldurulacak bir risk analizi ve iş etkisi anketi hazırlayın
• Yanıtları analiz edin ve ana gözlemleri çizin
• Anahtar kaynakları belirleyin ve kuruluş içindeki ve dışındaki bağımlılıkları belirleyin
• Zorluğu azaltmak ve mümkün olduğunca başarılı bir şekilde kurtarmak için ayrıntılı bir planı belgeleyin ve haritalayın

3. İyileştirme Stratejileri Geliştirin ve Uygulayın

Şimdi bir sonraki adıma geçiyoruz. Yukarıdaki analize dayanarak, çekirdek ekibiniz ayrıntılı bir iş sürekliliği planı oluşturabilir.

Bunu şu şekilde oluşturabilirsiniz:

• Acil müdahale ekibinizin izlemesi gereken ayrıntılı bir prosedür ve yönerge listesi hazırlayın. Üretim, araştırma, İK, güvenlik, dijital pazarlama, satış ve finanstan her kritik departman için bir acil müdahale ekibi kurmak iyidir.
• Tesisinizin hasar nedeniyle bir süreliğine kapatılması gerekiyorsa, ürün veya hizmetlerinize olan talebi karşılamanın bir yolunu planlamalısınız.
• Doğal bir afet veya halk sağlığı ile ilgili acil bir durumda çalışanlarınız için uzaktan çalışma politikası oluşturun
• Kötü niyetli bir saldırı durumunda bir veri yedekleme ve kurtarma planı stratejisi oluşturun
• İş harcama kontrol araçları, bulut veri yedekleme araçları vb. gibi iyi iş sürekliliği yönetim araçlarına yatırım yapın.
• Tüm kritik varlıklarınızı kapsayacak yeterli sigorta satın alın

4. İletişim kurun ve eğitin

Bir iş sürekliliği planının nasıl oluşturulacağına dair üç ana adımı ele aldık. Ancak bu plan ancak tüm ekibiniz buna hazır ve donanımlıysa başarılı bir şekilde yürütülebilir.

İş sürekliliği planınız bittiğinde, bunu çalışanlarınıza iletmeniz önemlidir. Pazarlama iletişimi diplomasına sahip bir iç iletişim uzmanının önemli bir rol oynayacağı yer burasıdır. Bu mesajı iyi iletmeye yardımcı olacaklar.

Olası riskler, kritik işlevler ve beklenen yanıt hakkında her şeyi bilmelidirler.

Her ekibin kendi departmanı için iş sürekliliği planının nasıl uygulanacağı konusunda yeterli eğitimi alması gerekir. İlgi çekici eğitim videoları oluşturmak, senaryo tabanlı teknikleri kullanmak ve diğer etkili eğitim yöntemlerini uygulamak için premiere pro şablonlarını kullanın.

BCA'yı şirket politikanıza dahil ederken, personelinizi normal günlerde ve bir felaket olduğunda verimli çalışmalarına yardımcı olabilecek çeşitli araçlarla donatmak da gereklidir.

Bununla birlikte, bir kriz meydana geldiğinde çalışanlarınızı, paydaşlarınızı, müşterilerinizi ve ilgili makamları bilgilendirmek için bir kriz iletişim planı da oluşturulmalıdır.

Kriz Yönetim Planı Örneklerini Okuyun: En İyi ve En Kötü

5. Test Et ve Yükselt

Bir iş sürekliliği planının nasıl oluşturulacağı konusunda derinlemesine bilgi edindikten sonra, sağlam bir plan bulacağınızdan emin olabilirsiniz.

Ama etkili olup olmadığını nasıl anlarsınız?

İyi bir iş sürekliliği planının nasıl oluşturulacağı konusunda bizi son ve eşit derecede önemli adıma getiriyor. BCP'yi mümkün olan her şekilde test edin ve doğrulayın.

Test, ilgili tüm ekipleri içermelidir. Test uygulamasına katılmak için kilit paydaşları, tedarikçileri ve müşteri hizmetleri temsilcilerini dahil etmeyi bile düşünmelisiniz.

Egzersizin sonuçlarını analiz ettikten sonra, geliştirmeniz gereken alanları belirleyin ve planınızı buna göre yükseltin.

Müşterilerinize ve paydaşlarınıza hatırlatma e-postaları gönderdiğinizde, onları da BCP yükseltmeleri hakkında bilgilendirebilirsiniz.

Test etme ve yükseltme, iş sürekliliği planınızın alakalı ve etkili kalmasını sağlamak için düzenli aralıklarla yapmanız gereken bir şeydir.

İşletmeniz İçin Sağlam Bir BCP Oluşturmaya Hazır mısınız?

Her işletmenin, işini farklı türden risklerden korumak için güçlü bir iş sürekliliği planına sahip olması gerektiği sonucuna varmak güvenli olacaktır.

Her sektör ve işletme türü için BCP biraz değişebilir. Bu nedenle çekirdek ekibiniz bir iş sürekliliği planının nasıl oluşturulacağını anlamalı ve bunu işinize göre uyarlamalıdır.

İşletmeniz için henüz bir BCP'niz yoksa, bunu bir öncelik olarak alın ve esnek bir plan oluşturun.

Yukarıdaki 5 adımı çerçeve olarak kullanın ve hemen başlayın. İşinizin geleceği buna bağlı.

Gaurav Sharma, sonuç odaklı bir dijital pazarlama şirketi olan Attrock'un kurucusu ve CEO'sudur. Sadece iki yılda bir ajansı 5 haneli gelirden 7 haneli gelire çıkardı | 10X lider | 2.8X dönüşüm | 300K organik aylık trafik. Ayrıca HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch ve daha fazlası gibi en iyi yayınlara da katkıda bulunuyor.