Как создать план обеспечения непрерывности бизнеса: 5 ключевых шагов

Если недавняя пандемия нас чему-то и научила, так это тому, что бедствие может поразить любого, в любое время и совершенно неожиданным образом.

Знание того, как создать план обеспечения непрерывности бизнеса (BCP) для вашего бизнеса, может помочь вам пережить бурю и успешно восстановиться.

Прочтите Кризисное управление 101: как спасти свой бизнес в случае кризиса

Этот отчет BCI Horizon Scan дает хороший обзор рисков, с которыми в настоящее время сталкиваются предприятия, и последствий сбоев.

Мы снова и снова видели, как малые и средние предприятия, которые игнорируют план кризисного управления, разоряются, когда происходит стихийное бедствие.

С другой стороны, согласно отчету Agility о состоянии непрерывности бизнеса, 80% опрошенных предприятий смогли смягчить последствия пандемии, поскольку у них был план обеспечения непрерывности бизнеса.

Понимая его важность, 91% предприятий обновили свои BCP за последние 12 месяцев.

Если вы владелец бизнеса, вы уже должны быть убеждены в том, что BCP необходим для выживания вашего бизнеса.

Но как создать план обеспечения непрерывности бизнеса, чтобы оставаться в рабочем состоянии, когда вы сталкиваетесь с угрозой? Как восстановиться быстро и с минимальными потерями?

Вот 5 проверенных и проверенных шагов, которым вы можете следовать, чтобы создать успешный план обеспечения непрерывности бизнеса.

Давайте начнем.

Что такое план обеспечения непрерывности бизнеса?

Уведомляют ли о стихийных бедствиях или угрозах заблаговременно? В большинстве случаев нет.

И даже когда мы получаем предварительное предупреждение, у нас очень мало времени, чтобы отреагировать.

С точки зрения бизнеса это ужасные ситуации. И здесь на помощь приходит план обеспечения непрерывности бизнеса.

План обеспечения непрерывности бизнеса представляет собой подробное описание процедур и инструкций, которым будет следовать бизнес для поддержания основных функций во время серьезного сбоя. В нем содержится руководство о том, как быстрее восстановиться после аварии.

Независимо от того, являетесь ли вы крупным производителем или технологическим стартапом, разрабатывающим такие инструменты, как программное обеспечение для генерации лидов и т. д., наличие BCP имеет решающее значение для вашего выживания.

Нарушение может произойти в любой форме: стихийное бедствие, чрезвычайная ситуация в области общественного здравоохранения, техническая или механическая авария или кибератака.

Независимо от угрозы план обеспечения непрерывности бизнеса должен по существу охватывать три основные области.

1. Готовность к стихийным бедствиям
2. Реагирования на чрезвычайные ситуации
3. План восстановления

BCP обеспечивает комплексную защиту вашего бизнеса и персонала во время и после стихийного бедствия.

Прочитайте «Четыре шага антикризисного управления, которые нужно предпринять, чтобы остановить бедствие»

5 шагов для создания надежного плана обеспечения непрерывности бизнеса

Понимая, насколько важна BCP для вашего бизнеса, вы определенно хотели бы знать, как создать план обеспечения непрерывности бизнеса, чтобы обеспечить свое будущее.

Вот пятиэтапное руководство по созданию надежного плана обеспечения непрерывности бизнеса на 2022 год и далее.

1. Создайте свою команду управления непрерывностью бизнеса

Первый шаг в создании хорошего плана обеспечения непрерывности бизнеса — заставить высшее руководство или ключевые заинтересованные стороны осознать ценность BCP.

После того, как они присоединятся к команде, соберите основную команду управления BCP, которая возглавит весь отдел.

Команда должна состоять из:

• Разнообразные специалисты из важнейших областей бизнеса, таких как финансы, ИТ, разработка продуктов, управление персоналом, маркетинг, коммуникации и другие. Используйте их данные, чтобы понять риски и разработать решения.
• Динамичный лидер, который будет управлять вашей командой BCP.

Ваши сотрудники должны внести свой вклад в создание вашего BCP, а также вы можете привлечь своих заинтересованных лиц и поставщиков, чтобы гарантировать, что критически важные функции не остановятся.

Прочитайте План антикризисного управления: как сохранить свой бизнес на плаву?

2. Проведите оценку рисков и анализ влияния на бизнес

Вторым шагом в создании плана обеспечения непрерывности бизнеса является анализ.

Оценка рисков (RA) и анализ влияния на бизнес (BIA) являются важными частями этого этапа.

Оценка рисков — это выявление внутренних и внешних угроз для ваших критически важных бизнес-процессов и их ранжирование в зависимости от серьезности угрозы.

При проведении оценки рисков обязательно используйте правильные инструменты для измерения здоровья вашего бренда.

Анализ влияния на бизнес — это понимание того, как каждый из этих выявленных вами рисков повлияет на ваш бизнес и каким должен быть ваш подход к восстановлению.

Для успешного RA и BIA ваша команда должна определить метрики, характерные для вашего бизнеса, которые будут измеряться на разных уровнях.

Чтобы эффективно анализировать риски и их влияние, следуйте этим методам.

• Подготовьте анализ рисков и анкету по влиянию на бизнес, которую должны заполнить руководители разных отделов.
• Проанализируйте ответы и сделайте основные выводы
• Определите ключевые ресурсы и установите зависимости внутри организации и за ее пределами
• Задокументируйте и нанесите на карту подробный план, чтобы смягчить проблему и восстановиться настолько успешно, насколько это возможно.

3. Разработайте и внедрите стратегии восстановления

Теперь переходим к следующему шагу. На основе приведенного выше анализа ваша основная команда может создать подробный план обеспечения непрерывности бизнеса.

Вот как его создать:

• Подготовьте подробный список процедур и рекомендаций, которым должна следовать ваша аварийно-спасательная команда. Хорошо создать группу реагирования на чрезвычайные ситуации для каждого критического отдела, начиная с производства, исследований, управления персоналом, безопасности, цифрового маркетинга, продаж и финансов.
• Если ваше предприятие должно быть закрыто на некоторое время из-за повреждения, вам следует спланировать способ удовлетворения спроса на ваши продукты или услуги.
• Разработайте политику удаленной работы для ваших сотрудников на случай стихийного бедствия или чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения.
• Разработайте план резервного копирования и восстановления данных в случае злонамеренной атаки
• Инвестируйте в хорошие инструменты управления непрерывностью бизнеса, такие как инструменты контроля бизнес-расходов, инструменты резервного копирования облачных данных и т. д.
• Купите адекватную страховку, чтобы покрыть все ваши критические активы

4. Общайтесь и тренируйтесь

Мы рассмотрели три основных этапа создания плана обеспечения непрерывности бизнеса. Но этот план может быть успешно выполнен только в том случае, если вся ваша команда готова и оснащена для этого.

После того, как ваш план обеспечения непрерывности бизнеса будет готов, важно сообщить об этом своим сотрудникам. Здесь важную роль может сыграть специалист по внутренним коммуникациям со степенью в области маркетинговых коммуникаций. Они помогут хорошо передать это сообщение.

Они должны знать все о возможных рисках, критических функциях и ожидаемом ответе.

Каждая команда должна пройти соответствующее обучение тому, как выполнять план обеспечения непрерывности бизнеса для своего отдела. Используйте шаблоны Premier Pro для создания увлекательных обучающих видеороликов, используйте методы на основе сценариев и применяйте другие эффективные методы обучения.

В то время как вы включаете BCA в политику своей компании, также необходимо снабдить своих сотрудников различными инструментами, которые могут помочь им эффективно работать в обычные дни и в случае стихийного бедствия.

Наряду с этим следует также разработать план кризисной коммуникации, чтобы информировать ваших сотрудников, заинтересованные стороны, клиентов и соответствующие органы в случае возникновения кризиса.

Прочитайте примеры планов антикризисного управления: лучшие и худшие

5. Тестируйте и обновляйте

Получив глубокие знания о том, как создать план обеспечения непрерывности бизнеса, вы обязательно разработаете надежный план.

Но как узнать, эффективен он или нет?

Это подводит нас к последнему и столь же важному шагу в создании хорошего плана обеспечения непрерывности бизнеса. Протестируйте BCP всеми возможными способами и подтвердите его.

В тестировании должны участвовать все заинтересованные команды. Вам даже следует подумать о привлечении ключевых заинтересованных сторон, поставщиков и представителей службы поддержки клиентов к участию в тестировании.

После того, как вы проанализируете результаты упражнения, определите области, которые вам нужно улучшить, и обновите свой план в соответствии с ними.

Когда вы отправляете электронные письма с напоминаниями своим клиентам и заинтересованным сторонам, вы также можете информировать их об обновлениях BCP.

Тестирование и обновление — это то, что вам необходимо делать через регулярные промежутки времени, чтобы ваш план обеспечения непрерывности бизнеса оставался актуальным и эффективным.

Готовы ли вы создать надежный BCP для вашего бизнеса?

Можно с уверенностью заключить, что каждый бизнес должен иметь надежный план обеспечения непрерывности бизнеса, чтобы защитить свой бизнес от рисков различного рода.

BCP для каждой отрасли и типа бизнеса может незначительно отличаться. Вот почему ваша основная команда должна понимать, как создать план обеспечения непрерывности бизнеса и адаптировать его для вашего бизнеса.

Если у вас еще нет BCP для вашего бизнеса, сделайте его приоритетным и создайте устойчивый план.

Используйте приведенные выше 5 шагов в качестве основы и приступайте к работе прямо сейчас. От этого зависит будущее вашего бизнеса.

Гаурав Шарма — основатель и генеральный директор Attrock, компании цифрового маркетинга, ориентированной на результат. Всего за два года доход агентства увеличился с 5-значной до 7-значной суммы | 10-кратное увеличение потенциальных клиентов | конверсия в 2,8 раза | 300 тысяч органического трафика в месяц. Он также публикуется в ведущих изданиях, таких как HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch и других.