Comment créer un plan de continuité d'activité : 5 étapes clés

Si la récente pandémie nous a appris quelque chose, c'est qu'une catastrophe peut frapper n'importe qui, n'importe quand et de manière absolument inattendue.

Savoir comment créer un plan de continuité des activités (PCA) pour votre entreprise peut vous aider à survivre à la tempête et à rebondir avec succès.

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Ce rapport BCI Horizon Scan donne un bon aperçu des risques auxquels les entreprises sont actuellement confrontées et des conséquences des perturbations.

Nous avons vu à maintes reprises que les petites et moyennes entreprises qui ne disposent pas d'un plan de gestion de crise font faillite en cas de catastrophe.

D'autre part, selon le rapport d'Agility sur l'état de la continuité des activités, 80 % des entreprises interrogées ont pu atténuer l'impact de la pandémie car elles disposaient d'un plan de continuité des activités.

Conscientes de son importance, 91 % des entreprises ont mis à jour leur PCA au cours des 12 derniers mois.

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, vous devez maintenant être convaincu que le PCA est essentiel à la survie de votre entreprise.

Mais comment créer un plan de continuité d'activité pour rester opérationnel face à une menace ? Comment récupérer rapidement et avec un minimum de perte ?

Voici 5 étapes testées et éprouvées que vous pouvez suivre pour créer un plan de continuité des activités réussi.

Commençons.

Qu'est-ce qu'un Plan de Continuité d'Activité ?

Les catastrophes ou les menaces donnent-elles un préavis ? La plupart du temps, non.

Et même lorsque nous recevons un avertissement préalable, nous avons très peu de temps pour réagir.

D'un point de vue commercial, ce sont des situations épouvantables. Et c'est là qu'un plan de continuité des activités entre en jeu.

Un plan de continuité des activités fait référence à un aperçu détaillé des procédures et des instructions qu'une entreprise suivra pour maintenir les fonctions essentielles lors d'une perturbation majeure. Il fournit une ligne directrice sur la façon de récupérer plus rapidement après une catastrophe.

Que vous soyez un fabricant à grande échelle ou une startup technologique développant des outils tels que des logiciels de génération de leads, etc., avoir un BCP est crucial pour votre survie.

La perturbation peut prendre n'importe quelle forme, une calamité naturelle, une urgence de santé publique, une urgence technique ou mécanique ou une cyberattaque.

Quelle que soit la menace, un plan de continuité des activités doit essentiellement couvrir trois grands domaines.

1. Préparation aux catastrophes
2. Réponse d'urgence
3. Plan de redressement

Un PCA offre une protection complète des actifs et du personnel de votre entreprise pendant et après une catastrophe.

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5 étapes pour créer un plan de continuité d'activité solide

Réalisant à quel point un PCA est essentiel pour votre entreprise, vous voudriez certainement savoir comment créer un plan de continuité des activités pour assurer votre avenir.

Voici un guide en 5 étapes sur la façon de créer un plan de continuité des activités solide pour 2022 et au-delà.

1. Constituez votre équipe de gestion de la continuité des activités

La première étape de la création d'un bon plan de continuité des activités consiste à faire prendre conscience à votre direction ou à vos principales parties prenantes de la valeur du PCA.

Une fois qu'ils sont à bord, mettez sur pied une équipe de gestion de base BCP qui dirigera l'ensemble du département.

L'équipe doit être composée de :

• Divers professionnels issus de domaines d'activité critiques tels que la finance, l'informatique, le développement de produits, les ressources humaines, le marketing, les communications et autres. Utilisez leurs contributions basées sur les données pour comprendre les risques et développer des solutions.
• Un leader dynamique qui pilotera votre équipe BCP.

Vos employés doivent contribuer à la création de votre PCA et vous pouvez également impliquer vos parties prenantes et vos fournisseurs pour vous assurer que les fonctions critiques ne s'arrêtent pas.

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2. Effectuer une évaluation des risques et une analyse de l'impact sur l'entreprise

La deuxième étape de la création d'un plan de continuité des activités est l'analyse.

L'évaluation des risques (RA) et l'analyse de l'impact sur l'entreprise (BIA) sont deux éléments essentiels de cette phase.

L'évaluation des risques consiste à identifier les menaces internes et externes à vos processus métier critiques et à les classer en fonction de la gravité de la menace.

Lors de la réalisation de l'évaluation des risques, assurez-vous d'utiliser les bons outils pour mesurer la santé de votre marque.

L'analyse d'impact sur l'entreprise consiste à comprendre comment chacun de ces risques que vous avez identifiés affectera votre entreprise et quelle devrait être votre approche de rétablissement.

Pour une RA et une BIA réussies, votre équipe doit identifier des mesures spécifiques à votre entreprise à mesurer à différents niveaux.

Pour analyser efficacement les risques et leur impact, suivez ces méthodes.

• Préparer un questionnaire d'analyse des risques et d'impact sur les affaires à remplir par les différents chefs de service
• Analyser les réponses et tirer les principales observations
• Identifier les ressources clés et établir les dépendances au sein de l'organisation et à l'extérieur
• Documenter et cartographier un plan détaillé pour atténuer le défi et récupérer le plus efficacement possible

3. Élaborer et mettre en œuvre des stratégies de rétablissement

Passons maintenant à l'étape suivante. Sur la base de l'analyse ci-dessus, votre équipe principale peut créer un plan de continuité des activités détaillé.

Voici comment le créer :

• Préparez une liste détaillée des procédures et des lignes directrices que votre équipe d'intervention d'urgence devrait suivre. Il est bon d'établir une équipe d'intervention d'urgence pour chaque département critique, depuis la production, la recherche, les RH, la sécurité, le marketing numérique, les ventes et les finances.
• Si votre installation doit être fermée pendant un certain temps en raison de dommages, vous devez planifier un moyen de répondre à la demande pour vos produits ou services.
• Élaborez une politique de travail à distance pour vos employés en cas de catastrophe naturelle ou d'urgence de santé publique
• Élaborez une stratégie de sauvegarde et de récupération des données en cas d'attaque malveillante
• Investissez dans de bons outils de gestion de la continuité des activités tels que des outils de contrôle des dépenses des entreprises, des outils de sauvegarde des données dans le cloud, etc.
• Achetez une assurance adéquate pour couvrir tous vos actifs critiques

4. Communiquer et former

Nous avons couvert trois étapes principales de la création d'un plan de continuité des activités. Mais ce plan ne peut être exécuté avec succès que si toute votre équipe est préparée et équipée pour le faire.

Une fois votre plan de continuité des affaires terminé, il est important de le communiquer à vos employés. C'est là qu'un spécialiste en communication interne diplômé en communication marketing jouerait un rôle important. Ils aideront à bien transmettre ce message.

Ils doivent tout savoir sur les risques possibles, les fonctions critiques et la réponse attendue.

Chaque équipe doit recevoir une formation adéquate sur la façon d'exécuter le plan de continuité des activités de son service. Utilisez les modèles Premiere Pro pour créer des vidéos de formation attrayantes, utilisez des techniques basées sur des scénarios et appliquez d'autres méthodes de formation efficaces.

Alors que vous intégrez le BCA dans la politique de votre entreprise, il est également nécessaire de doter votre personnel de divers outils qui peuvent les aider à travailler efficacement les jours réguliers et en cas de catastrophe.

Parallèlement à cela, un plan de communication de crise doit également être mis en place pour informer vos employés, parties prenantes, clients et autorités concernées lorsqu'une crise survient.

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5. Tester et mettre à niveau

Une fois que vous avez acquis des connaissances approfondies sur la façon de créer un plan de continuité des activités, vous êtes sûr de proposer un plan solide.

Mais comment savoir si c'est efficace ou pas ?

Cela nous amène à la dernière étape tout aussi importante de la création d'un bon plan de continuité des activités. Testez le BCP de toutes les manières possibles et validez-le.

Les tests doivent impliquer toutes les équipes concernées. Vous devriez même envisager d'impliquer les principales parties prenantes, les fournisseurs et les représentants du service client pour participer à l'exercice de test.

Une fois que vous avez analysé les résultats de l'exercice, identifiez les domaines que vous devez améliorer et mettez à jour votre plan en conséquence.

Lorsque vous envoyez des e-mails de rappel à vos clients et parties prenantes, vous pouvez également les tenir informés des mises à jour du BCP.

Vous devez effectuer des tests et des mises à niveau à intervalles réguliers pour vous assurer que votre plan de continuité des activités reste pertinent et efficace.

Êtes-vous prêt à créer un PCA solide pour votre entreprise ?

Il serait prudent de conclure que chaque entreprise devrait disposer d'un solide plan de continuité des activités pour protéger son entreprise contre les risques de différentes sortes.

Le PCA pour chaque industrie et type d'entreprise peut varier légèrement. C'est pourquoi votre équipe principale doit comprendre comment créer un plan de continuité des activités et l'adapter à votre entreprise.

Si vous n'avez pas encore de PCA pour votre entreprise, faites-en une priorité et créez un plan résilient.

Utilisez les 5 étapes ci-dessus comme cadre et commencez tout de suite. L'avenir de votre entreprise en dépend.

Gaurav Sharma est le fondateur et PDG d'Attrock, une société de marketing numérique axée sur les résultats. A fait passer une agence d'un chiffre d'affaires à 5 à 7 chiffres en seulement deux ans | 10X conduit | 2,8 fois plus de conversions | 300 000 trafic mensuel organique. Il contribue également à des publications de premier plan telles que HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch, etc.