Como criar um plano de continuidade de negócios: 5 etapas principais

Se a recente pandemia nos ensinou alguma coisa, é que o desastre pode atingir qualquer pessoa, a qualquer hora e de maneira absolutamente inesperada.

Saber como criar um plano de continuidade de negócios (BCP) para sua empresa pode ajudá-lo a sobreviver à tempestade e se recuperar com sucesso.

Leia Gerenciamento de Crises 101: Como Salvar Seu Negócio Quando Ocorre uma Crise

Este BCI Horizon Scan Report oferece uma boa visão geral dos riscos que as empresas enfrentam atualmente e as consequências da interrupção.

Temos visto repetidamente que pequenas e médias empresas que ignoram ter um plano de gerenciamento de crise saem do negócio quando ocorre um desastre.

Por outro lado, de acordo com o relatório State of Business Continuity da Agility, 80% das empresas pesquisadas conseguiram mitigar o impacto da pandemia porque tinham um plano de continuidade de negócios.

Percebendo sua importância, 91% das empresas atualizaram seu BCP nos últimos 12 meses.

Se você é empresário, já deve estar convencido de que o BCP é essencial para a sobrevivência do seu negócio.

Mas como você cria um plano de continuidade de negócios para permanecer operacional quando enfrenta uma ameaça? Como você se recupera rápido e com perda mínima?

Aqui estão 5 etapas testadas e comprovadas que você pode seguir para criar um plano de continuidade de negócios bem-sucedido.

Vamos começar.

O que é um Plano de Continuidade de Negócios?

Os desastres ou ameaças dão aviso prévio? Na maior parte do tempo, não.

E mesmo quando recebemos um aviso prévio, temos muito pouco tempo para reagir.

Do ponto de vista dos negócios, essas são situações terríveis. E é aí que um plano de continuidade de negócios entra em cena.

Um plano de continuidade de negócios refere-se a um esboço detalhado dos procedimentos e instruções que uma empresa seguirá para manter as funções essenciais durante uma grande interrupção. Ele fornece uma orientação sobre como se recuperar mais rapidamente após a ocorrência de um desastre.

Seja você um fabricante em larga escala ou uma startup de tecnologia desenvolvendo ferramentas como software de geração de leads e assim por diante, ter um BCP é crucial para sua sobrevivência.

A interrupção pode vir de qualquer forma, uma calamidade natural, uma emergência de saúde pública, uma emergência técnica ou mecânica ou um ataque cibernético.

Independentemente da ameaça, um plano de continuidade de negócios deve abranger essencialmente três áreas principais.

1. Preparação para desastres
2. Resposta de emergência
3. Plano de recuperacao

Um BCP fornece proteção abrangente para seus ativos e funcionários de negócios durante e após um desastre.

Leia quatro etapas de gerenciamento de crises a serem tomadas para impedir um desastre

5 etapas para criar um plano de continuidade de negócios robusto

Percebendo a importância de um BCP para o seu negócio, você definitivamente gostaria de saber como criar um plano de continuidade de negócios para garantir seu futuro.

Aqui está um guia de 5 etapas sobre como criar um plano de continuidade de negócios forte para 2022 e além.

1. Construa sua equipe de gerenciamento de continuidade de negócios

O primeiro passo para criar um bom plano de continuidade de negócios é fazer com que a alta administração ou os principais interessados ​​percebam o valor do BCP.

Uma vez que eles estejam a bordo, monte uma equipe central de gerenciamento do BCP que chefiará todo o departamento.

A equipe deve ser composta por:

• Diversos profissionais de áreas críticas de negócios como finanças, TI, desenvolvimento de produtos, RH, marketing, comunicação, entre outros. Use suas entradas orientadas por dados para entender os riscos e desenvolver soluções.
• Um líder dinâmico que conduzirá sua equipe BCP.

Seus funcionários devem contribuir para a criação de seu BCP e você também pode envolver seus stakeholders e fornecedores para garantir que funções críticas não sejam interrompidas.

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2. Realizar avaliação de risco e análise de impacto nos negócios

A segunda etapa de como criar um plano de continuidade de negócios é a análise.

A Avaliação de Risco (RA) e a Análise de Impacto nos Negócios (BIA) são partes essenciais desta fase.

A avaliação de risco trata da identificação das ameaças internas e externas aos seus processos de negócios críticos e classificá-los com base na gravidade da ameaça.

Ao realizar a Avaliação de Risco, certifique-se de usar as ferramentas certas para medir a saúde da sua marca.

A Análise de Impacto nos Negócios trata de entender como cada um desses riscos que você identificou afetará seus negócios e qual deve ser sua abordagem de recuperação.

Para RA e BIA bem-sucedidos, sua equipe deve identificar métricas específicas para o seu negócio a serem medidas em diferentes níveis.

Para analisar efetivamente os riscos e seu impacto, siga estes métodos.

• Preparar um questionário de análise de risco e impacto nos negócios a ser preenchido por diferentes chefes de departamento
• Analise as respostas e faça as principais observações
• Identifique os principais recursos e estabeleça as dependências dentro e fora da organização
• Documente e mapeie um plano detalhado para mitigar o desafio e se recuperar com o maior sucesso possível

3. Desenvolver e implementar estratégias de recuperação

Agora vamos para o próximo passo. Com base na análise acima, sua equipe principal pode criar um plano detalhado de continuidade de negócios.

Isto é como criá-lo:

• Prepare uma lista detalhada de procedimentos e diretrizes que sua equipe de resposta a emergências deve seguir. É bom estabelecer uma equipe de resposta a emergências para cada departamento crítico, desde produção, pesquisa, RH, segurança, marketing digital, vendas e finanças
• Se sua instalação precisar ser fechada por um tempo devido a danos, você deve planejar uma maneira de atender à demanda por seus produtos ou serviços
• Crie uma política de trabalho remoto para seus funcionários em caso de desastre natural ou emergência de saúde pública
• Crie estratégias para um plano de backup e recuperação de dados em caso de ataque malicioso
• Invista em boas ferramentas de gerenciamento de continuidade de negócios, como ferramentas de controle de gastos comerciais, ferramentas de backup de dados em nuvem, etc.
• Compre um seguro adequado para cobrir todos os seus ativos críticos

4. Comunique-se e Treine

Cobrimos três etapas principais de como criar um plano de continuidade de negócios. Mas esse plano só pode ser executado com sucesso se toda a sua equipe estiver preparada e equipada para isso.

Depois que seu plano de continuidade de negócios estiver concluído, é importante comunicar o mesmo a seus funcionários. É aqui que um especialista em comunicação interna com formação em comunicação de marketing desempenharia um papel importante. Eles ajudarão a transmitir bem esta mensagem.

Eles devem saber tudo sobre os possíveis riscos, as funções críticas e a resposta esperada.

Cada equipe precisa receber treinamento adequado sobre como executar o plano de continuidade de negócios para seu departamento. Use os modelos do Premiere Pro para criar vídeos de treinamento envolventes, use técnicas baseadas em cenários e aplique outros métodos de treinamento eficazes.

Enquanto você incorpora o BCA na política de sua empresa, também é necessário equipar sua equipe com várias ferramentas que podem ajudá-los a trabalhar com eficiência em dias regulares e quando ocorrer um desastre.

Junto com isso, um plano de comunicação de crise também deve ser estabelecido para informar seus funcionários, partes interessadas, clientes e autoridades envolvidas quando ocorrer uma crise.

Leia exemplos de planos de gerenciamento de crises: os melhores e os piores

5. Teste e atualização

Depois de obter um conhecimento profundo sobre como criar um plano de continuidade de negócios, você certamente criará um plano sólido.

Mas como saber se é eficaz ou não?

Isso nos leva ao último e igualmente importante passo em como criar um bom plano de continuidade de negócios. Teste o BCP de todas as formas possíveis e valide-o.

Os testes devem envolver todas as equipes envolvidas. Você deve até mesmo considerar envolver os principais interessados, fornecedores e representantes de atendimento ao cliente para participar do exercício de teste.

Depois de analisar os resultados do exercício, identifique as áreas que você precisa melhorar e atualize seu plano de acordo.

Ao enviar e-mails de lembrete para seus clientes e partes interessadas, você também pode mantê-los informados sobre as atualizações do BCP.

Testar e atualizar é algo que você precisa fazer em intervalos regulares para garantir que seu plano de continuidade de negócios permaneça relevante e eficaz.

Você está pronto para criar um BCP sólido para o seu negócio?

Seria seguro concluir que cada empresa deve ter um plano de continuidade de negócios forte para proteger seus negócios de riscos de diferentes tipos.

O BCP para cada setor e tipo de negócio pode variar ligeiramente. É por isso que sua equipe principal deve entender como criar um plano de continuidade de negócios e adaptá-lo ao seu negócio.

Se você ainda não tem um BCP para o seu negócio, tome-o como prioridade e crie um plano resiliente.

Use as 5 etapas acima como a estrutura e comece imediatamente. O futuro do seu negócio depende disso.

Gaurav Sharma é o fundador e CEO da Attrock, uma empresa de marketing digital orientada a resultados. Cresceu uma agência de receita de 5 para 7 dígitos em apenas dois anos | 10X ligações | 2,8X conversões | 300 mil tráfego orgânico mensal. Ele também contribui para as principais publicações como HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch e muito mais.