So erstellen Sie einen Business-Continuity-Plan: 5 wichtige Schritte

Wenn uns die jüngste Pandemie etwas gelehrt hat, dann, dass eine Katastrophe jeden jederzeit und auf absolut unerwartete Weise treffen kann.

Zu wissen, wie man einen Business Continuity Plan (BCP) für Ihr Unternehmen erstellt, kann Ihnen helfen, den Sturm zu überstehen und sich erfolgreich zu erholen.

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Dieser BCI Horizon Scan Report gibt einen guten Überblick über die Risiken, denen Unternehmen derzeit ausgesetzt sind, und die Folgen von Störungen.

Wir haben immer wieder gesehen, dass kleine und mittlere Unternehmen, die einen Krisenmanagementplan ignorieren, im Katastrophenfall ihr Geschäft aufgeben.

Andererseits konnten laut Agilitys State of Business Continuity-Bericht 80 % der befragten Unternehmen die Auswirkungen der Pandemie abmildern, weil sie über einen Business-Continuity-Plan verfügten.

91 % der Unternehmen sind sich dessen Bedeutung bewusst und haben ihre BCP in den letzten 12 Monaten aktualisiert.

Wenn Sie Unternehmer sind, müssen Sie inzwischen davon überzeugt sein, dass BCP für das Überleben Ihres Unternehmens unerlässlich ist.

Aber wie erstellen Sie einen Business-Continuity-Plan, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, wenn Sie einer Bedrohung ausgesetzt sind? Wie erholen Sie sich schnell und mit minimalem Verlust?

Hier sind 5 getestete und bewährte Schritte, die Sie befolgen können, um einen erfolgreichen Business-Continuity-Plan zu erstellen.

Lass uns anfangen.

Was ist ein Business-Continuity-Plan?

Werden Katastrophen oder Bedrohungen im Voraus angekündigt? Meistens nein.

Und selbst wenn wir eine Vorwarnung erhalten, haben wir nur sehr wenig Zeit zu reagieren.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sind das schreckliche Situationen. Und hier kommt ein Business-Continuity-Plan ins Spiel.

Ein Business-Continuity-Plan bezieht sich auf einen detaillierten Überblick über Verfahren und Anweisungen, die ein Unternehmen befolgen wird, um wesentliche Funktionen während einer größeren Störung aufrechtzuerhalten. Es bietet eine Richtlinie zur schnelleren Wiederherstellung nach einer Katastrophe.

Ob Sie ein großer Hersteller oder ein Tech-Startup sind, das Tools wie Software zur Lead-Generierung usw. entwickelt, ein BCP ist entscheidend für Ihr Überleben.

Die Störung kann in jeder Form auftreten, sei es eine Naturkatastrophe, ein Notfall im Bereich der öffentlichen Gesundheit, ein technischer oder mechanischer Notfall oder ein Cyberangriff.

Unabhängig von der Bedrohung sollte ein Business-Continuity-Plan im Wesentlichen drei große Bereiche abdecken.

1. Katastrophenvorsorge
2. Notfallmaßnahmen
3. Wiederherstellungsplan

Ein BCP bietet umfassenden Schutz für Ihr Unternehmensvermögen und Personal während und nach einer Katastrophe.

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5 Schritte zum Erstellen eines robusten Business-Continuity-Plans

Wenn Sie erkennen, wie wichtig ein BCP für Ihr Unternehmen ist, möchten Sie auf jeden Fall wissen, wie Sie einen Business-Continuity-Plan erstellen, um Ihre Zukunft zu sichern.

Hier ist eine 5-Schritte-Anleitung zur Erstellung eines starken Business-Continuity-Plans für 2022 und darüber hinaus.

1. Bauen Sie Ihr Business-Continuity-Management-Team auf

Der erste Schritt bei der Erstellung eines guten Business-Continuity-Plans besteht darin, Ihr Top-Management oder wichtige Stakeholder den Wert von BCP erkennen zu lassen.

Sobald sie an Bord sind, stellen Sie ein zentrales BCP-Managementteam zusammen, das die gesamte Abteilung leiten wird.

Das Team sollte bestehen aus:

• Diverse Fachleute aus kritischen Geschäftsbereichen wie Finanzen, IT, Produktentwicklung, Personalwesen, Marketing, Kommunikation und anderen. Nutzen Sie ihre datengesteuerten Beiträge, um die Risiken zu verstehen und Lösungen zu entwickeln.
• Eine dynamische Führungskraft, die Ihr BCP-Team antreibt.

Ihre Mitarbeiter sollten zur Erstellung Ihres BCP beitragen, und Sie können auch Ihre Stakeholder und Lieferanten einbeziehen, um sicherzustellen, dass kritische Funktionen nicht zum Erliegen kommen.

Lesen Sie den Krisenmanagementplan: Wie halten Sie Ihr Unternehmen am Laufen?

2. Risikobewertung und Business Impact Analyse durchführen

Der zweite Schritt bei der Erstellung eines Business-Continuity-Plans ist die Analyse.

Risk Assessment (RA) und Business Impact Analysis (BIA) sind beide wesentliche Bestandteile dieser Phase.

Bei der Risikobewertung geht es darum, die internen und externen Bedrohungen für Ihre kritischen Geschäftsprozesse zu identifizieren und sie basierend auf der Schwere der Bedrohung einzustufen.

Stellen Sie bei der Durchführung der Risikobewertung sicher, dass Sie die richtigen Tools verwenden, um die Gesundheit Ihrer Marke zu messen.

Bei der Business Impact Analysis geht es darum zu verstehen, wie sich jedes dieser Risiken, die Sie identifiziert haben, auf Ihr Unternehmen auswirkt und wie Ihr Wiederherstellungsansatz aussehen sollte.

Für eine erfolgreiche RA und BIA sollte Ihr Team unternehmensspezifische Metriken identifizieren, die auf verschiedenen Ebenen gemessen werden.

Befolgen Sie diese Methoden, um die Risiken und ihre Auswirkungen effektiv zu analysieren.

• Bereiten Sie einen Fragebogen zur Risikoanalyse und den Auswirkungen auf das Geschäft vor, der von verschiedenen Abteilungsleitern ausgefüllt werden muss
• Analysieren Sie die Antworten und zeichnen Sie die wichtigsten Beobachtungen
• Identifizieren Sie Schlüsselressourcen und legen Sie die Abhängigkeiten innerhalb und außerhalb der Organisation fest
• Dokumentieren und erstellen Sie einen detaillierten Plan, um die Herausforderung zu mindern und die Wiederherstellung so erfolgreich wie möglich zu gestalten

3. Entwickeln und implementieren Sie Wiederherstellungsstrategien

Jetzt gehen wir zum nächsten Schritt über. Basierend auf der obigen Analyse kann Ihr Kernteam einen detaillierten Business-Continuity-Plan erstellen.

So erstellen Sie es:

• Erstellen Sie eine detaillierte Liste mit Verfahren und Richtlinien, die Ihr Notfallteam befolgen sollte. Es ist gut, ein Notfallteam für jede kritische Abteilung von Produktion, Forschung, Personal, Sicherheit, digitalem Marketing, Vertrieb und Finanzen einzurichten
• Wenn Ihre Anlage aufgrund von Schäden für eine Weile geschlossen werden muss, sollten Sie eine Möglichkeit planen, die Nachfrage nach Ihren Produkten oder Dienstleistungen zu decken
• Überlegen Sie sich eine Telearbeitsrichtlinie für Ihre Mitarbeiter im Falle einer Naturkatastrophe oder eines Notfalls im Bereich der öffentlichen Gesundheit
• Planen Sie einen Datensicherungs- und Wiederherstellungsplan für den Fall eines böswilligen Angriffs
• Investieren Sie in gute Business-Continuity-Management-Tools wie Tools zur Kontrolle der Geschäftsausgaben, Cloud-Datensicherungstools usw.
• Schließen Sie eine angemessene Versicherung ab, um alle Ihre kritischen Vermögenswerte abzudecken

4. Kommunizieren und trainieren

Wir haben drei Hauptschritte zur Erstellung eines Business-Continuity-Plans behandelt. Aber dieser Plan kann nur erfolgreich ausgeführt werden, wenn Ihr gesamtes Team darauf vorbereitet und gerüstet ist.

Sobald Ihr Business-Continuity-Plan fertig ist, ist es wichtig, dass Sie dies auch Ihren Mitarbeitern mitteilen. Hier würde ein Spezialist für interne Kommunikation mit einem Abschluss in Marketingkommunikation eine wichtige Rolle spielen. Sie werden dazu beitragen, diese Botschaft gut zu vermitteln.

Sie sollten alles über die möglichen Risiken, die kritischen Funktionen und die erwartete Reaktion wissen.

Jedes Team muss eine angemessene Schulung erhalten, wie es den Business-Continuity-Plan für seine Abteilung umsetzt. Verwenden Sie Premiere Pro-Vorlagen, um ansprechende Schulungsvideos zu erstellen, szenariobasierte Techniken zu verwenden und andere effektive Schulungsmethoden anzuwenden.

Während Sie das BCA in Ihre Unternehmensrichtlinie integrieren, ist es auch notwendig, Ihre Mitarbeiter mit verschiedenen Tools auszustatten, die ihnen helfen können, an normalen Tagen und im Katastrophenfall effizient zu arbeiten.

Parallel dazu sollte auch ein Krisenkommunikationsplan erstellt werden, um Ihre Mitarbeiter, Stakeholder, Kunden und betroffenen Behörden zu informieren, wenn eine Krise eintritt.

Lesen Sie Beispiele für Krisenmanagementpläne: Das Beste und das Schlechteste

5. Testen und aktualisieren

Sobald Sie sich gründliche Kenntnisse über die Erstellung eines Business-Continuity-Plans angeeignet haben, werden Sie mit Sicherheit einen soliden Plan erstellen.

Aber woher wissen Sie, ob es wirksam ist oder nicht?

Es bringt uns zum letzten und ebenso wichtigen Schritt bei der Erstellung eines guten Business-Continuity-Plans. Testen Sie das BCP auf alle möglichen Arten und validieren Sie es.

Die Tests sollten alle betroffenen Teams einbeziehen. Sie sollten sogar erwägen, wichtige Interessengruppen, Lieferanten und Kundenbetreuer einzubeziehen, um an der Testübung teilzunehmen.

Sobald Sie die Ergebnisse der Übung analysiert haben, identifizieren Sie die Bereiche, die Sie verbessern müssen, und aktualisieren Sie Ihren Plan entsprechend.

Wenn Sie Erinnerungs-E-Mails an Ihre Kunden und Stakeholder senden, können Sie sie auch über die BCP-Upgrades auf dem Laufenden halten.

Das Testen und Aktualisieren ist etwas, das Sie in regelmäßigen Abständen durchführen müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Business-Continuity-Plan relevant und effektiv bleibt.

Sind Sie bereit, ein solides BCP für Ihr Unternehmen zu erstellen?

Daraus lässt sich mit Sicherheit schließen, dass jedes Unternehmen über einen starken Business-Continuity-Plan verfügen sollte, um sein Unternehmen vor Risiken unterschiedlicher Art zu schützen.

Der BCP für jede Branche und jeden Geschäftstyp kann leicht variieren. Aus diesem Grund sollte Ihr Kernteam verstehen, wie man einen Business-Continuity-Plan erstellt und auf Ihr Unternehmen zuschneidet.

Wenn Sie noch kein BCP für Ihr Unternehmen haben, nehmen Sie es als Priorität und erstellen Sie einen belastbaren Plan.

Verwenden Sie die obigen 5 Schritte als Rahmen und legen Sie sofort los. Die Zukunft Ihres Unternehmens hängt davon ab.

Gaurav Sharma ist Gründer und CEO von Attrock, einem ergebnisorientierten Unternehmen für digitales Marketing. Hat eine Agentur in nur zwei Jahren von einem 5-stelligen auf einen 7-stelligen Umsatz gebracht | 10X führt | 2,8-fache Konvertierungen | 300.000 organischer monatlicher Traffic. Er trägt auch zu Top-Publikationen wie HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch und mehr bei.