ทำไมทักษะการสื่อสารจึงมีความสำคัญและจะพัฒนาได้อย่างไร

การสื่อสาร เป็นทักษะที่สำคัญสำหรับทุกคนโดยเฉพาะในชีวิตการทำงานประจำวัน ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ประกอบการ ในด้านการจัดการหรือในบทบาทอื่น ความสามารถในการสื่อสารให้ประสบความสำเร็จเป็นกุญแจสำคัญ อย่างไรก็ตาม บางคนอาจไม่ได้รับพรจากความสามารถในการสื่อสารที่มีคุณภาพสูงสุด หากคุณอยู่ในหมวดหมู่นี้ เราขอแนะนำให้คุณดำเนินการต่อในขณะที่ฉันแบ่งปันความสำคัญของการสื่อสารที่ดีและวิธีการพัฒนา หากจำเป็น

ปัญหาการสื่อสาร

ทักษะการสื่อสารของคุณสร้างความแตกต่างในหลาย ๆ ด้านของชีวิตคุณ คุณถูกถามเกี่ยวกับพวกเขาในการสัมภาษณ์งาน ซึ่งส่งผลต่อความสัมพันธ์ของคุณกับเพื่อนร่วมงานตลอดจนความสัมพันธ์ส่วนตัว

ผู้ที่เป็นนักสื่อสารที่เชี่ยวชาญนำเสนอการนำเสนอที่เปลี่ยนแปลงธุรกิจและอาชีพของตน พวกเขาเจรจาข้อตกลงที่ซับซ้อนและจัดการเพื่อระบุจุดร่วมของคนกลุ่มต่างๆ พวกเขาสามารถสบตาใครสักคน หาคำพูดที่เหมาะสมเพื่อพูด และคลี่คลายสถานการณ์ที่ยากลำบาก พวกเขายังสามารถซื่อสัตย์และสนับสนุนคนรอบข้างได้

แต่ไม่ใช่ทุกคนที่มีทักษะการสื่อสารที่ดี เรามาพูดถึงวิธีพัฒนาและปรับปรุงทักษะการสื่อสารกัน

'เราไม่ได้สื่อสาร'

ข้อพิพาทในที่ทำงานส่วนใหญ่อาจเกิดจากปัญหาด้านการสื่อสาร ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ บ่อยครั้ง ทั้งสองฝ่ายในข้อพิพาทรู้สึกว่าพวกเขาได้แบ่งปันรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดกับเพื่อนร่วมงานอย่างเหมาะสมแล้ว แต่ยังไม่ได้รับการติดต่อกลับ

หลายคนจะทำงานในสำนักงานที่แน่นแฟ้นของเพื่อนร่วมงาน ซึ่งหลายคนอาจเคยร่วมงานกันที่นั่นเป็นเวลาหลายปี แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วเพื่อนร่วมงานจะรู้จักกันเป็นอย่างดี แต่บางคนก็ยังกล่าวหากันอย่างต่อเนื่องว่า 'ไม่สื่อสาร' หลายครั้งที่ผู้คนจะรำคาญกันโดยใช้วลีเช่น 'ไม่มีใครบอกฉันเกี่ยวกับเรื่องนี้' ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่วุ่นวาย การลืมแบ่งปันข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานเป็นเรื่องง่าย และมักจะง่ายกว่าที่จะมุ่งเน้นที่การทำงานของคุณเองให้เสร็จ

มีหลายวิธีที่ผู้คนไม่สามารถสื่อสารได้ ตัวอย่างเช่น อาจเป็นเพราะคุณไม่ตอบกลับอีเมลเพื่ออัปเดตพนักงานของคุณในขั้นตอนต่อไป หรือเมื่อคุณทำงานเสร็จแล้ว คุณอาจเป็นคนที่ตอบเฉพาะเมื่อมีปัญหาเท่านั้น ในฐานะผู้ประกอบการ คุณควรตอบกลับอีเมลและอัปเดตบุคคลที่เหมาะสมอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การไม่มีประสิทธิภาพกับอีเมลอาจทำให้ผู้คนรู้สึกหงุดหงิด ใช่ บางครั้งผู้คนยุ่งมากและลืมตอบกลับ แต่การจดบันทึกย่อเพื่อตอบกลับอีเมลอาจลดปัญหาและการเผชิญหน้ามากมาย

ทักษะการสื่อสารที่ดีหมายความว่าอย่างไร

องค์ประกอบสำคัญของการสื่อสารคือการเปิดกว้างและซื่อสัตย์ในการโต้ตอบกับผู้คน นักสื่อสารที่ดีเต็มใจรับฟังผู้อื่น แบ่งปันความคิดและคำตอบของตนเอง ความซื่อสัตย์ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องบอกทุกคนถึงสิ่งที่คุณคิด แต่หมายถึงการทำให้แน่ใจว่าคุณเป็นคนตรงไปตรงมา ชัดเจน และรัดกุม และคนรอบข้างคุณมีข้อมูลที่พวกเขาต้องการ

หากคุณมีทักษะในการสื่อสารที่ดี คนอื่นจะรู้สึกว่าคุณกำลังฟังพวกเขาและคุณกำลังแสดงความเคารพต่อพวกเขา นี่เป็นสิ่งสำคัญในที่ทำงานและช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจได้

การสื่อสารคือการให้คนอื่นรู้ว่าคุณรู้สึกอย่างไร ไม่ใช่แค่บอกสิ่งที่พวกเขาต้องการได้ยิน ทักษะการสื่อสารที่ดีไม่ได้แปลว่าคุณยิ้มตลอดเวลาและทำให้คนอื่นมีความสุขเสมอไป

ต่างคนต่างจัดการกับสถานการณ์ที่แตกต่างกัน ดังนั้นความสามารถในการปรับทักษะการสื่อสารของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ คุณอาจจะจู่โจมกับใครซักคนอย่างกะทันหันขึ้นเล็กน้อยเนื่องจากพวกเขาสามารถรับมือได้และนั่นเป็นวิธีที่พวกเขาฟัง อย่างไรก็ตาม ใครบางคนที่มีความอ่อนไหวมากกว่าเล็กน้อยจะต้องใช้แนวทางที่แตกต่างออกไป – ยังคงให้แน่ใจว่าคุณมีความชัดเจนและเข้าใจ แต่การใช้น้ำเสียงที่ต่างออกไปก็สามารถส่งผลให้การสื่อสารประสบความสำเร็จได้

วิธีพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณ

• ก่อนการประชุมหรือการสนทนา ให้เขียนรายการสิ่งสำคัญที่คุณต้องการแบ่งปันหรือสิ่งสำคัญที่คุณต้องการค้นหา
• มองหาคนในชีวิตของคุณที่เป็นนักสื่อสารที่ดี ดูว่าพวกเขายืนอย่างไร พูดอย่างไร ใช้คำศัพท์อะไร ถามตัวเอง ว่าอะไรทำให้พวกเขาเป็นผู้สื่อสารที่ดีได้เช่นนี้
• หากคุณต้องนำเสนองาน ให้ฝึกวิธีสื่อสารกับผู้ชมให้ประสบความสำเร็จ การถ่ายทำตัวเองและรับชมย้อนหลังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูว่าคุณจะเจอได้อย่างไร และช่วยให้คุณเห็นจุดที่ต้องปรับปรุง
• ฝึกฝนโดยใช้การตอบสนองเชิงบวก เช่น 'ฉันเห็นประเด็นของคุณ', 'ฉันชอบความคิดนั้นจริงๆ', 'ฉันเข้าใจสิ่งที่คุณหมายถึง' การใช้การเสริมแรงเชิงบวกจะช่วยให้คนรอบข้างคุณรับรู้ถึงคุณค่าที่คุณเห็นในงานของพวกเขา
• นอกจากนี้ ให้ฝึกการเริ่มประโยคที่ยาก: 'น่าเสียดายที่เราไม่สามารถทำได้', 'ฉันหวังว่าฉันจะทำได้จริงๆ แต่…' 'ฉันต้องคุยกับคุณเกี่ยวกับ...', 'ฉันเพิ่งมีข่าวร้ายมา' หากคุณส่งข่าวร้าย คุณยังสามารถแสดงให้คนรอบข้างเห็นว่าคุณห่วงใยและยากสำหรับคุณเช่นกัน
• อย่าสนใจ - อย่าคิดว่าคุณรู้ว่าใครบางคนหมายถึงอะไรหรือพวกเขากำลังคิดอะไรอยู่ ตรวจสอบกับพวกเขาเสมอโดยใช้คำถามเปิด

คำถามการสื่อสารที่จะถาม

1. จุดแข็งของฉันคืออะไร?
2. ฉันได้รับการชมเชยอะไรบ้างเมื่อฉันสื่อสาร
3. ฉันต้องการปรับปรุงอะไร
4. ฉันพบว่าอะไรยากที่สุดในการสื่อสาร?
5. โอกาสใดบ้างที่จะขยายความสามารถในการสื่อสารของฉัน

อย่ารีบเร่ง

มันไม่มีประโยชน์ที่จะพยายามเปลี่ยนแปลงทุกอย่างในชั่วข้ามคืน คุณต้องทำทีละขั้นตอนและคุณไม่ต้องการที่จะผลักดันตัวเองมากเกินไป กำหนดเป้าหมายสำคัญสองสามข้อและกำหนดเวลาที่คุณจะทำ ดูตัวอย่างด้านล่าง:

1. หากมีเพื่อนร่วมงานที่คุณรู้สึกว่าไม่กล้าคุยด้วย อย่าวางแผนที่จะเริ่มการสนทนากับพวกเขาวันละสองครั้ง แต่คุณสามารถวางแผนหาหัวข้อที่จะพูดคุยกับพวกเขาด้วยตนเองได้สัปดาห์ละครั้ง
2. หากผู้จัดการสำนักงานของคุณกำลังมองหาอาสาสมัครเพื่อจัดการประชุมทีม คุณไม่จำเป็นต้องบอกว่าจะทำในสัปดาห์หน้า อย่างไรก็ตาม คุณสามารถตั้งตารอที่จะเป็นเจ้าภาพในไม่กี่เดือนและใช้เวลานั้นเพื่อดูว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่นจัดการประชุมทีมอย่างไร การดูผู้อื่นเป็นวิธีที่ดีในการพัฒนาและเรียนรู้
3. หากมีคนแสดงความโกรธต่อคุณอย่างไม่สมเหตุสมผล นี่อาจเป็นเวลาที่ดีในการฝึกทักษะการสื่อสารของคุณ พูดด้วยน้ำเสียงที่สงบและบอกพวกเขาว่าคุณเข้าใจและถามพวกเขาว่าพวกเขาสามารถพูดด้วยน้ำเสียงที่ต่างไปจากเดิมอย่างใจเย็นได้หรือไม่ ครั้งแรกที่คุณลองวิธีนี้อาจไม่ได้ผล แต่สิ่งสำคัญคือคุณกำลังฝึกทักษะการสื่อสารและทักษะการแก้ไขข้อขัดแย้งของคุณ ในฐานะผู้จัดการ คุณจะต้องรับมือกับพนักงานที่อารมณ์เสียหรือหงุดหงิดมากกว่าส่วนใหญ่ ดังนั้นการต้องมั่นใจว่าทักษะของคุณเป็นสิ่งสำคัญที่สุด

วิธีตั้งเป้าหมาย

จดรายการด้านต่างๆ ที่คุณต้องการปรับปรุง จากนั้นพยายามแบ่งออกเป็นเป้าหมาย SMART ( SMART = S pecific, M easured, A chievable, R ealistic, T imely)

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตั้งเป้าหมายเหล่านี้ตามความเป็นจริง หากคุณรู้สึกประหม่าที่จะพูดในห้องประชุมขนาดเล็ก ไม่น่าจะเป็นไปได้ที่คุณจะบรรยายในที่สาธารณะขนาดใหญ่หลังจากฝึกฝนมาสักระยะ

เมื่อคุณระบุเป้าหมายหลักได้แล้ว อย่าลืมวัดความก้าวหน้าของคุณ จดบันทึกประจำวันและจดบันทึกความคืบหน้าของคุณทุกสัปดาห์ เขียนสิ่งที่คุณทำ ผลลัพธ์คืออะไร และเปรียบเทียบกับเป้าหมายโดยรวมของคุณอย่างไร

คำแนะนำที่สำคัญสำหรับการพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณ

• สบตาผู้คนเมื่อคุณพูดคุยกับพวกเขา แต่ให้แน่ใจว่าคุณมีความสมดุล - คุณไม่ต้องการจ้องมองพวกเขา
• พยายามอย่าไขว้แขนหรือขาเพราะอาจทำให้ภาษากายของคุณดูเหมือนปิด คุณต้องการให้ดูเหมือนเปิดกว้างและเข้าถึงได้
• ตอบสนองต่อสิ่งที่คนอื่นพูดด้วยการพยักหน้าหรือพูดวลีที่แสดงว่าคุณได้ฟังอยู่ เช่น 'ฉันเห็นสิ่งที่คุณหมายถึง', 'ฉันชอบสิ่งนั้น', 'ใช่เลย'
• การสื่อสารผ่านเทคโนโลยีก็มีความสำคัญเช่นกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลมีความชัดเจนและรัดกุม อ่านซ้ำและให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังบอกเป็นนัยถึงสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำ นอกจากนี้ยังมีซอฟต์แวร์ HR จำนวนมาก เช่น ซอฟต์แวร์นี้จาก Advanced ซึ่งสนับสนุนการสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยอนุญาตให้ผู้คนใช้เวลาในทีมของตน ไม่ใช่ผู้ดูแลระบบ
• ฟังคนอื่นและใช้เวลาคิดเกี่ยวกับคำตอบของคุณ จะได้รับการชื่นชมที่คุณกำลังฟังและมีส่วนร่วมกับผู้อื่น
• ถามคำถามต่างๆ เกี่ยวกับตัวเองหรือเกี่ยวกับงานของผู้อื่น ยอมรับเมื่อคุณไม่รู้คำตอบของบางสิ่งหรือเมื่อคุณมีข่าวร้าย
• ให้เครดิตกับความคิดที่ดีแก่ผู้อื่น และพยายามใช้คำชมและให้กำลังใจในการโต้ตอบประจำวันของคุณ
• ถ้ามีคนเป็นปฏิปักษ์กับคุณ ให้เริ่มด้วยการฟังสิ่งที่พวกเขาพูดแล้วถามพวกเขาว่าคุณสามารถนั่งลงและพูดคุยกันได้นานขึ้นหรือไม่ การแสดงให้เห็นว่าคุณมีเวลาให้ผู้อื่นเป็นทักษะการสื่อสารที่สำคัญ
• เมื่อคุณพยายามแก้ไขข้อขัดแย้ง ขอให้ทุกคนระบุว่าพวกเขาต้องการให้ผลลัพธ์เป็นอย่างไร จากนั้นคุณก็สามารถดำเนินการแก้ไขได้ วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนมักจะช่วยแก้ไขปัญหาได้จริงๆ
• เวลาพูดกับห้อง ให้ใช้เวลาหายใจช้าๆ และจินตนาการว่าเสียงของคุณจะเต็มไปทุกมุมห้อง มองไปรอบ ๆ ห้องที่ผู้คนต่าง ๆ เพื่อให้ทุกคนรู้สึกว่าคุณมีส่วนร่วมกับพวกเขา ให้เวลากับคำถามเสมอและเปิดกว้างสำหรับคำถามที่พวกเขาถาม

อย่าโกรธเคืองถ้าคนอื่นวิจารณ์ทักษะการสื่อสารของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเวลาที่คุณพยายามปรับปรุงทักษะเหล่านั้น ส่วนสำคัญของการสื่อสารที่ดีคือการที่คุณเปิดใจรับคำวิจารณ์ ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องเชื่อหรือทำในสิ่งที่อีกฝ่ายพูด แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องเต็มใจรับฟังและพิจารณาคำวิจารณ์

ในฐานะผู้ประกอบการและผู้ที่จัดการผู้อื่น จะมีบางครั้งที่คุณต้องมีการสนทนาที่ยากลำบากซึ่งอาจทำให้คุณรู้สึกไม่สบายใจ หยุดชั่วคราว หายใจเข้า แล้วพยายามพูดอย่างตรงไปตรงมาที่สุด โดยตระหนักถึงและเคารพในมุมมองของผู้อื่น

คุณจะทราบได้อย่างไรว่าการสื่อสารของคุณดีขึ้นหรือไม่

ด้วยทักษะที่อ่อนนุ่ม เช่น การสื่อสาร เป็นการยากที่จะบอกถึงการปรับปรุง บ่อยครั้ง คุณจะรู้ว่าคนอื่นกำลังตอบโต้คุณในรูปแบบต่างๆ บางทีการโต้ตอบในแต่ละวันของคุณราบรื่นขึ้นหรือความมั่นใจของคุณเพิ่มขึ้นเมื่ออยู่ในการประชุม ในฐานะผู้ประกอบการ คุณจะมีแนวคิดและแผนจำนวนหนึ่งที่คุณต้องการแบ่งปัน และบางทีตอนนี้คุณอาจรู้สึกว่าคุณมั่นใจมากขึ้นในการพูดสิ่งเหล่านี้กับคนที่เหมาะสมและขอความคิดเห็น

โดยสรุป ผู้ สื่อสารที่ประสบความสำเร็จ คือคนที่สามารถสื่อสารกับผู้คนจำนวนมากได้ ตั้งแต่เด็กจนถึงวัยชรา ผู้ช่วย CEO และครีเอทีฟไปจนถึงองค์กร แบบเห็นหน้ากัน ผ่านอีเมลหรือโทรศัพท์ พวกเขาปรับการสื่อสารตามปัจจัยเหล่านี้ตลอดจนบุคลิกภาพของบุคคลที่พวกเขากำลังคุยด้วย การเป็นผู้ประกอบการ คุณจะต้องพูดคุยกับผู้คนหลายๆ คน หนึ่งในนั้นอาจทำให้คุณได้พักใหญ่ ดังนั้นอย่าลืมพัฒนาและ ปรับปรุงทักษะการสื่อสารของคุณ