為什麼溝通技巧如此重要以及如何發展它們

已發表: 2020-03-27

溝通技巧是如此重要以及如何發展它們

溝通是任何人都必須具備的一項重要技能，尤其是在日常工作生活中。無論您是企業家、管理人員還是其他角色，能夠成功溝通都是關鍵。然而，有些人可能沒有高品質的溝通能力。如果你屬於這一類，我敦促你繼續，因為我分享了善於溝通的重要性以及如何在需要時發展。

溝通問題

您的溝通技巧會影響您生活的許多方面。你在工作面試中會被問到這些問題，它們會影響你與同事的關係以及個人關係。

擅長溝通的人會發表精彩的演講，從而改變他們的業務和職業生涯。他們談判複雜的交易，並設法為一系列不同的人找出共同點。他們可以直視某人的眼睛，找到合適的詞句，化解潛在的困難局面。他們也能夠誠實並支持他們周圍的人。

但並不是每個人都有很好的溝通技巧。所以，讓我們談談培養和提高溝通技巧的方法。

“我們沒有交流”

大多數工作場所糾紛可以歸結為溝通問題，無論大小。通常，爭議雙方都認為他們已經與他們的同事適當地分享了所有必要的細節，但沒有回复通信。

許多人將在一個緊密聯繫的同事辦公室工作，其中許多人可能已經在那裡一起工作了很多年。儘管同事們通常彼此非常了解，但有些人會不斷地指責對方“不溝通”。反复地，人們會互相生氣，使用諸如“沒有人告訴我這件事”之類的短語。在繁忙的工作環境中，很容易忘記與同事分享信息，而專注於完成自己的工作通常更容易。

人們無法溝通的方式有很多種。例如，您可能沒有回復電子郵件以向您的人員更新後續步驟，或者當您完成工作時，您可能只是在出現問題時才回复的人。作為企業家，您應該快速有效地回復電子郵件並更新相關人員。

電子郵件效率不高會導致人們感到沮喪。是的，有時人們很忙而忘記回复，但快速記下回復電子郵件可能會減少許多問題和對抗。

擁有良好的溝通技巧意味著什麼？

溝通的一個關鍵組成部分是在與人的互動中保持開放和誠實。一個好的溝通者願意傾聽他人的意見並分享他們自己的想法和反應。誠實並不意味著你告訴每個人你在想什麼，它只是意味著確保你直截了當、清晰、簡潔，並且你周圍的人有他們需要的信息。

如果您具有良好的溝通技巧，其他人會覺得您在傾聽他們的意見，並且您在向他們表示尊重。這在工作場所至關重要，可以確保您建立信任關係。

溝通是讓其他人知道你的感受，而不僅僅是告訴他們他們想听什麼。良好的溝通技巧並不一定意味著你總是面帶微笑，總是讓別人開心。

不同的人處理情況的方式不同，因此能夠適應您的溝通技巧至關重要。你可能會對某人稍微突然一些，因為他們能夠處理它，這就是他們傾聽的方式。然而，稍微敏感一點的人將需要不同的方法——仍然要確保你的意思是清晰和被理解的，但只是使用不同的語氣可以帶來成功的溝通。

如何提高你的溝通技巧

在開會或談話之前，列出您想分享的關鍵事項或您想了解的關鍵事項。
尋找生活中善於溝通的人。看看他們的立場，他們的說話方式，他們使用的詞彙。問問自己，是什麼讓他們成為如此優秀的溝通者？
如果您必須進行演示，請練習如何與觀眾成功溝通。拍攝自己並回顧它是一個很好的方式來了解你的表現並讓你發現需要改進的地方。
練習使用積極的回應，例如：“我明白你的觀點”、“我真的很喜歡這個想法”、“我明白你的意思”。通過使用積極的強化，你可以幫助你周圍的人認識到你在他們的工作中看到的價值。
此外，練習困難的句子開頭：“不幸的是，我們做不到”、“我真的希望我能但是……”、“我需要和你談談……”、“我剛得到一些壞消息”。如果您傳遞壞消息，您仍然可以向周圍的人表明您關心並且對您來說也很困難。
不要讀心術——永遠不要假設你知道某人的意思或他們在想什麼。始終使用開放式問題與他們核實。

溝通問題要問

我的優勢是什麼？
我在溝通時收到了哪些讚美？
我想改進什麼？
我覺得溝通中最困難的是什麼？
有哪些機會可以擴展我的溝通能力？

不要急於求成

試圖在一夜之間改變一切是沒有意義的。你必須一步一步來，你不想把自己推得太遠。為自己設定幾個關鍵目標，以及何時完成這些目標的最後期限。請參閱下面的一些示例：

如果您覺得與某個同事交談令人生畏，請不要計劃每天與他們交談兩次。相反，您可以計劃每週找一個話題與他們面對面交談。
如果你的辦公室經理正在尋找志願者來主持團隊會議，你不需要說你會在下週做一個。但是，您可以讓自己在幾個月內主持一次會議，然後花時間觀察其他同事如何召開團隊會議。觀察他人是發展和學習的好方法。
如果有人以不合理的方式向你表達憤怒，這可能是練習你的溝通技巧的好時機。用平靜的聲音說話，告訴他們你理解並詢問他們是否可以用不同的語氣平靜地說話。你第一次嘗試這個可能行不通，但重要的是你正在練習溝通技巧和解決衝突的技巧。作為經理，您將不得不比大多數人更多地處理心煩或惱火的員工，因此確保您的技能是一流的至關重要。

如何設定你的目標

寫下您想要改進的領域列表，然後嘗試將它們分解為SMART目標（ SMART =特定的、可衡量的、可實現的、現實的、及時的）。

確保您在設定這些目標時切合實際；如果您目前對在小型會議室演講感到緊張，那麼您不太可能在短期練習後進行大型公開演講。

一旦你確定了你的關鍵目標，一定要衡量你的進步。每週寫日記，記下你的進步。寫下你做了什麼，結果是什麼，以及它與你的總體目標相比如何。

提高溝通技巧的關鍵建議

當你和他們說話時看著他們的眼睛，但要確保你保持平衡——你不想盯著他們看。
盡量不要交叉雙臂或雙腿，因為這會使你的肢體語言看起來封閉，你想顯得開放和平易近人。
通過點頭或說出表明您一直在聽的短語來回應他人所說的話，例如“我明白你的意思”、“我喜歡那個”、“是的，完全正確”。
通過技術進行交流也很重要。確保電子郵件清晰簡潔。重新閱讀它們並確保它們暗示你想要它們。此外，還有許多 HR 軟件，例如 Advanced 的這個軟件，通過允許人們將時間投入到他們的團隊而不是管理中來鼓勵快速有效的溝通。
傾聽其他人的意見，花時間思考你的回答。如果您正在傾聽並與他人互動，我們將不勝感激。
向他人詢問有關他們自己或他們工作的各種問題。當你不知道某事的答案或當你有壞消息時承認。
讚揚其他人的好想法，並嘗試在日常互動中使用表揚和鼓勵。
如果有人對你懷有敵意，先聽聽他們說的話，然後問他們是否可以坐下來進行更長時間的討論。展示你有時間陪伴他人是一項重要的溝通技巧。
當你試圖解決衝突時，請每個人確定他們最希望的結果是什麼，然後你就可以努力解決。通常，明確的目標確實有助於解決問題。
對房間說話時，慢慢來，慢慢呼吸，想像你的聲音將充滿房間的每個角落。環顧房間裡不同的人，讓每個人都覺得你和他們互動了。始終留出時間提問，並對他們提出的問題持開放態度。

如果其他人批評您的溝通技巧，請不要生氣，尤其是在您試圖提高他們的時候。良好溝通的一個關鍵部分是你對批評持開放態度——這並不意味著你必須相信或按照對方所說的去做，但重要的是你願意傾聽並考慮批評。

作為企業家和管理他人的人，有時您需要進行可能令人生畏的艱難對話。停頓，深呼吸，然後儘可能誠實地說話，同時承認和尊重他人的觀點。

您如何判斷您的溝通是否有所改善？

使用像溝通這樣的軟技能，很難說出改進。但是，您通常會意識到其他人以不同的方式回應您。也許您的日常互動更加順暢，或者您在開會時更加自信。作為一名企業家，您將擁有許多想要分享的想法和計劃，也許現在您覺得自己更有信心將這些想法和計劃傳達給合適的人並尋求反饋。

總而言之，一個成功的溝通者是能夠與許多不同的人溝通的人。從年輕到年長，從助理到 CEO，從創意到企業，面對面以及通過電子郵件或電話。他們根據這些因素以及與他們交談的人的個性來調整他們的溝通方式。作為一名企業家，您將與各種各樣的人交談，其中一個人甚至可能會給您帶來重大突破，因此請務必發展和提高您的溝通技巧。