لماذا تعتبر مهارات الاتصال مهمة جدًا وكيفية تطويرها

التواصل مهارة حيوية لأي شخص ، خاصة في الحياة العملية اليومية. سواء كنت رائد أعمال أو في الإدارة أو في دور آخر ، فإن القدرة على التواصل بنجاح أمر أساسي. ومع ذلك ، قد لا ينعم بعض الأشخاص بقدرات اتصال عالية الجودة. إذا كنت في هذه الفئة ، فأنا أحثك ​​على الاستمرار حيث أشارك في أهمية أن تكون جيدًا في التواصل وكيفية التطور ، إذا لزم الأمر.

مشاكل الاتصال

تُحدث مهارات الاتصال الخاصة بك فرقًا في العديد من جوانب حياتك. يتم استجوابك عنها في مقابلات العمل ، فهي تؤثر على علاقاتك بزملائك في العمل وكذلك العلاقات الشخصية.

يقدم الأشخاص المتمرسون في مجال الاتصال عروضًا تقديمية قاتلة تغير أعمالهم ومهنهم. يتفاوضون على صفقات معقدة ويتمكنون من تحديد أرضية مشتركة لمجموعة من الأشخاص المختلفين. يمكنهم النظر في عيني شخص ما ، والعثور على الكلمات المناسبة لقول وتهدئة موقف صعب محتمل. يمكنهم أيضًا أن يكونوا صادقين وداعمين لمن حولهم.

لكن ليس كل شخص لديه مهارات تواصل رائعة. لذا ، لنتحدث عن طرق تطوير وتحسين مهارات الاتصال الخاصة بك.

نحن لا نتواصل

يمكن أن تعزى غالبية النزاعات في مكان العمل إلى مشكلة اتصال ، صغيرة كانت أم كبيرة. في كثير من الأحيان ، يشعر كلا الطرفين في النزاع أنهما شاركا جميع التفاصيل الضرورية بشكل مناسب مع زميلهما ولكن لم تتم إعادة الاتصال.

سيعمل العديد من الأشخاص في مكتب متماسك من الزملاء ، وربما عمل الكثير منهم معًا هناك لعدد من السنوات. على الرغم من أن الزملاء عادة يعرفون بعضهم البعض جيدًا ، إلا أن البعض سيتهم بعضهم البعض باستمرار بـ "عدم التواصل". مرارًا وتكرارًا ، سوف ينزعج الناس من بعضهم البعض ، باستخدام عبارات مثل ، "حسنًا ، لم يخبرني أحد عن هذا". في بيئة العمل المزدحمة ، من السهل أن تنسى مشاركة المعلومات مع زملائك ، وغالبًا ما يكون من الأسهل التركيز فقط على إنجاز عملك الخاص.

هناك مجموعة متنوعة من الطرق التي يفشل فيها الناس في التواصل. على سبيل المثال ، قد لا ترد على رسائل البريد الإلكتروني لتحديث الأشخاص في الخطوات التالية أو عندما تنتهي من العمل ، قد تكون شخصًا لا يرد إلا عند وجود مشكلة. بصفتك رائد أعمال ، يجب عليك الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتحديث الأشخاص المناسبين بسرعة وكفاءة.

قد يؤدي عدم الكفاءة في التعامل مع البريد الإلكتروني إلى شعور الناس بالإحباط. نعم ، في بعض الأحيان يكون الأشخاص مشغولين جدًا وينسون الرد ، ولكن كتابة ملاحظة سريعة للرد على بريد إلكتروني قد يقلل من العديد من المشكلات والمواجهات.

ماذا يعني امتلاك مهارات تواصل جيدة؟

من المكونات الأساسية للتواصل أن تكون منفتحًا وصادقًا في تعاملاتك مع الناس. إن المتصل الجيد هو على استعداد للاستماع إلى الآخرين ومشاركة أفكارهم وردودهم. لا يعني الصدق أنك تخبر كل شخص بكل ما تفكر فيه ، بل يعني فقط التأكد من أنك مباشر وواضح ومختصر وأن من حولك لديهم المعلومات التي يحتاجون إليها.

إذا كانت لديك مهارات تواصل جيدة ، يشعر الآخرون أنك تستمع إليهم وأنك تُظهر الاحترام لهم. هذا أمر حيوي في مكان العمل ويمكن أن يضمن لك بناء علاقات ثقة.

الاتصال هو السماح للآخرين بمعرفة ما تشعر به وليس فقط إخبارهم بما يريدون سماعه. مهارات الاتصال الجيدة لا تعني بالضرورة أنك تبتسم دائمًا وتجعل الآخرين سعداء دائمًا.

يتعامل الأشخاص المختلفون مع المواقف بشكل مختلف ، لذا فإن القدرة على تكييف مهارات الاتصال الخاصة بك أمر ضروري. قد تكون قادرًا على أن تكون أكثر مفاجأة مع شخص ما لأنهم قادرون على التعامل معه وهذه هي الطريقة التي يستمعون بها. ومع ذلك ، سيحتاج الشخص الأكثر حساسية قليلاً إلى نهج مختلف - مع الاستمرار في التأكد من أنك واضح ومفهوم ، ولكن مجرد استخدام نبرة صوت مختلفة يمكن أن يؤدي إلى تواصل ناجح.

كيفية تحسين مهارات الاتصال الخاصة بك

• قبل اجتماع أو محادثة ، ضع قائمة بالأشياء الرئيسية التي ترغب في مشاركتها أو الأشياء الرئيسية التي ترغب في اكتشافها.
• ابحث عن الأشخاص في حياتك الذين يتواصلون جيدًا. انظر كيف يقفون وكيف يتحدثون وما هي المفردات التي يستخدمونها. اسأل نفسك ، ما الذي يجعلهم متواصلين جيدًا؟
• إذا كان عليك تقديم عرض تقديمي ، فتدرب على كيفية التواصل بنجاح مع الجمهور. يعد تصوير نفسك ومشاهدتها مرة أخرى طريقة رائعة لمعرفة كيف تصادفك وتمكنك من تحديد مجالات التحسين.
• تدرب على استخدام الردود الإيجابية مثل: "أرى وجهة نظرك" ، "أنا معجب بهذه الفكرة حقًا" ، "أفهم ما تعنيه". باستخدام التعزيز الإيجابي ، يمكنك مساعدة من حولك في التعرف على القيمة التي تراها في عملهم.
• أيضًا ، تدرب على مبتدئين الجمل الصعبة: "لسوء الحظ ، لن نكون قادرين على ذلك" ، "أتمنى حقًا أن أتمكن من ذلك ولكن ..." "أريد التحدث إليك بشأن ..." ، "لقد تلقيت للتو بعض الأخبار السيئة". إذا أرسلت أخبارًا سيئة ، فلا يزال بإمكانك أن تُظهر لمن حولك أنك تهتم وأن الأمر صعب عليك أيضًا.
• لا تمانع في القراءة - لا تفترض أبدًا أنك تعرف ما يعنيه شخص ما أو ما يفكر فيه. تحقق معهم دائمًا باستخدام الأسئلة المفتوحة.

أسئلة التواصل المطلوب طرحها

1. ما هي نقاط قوتي؟
2. ما المجاملات التي تلقيتها عندما أتواصل؟
3. ما الذي أريد تحسينه؟
4. ما الذي أجده أصعب في التواصل؟
5. ما هي الفرص القادمة التي ستزيد من قدرات الاتصال لدي؟

لا تتعجل

لا جدوى من محاولة تغيير كل شيء بين عشية وضحاها. عليك أن تأخذ الأمر خطوة بخطوة ولا تريد أن تدفع أنفسك بعيدًا. حدد لنفسك بعض الأهداف الرئيسية وموعدًا نهائيًا لموعد تنفيذها. انظر بعض الأمثلة أدناه:

1. إذا كان هناك زميل تجده مخيفًا للتحدث معه ، فلا تخطط لبدء محادثات معه مرتين في اليوم. بدلاً من ذلك ، يمكنك التخطيط للعثور على موضوع للتحدث معهم شخصيًا مرة واحدة في الأسبوع.
2. إذا كان مدير مكتبك يبحث عن متطوعين لاستضافة اجتماعات الفريق ، فلا داعي للقول إنك ستفعل ذلك الأسبوع المقبل. ومع ذلك ، يمكنك أن تتقدم لاستضافة واحدة في غضون بضعة أشهر وقضاء هذا الوقت في مشاهدة كيفية قيام الزملاء الآخرين بتقديم اجتماعات الفريق. تعتبر مشاهدة الآخرين طريقة رائعة للتطور والتعلم.
3. إذا عبر شخص ما عن غضبه تجاهك بطريقة غير معقولة ، فقد يكون هذا هو الوقت المناسب لممارسة مهارات الاتصال الخاصة بك. تحدث بصوت هادئ وأخبرهم أنك تفهم واسألهم عما إذا كان بإمكانهم التحدث بنبرة مختلفة بهدوء. قد لا ينجح الأمر في المرة الأولى التي تجرب فيها هذا ، ولكن الشيء المهم هو أنك تمارس مهارات الاتصال ومهارات حل النزاعات لديك. بصفتك مديرًا ، سيتعين عليك التعامل مع الموظفين الغاضبين أو المزعجين أكثر من غيرهم ، لذا فإن ضمان أن تكون مهاراتك في قمة أولوياتك أمر ضروري.

كيف تحدد أهدافك

اكتب قائمة بالمناطق التي ترغب في تحسينها ، ثم حاول تقسيمها إلى أهداف SMART ( SMART = S محدد ، M سهل ، سهل التحمل ، R ealistic ، T على الفور).

تأكد من أنك واقعي في تحديد هذه الأهداف ؛ إذا كنت قلقًا حاليًا بشأن التحدث إلى غرفة اجتماعات صغيرة ، فمن غير المرجح أن تقوم بإلقاء محاضرات عامة كبيرة بعد فترة قصيرة من التدريب.

بمجرد تحديد أهدافك الرئيسية ، تأكد من قياس تقدمك. احتفظ بمفكرة وقم بتدوين تقدمك كل أسبوع. اكتب ما فعلته وماذا كانت النتيجة وكيف تقارن مع هدفك العام.

نصيحة أساسية لتحسين مهارات الاتصال الخاصة بك

• انظر في أعين الناس عندما تتحدث إليهم ، لكن تأكد من حصولك على توازن - فأنت لا تريد التحديق بهم.
• حاول ألا تعقد ذراعيك أو ساقيك لأن هذا قد يجعل لغة جسدك تبدو منغلقة ، فأنت تريد أن تبدو منفتحًا وودودًا.
• رد على ما يقوله الآخرون بالإيماء أو قول العبارات التي تظهر أنك كنت تستمع ، على سبيل المثال "أرى ما تقصده" ، "أحب ذلك" ، "نعم ، بالضبط".
• التواصل عبر التكنولوجيا أمر حيوي أيضًا. تأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني واضحة وموجزة. أعد قراءتها وتأكد من أنها تشير إلى ما تريده. بالإضافة إلى ذلك ، هناك العديد من برامج الموارد البشرية ، مثل هذا البرنامج من Advanced ، والتي تشجع على التواصل السريع والفعال من خلال السماح للأشخاص باستثمار الوقت في فريقهم ، وليس المسؤول.
• استمع للآخرين وخذ وقتًا للتفكير في ردك. سيكون موضع تقدير أنك تستمع وتتفاعل مع الآخرين.
• اطرح على الآخرين أسئلة مختلفة عن أنفسهم أو عن عملهم. اعترف عندما لا تعرف الإجابة على شيء ما أو عندما يكون لديك أخبار سيئة.
• امنح الآخرين الفضل في أفكارهم الجيدة وحاول استخدام الثناء والتشجيع في تفاعلاتك اليومية.
• إذا كان شخص ما معاديًا لك ، فابدأ بالاستماع إلى ما يقوله ثم اسأله عما إذا كان بإمكانك الجلوس وإجراء مناقشة أطول. إظهار أن لديك وقتًا للآخرين هو مهارة اتصال مهمة.
• عندما تحاول حل نزاع ما ، اطلب من الجميع تحديد النتيجة المثالية التي يودون أن تكون عليها ، ثم يمكنك العمل من أجل التوصل إلى حل. غالبًا ما تساعد الأهداف الواضحة في حل المشكلات.
• عند التحدث إلى غرفة ، خذ وقتك وتنفس ببطء وتخيل أن صوتك سيملأ كل ركن من أركان الغرفة. انظر حول الغرفة إلى أشخاص مختلفين حتى يشعر الجميع أنك قد تفاعلت معهم. امنح دائمًا وقتًا للأسئلة وكن منفتحًا على الأسئلة التي يطرحونها.

لا تنزعج إذا انتقد الآخرون مهارات الاتصال الخاصة بك ، خاصة في الوقت الذي تحاول فيه تحسينها. جزء أساسي من التواصل الجيد هو أنك منفتح على النقد - هذا لا يعني أنه عليك أن تصدق أو تفعل ما يقوله الشخص الآخر ، ولكن من المهم أن تكون على استعداد للاستماع إلى النقد والتفكير فيه.

بصفتك رائد أعمال ، وشخصًا يدير الآخرين ، ستكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى إجراء محادثات صعبة قد تكون شاقة. توقف مؤقتًا ، وخذ نفسًا ثم حاول التحدث بأمانة قدر الإمكان مع الاعتراف بوجهات نظر الآخرين واحترامها.

كيف يمكنك معرفة ما إذا كانت اتصالاتك قد تحسنت؟

مع وجود مهارة ناعمة مثل التواصل ، قد يكون من الصعب معرفة التحسن. في كثير من الأحيان ، ستدرك أن الأشخاص الآخرين يستجيبون لك بطرق مختلفة. ربما تكون تفاعلاتك اليومية أكثر سلاسة أو أن ثقتك تزداد أكثر عندما تكون في الاجتماعات. بصفتك رائد أعمال ، سيكون لديك عدد من الأفكار والخطط التي ترغب في مشاركتها وربما تشعر الآن أنك أكثر ثقة في التعبير عنها للأشخاص المناسبين وطلب التعليقات.

في الختام ، المتصل الناجح هو شخص قادر على التواصل مع عدد من الأشخاص المختلفين ؛ من صغير إلى كبير ، مساعد المدير التنفيذي والمبدعين إلى الشركات ، وجهاً لوجه وكذلك عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف. يقومون بتكييف اتصالاتهم اعتمادًا على هذه العوامل ، بالإضافة إلى شخصية الشخص الذي يتحدثون إليه. كونك رائد أعمال ، سوف تتحدث مع أشخاص مختلفين ، قد يمنحك أحدهم استراحة كبيرة ، لذا تأكد من تطوير مهارات الاتصال لديك وتحسينها .