Mengapa Keterampilan Komunikasi sangat Penting dan Bagaimana Mengembangkannya

Komunikasi adalah keterampilan penting yang harus dimiliki siapa pun, terutama dalam kehidupan kerja sehari-hari. Apakah Anda seorang pengusaha, dalam manajemen atau peran lain, mampu berkomunikasi dengan sukses adalah kuncinya. Namun, beberapa orang mungkin tidak diberkati dengan kemampuan komunikasi berkualitas tinggi. Jika Anda termasuk dalam kategori ini, saya mendorong Anda untuk melanjutkan karena saya berbagi pentingnya menjadi pandai berkomunikasi dan bagaimana berkembang, jika diperlukan.

Masalah komunikasi

Keterampilan komunikasi Anda membuat perbedaan dalam banyak aspek kehidupan Anda. Anda ditanyai tentang mereka dalam wawancara kerja, mereka memengaruhi hubungan Anda dengan rekan kerja serta hubungan pribadi.

Orang-orang yang ahli komunikator menyampaikan presentasi pembunuh yang mengubah bisnis dan karir mereka. Mereka menegosiasikan kesepakatan yang kompleks dan berhasil mengidentifikasi kesamaan untuk berbagai orang yang berbeda. Mereka dapat menatap mata seseorang, menemukan kata-kata yang tepat untuk diucapkan, dan meredakan situasi yang berpotensi sulit. Mereka juga mampu jujur ​​dan mendukung orang-orang di sekitar mereka.

Namun tidak semua orang memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Jadi, mari kita bicara tentang cara untuk mengembangkan dan meningkatkan keterampilan komunikasi Anda.

'Kami tidak berkomunikasi'

Sebagian besar perselisihan di tempat kerja dapat disebabkan oleh masalah komunikasi, kecil atau besar. Seringkali, kedua belah pihak yang berselisih merasa bahwa mereka telah membagikan semua detail yang diperlukan secara tepat dengan rekan kerja mereka tetapi komunikasi tersebut belum dibalas.

Banyak orang akan bekerja di kantor rekan kerja yang erat, banyak dari mereka mungkin telah bekerja bersama di sana selama beberapa tahun. Meskipun rekan kerja biasanya saling mengenal dengan baik, beberapa akan terus saling menuduh 'tidak berkomunikasi'. Berulang kali, orang akan merasa kesal satu sama lain, menggunakan frasa seperti, 'Tidak ada yang memberi tahu saya tentang ini'. Dalam lingkungan kerja yang sibuk, mudah untuk melupakan berbagi informasi dengan rekan kerja Anda dan seringkali lebih mudah untuk hanya fokus menyelesaikan pekerjaan Anda sendiri.

Ada berbagai cara di mana orang gagal untuk berkomunikasi. Misalnya, mungkin Anda tidak membalas email untuk memberi tahu orang-orang Anda tentang langkah selanjutnya atau ketika Anda telah menyelesaikan pekerjaan, Anda mungkin seseorang yang hanya membalas ketika ada masalah. Sebagai seorang pengusaha, Anda harus membalas email dan memperbarui orang yang tepat dengan cepat dan efisien.

Tidak efisien dengan email dapat menyebabkan orang merasa frustrasi. Ya, terkadang orang sangat sibuk dan lupa untuk membalas, tetapi membuat catatan singkat untuk membalas email, dapat meminimalkan banyak masalah dan konfrontasi.

Apa yang dimaksud dengan kemampuan komunikasi yang baik?

Komponen kunci komunikasi adalah bersikap terbuka dan jujur ​​dalam interaksi Anda dengan orang lain. Seorang komunikator yang baik bersedia mendengarkan orang lain dan berbagi pemikiran dan tanggapan mereka sendiri. Bersikap jujur ​​tidak berarti Anda memberi tahu semua orang semua yang Anda pikirkan, itu hanya berarti memastikan bahwa Anda berterus terang, jelas, dan ringkas dan bahwa orang-orang di sekitar Anda memiliki informasi yang mereka butuhkan.

Jika Anda memiliki keterampilan komunikasi yang baik, orang lain akan merasa bahwa Anda mendengarkan mereka dan Anda menunjukkan rasa hormat kepada mereka. Ini sangat penting di tempat kerja dan dapat memastikan Anda membangun hubungan saling percaya.

Komunikasi adalah tentang membiarkan orang lain tahu bagaimana perasaan Anda dan tidak hanya memberi tahu mereka apa yang ingin mereka dengar. Keterampilan komunikasi yang baik tidak selalu berarti Anda selalu tersenyum dan selalu membuat orang lain bahagia.

Orang yang berbeda menangani situasi secara berbeda, jadi kemampuan untuk menyesuaikan keterampilan komunikasi Anda sangat penting. Anda mungkin bisa sedikit lebih tiba-tiba dengan seseorang karena mereka bisa mengatasinya dan begitulah cara mereka mendengarkan. Namun, seseorang yang sedikit lebih sensitif akan membutuhkan pendekatan yang berbeda – tetap memastikan bahwa Anda jelas dan dipahami, tetapi hanya menggunakan nada suara yang berbeda dapat menghasilkan komunikasi yang sukses.

Bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi Anda?

• Sebelum rapat atau percakapan, buatlah daftar hal-hal penting yang ingin Anda bagikan atau hal-hal penting yang ingin Anda ketahui.
• Carilah orang-orang dalam hidup Anda yang merupakan komunikator yang baik. Lihatlah bagaimana mereka berdiri, bagaimana mereka berbicara, kosa kata apa yang mereka gunakan. Tanyakan pada diri Anda, apa yang membuat mereka menjadi komunikator yang baik?
• Jika Anda harus menyampaikan presentasi, praktikkan bagaimana Anda akan berhasil berkomunikasi dengan audiens. Memfilmkan diri sendiri dan menontonnya kembali adalah cara yang bagus untuk melihat bagaimana Anda menemukan dan memungkinkan Anda untuk menemukan area peningkatan.
• Berlatihlah menggunakan respons positif seperti: 'Saya mengerti maksud Anda', 'Saya sangat menyukai ide itu', 'Saya mengerti maksud Anda'. Dengan menggunakan penguatan positif, Anda dapat membantu orang-orang di sekitar Anda mengenali nilai yang Anda lihat dalam pekerjaan mereka.
• Juga, latih permulaan kalimat yang sulit: 'Sayangnya, kita tidak akan bisa', 'Saya sangat berharap saya bisa tetapi…' 'Saya perlu berbicara dengan Anda tentang…', 'Saya baru saja mendapat kabar buruk'. Jika Anda menyampaikan kabar buruk, Anda masih dapat menunjukkan kepada orang-orang di sekitar Anda bahwa Anda peduli dan itu juga sulit bagi Anda.
• Jangan membaca pikiran – jangan pernah berasumsi bahwa Anda tahu apa maksud seseorang atau apa yang mereka pikirkan. Selalu periksa dengan mereka menggunakan pertanyaan terbuka.

Pertanyaan Komunikasi Untuk Ditanyakan

1. Apa kekuatan saya?
2. Pujian apa yang saya terima ketika saya berkomunikasi?
3. Apa yang ingin saya tingkatkan?
4. Apa yang menurut saya paling sulit dalam komunikasi?
5. Peluang apa yang akan datang yang akan memperluas kemampuan komunikasi saya?

Jangan Terburu-buru

Tidak ada gunanya mencoba mengubah segalanya dalam semalam. Anda harus melakukannya selangkah demi selangkah dan Anda tidak ingin memaksakan diri terlalu jauh. Tetapkan sendiri beberapa target utama dan tenggat waktu kapan Anda akan melakukannya. Lihat beberapa contoh di bawah ini:

1. Jika ada rekan kerja yang menurut Anda menakutkan untuk diajak bicara, jangan berencana untuk memulai percakapan dengan mereka dua kali sehari. Sebagai gantinya, Anda dapat merencanakan untuk menemukan topik untuk dibicarakan dengan mereka secara langsung seminggu sekali.
2. Jika manajer kantor Anda mencari sukarelawan untuk mengadakan pertemuan tim, Anda tidak perlu mengatakan bahwa Anda akan melakukannya minggu depan. Namun, Anda dapat mengajukan diri untuk menjadi tuan rumah dalam beberapa bulan dan menghabiskan waktu itu untuk melihat bagaimana rekan kerja lain menyampaikan rapat tim. Menonton orang lain adalah cara yang bagus untuk berkembang dan belajar.
3. Jika seseorang mengungkapkan kemarahan kepada Anda dengan cara yang tidak masuk akal, ini bisa menjadi saat yang tepat untuk melatih keterampilan komunikasi Anda. Bicaralah dengan suara tenang dan beri tahu mereka bahwa Anda mengerti dan tanyakan apakah mereka dapat berbicara dengan nada yang berbeda, dengan tenang. Pertama kali Anda mencoba ini mungkin tidak berhasil tetapi yang penting adalah Anda melatih keterampilan komunikasi dan keterampilan resolusi konflik Anda. Sebagai seorang manajer, Anda harus berurusan dengan karyawan yang kesal atau kesal lebih dari kebanyakan, jadi memastikan keterampilan Anda sangat penting.

Bagaimana menetapkan tujuan Anda?

Tulis daftar area yang ingin Anda tingkatkan, lalu coba uraikan menjadi target SMART ( SMART = Spesifik , Terukur, A chievable , Realistic , Timely ).

Pastikan Anda realistis dalam menetapkan tujuan ini; jika saat ini Anda gugup berbicara di ruang rapat kecil, kecil kemungkinan Anda akan memberikan kuliah umum yang besar setelah periode latihan yang singkat.

Setelah Anda mengidentifikasi target utama Anda, pastikan untuk mengukur kemajuan Anda. Buat buku harian dan catat kemajuan Anda setiap minggu. Tuliskan apa yang Anda lakukan, apa hasilnya dan bagaimana perbandingannya dengan target keseluruhan Anda.

Saran utama untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda

• Tatap mata orang-orang ketika Anda berbicara dengan mereka, tetapi pastikan Anda mendapatkan keseimbangan – Anda tidak ingin menatap mereka.
• Cobalah untuk tidak menyilangkan tangan atau kaki Anda karena ini dapat membuat bahasa tubuh Anda tampak tertutup, Anda ingin terlihat terbuka dan mudah didekati.
• Tanggapi apa yang orang lain katakan dengan mengangguk atau mengucapkan frasa yang menunjukkan bahwa Anda telah mendengarkan, misalnya 'Saya mengerti maksud Anda', 'Saya suka itu', 'Ya, persis.'
• Berkomunikasi melalui teknologi juga penting. Pastikan bahwa email jelas dan ringkas. Baca ulang dan pastikan bahwa mereka menyiratkan apa yang Anda inginkan. Selain itu, ada banyak perangkat lunak SDM, seperti yang satu ini dari Advanced, yang mendorong komunikasi yang cepat dan efisien dengan memungkinkan orang menginvestasikan waktu dalam tim mereka, bukan admin.
• Dengarkan orang lain dan luangkan waktu untuk memikirkan balasan Anda. Akan dihargai bahwa Anda mendengarkan dan terlibat dengan orang lain.
• Ajukan berbagai pertanyaan kepada orang lain tentang diri mereka sendiri, atau tentang pekerjaan mereka. Akui ketika Anda tidak tahu jawaban untuk sesuatu atau ketika Anda memiliki berita buruk.
• Berikan pujian kepada orang lain atas ide-ide bagus mereka dan coba gunakan pujian dan dorongan dalam interaksi Anda sehari-hari.
• Jika seseorang memusuhi Anda, mulailah dengan mendengarkan apa yang mereka katakan dan kemudian tanyakan apakah Anda bisa duduk dan berdiskusi lebih lama. Menunjukkan bahwa Anda memiliki waktu untuk orang lain adalah keterampilan komunikasi yang penting.
• Ketika Anda mencoba menyelesaikan konflik, minta semua orang untuk mengidentifikasi apa yang mereka inginkan sebagai hasil yang ideal, maka Anda dapat bekerja menuju resolusi. Seringkali tujuan yang jelas sangat membantu menyelesaikan masalah.
• Saat berbicara dengan sebuah ruangan, luangkan waktu Anda, bernapas perlahan dan bayangkan suara Anda akan memenuhi setiap sudut ruangan. Lihatlah ke sekeliling ruangan pada orang yang berbeda sehingga semua orang merasa bahwa Anda telah terlibat dengan mereka. Selalu sediakan waktu untuk pertanyaan dan terbuka untuk pertanyaan yang mereka ajukan.

Jangan tersinggung jika orang lain mengkritik keterampilan komunikasi Anda, terutama pada saat Anda sedang berusaha meningkatkannya. Bagian penting dari komunikasi yang baik adalah Anda terbuka terhadap kritik – ini tidak berarti Anda harus percaya atau melakukan apa yang orang lain katakan, tetapi penting bagi Anda untuk bersedia mendengarkan dan mempertimbangkan kritik.

Sebagai seorang wirausahawan, dan seseorang yang mengelola orang lain, akan ada saat-saat di mana Anda perlu melakukan percakapan yang sulit yang dapat menakutkan. Berhenti sejenak, tarik napas, lalu cobalah berbicara sejujur ​​mungkin sambil mengenali dan menghormati sudut pandang orang lain.

Bagaimana Anda bisa tahu jika komunikasi Anda telah membaik?

Dengan soft skill seperti komunikasi, akan sulit untuk mengatakan peningkatannya. Namun seringkali, Anda akan menyadari bahwa orang lain merespons Anda dengan cara yang berbeda. Mungkin interaksi harian Anda lebih lancar atau kepercayaan diri Anda semakin bertambah saat rapat. Sebagai seorang wirausahawan, Anda akan memiliki sejumlah ide dan rencana yang ingin Anda bagikan dan mungkin sekarang Anda merasa lebih percaya diri dalam menyuarakannya kepada orang yang tepat dan meminta umpan balik.

Kesimpulannya, komunikator yang sukses adalah seseorang yang mampu berkomunikasi dengan sejumlah orang yang berbeda; dari muda hingga tua, asisten CEO dan kreatif hingga perusahaan, tatap muka serta melalui email atau telepon. Mereka menyesuaikan komunikasi mereka tergantung pada faktor-faktor ini, serta kepribadian orang yang mereka ajak bicara. Menjadi seorang pengusaha, Anda akan berbicara dengan berbagai orang, salah satunya bahkan dapat memberi Anda terobosan besar, jadi pastikan untuk mengembangkan dan meningkatkan keterampilan komunikasi Anda .