Dlaczego umiejętności komunikacyjne są tak ważne i jak je rozwijać?

Komunikacja jest kluczową umiejętnością dla każdego, szczególnie w codziennym życiu zawodowym. Niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą, zarządzasz, czy pełnisz inną rolę, umiejętność skutecznej komunikacji jest kluczowa. Jednak niektórzy ludzie mogą nie być pobłogosławieni umiejętnościami komunikacyjnymi najwyższej jakości. Jeśli należysz do tej kategorii, zachęcam do kontynuowania, ponieważ podzielam znaczenie bycia dobrym w komunikacji i rozwoju, jeśli to konieczne.

Problemy z komunikacją

Twoje umiejętności komunikacyjne mają wpływ na wiele aspektów Twojego życia. Pytasz o nie na rozmowach kwalifikacyjnych, wpływają one na Twoje relacje ze współpracownikami, a także relacje osobiste.

Ludzie, którzy są ekspertami w komunikacji, prezentują zabójcze prezentacje, które zmieniają ich biznes i karierę. Negocjują złożone umowy i udaje im się znaleźć wspólną płaszczyznę dla wielu różnych osób. Potrafią spojrzeć komuś w oczy, znaleźć właściwe słowa i rozładować potencjalnie trudną sytuację. Są również w stanie być uczciwi i wspierać otaczających ich ludzi.

Ale nie każdy ma świetne umiejętności komunikacyjne. Porozmawiajmy więc o sposobach rozwijania i doskonalenia umiejętności komunikacyjnych.

„Nie komunikujemy się”

Większość sporów w miejscu pracy można przypisać problemowi komunikacji, małym lub dużym. Często obie strony sporu mają poczucie, że przekazały wszystkie niezbędne szczegóły swojemu koledze w odpowiedni sposób, ale korespondencja nie została zwrócona.

Wiele osób będzie pracować w zwartym biurze współpracowników, z których wielu może pracować tam razem przez wiele lat. Chociaż koledzy zwykle znają się bardzo dobrze, niektórzy będą nieustannie oskarżać się nawzajem o „brak komunikacji”. Wielokrotnie ludzie będą się na siebie denerwować, używając zwrotów takich jak „No cóż, nikt mi o tym nie powiedział”. W ruchliwym środowisku pracy łatwo zapomnieć o udostępnianiu informacji współpracownikom i często łatwiej jest po prostu skupić się na wykonywaniu własnej pracy.

Ludzie nie mogą się komunikować na wiele sposobów. Na przykład może się zdarzyć, że nie odpowiadasz na wiadomości e-mail, aby poinformować swoich ludzi o następnych krokach lub po zakończeniu pracy, możesz być kimś, kto odpowiada tylko wtedy, gdy wystąpi problem. Jako przedsiębiorca powinieneś odpowiadać na e-maile i szybko i sprawnie aktualizować odpowiednie osoby.

Brak efektywnej obsługi poczty e-mail może powodować frustrację. Tak, czasami ludzie są bardzo zajęci i zapominają odpowiedzieć, ale zrobienie krótkiej notatki, aby odpowiedzieć na e-mail, może zminimalizować wiele problemów i konfrontacji.

Co to znaczy mieć dobre umiejętności komunikacyjne?

Kluczowym elementem komunikacji jest otwartość i szczerość w kontaktach z ludźmi. Dobry komunikator jest chętny do słuchania innych i dzielenia się własnymi przemyśleniami i odpowiedziami. Bycie uczciwym nie oznacza, że ​​mówisz wszystkim o wszystkim, o czym myślisz, oznacza to po prostu upewnienie się, że jesteś bezpośredni, jasny i zwięzły, a osoby wokół ciebie mają potrzebne informacje.

Jeśli masz dobre umiejętności komunikacyjne, inni ludzie czują, że ich słuchasz i okazujesz im szacunek. Jest to niezbędne w miejscu pracy i może zapewnić budowanie relacji opartych na zaufaniu.

Komunikacja polega na tym, aby inni ludzie wiedzieli, jak się czujesz, a nie tylko na to, co chcą usłyszeć. Dobre umiejętności komunikacyjne niekoniecznie oznaczają, że zawsze się uśmiechasz i zawsze uszczęśliwiasz innych.

Różni ludzie różnie radzą sobie z sytuacjami, więc umiejętność dostosowania swoich umiejętności komunikacyjnych jest niezbędna. Możesz być w stanie być nieco bardziej gwałtowny w stosunku do kogoś, ponieważ jest on w stanie sobie z tym poradzić i tak właśnie słucha. Jednak ktoś, kto jest nieco bardziej wrażliwy, będzie potrzebował innego podejścia – nadal upewnij się, że jesteś jasny i zrozumiany, ale samo użycie innego tonu głosu może zaowocować udaną komunikacją.

Jak poprawić swoje umiejętności komunikacyjne

• Przed spotkaniem lub rozmową zrób listę kluczowych rzeczy, którymi chciałbyś się podzielić lub kluczowych rzeczy, których chciałbyś się dowiedzieć.
• Zwróć uwagę na ludzi w swoim życiu, którzy są dobrymi komunikatorami. Zobacz, jak stoją, jak mówią, jakiego słownictwa używają. Zadaj sobie pytanie, co sprawia, że ​​są tak dobrymi komunikatorami?
• Jeśli musisz wygłosić prezentację, przećwicz, jak skutecznie komunikujesz się z publicznością. Filmowanie siebie i oglądanie tego z powrotem to świetny sposób, aby zobaczyć, jak się spotykasz, i pozwala dostrzec obszary wymagające poprawy.
• Przećwicz pozytywne odpowiedzi, takie jak: „Widzę, o co ci chodzi”, „Naprawdę podoba mi się ten pomysł”, „Rozumiem, co masz na myśli”. Używając pozytywnego wzmocnienia, możesz pomóc ludziom wokół ciebie rozpoznać wartość, którą widzisz w ich pracy.
• Ćwicz też trudne startery zdań: „Niestety, nie damy rady”, „Naprawdę chciałbym, ale…” „Muszę z tobą porozmawiać o…”, „Właśnie mam złe wieści”. Jeśli przekazujesz złe wieści, nadal możesz pokazać innym, że ci zależy i że tobie też jest trudno.
• Nie czytaj w myślach – nigdy nie zakładaj, że wiesz, co ktoś ma na myśli lub co myśli. Zawsze sprawdzaj z nimi za pomocą pytań otwartych.

Pytania dotyczące komunikacji, które należy zadać

1. Jakie są moje mocne strony?
2. Jakie komplementy otrzymałem, gdy się komunikuję?
3. Co chcę poprawić?
4. Co jest mi najtrudniejsze w komunikacji?
5. Jakie nadchodzą możliwości, które zwiększą moje umiejętności komunikacyjne?

Nie spiesz się

Nie ma sensu próbować zmieniać wszystkiego z dnia na dzień. Trzeba to robić krok po kroku i nie chce się zbytnio popychać. Wyznacz sobie kilka kluczowych celów i termin, kiedy je wykonasz. Zobacz kilka przykładów poniżej:

1. Jeśli jest kolega, z którym zastrasza Cię rozmowa, nie planuj rozpoczynania z nim rozmów dwa razy dziennie. Zamiast tego możesz raz w tygodniu zaplanować znalezienie tematu, o którym mógłbyś porozmawiać osobiście.
2. Jeśli kierownik biura poszukuje wolontariuszy do prowadzenia spotkań zespołu, nie musisz mówić, że zrobisz to w przyszłym tygodniu. Możesz jednak zaproponować, że za kilka miesięcy zorganizujesz jeden z nich i spędzić ten czas, obserwując, jak inni koledzy prowadzą spotkania zespołu. Obserwowanie innych to świetny sposób na rozwój i naukę.
3. Jeśli ktoś wyraża złość wobec Ciebie w nierozsądny sposób, może to być dobry moment na przećwiczenie Twoich umiejętności komunikacyjnych. Mów spokojnym głosem i powiedz, że rozumiesz, i zapytaj, czy mogliby mówić innym tonem, spokojnie. Gdy spróbujesz tego po raz pierwszy, może to nie zadziałać, ale ważne jest, abyś ćwiczył umiejętności komunikacyjne i umiejętności rozwiązywania konfliktów. Jako menedżer będziesz musiał radzić sobie ze zdenerwowanymi lub zirytowanymi pracownikami bardziej niż większość innych, więc zapewnienie, że twoje umiejętności są na najwyższym poziomie, jest niezbędne.

Jak wyznaczać sobie cele

Zapisz listę obszarów, w których chciałbyś poprawić, a następnie spróbuj podzielić je na cele SMART ( SMARTOŚĆ = Konkretny, Zmierzony , Osiągalny , Realistyczny, Na czas).

Upewnij się, że jesteś realistą w ustalaniu tych celów; jeśli denerwujesz się przemawianiem do małej sali konferencyjnej, jest mało prawdopodobne, że po krótkim okresie praktyki będziesz wygłaszał duże publiczne wykłady.

Gdy już określisz swoje kluczowe cele, mierz swoje postępy. Prowadź dziennik i notuj swoje postępy co tydzień. Zapisz, co zrobiłeś, jaki był wynik i jak wypada w porównaniu z ogólnym celem.

Kluczowe porady dotyczące poprawy umiejętności komunikacyjnych

• Patrz ludziom w oczy, kiedy z nimi rozmawiasz, ale zadbaj o równowagę – nie chcesz się na nich gapić.
• Staraj się nie krzyżować rąk ani nóg, ponieważ może to sprawić, że język ciała będzie wydawał się zamknięty, a Ty chcesz wyglądać na otwartego i przystępnego.
• Odpowiadaj na to, co mówią inni, kiwając głową lub wypowiadając zdania, które pokazują, że słuchasz, np. „Widzę, co masz na myśli”, „Podoba mi się”, „Tak, dokładnie”.
• Ważna jest również komunikacja za pośrednictwem technologii. Upewnij się, że e-maile są jasne i zwięzłe. Przeczytaj je ponownie i upewnij się, że sugerują to, czego chcesz. Dodatkowo istnieje wiele programów HR, takich jak to od Advanced, które zachęcają do szybkiej i wydajnej komunikacji, pozwalając ludziom inwestować czas w swój zespół, a nie w administrację.
• Słuchaj innych ludzi i poświęć czas na przemyślenie swojej odpowiedzi. Będzie docenione, że słuchasz i angażujesz się z innymi.
• Zadawaj innym różne pytania dotyczące siebie lub ich pracy. Przyznaj się, gdy nie znasz odpowiedzi na coś lub masz złe wieści.
• Daj innym uznanie za ich dobre pomysły i staraj się wykorzystywać pochwały i zachęty w codziennych interakcjach.
• Jeśli ktoś jest wobec ciebie wrogo nastawiony, zacznij od wysłuchania tego, co mówi, a następnie zapytaj go, czy mógłbyś usiąść i przeprowadzić dłuższą dyskusję. Pokazywanie, że masz czas dla innych, jest ważną umiejętnością komunikacyjną.
• Kiedy próbujesz rozwiązać konflikt, poproś wszystkich, aby określili, jaki byłby idealny wynik, wtedy możesz pracować nad rozwiązaniem. Często jasne cele naprawdę pomagają rozwiązać problemy.
• Kiedy mówisz do pokoju, nie spiesz się, oddychaj powoli i wyobraź sobie, że twój głos wypełni każdy zakątek pokoju. Rozejrzyj się po pokoju po różnych ludziach, aby wszyscy poczuli, że jesteś z nimi zaangażowany. Zawsze daj czas na pytania i bądź otwarty na pytania, które zadają.

Nie obrażaj się, jeśli inni ludzie krytykują twoje umiejętności komunikacyjne, zwłaszcza w czasie, gdy próbujesz je poprawić. Kluczową częścią dobrej komunikacji jest otwartość na krytykę – nie oznacza to, że musisz wierzyć lub robić to, co mówi druga osoba, ale ważne jest, abyś był gotów wysłuchać i rozważyć krytykę.

Jako przedsiębiorca i ktoś, kto zarządza innymi, będą chwile, w których będziesz musiał prowadzić trudne rozmowy, które mogą być zniechęcające. Zatrzymaj się, weź oddech, a następnie spróbuj mówić tak szczerze, jak to możliwe, uznając i szanując punkt widzenia innych ludzi.

Jak możesz stwierdzić, czy Twoja komunikacja się poprawiła?

Przy umiejętnościach miękkich, takich jak komunikacja, trudno jest stwierdzić poprawę. Często jednak zauważysz, że inni ludzie reagują na ciebie w różny sposób. Być może twoje codzienne interakcje są płynniejsze lub twoja pewność siebie wzrosła na spotkaniach. Jako przedsiębiorca będziesz miał wiele pomysłów i planów, którymi chciałbyś się podzielić i być może teraz czujesz, że pewniej przedstawiasz je odpowiednim osobom i prosisz o informację zwrotną.

Podsumowując, skuteczny komunikator to ktoś, kto potrafi komunikować się z wieloma różnymi osobami; Od młodych do starszych, od asystenta dyrektora naczelnego i kreatywnego po korporacyjne, twarzą w twarz, a także przez e-mail lub telefon. Dostosowują swoją komunikację w zależności od tych czynników, a także osobowości osoby, z którą rozmawiają. Będąc przedsiębiorcą będziesz rozmawiał z różnymi ludźmi, jeden z nich może nawet dać Ci wielką przerwę, więc rozwijaj i doskonal swoje umiejętności komunikacyjne .