Pourquoi les compétences en communication sont si importantes et comment les développer

La communication est une compétence vitale pour quiconque, en particulier dans la vie professionnelle quotidienne. Que vous soyez entrepreneur, en gestion ou dans un autre rôle, être capable de communiquer avec succès est la clé. Cependant, certaines personnes peuvent ne pas être dotées de capacités de communication de qualité supérieure. Si vous êtes dans cette catégorie, je vous invite à continuer car je partage l'importance d'être bon en communication et comment se développer, si besoin.

Des problèmes de communication

Vos compétences en communication font une différence dans de nombreux aspects de votre vie. Vous êtes interrogé à leur sujet lors d'entretiens d'embauche, ils affectent vos relations avec vos collègues ainsi que vos relations personnelles.

Les personnes qui sont des communicateurs experts offrent des présentations qui tuent qui changent leurs entreprises et leurs carrières. Ils négocient des accords complexes et parviennent à identifier un terrain d'entente avec un éventail de personnes différentes. Ils peuvent regarder quelqu'un dans les yeux, trouver les mots justes à dire et désamorcer une situation potentiellement difficile. Ils sont également capables d'être honnêtes et de soutenir ceux qui les entourent.

Mais tout le monde n'a pas de grandes compétences en communication. Parlons donc des moyens de développer et d'améliorer vos compétences en communication.

"Nous ne communiquons pas"

La majorité des conflits en milieu de travail peuvent être attribués à un problème de communication, petit ou grand. Souvent, les deux parties à un différend estiment qu'elles ont partagé tous les détails nécessaires de manière appropriée avec leur collègue, mais que la communication n'a pas été renvoyée.

De nombreuses personnes travailleront dans un bureau très uni composé de collègues, dont beaucoup peuvent y avoir travaillé ensemble pendant plusieurs années. Même si les collègues se connaissent généralement très bien, certains s'accuseront continuellement de "ne pas communiquer". À plusieurs reprises, les gens s'énervent les uns contre les autres, en utilisant des phrases telles que "Eh bien, personne ne m'en a parlé". Dans un environnement de travail chargé, il est facile d'oublier de partager des informations avec vos collègues et il est souvent plus facile de se concentrer uniquement sur l'exécution de votre propre travail.

Il existe une variété de façons dont les gens ne parviennent pas à communiquer. Par exemple, il se peut que vous ne répondiez pas aux e-mails pour informer vos collaborateurs des prochaines étapes ou lorsque vous avez terminé le travail, vous pouvez être quelqu'un qui ne répond qu'en cas de problème. En tant qu'entrepreneur, vous devez répondre aux e-mails et mettre à jour les personnes appropriées rapidement et efficacement.

Ne pas être efficace avec le courrier électronique peut frustrer les gens. Oui, parfois les gens sont très occupés et oublient de répondre, mais faire une note rapide pour répondre à un e-mail peut minimiser de nombreux problèmes et confrontations.

Que signifie avoir de bonnes compétences en communication ?

Un élément clé de la communication est d'être ouvert et honnête dans vos interactions avec les gens. Un bon communicateur est prêt à écouter les autres et à partager ses propres pensées et réponses. Être honnête ne signifie pas que vous dites à tout le monde tout ce que vous pensez, cela signifie simplement vous assurer que vous êtes franc, clair et concis et que ceux qui vous entourent disposent des informations dont ils ont besoin.

Si vous avez de bonnes compétences en communication, les autres sentent que vous les écoutez et que vous leur montrez du respect. Ceci est vital sur le lieu de travail et peut vous assurer de construire des relations de confiance.

La communication consiste à faire savoir aux autres ce que vous ressentez et pas seulement à leur dire ce qu'ils veulent entendre. De bonnes compétences en communication ne signifient pas nécessairement que vous êtes toujours souriant et que vous rendez toujours les autres heureux.

Différentes personnes gèrent les situations différemment, il est donc essentiel de pouvoir adapter vos compétences en communication. Vous pourrez peut-être être un peu plus brusque avec quelqu'un car il est capable de le gérer et c'est comme ça qu'il écoute. Cependant, quelqu'un qui est légèrement plus sensible aura besoin d'une approche différente - assurez-vous toujours d'être clair et compris, mais le simple fait d'utiliser un ton de voix différent peut entraîner une communication réussie.

Comment améliorer vos compétences en communication

• Avant une réunion ou une conversation, faites une liste des éléments clés que vous aimeriez partager ou des éléments clés que vous aimeriez découvrir.
• Faites attention aux personnes dans votre vie qui sont de bons communicateurs. Regardez comment ils se tiennent, comment ils parlent, quel vocabulaire ils utilisent. Demandez-vous ce qui fait d'eux de si bons communicateurs ?
• Si vous devez faire une présentation, entraînez-vous à communiquer avec succès avec le public. Vous filmer et le regarder en arrière est un excellent moyen de voir comment vous vous présentez et vous permet de repérer les domaines à améliorer.
• Entraînez-vous à utiliser des réponses positives telles que : « Je vois ce que vous voulez dire », « J'aime vraiment cette idée », « Je comprends ce que vous voulez dire ». En utilisant le renforcement positif, vous pouvez aider ceux qui vous entourent à reconnaître la valeur que vous voyez dans leur travail.
• Entraînez-vous également à lancer des phrases difficiles : « Malheureusement, nous n'allons pas pouvoir », « J'aimerais vraiment pouvoir le faire, mais… » « Je dois vous parler de… », « Je viens d'apprendre une mauvaise nouvelle ». Si vous annoncez de mauvaises nouvelles, vous pouvez toujours montrer à ceux qui vous entourent que vous tenez à vous et que c'est difficile pour vous aussi.
• Ne faites pas de lecture mentale - ne présumez jamais que vous savez ce que quelqu'un veut dire ou ce qu'il pense. Vérifiez toujours avec eux en utilisant des questions ouvertes.

Questions de communication à poser

1. Quels sont mes points forts ?
2. Quels compliments ai-je reçus lorsque je communique ?
3. Qu'est-ce que je veux améliorer ?
4. Qu'est-ce que je trouve le plus difficile dans la communication ?
5. Quelles sont les opportunités à venir qui vont étirer mes capacités de communication ?

Ne vous précipitez pas

Il ne sert à rien d'essayer de tout changer du jour au lendemain. Vous devez y aller étape par étape et vous ne voulez pas vous pousser trop loin. Fixez-vous quelques objectifs clés et une date limite pour les atteindre. Voir quelques exemples ci-dessous :

1. S'il y a un collègue avec qui vous trouvez intimidant de parler, ne prévoyez pas d'entamer des conversations avec lui deux fois par jour. Au lieu de cela, vous pourriez prévoir de trouver un sujet pour leur parler en personne une fois par semaine.
2. Si votre chef de bureau recherche des bénévoles pour animer des réunions d'équipe, vous n'avez pas besoin de dire que vous en ferez une la semaine prochaine. Cependant, vous pourriez vous proposer d'en organiser une dans quelques mois et passer ce temps à observer comment d'autres collègues organisent des réunions d'équipe. Regarder les autres est un excellent moyen de se développer et d'apprendre.
3. Si quelqu'un exprime de la colère envers vous d'une manière déraisonnable, cela pourrait être un bon moment pour pratiquer vos compétences en communication. Parlez d'une voix calme et dites-leur que vous comprenez et demandez-leur s'ils peuvent parler d'un ton différent, calmement. La première fois que vous essayez cela, cela ne fonctionnera peut-être pas, mais l'important est que vous pratiquiez vos compétences en communication et vos compétences en résolution de conflits. En tant que manager, vous devrez faire face à des employés bouleversés ou agacés plus que la plupart des autres, il est donc essentiel de vous assurer que vos compétences sont au top.

Comment définir vos objectifs

Écrivez une liste de domaines que vous aimeriez améliorer, puis essayez de les décomposer en cibles SMART ( SMART = Spécifique, M esuré , Atteignable , Réaliste , Temporel ).

Assurez-vous d'être réaliste dans la définition de ces objectifs ; si vous êtes actuellement nerveux à l'idée de parler dans une petite salle de réunion, il est peu probable que vous donniez des conférences publiques à un grand nombre après une courte période de pratique.

Une fois que vous avez identifié vos cibles clés, assurez-vous de mesurer vos progrès. Tenez un journal et notez vos progrès chaque semaine. Notez ce que vous avez fait, quel a été le résultat et comment il se compare à votre objectif global.

Conseils clés pour améliorer vos compétences en communication

• Regardez les gens dans les yeux lorsque vous leur parlez, mais assurez-vous d'avoir un équilibre – vous ne voulez pas les regarder fixement.
• Essayez de ne pas croiser les bras ou les jambes car cela peut donner l'impression que votre langage corporel est fermé, vous voulez paraître ouvert et accessible.
• Répondez à ce que les autres disent en hochant la tête ou en prononçant des phrases qui montrent que vous avez écouté, par exemple « Je vois ce que vous voulez dire », « J'aime ça », « Oui, exactement ».
• Communiquer via la technologie est également vital. Assurez-vous que les courriels sont clairs et concis. Relisez-les et assurez-vous qu'ils impliquent ce que vous voulez qu'ils disent. De plus, il existe de nombreux logiciels RH, comme celui-ci d'Advanced, qui encouragent une communication rapide et efficace en permettant aux gens d'investir du temps dans leur équipe, et non dans l'administration.
• Écoutez les autres et prenez le temps de réfléchir à votre réponse. Il sera apprécié que vous soyez à l'écoute et que vous vous engagez avec les autres.
• Posez aux autres diverses questions sur eux-mêmes ou sur leur travail. Admettez quand vous ne connaissez pas la réponse à quelque chose ou quand vous avez de mauvaises nouvelles.
• Donnez aux autres le mérite de leurs bonnes idées et essayez d'utiliser les éloges et les encouragements dans vos interactions quotidiennes.
• Si quelqu'un vous est hostile, commencez par écouter ce qu'il dit, puis demandez-lui si vous pouvez vous asseoir et avoir une discussion plus longue. Démontrer que vous avez du temps pour les autres est une compétence de communication importante.
• Lorsque vous essayez de résoudre un conflit, demandez à chacun d'identifier ce qu'il aimerait idéalement que le résultat soit, puis vous pouvez travailler à une résolution. Souvent, des objectifs clairs aident vraiment à résoudre les problèmes.
• Lorsque vous parlez dans une pièce, prenez votre temps, respirez lentement et imaginez que votre voix va remplir tous les coins de la pièce. Regardez autour de vous différentes personnes dans la salle afin que tout le monde sente que vous vous êtes engagé avec elles. Prévoyez toujours du temps pour les questions et soyez ouvert aux questions qu'ils posent.

Ne soyez pas offensé si d'autres personnes critiquent vos compétences en communication, surtout à un moment où vous essayez de les améliorer. Un élément clé d'une bonne communication est que vous êtes ouvert à la critique - cela ne signifie pas que vous devez croire ou faire ce que l'autre personne dit, mais il est important que vous soyez prêt à écouter et à prendre en compte les critiques.

En tant qu'entrepreneur et quelqu'un qui gère les autres, il y aura des moments où vous devrez avoir des conversations difficiles qui peuvent être intimidantes. Faites une pause, respirez, puis essayez de parler aussi honnêtement que possible tout en reconnaissant et en respectant les points de vue des autres.

Comment savoir si votre communication s'est améliorée ?

Avec une compétence non technique comme la communication, il peut être difficile de dire l'amélioration. Cependant, vous reconnaîtrez souvent que d'autres personnes vous répondent de différentes manières. Peut-être que vos interactions quotidiennes sont plus fluides ou que votre confiance s'est accrue lors des réunions. En tant qu'entrepreneur, vous aurez un certain nombre d'idées et de projets que vous souhaitez partager et vous sentez peut-être maintenant que vous êtes plus confiant pour les exprimer aux personnes appropriées et demander des commentaires.

Pour conclure, un bon communicateur est quelqu'un qui est capable de communiquer avec un certain nombre de personnes différentes ; des plus jeunes aux plus âgés, de l'assistant au PDG et des créatifs à l'entreprise, en face à face ainsi que par e-mail ou par téléphone. Il adapte sa communication en fonction de ces facteurs, ainsi que de la personnalité de son interlocuteur. En tant qu'entrepreneur, vous parlerez avec différentes personnes, l'une d'entre elles peut même vous donner votre chance, alors assurez-vous de développer et d' améliorer vos compétences en communication .