Por que as habilidades de comunicação são tão importantes e como desenvolvê-las

A comunicação é uma habilidade vital para qualquer pessoa, especialmente na vida profissional diária. Seja você um empreendedor, em gestão ou em outra função, ser capaz de se comunicar com sucesso é fundamental. No entanto, algumas pessoas podem não ser abençoadas com habilidades de comunicação de alta qualidade. Se você está nessa categoria, peço que continue, pois compartilho a importância de ser bom em comunicação e como se desenvolver, se necessário.

Problemas de comunicação

Suas habilidades de comunicação fazem a diferença em muitos aspectos de sua vida. Você é questionado sobre eles em entrevistas de emprego, eles afetam seus relacionamentos com colegas de trabalho, bem como relacionamentos pessoais.

Pessoas que são comunicadoras experientes fazem apresentações matadoras que mudam seus negócios e carreiras. Eles negociam acordos complexos e conseguem identificar um terreno comum para várias pessoas diferentes. Eles podem olhar alguém nos olhos, encontrar as palavras certas para dizer e neutralizar uma situação potencialmente difícil. Eles também são capazes de ser honestos e solidários com aqueles ao seu redor.

Mas nem todo mundo tem grandes habilidades de comunicação. Então, vamos falar sobre maneiras de desenvolver e melhorar suas habilidades de comunicação.

'Não estamos nos comunicando'

A maioria das disputas no local de trabalho pode ser atribuída a um problema de comunicação, pequeno ou grande. Muitas vezes, ambas as partes em uma disputa sentem que compartilharam todos os detalhes necessários adequadamente com seu colega, mas que a comunicação não foi retornada.

Muitas pessoas trabalharão em um escritório muito unido de colegas, muitos dos quais podem ter trabalhado juntos por vários anos. Embora os colegas geralmente se conheçam muito bem, alguns acusarão continuamente uns aos outros de 'não se comunicar'. Repetidamente, as pessoas ficam irritadas umas com as outras, usando frases como: 'Bem, ninguém me contou sobre isso'. Em um ambiente de trabalho agitado, é fácil esquecer de compartilhar informações com seus colegas e muitas vezes é mais fácil se concentrar apenas em realizar seu próprio trabalho.

Há uma variedade de maneiras pelas quais as pessoas não conseguem se comunicar. Por exemplo, pode ser que você não responda a e-mails para atualizar seu pessoal sobre as próximas etapas ou quando tiver concluído o trabalho, você pode ser alguém que só responde quando há um problema. Como empreendedor, você deve responder a e-mails e atualizar as pessoas apropriadas de forma rápida e eficiente.

Não ser eficiente com o e-mail pode fazer com que as pessoas se sintam frustradas. Sim, às vezes as pessoas estão muito ocupadas e esquecem de responder, mas fazer uma nota rápida para responder a um e-mail pode minimizar inúmeros problemas e confrontos.

O que significa ter boas habilidades de comunicação?

Um componente-chave da comunicação é ser aberto e honesto em suas interações com as pessoas. Um bom comunicador está disposto a ouvir os outros e compartilhar seus próprios pensamentos e respostas. Ser honesto não significa dizer a todos o que você está pensando, significa apenas certificar-se de que você é direto, claro e conciso e que aqueles ao seu redor têm as informações de que precisam.

Se você tiver boas habilidades de comunicação, as outras pessoas sentirão que você as está ouvindo e demonstrando respeito. Isso é vital no local de trabalho e pode garantir que você construa relacionamentos de confiança.

A comunicação é sobre deixar outras pessoas saberem como você se sente e não apenas dizer a elas o que elas querem ouvir. Boas habilidades de comunicação não significam necessariamente que você está sempre sorrindo e sempre fazendo as outras pessoas felizes.

Pessoas diferentes lidam com situações de maneira diferente, portanto, ser capaz de adaptar suas habilidades de comunicação é essencial. Você pode ser um pouco mais abrupto com alguém, pois eles são capazes de lidar com isso e é assim que eles ouvem. No entanto, alguém que é um pouco mais sensível precisará de uma abordagem diferente – ainda assim, certifique-se de que está sendo claro e compreendido, mas apenas usar um tom de voz diferente pode resultar em uma comunicação bem-sucedida.

Como melhorar suas habilidades de comunicação

• Antes de uma reunião ou conversa, faça uma lista das principais coisas que você gostaria de compartilhar ou das principais coisas que gostaria de descobrir.
• Olhe para as pessoas em sua vida que são bons comunicadores. Veja como eles se posicionam, como falam, que vocabulário usam. Pergunte a si mesmo, o que os torna tão bons comunicadores?
• Se você tiver que fazer uma apresentação, pratique como você se comunicará com sucesso com o público. Filmar a si mesmo e assistir de volta é uma ótima maneira de ver como você se vê e permite identificar áreas de melhoria.
• Pratique usando respostas positivas como: 'Entendo seu ponto', 'Eu realmente gosto dessa ideia', 'Eu entendo o que você quer dizer'. Ao usar o reforço positivo, você pode ajudar as pessoas ao seu redor a reconhecer o valor que você vê no trabalho deles.
• Além disso, pratique iniciadores de frases difíceis: 'Infelizmente, não vamos conseguir', 'Eu realmente gostaria de poder, mas...' 'Preciso falar com você sobre...', 'Acabo de receber más notícias'. Se você der más notícias, ainda poderá mostrar às pessoas ao seu redor que se importa e que isso também é difícil para você.
• Não leia a mente – nunca assuma que você sabe o que alguém quer dizer ou o que eles estão pensando. Sempre verifique com eles usando perguntas abertas.

Perguntas de comunicação a serem feitas

1. Quais são meus pontos fortes?
2. Que elogios recebi ao me comunicar?
3. O que eu quero melhorar?
4. O que eu acho mais difícil na comunicação?
5. Que oportunidades estão surgindo que aumentarão minhas habilidades de comunicação?

Não se apresse

Não adianta tentar mudar tudo da noite para o dia. Você tem que ir passo a passo e não quer se esforçar demais. Defina algumas metas-chave e um prazo para quando você as fará. Veja alguns exemplos abaixo:

1. Se houver um colega com quem você ache intimidador para conversar, não planeje iniciar conversas com ele duas vezes por dia. Em vez disso, você pode planejar encontrar um tópico para falar com eles pessoalmente uma vez por semana.
2. Se o gerente de seu escritório está procurando voluntários para organizar reuniões de equipe, você não precisa dizer que fará uma na próxima semana. No entanto, você pode se apresentar para hospedar um em alguns meses e passar esse tempo observando como outros colegas realizam reuniões de equipe. Observar os outros é uma ótima maneira de se desenvolver e aprender.
3. Se alguém expressar raiva de você de maneira irracional, esse pode ser um bom momento para praticar suas habilidades de comunicação. Fale com uma voz calma e diga que você entende e pergunte se eles podem falar em um tom diferente, com calma. A primeira vez que você tentar isso pode não funcionar, mas o importante é que você esteja praticando habilidades de comunicação e suas habilidades de resolução de conflitos. Como gerente, você terá que lidar com funcionários chateados ou irritados mais do que a maioria, portanto, é essencial garantir que suas habilidades sejam excelentes.

Como definir suas metas

Escreva uma lista de áreas nas quais você gostaria de melhorar e tente dividi-las em metas SMART ( SMART = Específica, Mensurada , Atingível , Realista , Oportuna ).

Certifique-se de ser realista ao estabelecer essas metas; se você está nervoso em falar em uma pequena sala de reuniões, é improvável que você faça grandes palestras públicas após um curto período de prática.

Depois de identificar seus principais alvos, certifique-se de medir seu progresso. Mantenha um diário e anote seu progresso a cada semana. Anote o que você fez, qual foi o resultado e como ele se compara ao seu objetivo geral.

Dicas importantes para melhorar suas habilidades de comunicação

• Olhe as pessoas nos olhos quando falar com elas, mas certifique-se de obter um equilíbrio – você não quer olhar para elas.
• Tente não cruzar os braços ou as pernas, pois isso pode fazer com que sua linguagem corporal pareça fechada, você quer parecer aberto e acessível.
• Responda ao que os outros dizem balançando a cabeça ou dizendo frases que mostrem que você está ouvindo, por exemplo, 'Entendo o que você quer dizer', 'Gosto disso', 'Sim, exatamente'.
• A comunicação via tecnologia também é vital. Certifique-se de que os e-mails sejam claros e concisos. Releia-os e certifique-se de que eles estão implicando o que você quer. Além disso, existem vários softwares de RH, como este da Advanced, que incentivam a comunicação rápida e eficiente, permitindo que as pessoas invistam tempo em sua equipe, não no administrador.
• Ouça outras pessoas e reserve um tempo para pensar em sua resposta. Será apreciado que você esteja ouvindo e se envolvendo com os outros.
• Faça várias perguntas aos outros sobre si mesmos ou sobre o trabalho deles. Admita quando não sabe a resposta para alguma coisa ou quando tem más notícias.
• Dê crédito a outras pessoas por suas boas ideias e tente usar elogios e encorajamento em suas interações diárias.
• Se alguém for hostil com você, comece ouvindo o que eles dizem e depois pergunte se você pode sentar e ter uma discussão mais longa. Demonstrar que você tem tempo para os outros é uma importante habilidade de comunicação.
• Quando você está tentando resolver um conflito, peça a todos que identifiquem o que eles gostariam que fosse o resultado, então você pode trabalhar para uma resolução. Muitas vezes, objetivos claros realmente ajudam a resolver problemas.
• Ao falar para uma sala, tome seu tempo, respire devagar e imagine que sua voz vai preencher todos os cantos da sala. Olhe ao redor da sala para pessoas diferentes para que todos sintam que você se envolveu com elas. Sempre dê tempo para perguntas e esteja aberto às perguntas que eles fizerem.

Não se ofenda se outras pessoas criticarem suas habilidades de comunicação, especialmente no momento em que você está tentando melhorá-las. Uma parte fundamental da boa comunicação é que você está aberto a críticas – isso não significa que você tenha que acreditar ou fazer o que a outra pessoa diz, mas é importante que você esteja disposto a ouvir e considerar as críticas.

Como empreendedor e alguém que gerencia outras pessoas, haverá momentos em que você precisará ter conversas difíceis que podem ser assustadoras. Faça uma pausa, respire e tente falar o mais honestamente possível, reconhecendo e respeitando os pontos de vista de outras pessoas.

Como você pode saber se sua comunicação melhorou?

Com uma habilidade suave como a comunicação, pode ser difícil dizer a melhoria. Muitas vezes, porém, você reconhecerá que outras pessoas estão respondendo a você de maneiras diferentes. Talvez suas interações diárias sejam mais suaves ou sua confiança tenha crescido mais nas reuniões. Como empreendedor, você terá várias ideias e planos que deseja compartilhar e talvez agora sinta que está mais confiante em transmiti-los às pessoas adequadas e pedir feedback.

Para concluir, um comunicador de sucesso é alguém capaz de se comunicar com várias pessoas diferentes; de jovens a idosos, assistentes de CEO e criativos a corporativos, pessoalmente, bem como por e-mail ou telefone. Eles adaptam sua comunicação dependendo desses fatores, bem como da personalidade da pessoa com quem estão falando. Sendo um empreendedor, você estará conversando com várias pessoas, uma delas pode até te dar sua grande chance, então não deixe de desenvolver e aprimorar suas habilidades de comunicação .