Perché le capacità comunicative sono così importanti e come svilupparle

La comunicazione è una capacità vitale per chiunque, soprattutto nella vita lavorativa quotidiana. Che tu sia un imprenditore, nel management o in un altro ruolo, essere in grado di comunicare con successo è fondamentale. Tuttavia, alcune persone potrebbero non essere benedette con capacità di comunicazione di alta qualità. Se sei in questa categoria, ti esorto a continuare poiché condivido l'importanza di essere bravo a comunicare e come svilupparsi, se necessario.

Problemi di comunicazione

Le tue capacità comunicative fanno la differenza in tanti aspetti della tua vita. Vieni interrogato su di loro nei colloqui di lavoro, influenzano le tue relazioni con i colleghi e le relazioni personali.

Le persone che sono esperti comunicatori offrono presentazioni killer che cambiano le loro attività e carriere. Negoziano accordi complessi e riescono a identificare un terreno comune con una serie di persone diverse. Possono guardare qualcuno negli occhi, trovare le parole giuste da dire e disinnescare una situazione potenzialmente difficile. Sono anche in grado di essere onesti e di supporto a coloro che li circondano.

Ma non tutti hanno grandi capacità comunicative. Quindi, parliamo di modi per sviluppare e migliorare le tue capacità comunicative.

"Non stiamo comunicando"

La maggior parte delle controversie sul posto di lavoro può essere imputata a un problema di comunicazione, piccolo o grande che sia. Spesso, entrambe le parti in una controversia sentono di aver condiviso tutti i dettagli necessari in modo appropriato con il collega ma che la comunicazione non è stata restituita.

Molte persone lavoreranno in un ufficio affiatato di colleghi, molti dei quali potrebbero aver lavorato insieme per diversi anni. Anche se i colleghi di solito si conoscono molto bene, alcuni si accusano continuamente di "non comunicare". Ripetutamente, le persone si infastidiscono l'una con l'altra, usando frasi come "Beh, nessuno me ne ha parlato". In un ambiente di lavoro frenetico, è facile dimenticare di condividere le informazioni con i colleghi e spesso è più facile concentrarsi solo sul portare a termine il proprio lavoro.

Ci sono una varietà di modi in cui le persone non riescono a comunicare. Ad esempio, potresti non rispondere alle e-mail per aggiornare i tuoi dipendenti sui passaggi successivi o quando hai completato il lavoro, potresti essere qualcuno che risponde solo quando c'è un problema. In qualità di imprenditore, dovresti rispondere alle e-mail e aggiornare le persone appropriate in modo rapido ed efficiente.

Non essere efficienti con la posta elettronica può causare frustrazione alle persone. Sì, a volte le persone sono molto impegnate e dimenticano di rispondere, ma prendere una nota rapida per rispondere a un'e-mail può ridurre al minimo numerosi problemi e confronti.

Cosa significa avere buone capacità di comunicazione?

Una componente chiave della comunicazione è essere aperti e onesti nelle interazioni con le persone. Un buon comunicatore è disposto ad ascoltare gli altri e condividere i propri pensieri e risposte. Essere onesti non significa dire a tutti tutto ciò che stai pensando, significa solo assicurarti di essere diretto, chiaro e conciso e che le persone intorno a te abbiano le informazioni di cui hanno bisogno.

Se hai buone capacità comunicative, le altre persone sentono che le stai ascoltando e che stai mostrando loro rispetto. Questo è vitale all'interno del posto di lavoro e può assicurarti di costruire relazioni di fiducia.

La comunicazione consiste nel far sapere agli altri come ti senti e non solo nel dire loro quello che vogliono sentire. Buone capacità comunicative non significano necessariamente che sorridi sempre e rendi sempre felici le altre persone.

Persone diverse gestiscono le situazioni in modo diverso, quindi essere in grado di adattare le tue capacità comunicative è essenziale. Potresti essere in grado di essere leggermente più brusco con qualcuno poiché è in grado di gestirlo ed è così che ascolta. Tuttavia, qualcuno che è leggermente più sensibile avrà bisogno di un approccio diverso: assicurati comunque di essere chiaro e compreso, ma solo l'uso di un tono di voce diverso può portare a una comunicazione di successo.

Come migliorare le tue capacità comunicative

• Prima di una riunione o di una conversazione, fai un elenco delle cose chiave che vorresti condividere o delle cose chiave che vorresti scoprire.
• Cerca le persone nella tua vita che sono buoni comunicatori. Guarda come stanno, come parlano, che vocabolario usano. Chiediti, cos'è che li rende un buon comunicatore?
• Se devi fare una presentazione, esercitati su come comunicare con successo con il pubblico. Filmare te stesso e guardarlo indietro è un ottimo modo per vedere come ti imbatti e ti consente di individuare le aree di miglioramento.
• Esercitati a utilizzare risposte positive come: "Capisco il tuo punto", "Mi piace molto quell'idea", "Capisco cosa intendi". Usando il rinforzo positivo puoi aiutare le persone intorno a te a riconoscere il valore che vedi nel loro lavoro.
• Inoltre, esercitati su frasi difficili: 'Purtroppo, non saremo in grado di farlo', 'Vorrei davvero poterlo fare ma...' 'Ho bisogno di parlarti di...', 'Ho appena ricevuto delle brutte notizie'. Se dai brutte notizie, puoi comunque mostrare a coloro che ti circondano che ci tieni e che anche per te è difficile.
• Non leggere nel pensiero: non dare mai per scontato di sapere cosa intende qualcuno o cosa sta pensando. Verificare sempre con loro utilizzando domande aperte.

Domande di comunicazione da porre

1. Quali sono i miei punti di forza?
2. Quali complimenti ho ricevuto quando comunico?
3. In cosa voglio migliorare?
4. Cosa trovo più difficile nella comunicazione?
5. Quali opportunità si presentano che amplieranno le mie capacità comunicative?

Non avere fretta

Non ha senso cercare di cambiare tutto dall'oggi al domani. Devi prenderlo passo dopo passo e non vuoi spingerti troppo oltre. Stabilisci alcuni obiettivi chiave e una scadenza per quando li realizzerai. Vedi alcuni esempi qui sotto:

1. Se c'è un collega con cui ritieni intimidatorio parlare, non pianificare di avviare conversazioni con lui due volte al giorno. Invece, potresti pianificare di trovare un argomento di cui parlare con loro di persona una volta alla settimana.
2. Se il tuo responsabile dell'ufficio è alla ricerca di volontari per ospitare le riunioni del team, non devi dire che ne farai uno la prossima settimana. Tuttavia, potresti proporti di ospitarne uno in pochi mesi e passare quel tempo a guardare come gli altri colleghi organizzano le riunioni del team. Guardare gli altri è un ottimo modo per svilupparsi e imparare.
3. Se qualcuno esprime rabbia nei tuoi confronti in modo irragionevole, questo potrebbe essere un buon momento per esercitare le tue capacità comunicative. Parla con voce calma e dì loro che capisci e chiedi loro se possono parlare con un tono diverso, con calma. La prima volta che lo provi potrebbe non funzionare, ma l'importante è che tu stia esercitando le tue capacità di comunicazione e le tue capacità di risoluzione dei conflitti. In qualità di manager, dovrai avere a che fare con dipendenti sconvolti o infastiditi più della maggior parte degli altri, quindi è essenziale assicurarsi che le tue capacità siano al top.

Come fissare i tuoi obiettivi

Scrivi un elenco di aree su cui vorresti migliorare, quindi prova a scomporle in obiettivi SMART ( SMART = S pecifico, M isurato , A realizzabile, R ealistico, Tempestivo).

Assicurati di essere realistico nel fissare questi obiettivi; se al momento sei nervoso all'idea di parlare in una piccola sala riunioni, è improbabile che tu possa tenere grandi conferenze pubbliche dopo un breve periodo di pratica.

Dopo aver identificato i tuoi obiettivi chiave, assicurati di misurare i tuoi progressi. Tieni un diario e annota i tuoi progressi ogni settimana. Scrivi cosa hai fatto, qual è stato il risultato e come si confronta con il tuo obiettivo generale.

Consigli chiave per migliorare le tue capacità di comunicazione

• Guarda le persone negli occhi quando parli con loro, ma assicurati di trovare un equilibrio: non vuoi fissarle.
• Cerca di non incrociare le braccia o le gambe perché questo può far sembrare chiuso il tuo linguaggio del corpo, vuoi apparire aperto e accessibile.
• Rispondi a ciò che dicono gli altri annuendo o dicendo frasi che dimostrano che stai ascoltando, ad esempio "Capisco cosa intendi", "Mi piace", "Sì, esattamente".
• Anche comunicare tramite la tecnologia è fondamentale. Assicurati che le email siano chiare e concise. Rileggili e assicurati che insinuino ciò che desideri. Inoltre, esistono numerosi software per le risorse umane, come questo di Advanced, che incoraggiano una comunicazione rapida ed efficiente consentendo alle persone di investire tempo nel proprio team, non nell'amministrazione.
• Ascolta le altre persone e prenditi del tempo per pensare alla tua risposta. Sarà apprezzato che ascolti e interagisci con gli altri.
• Poni agli altri varie domande su se stessi o sul loro lavoro. Ammetti quando non sai la risposta a qualcosa o quando hai cattive notizie.
• Dai credito ad altre persone per le loro buone idee e cerca di usare lodi e incoraggiamento nelle tue interazioni quotidiane.
• Se qualcuno ti è ostile, inizia ascoltando quello che dice e poi chiedigli se puoi sederti e avere una discussione più lunga. Dimostrare di avere tempo per gli altri è un'abilità di comunicazione importante.
• Quando stai cercando di risolvere un conflitto, chiedi a tutti di identificare quale sarebbe idealmente il risultato, quindi puoi lavorare per una risoluzione. Spesso obiettivi chiari aiutano davvero a risolvere i problemi.
• Quando parli in una stanza, prenditi il ​​tuo tempo, respira lentamente e immagina che la tua voce riempirà ogni angolo della stanza. Guarda nella stanza persone diverse in modo che tutti sentano che ti sei impegnato con loro. Concediti sempre il tempo per le domande e sii aperto alle domande che pongono.

Non offenderti se altre persone criticano le tue capacità comunicative, soprattutto in un momento in cui stai cercando di migliorarle. Una parte fondamentale di una buona comunicazione è che sei aperto alle critiche: questo non significa che devi credere o fare ciò che dice l'altra persona, ma è importante che tu sia disposto ad ascoltare e considerare le critiche.

Come imprenditore e come qualcuno che gestisce gli altri, ci saranno momenti in cui dovrai avere conversazioni difficili che possono essere scoraggianti. Fermati, prendi fiato e poi cerca di parlare nel modo più onesto possibile riconoscendo e rispettando i punti di vista degli altri.

Come puoi sapere se la tua comunicazione è migliorata?

Con un'abilità soft come la comunicazione, può essere difficile dire il miglioramento. Spesso, però, riconoscerai che le altre persone ti stanno rispondendo in modi diversi. Forse le tue interazioni quotidiane sono più fluide o la tua fiducia è cresciuta di più durante le riunioni. Come imprenditore, avrai una serie di idee e progetti che desideri condividere e forse ora senti di essere più sicuro di esprimerli alle persone adatte e chiedere feedback.

Per concludere, un comunicatore di successo è qualcuno che è in grado di comunicare con un numero di persone diverse; dai giovani agli anziani, assistente di CEO e creativi di aziende, faccia a faccia così come via e-mail o telefono. Adattano la loro comunicazione a seconda di questi fattori, nonché della personalità della persona con cui stanno parlando. Essendo un imprenditore, parlerai con varie persone, una di loro potrebbe anche darti la tua grande occasione, quindi assicurati di sviluppare e migliorare le tue capacità comunicative .