15 эффективных стратегий управления электронной почтой, которые вы должны использовать

Многие из нас перегружены электронной почтой.

Одно только это слово вызывает в воображении образы жирного трехзначного числа непрочитанных электронных писем, каждое из которых требует вашего внимания.

Как центр общения, особенно в нашей профессиональной жизни, электронная почта неизбежна. Даже при величайших попытках избавиться от нашего почтового ящика электронная почта доказала, что она никуда не денется.

Проблемы возникают из-за огромного количества писем, которые мы получаем. Если флажок не установлен, единственным приоритетом, присущим электронной почте, является дата ее получения. Электронная почта по задумке не была создана для того, чтобы справляться с нашим текущим объемом и многими способами, которыми мы взаимодействуем с нашим почтовым ящиком. К счастью, технологии и лучшие практики могут прийти вам на помощь.

Эффективное управление электронной почтой требует, чтобы вы активно брали свой почтовый ящик в свои руки. Это потребует добавления программного обеспечения электронной почты и нескольких общих правил наиболее эффективного способа обработки сообщений электронной почты.

15 советов, как научиться управлять электронной почтой

Электронная почта — самая мощная форма делового общения, и с этими эффективными стратегиями она может стать той, с которой вам действительно понравится работать. Чтобы получить эффективные стратегии управления электронной почтой, следуйте этим простым советам по управлению электронной почтой.

1. Удалите рекламные сообщения о продажах

Прежде чем приступить к эффективному управлению почтовым ящиком, важно расставить приоритеты и удалить нежелательные сообщения. Рекламные сообщения должны быть первыми, и перетаскивание их на вкладку «Рекламные» не так эффективно. Идея состоит в том, чтобы иметь организованный почтовый ящик, заполненный только тем контентом, который связан с вашими рабочими целями. В большинстве случаев рекламные сообщения отвлекают и отвлекают внимание от ваших приоритетов. Существует вероятность того, что некоторые электронные письма могут быть спамом или поступать с незащищенных адресов электронной почты. Защитив себя от этого, вы сможете избежать кражи личных данных и утечки данных, а также защитите свои контактные данные.

2. Откажитесь от рассылок, которые вы никогда не читали

Если вы регулярно подписываетесь на новостную рассылку, у вас есть еще одна возможность оптимизировать свой почтовый ящик. У вас может возникнуть соблазн создать метки и фильтры, которые смогут обрабатывать их за вас, но опять же, давайте сохраним эти стратегии для электронных писем, которые повышают ценность вашей личной и профессиональной жизни.

Если вы не читали последние два выпуска этого информационного бюллетеня, скорее всего, вы не получите никакой пользы, поэтому подумайте о том, чтобы отказаться от подписки. Если вы не можете отказаться от подписки, большинство информационных бюллетеней позволяют минимизировать частоту их отправки.

3. Запросить удаление из групповых сообщений, которые не относятся к вам

Подобно информационным бюллетеням, вы могли присоединиться к различным группам, которые обращались к вам в то время. Еще раз взгляните на ценность, которую они предоставляют, и на то, соответствуют ли они вашим текущим целям и интересам.

Групповые сообщения могут включать электронные письма от личных контактов со случайными темами или просто удаление себя из этих ужасно длинных тем «ответить всем». Здесь не помешает немного дипломатии, поскольку вы не можете просто «отписаться» или «заблокировать» своих друзей и коллег. Gmail предлагает кнопку «отключить звук», но для всех остальных вам придется сообщить о своих намерениях.

Короткое сообщение, информирующее их о том, что вы больше не имеете отношения к разговору, позволит вам сделать плавный выход и стать на один шаг ближе к эффективно управляемой стратегии электронной почты.

4. Создавайте ярлыки для похожих типов электронных писем

Теперь, когда вы удалили ненужное, пришло время упорядочить электронные письма, которые вам действительно нужны, и ярлыки — отличный способ сделать это.

Ярлыки можно использовать для создания пользовательской системы папок в папке «Входящие». Назовите их по категории, клиенту, проекту или чему угодно. Такая детальная организация вашего почтового ящика создает систему, в которой ваши разговоры занимают свое место, что упрощает их поиск и обработку.

5. Не бойтесь создавать много папок для электронной почты

Количество папок электронной почты, которые вы можете создать в своем почтовом ящике, не ограничено. Нередко имеется 30 и более ярлыков и папок для организации ваших разговоров на детальном уровне.

Общие почтовые ящики и общие метки позволяют расширить концепцию папок и управлять электронными письмами в папке «Входящие» в команде. В G2 есть категория лучших общих почтовых ящиков, созданных для команд, где вы найдете список лучших источников для вашей команды.

Назначение электронной почты — это один из компонентов общих почтовых ящиков, которые позволяют четко делегировать электронные письма.

Прежде чем добавлять дополнительные инструменты, вы должны выбрать тот, который работает с вашим текущим почтовым клиентом. Необходимость прыгать в папку «Входящие» и выходить из нее контрпродуктивна, прежде всего, для того, чтобы оставаться сосредоточенным и организовывать папку «Входящие».

6. Автоматическая установка фильтров для определенных отправителей

Почему бы не облегчить себе жизнь с помощью некоторых инструментов автоматизации электронной почты? Автоматические ответы по электронной почте могут обеспечить четкий обмен сообщениями, не отнимая у вас слишком много времени. Создание фильтров электронной почты — это еще один способ сортировки, маркировки или пометки входящих сообщений электронной почты в соответствии с заданными вами критериями.

Фильтры гарантируют, что вы никогда не пропустите свои счета или важные электронные письма от определенного получателя. Их можно использовать для автоматической группировки электронных писем по проекту или имени клиента на основе определенных ключевых слов, вложений и строк темы. Вы можете рассматривать фильтры как своего личного помощника, который выполняет некоторую предварительную организацию за вас, позволяя вам сосредоточиться на более насущных задачах.

7. Создайте отдельные псевдонимы отправителя под одним и тем же адресом электронной почты.

Еще один простой способ фильтровать входящие электронные письма — создавать псевдонимы. Псевдонимы электронной почты — это альтернативный адрес электронной почты, который по-прежнему будет вести на ваш исходный адрес электронной почты. По сути, вы получите новый адрес электронной почты без создания и управления новой учетной записью.

Например, вы можете подписаться на информационные бюллетени, используя псевдоним электронной почты вместо основного адреса электронной почты. Затем вы можете создать фильтры для автоматической маркировки или пометки всех электронных писем, приходящих на псевдоним адреса электронной почты.

Псевдонимы электронной почты Gmail также дают вам возможность отправлять электронные письма от другого имени. Например, вы можете отправлять электронные письма, связанные с работой, с одного адреса электронной почты и личные электронные письма с псевдонима, или наоборот.

Хотя, если вам необходимо создать новую учетную запись, например, для управления вашими продажами или запросами в службу поддержки, программное обеспечение службы поддержки позволит вам легко интегрировать службу поддержки в ваш личный почтовый ящик. Таким образом, электронные письма о продажах и поддержке можно обрабатывать в стиле тикетов и назначать конкретным агентам непосредственно из вашего личного почтового ящика.

8. Исключите внутреннюю переадресацию электронной почты

Понимая, что ваши коллеги получают достаточно внешних электронных писем, рекомендуется избегать использования электронной почты для внутреннего общения, включая длинные цепочки CC, BCC.

Современное управление электронной почтой избавило от необходимости пересылать электронные письма вашей внутренней команде. Лучшее программное обеспечение для управления электронной почтой позволит вам общаться со своими товарищами по команде с помощью заметок по электронной почте через программное обеспечение для обмена сообщениями в приложении. Это двойное преимущество означает, что вам не нужно использовать внешнюю платформу для обмена сообщениями, а также вы избегаете загромождения почтового ящика каждого. Ваша команда будет вам за это благодарна!

9. Читайте и отвечайте на электронные письма в установленное время каждый день

Постоянное отслеживание почтового ящика может превратиться в неэффективную привычку в тайм-менеджменте.

Планирование стратегического времени для управления вашей электронной почтой приводит к эффективному управлению электронной почтой, и лучше всего делать это в одно и то же время каждый день. Это позволяет вам создавать временные промежутки в течение дня и освобождает вас, чтобы сосредоточиться на других задачах без постоянного тягостного ощущения, что вы должны проверять свою электронную почту.

После того, как вы разобрались со своим почтовым ящиком в течение дня, вы должны отложить прыжки в него и из него, если только не придет что-то чрезвычайно срочное. Даже в этом случае вы можете настроить системы для пометки тех писем, на которые вы не можете ответить сразу.

10. Отметьте важные сообщения, на которые вы не можете ответить сразу

Программное обеспечение для управления электронной почтой включает в себя возможность откладывать электронные письма или возвращать их в верхнюю часть папки «Входящие» позже. Хорошая система пометок, поддерживаемая фильтрами, гарантирует, что ничего не будет пропущено, и позволит вам эффективно отвечать вашим получателям.

Даже на важные электронные письма не всегда можно ответить немедленно, но, как говорится, существуют лучшие практики, когда речь идет об ожидаемом времени ответа.

11. Отвечайте на деловые электронные письма в течение 24–48 часов.

Как правило, на электронные письма, связанные с бизнесом, следует отвечать в тот же рабочий день. Исследования показали, что ответ на электронное письмо более 48 часов приводит к потере потенциальных клиентов и их неудовлетворенности.

Компания Fast провела опрос о времени ответа на электронную почту и обнаружила, что более 70% людей ожидают ответа в течение четырех часов.

Опять же, здесь может помочь программное обеспечение для управления электронной почтой. По крайней мере, вы можете настроить автоответчики, чтобы ваш получатель знал, что он привлек ваше внимание, с более подробным ответом, который обязательно должен быть в течение 3-5 рабочих дней.

12. Последующая обработка важных писем в течение 3-5 рабочих дней.

Мы все сталкиваемся с множеством различных задач, а также с большим объемом ежедневных электронных писем, но важно расставлять приоритеты в письмах, которые не могут остаться без ответа. Если вы ждете ответа от рекрутера, подтверждения от внешних заинтересованных сторон или решения клиента, 3-5 рабочих дней должны быть вашим базовым сроком для отправки дополнительного электронного письма.

Могут быть ситуации, когда может потребоваться несколько последующих действий. Не забудьте добавить день или два между каждым последующим письмом, чтобы не создать впечатление, что вы в отчаянии.

В ситуациях, когда вы не можете ответить быстро, автоответчика достаточно, чтобы показать вашу заинтересованность. В этом случае, если вы являетесь пользователем Gmail, вам могут помочь средства связи G-Suite.

Делегирование является ключом к успешному управлению электронной почтой. Имея под рукой нужные инструменты или, точнее, в своем почтовом ящике, вы можете просто отправить быструю внутреннюю заметку по электронной почте своему коллеге, который автоматически отправит им электронное письмо. Вы даже можете пойти дальше и создать автоматические правила для автоматического обмена определенными электронными письмами с конкретным коллегой. Внутренние заметки электронной почты также могут быть добавлены автоматически, чтобы обеспечить большую ясность и контекст для вашего сообщения.

13. Загрузите соответствующие приложения, чтобы отвечать на электронные письма на ходу

У большинства популярных клиентов службы электронной почты есть соответствующее мобильное приложение, которое поможет вам управлять электронной почтой, когда вы не находитесь перед своим ноутбуком. Благодаря легкому доступу к электронной почте у вас на ладони вы можете быстро просматривать входящие электронные письма в режиме реального времени и соответствующим образом планировать свой день.

14. Ставьте подписи в письмах, чтобы вам не приходилось каждый раз писать свое имя.

Заранее потратив некоторое время на структурирование своей стратегии электронной почты, вы сможете сэкономить время и повысить свою эффективность. Удивительно, но электронные подписи используются не так часто, как следовало бы. Избавившись от необходимости вводить свое имя, должность и информацию о компании, вы можете сосредоточиться на составлении и отправке эффективных электронных писем намного быстрее.

Ваш процесс подписи может быть дополнительно упрощен с помощью программного обеспечения для подписи электронной почты. Программное обеспечение для подписи электронной почты не только сэкономит ваше время, но и поможет вам и вашей команде быть краткими. Это простой, но эффективный способ улучшить свой бренд и маркетинговые усилия. С помощью подписей электронной почты вы можете продвигать свой бизнес, перенаправлять получателей на предпочитаемые страницы сайта или учетные записи в социальных сетях, объявлять о предстоящих событиях и многое другое.

Если вы используете псевдонимы, вы даже можете иметь разные подписи для каждого адреса электронной почты. Это поможет вам улучшить вашу коммуникационную стратегию и целенаправленно привлечь получателей электронной почты.

15. Создавайте и делитесь шаблонами электронной почты

Шаблоны электронной почты — это еще один способ сэкономить время и убедиться, что у вас есть постоянный тон голоса для брендинга компании.

Большинство почтовых сервисов предлагают собственные способы сохранения писем в виде шаблонов. Тем не менее, существует список более мощного программного обеспечения для создания шаблонов электронной почты, которое при интеграции непосредственно в ваш почтовый ящик может упростить многие из ваших повторяющихся процессов и дополнить ваш почтовый ящик шаблонами для совместного использования. Возможность добавлять пользовательские переменные гарантирует, что ваши получатели получат индивидуальный ответ, который создаст впечатление, что он был создан специально для них.

Вывод

Эффективное управление вашим почтовым ящиком может иметь большое значение для повышения вашей эффективности в целом. С помощью советов по управлению электронной почтой и программного обеспечения, которые обсуждались в этой статье, вы уже на пути к тому, чтобы приручить и подружиться со своим почтовым ящиком.

Чтобы получить дополнительные советы по управлению электронной почтой внутри и вне ее, посетите центр электронной почты G2, чтобы получить еще больше рекомендаций!