Как улучшить ежедневные операции с помощью оптимизации процессов

Осознаете вы это или нет, но вы и ваша команда постоянно вовлечены в процесс .

Та чашка кофе, которую вы приготовили сегодня утром, прежде чем погрузиться в свои повседневные дела? Процесс.

Онбординг вашего последнего клиента? Процесс.

Бюджетное планирование на этот квартал? Ты угадал; это тоже процесс.

Это набор командных процессов, которые определяют, что они делают, почему они это делают и как , проще говоря, процессы являются основой любой команды.

Но оптимизированы ли ваши повседневные процессы? Регулярно ли они пересматриваются осмысленным образом и измеряется ли успех? По данным The State of Business Process Management 2018, 93 % респондентов заявили, что участвовали в совершенствовании нескольких процессов.

Вы позволяете конкурентам захватить лидерство, не сосредотачиваясь и не оптимизируя свои процессы.

Вот почему мы поможем вам разобраться с оптимизацией процессов, даже если вы никогда раньше не встречались с этим термином. Мы определим, что такое оптимизация процессов, почему она так полезна и как упростить процесс оптимизации самостоятельно.

Что такое оптимизация процесса?

Прежде чем перейти к определению оптимизации процесса, важно полностью понять, как определяется слово «процесс».

Оксфордский словарь английского языка (OED) определяет процесс как «ряд действий или шагов, предпринятых для достижения определенной цели». Возвращаясь к более раннему примеру с приготовлением кофе, этот процесс начался с того, что вы либо брали кружку из шкафа, либо готовили кипяток, чтобы в конце вы могли насладиться чашкой кофе и начать выходной день. правая нога. Это был набор задач, которые вам нужно было выполнить, чтобы получить то, что вы хотели (или, в зависимости от вашего пристрастия к кофеину, необходимое).

Имея четкое представление о том, что такое процесс, давайте вернемся к его оптимизации.

Проще говоря, оптимизация процессов — это акт улучшения бизнес-процессов. Существует бесчисленное множество способов изменить любой данный процесс так, чтобы он стал объективно лучше: от удаления определенных задач до добавления новых, от переписывания определенного шага в процессе до изменения порядка задач в процессе для улучшения общего потока. В любом случае оптимизация процессов направлена ​​на то, чтобы сделать процессы более эффективными, эффективными и менее сложными, трудоемкими и расточительными.

Важно знать, что оптимизация процессов — это не какая-то новомодная чепуха; его корни находятся в Six Sigma. «Шесть сигм» — это испытанный набор инструментов и методов улучшения процессов, который не только сэкономил компаниям непостижимую сумму денег за последние несколько десятилетий.

На самом деле, только The Keefe Group сообщила об экономии более 2,5 миллионов долларов, но значительно укрепила повседневную деятельность как стартапов, малых и средних предприятий, так и организаций корпоративного уровня. Иными словами, преимущества оптимизации процессов весьма значительны.

5 преимуществ оптимизации процессов

До тех пор, пока вы привержены правильной и регулярной оптимизации бизнес-процессов вашей команды, вы откроете для своей команды целый ряд преимуществ, меняющих бизнес.

Повышенная производительность

Сотрудники не только быстрее завершат свои процессы, но и принесут более весомые результаты. В качестве примера предположим, что член отдела продаж проводит адаптацию нового сотрудника и следует недавно оптимизированному процессу адаптации. Убрав первоначальные шаги, которые привели к узким местам, новый сотрудник может быть обучен быстрее, а это означает, что он сможет сразу приступить к хорошей работе, от которой вы сможете пожинать финансовые выгоды!

Уменьшенная ошибка

Если процесс не подвергался критическому анализу, в нем могут быть этапы, которые активно заставляют человека, следующего за ним, выполнять задачу, которую он не должен выполнять, или выполнять ее так, как он больше не должен. Но благодаря постоянному пересмотру, оптимизации и обновлению бизнес-процессов несоответствия и неточности, приводящие к ошибкам, полностью устраняются.

Больше маневренности

В современном мире бизнеса медленные действия не помогут. Вместо этого ловкость является ключевым моментом; нужно постоянно меняться и приспосабливаться. Исследования показывают, что agile-команды имеют 70-процентный шанс оказаться в верхнем квартиле, когда речь идет об организационном здоровье (здоровье организации, если вы еще не знаете, является показателем долгосрочной высокой эффективности). К счастью, сама природа регулярной оптимизации процессов означает, что вы позволяете своим процессам и вашей команде в целом быть более гибкими.

Создание и развитие культуры процессов

Иметь культуру процессов означает серьезно относиться к своим бизнес-процессам, обеспечивая их документирование, широкое использование и оптимизацию с течением времени. Оптимизация ваших бизнес-процессов, несомненно, является важной частью создания, а затем развития культуры процессов в вашей команде.

Улучшение результатов

Давайте перейдем к сути: улучшения, внесенные в процессы в рамках их оптимизации, оказывают прямое положительное влияние на итоговую прибыль вашего бизнеса. Если мое предыдущее упоминание об экономии Keefe Group не прояснило это, возможно, знание того, что Motorola сэкономила более 16 миллиардов долларов благодаря оптимизации и улучшению процессов, поможет.

Хотя эти преимущества, безусловно, заинтересуют руководителей групп в оптимизации процессов, реальной движущей силой оптимизации процессов должно быть то, что отсутствие заботы о бизнес-процессах наносит ущерб. От использования слабых, неуклюжих процессов каждый божий день до того, что все сотрудники неосознанно тратят критически важное время и усилия, ничего не делая с вашими устаревшими, неоптимизированными процессами, может разрушить весь бизнес.

Таким образом, оптимизация процессов заключается в улучшении бизнес-процессов. Но речь идет и о снижении вреда.

Как самостоятельно пройти оптимизацию бизнес-процессов

Прежде чем мы углубимся в суть оптимизации процесса, зададим вопрос: вас беспокоит, сколько времени займет оптимизация процесса?

Если да, то не будь.

Оптимизация бизнес-процессов не должна занимать много времени, занимая часы и часы из вашего и без того плотного графика. Все, что вам нужно сделать, это погрузиться в оптимизацию процессов каждый квартал, чтобы революционизировать ваши процессы! Кроме того, практика делает совершенным; вы будете делать это быстрее каждый раз.

Теперь, если вы прошли обучение «черный пояс шести сигм» и хотите использовать множество инструментов «шесть сигм», таких как анализ процессов, FMEA и картирование потока создания ценности, тогда оптимизация процесса займет значительно больше времени. Чтобы получить лучшее из обоих миров — оптимизировать процессы в соответствии с принципами «Шесть сигм» и максимально эффективно использовать время — вам нужно следовать методологии DMAIC.

DMAIC — это аббревиатура, обозначающая определение, измерение, анализ, улучшение и контроль. И это метод DMAIC, о котором я собираюсь рассказать вам в следующих 6 шагах, чтобы вы могли оптимизировать свои процессы. Правильно.

1. Убедитесь, что процессы задокументированы

Для работы DMAIC — и для работы любого метода оптимизации процесса, стратегии или процесса — вам необходимо сначала задокументировать свои процессы.

Бизнес-процессы можно документировать с помощью широко известных программ, таких как Google Docs или даже Microsoft Excel, но, учитывая изобилие программного обеспечения, такого как программное обеспечение BPM, которое упрощает документирование, использование, оптимизацию и управление вашими процессами, выбор специально созданный инструмент стоит вашего времени.

Но самое главное здесь — это детализировать и задокументировать ваши процессы. В конце концов, вы не сможете оптимизировать свои процессы, если не сможете физически увидеть, как они работают, что в них задействовано и какова текущая итерация каждого процесса.

Документирование ваших процессов не только является неотъемлемой частью DMAIC и улучшения процессов, но и дает массу дополнительных повседневных плюсов, которые вытекают из этого.

Например, вспомните ранее, когда я обсуждал, как оптимизированные процессы могут сделать адаптацию, в частности, быстрее и лучше. Когда новый сотрудник начнет выполнять те же рабочие процессы и задачи, что и его коллеги, он со всем справится, если есть документированные процессы, которым нужно следовать, а инструкции для того, что делать, просто не были переданы по наследству. изо рта.

Точно так же предположим, что другой сотрудник не может вспомнить определенный шаг процесса. Вместо того, чтобы спрашивать своего менеджера, что делать (и тем самым отвлекать менеджера от того, над чем он работает), неуверенный сотрудник может вернуться к задокументированному процессу. Это освежит их память, уменьшит беспокойство, которое у них могло быть, и побудит их сделать то, что нужно!

Излишне говорить, что документированные процессы не просто полезны — они необходимы. Вот почему 96% компаний в той или иной форме задокументировали свои бизнес-процессы.

2. Определите, какой процесс следует оптимизировать

Как только бизнес-процессы будут достаточно задокументированы, самое время запустить сам DMAIC и определить, какой процесс вы собираетесь оптимизировать в первую очередь.

Поначалу это может показаться немного ошеломляющим, особенно если учесть, что потенциально нужно оптимизировать десятки, сотни или даже тысячи процессов. Вот почему лучше составить список ключевых процессов для оптимизации, а затем продвигаться по списку вниз.

Чтобы разобраться в этом списке, спросите себя:

• Какие процессы используются чаще всего? В частности, сколько дней в неделю? Сколько раз в день? Сколько членов команды?
• Какие процессы имеют наибольшую производительность? То есть, какие процессы имеют конечные цели, которые наиболее важны для того, чтобы бизнес не просто оставался на плаву, но и процветал?
• Какие процессы имеют самый высокий ROI? От каких процессов вы получаете наибольшую финансовую выгоду после их завершения?
• Что может способствовать росту рентабельности инвестиций, если его улучшить? Какие процессы, если их оптимизировать, могут стать одними из самых важных и полезных для вас, когда речь идет о повышении рентабельности инвестиций?

Имейте в виду, что, чтобы избежать перегрузки и перегрузки мозга, вам нужно оптимизировать свои процессы один за другим. В противном случае управление несколькими процессами может оказаться затруднительным и может привести к ошибкам и дальнейшему повреждению ваших бизнес-процессов.

После того, как вы создали свой список, процесс в самом верху — будь то процесс адаптации клиентов или создание плана управления проектом — это тот, который вы будете оптимизировать в первую очередь, поэтому определите его: запишите название процесса. , его цель, как оно начинается и чем заканчивается, с кем оно связано и что оно включает. Обеспечьте себя и других, с которыми вы работаете, основной, но важной информацией о процессе.

3. Измерьте эффективность процесса

Данные лежат в основе DMAIC, поэтому будет правильно, если вы измерите, как продвигается процесс, на ранней стадии. Таким образом, он обеспечивает ориентир того, как работает процесс, прежде чем какие-либо изменения будут реализованы. К счастью, измерить процесс не так сложно, как кажется.

Во-первых, вам нужно собрать количественные данные. Это легко сделать, сравнив процесс с его KPI (у вас уже должно быть 2-3 KPI для каждой цели). Однако если у вас нет никаких ключевых показателей эффективности для этого, подумайте об ожидаемых результатах рассматриваемого процесса: достигает ли процесс этих результатов, как предполагалось? Делается ли это в подходящие сроки? Это вообще не соответствует ожидаемым результатам? По сути, это тот момент, когда вы захотите критически рассмотреть процесс, подкрепленный количественными данными.

Затем пришло время для качественных данных. Сбор качественных данных также является гораздо менее сложной задачей, чем кажется. Например, один из простых способов получить необходимые данные — спросить пользователей и/или владельца процесса о том, как, по их мнению, он работает. Они могут быть в состоянии сразу сказать вам, каково это часто использовать процесс, каковы любые проблемы, и является ли он успешным как процесс.

После измерения производительности процесса сохраните все полученные факты и цифры в надежном месте (читай: не записывайте их на бумаге, которая неизбежно разойдется и никогда больше не будет замечена — используйте правильное решение для документирования информации).

4. Проанализируйте, как это можно оптимизировать

В последней части — шаге измерения — вы нашли хорошие данные о том, как работает процесс, не проводя никаких тестов из первых рук. Но теперь это изменится с этим этапом анализа, так как именно здесь вы и все, с кем вы работаете, пройдете через этот процесс.

Просматривая процесс с аналитическим и критическим взглядом, вы, естественно, заметите, где процесс не так хорош, как должен быть. Но поскольку вы новичок, когда дело доходит до оптимизации процессов и DMAIC, вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать и анализировать, чтобы помочь вам:

• Сколько времени требуется для завершения процесса? Это в подходящие сроки? Это медленнее или быстрее, чем ожидалось?
• Где возникают узкие места? Если в процессе участвуют несколько человек, есть ли момент, когда один сотрудник не может продолжать выполнять свои задачи, потому что кто-то другой слишком долго выполняет свои?
• Какие-то шаги сбивают с толку? Есть ли какие-либо шаги, запутанные или написанные сбивающим с толку образом, заставляющие пользователя процесса плохо выполнять задачи или просто пропускать их?
• Есть ли расточительные шаги? Часто называемые «муда» — по-японски «расходы» — в кругах «Шесть сигм» расточительные шаги — это те, которые приводят к любой из семи форм муда (потеря перепроизводства, трата рабочего времени, трата транспорта, трата времени). переработка, растрата подручных средств, растрата движения и растрата производства бракованной продукции). Присутствуют ли в вашем процессе эти расточительные шаги и задачи?
• Можно ли автоматизировать часть процесса? Автоматизация — это блестящий, перспективный способ оптимизации процесса в лучшую сторону. McKinsey даже обнаружила, что 45% операций можно легко автоматизировать с помощью современных технологий. Все, что вам нужно для начала, — это интегрировать один инструмент — скажем, программное обеспечение CRM — в другой с помощью веб-перехватчиков, API или даже стороннего инструмента, который интегрирует для вас отдельные приложения.

5. Улучшить процесс

Предпоследний этап DMAIC — улучшение — заключается в воздействии на данные, информацию и знания, которые вы собрали на предыдущих этапах, и внесении полезных изменений в процесс.

У меня есть один фундаментальный совет: протестируйте изменения, прежде чем внедрять их в действие. Протестировав их заранее, вы подтвердите, действительно ли изменения, которые, по вашему мнению, вы должны внести, принесут пользу рассматриваемому процессу.

Поскольку вы задокументировали оптимизируемый процесс, протестировать изменения несложно. Просто сделайте копию задокументированного процесса, при необходимости настройте его, а затем попросите обычных пользователей процесса следовать процессу с изменениями.

Как только они это сделают, соберите их отзывы, чтобы увидеть, оказали ли корректировки положительное влияние или нет. С изменениями, которые были сочтены успешными, вам захочется развертывать, развертывать, развертывать!

6. Контролируйте производительность процесса в будущем

Контроль является последней частью DMAIC. Думайте об этом как о моменте, когда вы завяжете любые незавершенные узлы, сообщите другим об изменениях процесса и убедитесь, что ваш теперь уже оптимизированный процесс правильно измеряется в будущем.

Что касается завязывания разрозненных узлов, нужно ли вам получать чье-либо одобрение, прежде чем запускать оптимизированный процесс и заставлять всех следовать ему? Если это так, отправьте документированный процесс им. Хотя это может занять немного больше времени, если они вернутся с дополнительными предложениями или идеями, это дополнительный шаг управления качеством, который, несомненно, полезен.

Затем вы захотите сообщить пользователям процесса, что произошло, почему процесс был изменен, и ответить на любые вопросы об обновленном процессе. Если вы не информируете пользователей процесса о сделанных вами обновлениях, они не только будут удивлены, но и могут решить, из чистой путаницы, не следовать обновленным шагам должным образом. Это сведет на нет все время и усилия, которые вы вложили в оптимизацию процесса.

Чтобы убедиться, что процесс измеряется и работает хорошо в будущем, простым способом является повторная оптимизация процесса в следующем квартале. Тогда вы сможете улучшить процесс (если, конечно, можно будет сделать какие-либо улучшения). Будут случаи, когда дальнейшие улучшения невозможны, о чем вам сообщат этапы измерения и анализа. В любом случае, для истинной оптимизации и контроля процессов необходимо регулярно проверять и оптимизировать процессы.

Теперь дайте себе пять — вы выполнили шаги DMAIC для оптимизации процесса!

Движение вперед как процессно-ориентированная компания

Прочитав и следуя инструкциям, приведенным в этом посте, вы настроите себя на успех, став компанией, ориентированной на процесс.

В частности, вы обнаружили, насколько важными являются надежные процессы для ваших повседневных операций, не говоря уже о вашей прибыли, и вы задокументировали свои неотъемлемые бизнес-процессы. Самое примечательное, однако, то, что вы начали прокладывать себе путь через процессы, оптимизируя и улучшая их шаг за шагом!

Благодаря этой новообретенной культуре процессов мы стремимся выполнять работу как можно лучше, улучшать сотрудничество в команде и повышать производительность. Кроме того, если вы когда-нибудь решите — или от вас потребуется — начать использовать системы управления качеством, такие как ISO 9001, это будет безболезненно.

Вывод

Процессы — это костяк вашей команды, и именно процессы, которым они подвергаются каждый день, определяют общий успех. Не улучшая и не оптимизируя часто используемые важные процессы, вы отказываетесь от возможности работать лучше, быстрее и интеллектуальнее. На самом деле устаревшие и неэффективные процессы тратят впустую почти треть рабочего времени сотрудников каждый рабочий день.

Следуя описанному выше методу DMAIC для улучшения процессов, вы можете контролировать свои процессы и держать их под контролем. Всегда. И чтобы оптимизация процессов — в дополнение к документированию, использованию и управлению вашими процессами — оставалась простой, вам нужно использовать специальный инструмент BPM.

Чтобы узнать, какое программное обеспечение BPM лучше всего соответствует вашим потребностям, перейдите на красивую страницу G2, посвященную лучшему программному обеспечению для управления бизнес-процессами .