プロセスの最適化で日常業務を改善する方法

公開: 2020-09-11

気づいているかどうかにかかわらず、あなたとあなたのチームは常にプロセスに取り組んでいます。

今朝、毎日の仕事に取り掛かる前に作った一杯のジョークは? プロセス。

最新のクライアントのオンボーディング? プロセス。

今四半期の予算計画は? 当たってるよ; それもプロセスです。

を行うか、なぜ行うか、どのように行うかを決定するのは、チームの一連のプロセスです。簡単に言えば、プロセスはあらゆるチームのバックボーンです。

しかし、日々のプロセスは最適化されていますか? それらは有意義な方法で定期的にレビューされており、成功は測定されていますか? The State of Business Process Management 2018 によると、回答者の 93% が複数のプロセス改善に取り組んでいると述べています。

プロセスに集中せ、プロセスを最適化することで、競合他社にリードを奪わせています。

そのため、これまでにこの用語に出くわしたことがなくても、プロセスの最適化を理解できるようにお手伝いします。 プロセスの最適化とは何か、なぜそれが有益なのか、プロセスの最適化を自分で簡単に行う方法を定義します。

プロセス最適化とは?

プロセス最適化の定義に入る前に、「プロセス」という言葉がどのように定義されているかを完全に理解することが最も重要です。

Oxford English Dictionary (OED) は、プロセスを「特定の目的を達成するためにとられる一連の行動または手順」と定義しています。 先ほどのコーヒーの例に戻ると、そのプロセスは食器棚からマグカップを取り出すか、沸騰したお湯を用意することから始まり、それが終わるまでにコーヒーを楽しんで一日を始めることができます。右足。 それは、あなたが望むものを得るために実行する必要のある一連のタスクでした (または、カフェインの衝動に応じて、必要です)。

プロセスとは何かをしっかりと把握したら、プロセスの最適化に戻りましょう。

簡単に言えば、プロセスの最適化は、ビジネス プロセスを改善する行為です。 特定のタスクを削除して新しいタスクを追加したり、プロセスの特定のステップを書き直したり、プロセスのタスクの順序を並べ替えたりして、全体的なフローを改善するなど、特定のプロセスを客観的に改善する方法は無数にあります。 いずれにせよ、プロセスの最適化は、プロセスをより効率的かつ効果的にし、複雑さを軽減し、時間と無駄を省くことを目的としています。

知っておくべき重要なことは、プロセスの最適化は新しいナンセンスではないということです。 そのルーツはシックスシグマにあります。 シックス シグマは、試行錯誤を重ねた一連のプロセス改善ツールとテクニックであり、過去数十年にわたって計り知れないほどの金額を企業に節約してきただけではありません。

実際、Keefe Group だけで 250 万ドル以上の節約が報告されましたが、スタートアップ、SMB、およびエンタープライズ レベルの組織の日常業務が劇的に強化されました。 つまり、プロセス最適化のメリットは非常に顕著です。

プロセス最適化の 5 つのメリット

チームのビジネス プロセスを適切かつ定期的に最適化するというコミットメントがある限り、チームはビジネスを変革する多くの利点を受け入れることができます。

生産性の向上

従業員はプロセスをより速く完了するだけでなく、アウトプットもより強力な結果をもたらします。 例として、営業チームのメンバーが新入社員を採用し、最近最適化された新人研修プロセスに従っているとします。 ボトルネックの原因となった元の手順を取り除くことで、新入社員はより迅速にトレーニングを受けることができます。つまり、彼らはすぐに良い仕事をすることができ、その結果、財務上の利益を得ることができます!

エラーの削減

プロセスが批判的に検討されていない場合は、そのプロセスに、従うべきではないタスクを積極的に実行させたり、実行してはならない方法で実行させたりしているステップがある可能性があります。 しかし、ビジネス プロセスを継続的に見直し、最適化し、更新することで、エラーの原因となる矛盾や不正確さが完全に取り除かれます。

敏捷性の向上

現代のビジネスの世界では、ゆっくりと行動するだけではうまくいきません。 代わりに、敏捷性が重要です。 常に変化し、適応する必要があります。 調査によると、組織の健全性に関しては、アジャイル チームが上位 4 分の 1 に入る可能性が 70% あることが示されています (組織の健全性は、長期的なハイパフォーマンスの指標です)。 幸いなことに、プロセスの最適化を定期的に行うということは、プロセスとチーム全体がより機敏になることを意味します。

プロセスの文化を確立し、促進する

プロセスの文化を持つということは、ビジネス プロセスを真剣に受け止め、それらが文書化され、広く使用され、時間の経過とともに最適化されるようにすることです。 ビジネス プロセスを最適化することは、チーム内でプロセスの文化を最初に確立し、次に促進する上で、紛れもなく重要な部分です。

収益の改善

要点を絞りましょう: プロセス最適化の一環としてプロセスに加えられた改善は、ビジネスの収益に直接的なプラスの影響を与えます。 The Keefe Group の節減についての私の先の言及がそれを明確にしなかったとしても、Motorola がプロセスの最適化と改善の意志のおかげで 160 億ドル以上のコストを節減したことをおそらく知っているでしょう。

これらのメリットにより、熱心なチーム リーダーがプロセスの最適化に関心を持つようになることは間違いありませんが、プロセスの最適化を実行する本当の原動力は、ビジネス プロセスに注意を払わないと損害が発生することです。 脆弱でぎこちないプロセスを毎日使用することから、すべての従業員が無意識のうちに重要な時間と労力を浪費することまで、時代遅れで最適化されていないプロセスについて何もしないことは、ビジネス全体を引き下げる可能性があります。

したがって、プロセスの最適化とは、ビジネス プロセスを改善することです。 しかし、それはハームリダクションでもあります。

業務プロセスの最適化を自分で行う方法

プロセスの最適化の基本に入る前に、ここで質問があります。プロセスの最適化にかかる時間を心配していますか?

もしそうなら、そうではありません。

ビジネス プロセスの最適化は、すでに忙しいスケジュールから何時間もかけて、時間のかかるものである必要はありません。 四半期ごとにプロセスの最適化に取り組み、プロセスに革命を起こすだけです! さらに、練習すれば完璧になります。 あなたは毎回それをより速くします。

現在、シックス シグマ ブラック ベルトのトレーニングを受けており、プロセス マイニング、FMEA、バリュー ストリーム マッピングなどの無数のシックス シグマ ツールを使用したい場合、プロセスの最適化には非常に長い時間がかかります。 両方の世界を最大限に活用するには、可能な限り最も時間効率の良い方法でシックス シグマに承認された方法でプロセスを最適化します。DMAIC の方法論に従う必要があります。

DMAIC

DMAICは、定義、測定、分析、改善、および制御の頭字語です。 そして、プロセスを最適化できるように、次の 6 つのステップで説明するのは DMAIC 方式です。 ちゃんと。

1. プロセスが文書化されていることを確認する

DMAIC を機能させるには、また、あらゆる種類のプロセス最適化手法、戦略、またはプロセスを機能させるには、まずプロセスを文書化する必要があります。

ビジネス プロセスは、Google Docs や Microsoft Excel などの広く知られているプログラムを使用して文書化できますが、BPM ソフトウェアなど、プロセスの文書化、使用、最適化、および管理を簡単にするソフトウェアが数多く存在することを考えると、専用のツールは価値があります。

しかし、ここで最も重要なことは、プロセスを詳細に記述し、文書化することです。 結局のところ、プロセスがどのように機能するか、何が関係しているか、各プロセスの現在の反復が何であるかを物理的に確認できなければ、プロセスを実際に最適化することはできません。

プロセスを文書化することは、DMAIC とプロセスの改善に不可欠であるだけでなく、そうすることで日常的に多くの利点が得られます。

たとえば、最適化されたプロセスがオンボーディングを特に迅速かつ適切に行う方法について説明した以前のことを思い出してください。 オンボーディングされた新入社員が同僚と同じ仕事関連のプロセスとタスクを引き受け始めると、従うべき文書化されたプロセスがあれば、彼らはすべてを理解するようになります。口の。

同様に、別の従業員がプロセスの特定のステップを思い出せないとしましょう。 マネージャーに何をすべきかを尋ねる (その結果、マネージャーが取り組んでいることからマネージャーの気を散らす) 代わりに、不確かな従業員は文書化されたプロセスを参照することができます。 それは彼らの記憶をリフレッシュし、彼らが持っていたかもしれない不安を軽減し、何をする必要があるかを彼らに促します!

言うまでもなく、文書化されたプロセスは単に有用なだけでなく、必要なものです。 そのため、96% の企業がビジネス プロセスを何らかの形で文書化しています。

2. 最適化するプロセスを定義する

ビジネス プロセスが十分に文書化されたら、DMAIC 自体を開始し、最初に最適化するプロセスを定義します。

特に、最適化するプロセスが数十、数百、場合によっては数千にも及ぶ可能性があることを考えると、最初は少し圧倒されるように思えるかもしれません。 そのため、最適化する主要なプロセスのリストを作成してから、リストを下っていくのが最善の方法です。

このリストを理解するには、次のことを自問してください。

  • 最も頻繁に使用されるプロセスは? 具体的には週何日ですか? 一日何回? チームメンバーは何人ですか?
  • 生産量が最も多いプロセスは? つまり、ビジネスが存続するだけでなく、繁栄するために最も重要な最終目標を持つプロセスはどれでしょうか?
  • ROIが最も高いのはどのプロセスですか? 完了した後、どのプロセスから最も経済的な利益を得ていますか?
  • 改善された場合、ROI の増加に貢献できるのはどれですか? ROIの生成に関して、最適化された場合、どのプロセスが最も重要で最も有用なプロセスになる可能性がありますか?

過負荷や脳の混乱を避けるために、プロセスを1つずつ最適化する必要があることに注意してください. そうしないと、複数のプロセスを把握することが難しくなり、間違いを犯してビジネス プロセスにさらにダメージを与える可能性があります。

リストを作成したら、クライアントのオンボーディングやプロジェクト管理計画の作成など、一番上にあるプロセスを最初に最適化するので、次のように定義します。プロセスの名前を書き留めます。 、その目標、どのように開始し、どのように終了するか、誰が関与し、何が関与するか。 プロセスの基本的かつ重要な情報を、自分自身と一緒に作業している他の人に提供します。

3. プロセスがどのように実行されるかを測定する

データは DMAIC の中心にあるため、プロセスがどのように進んでいるかを早い段階で測定するのは当然のことです。 そうすることで、変更が実装される前にプロセスがどのように機能しているかのベンチマークを提供します。 ありがたいことに、プロセスを測定することは思ったほど難しくありません。

まず、定量的なデータを収集する必要があります。 これは、KPI に対してプロセスを測定することで簡単に実行できます (目的ごとに 2 ~ 3 個の KPI が既にあるはずです)。 ただし、これに関する主要業績評価指標がない場合は、問題のプロセスの期待されるアウトプットについて考えてみてください。プロセスは意図したとおりにアウトプットを達成していますか? 適切な時間枠でそうしていますか? 期待される出力をまったく満たしていないのでしょうか? 基本的に、これは、定量化可能なデータでバックアップされた重要な方法でプロセスを検討する必要があるポイントです.

次に、定性データの時間です。 定性的なデータを収集することも、思ったほど簡単ではありません。 たとえば、必要なデータを取得する簡単な方法の 1 つは、ユーザーやプロセスの所有者に、プロセスがどのように実行されているかを尋ねることです。 彼らは、プロセスを頻繁に使用するのがどのようなものか、問題は何か、プロセスとして成功しているかどうかをすぐに伝えることができる場合があります.

プロセスのパフォーマンスを測定した後、得られたすべての事実と数値を安全な場所に保管してください (読んでください: 必然的に歩き回って二度と見られない紙に書かないでください。情報を文書化するための適切なソリューションを使用してください)。

4. 最適化方法を分析する

最後の部分である測定ステップでは、自分で直接テストを行うことなく、プロセスがどのように実行されているかに関する適切なデータを見つけました. しかし、この分析ステップでは、あなたとあなたが一緒に働いている人がプロセスを実行する場所がここにあるので、それは変わります.

分析的で批判的な目でプロセスを実行すると、プロセスが本来あるべきほど良くない場所に自然に気付くでしょう。 ただし、プロセスの最適化と DMAIC に関しては初心者であるため、検討および分析する内容についてのガイドラインを以下に示します。

  • プロセスを完了するのにどのくらいかかりますか? 適切な時間枠内ですか? 思ったより遅いですか、それとも速いですか?
  • ボトルネックはどこで発生しますか? プロセスが複数人によるプロセスである場合、他の誰かがタスクを完了するのに時間がかかりすぎて、1 人のスタッフ メンバーがタスクを続行できないポイントはありますか?
  • 紛らわしい手順はありますか? プロセスのユーザーがタスクをうまく実行できなかったり、単純にタスクをスキップしたりする原因となっている、紛らわしい、または当惑するような方法で記述されたステップはありますか?
  • 無駄な手順はありませんか? 多くの場合、日本語で「ムダ」と呼ばれるシックス シグマ サークルでは、ムダの 7 つの形式 (過剰生産のムダ、手持時間のムダ、輸送のムダ、加工自体の無駄、手元在庫の無駄、移動の無駄、不良品を作る無駄)。 これらの無駄なステップやタスクはプロセスに存在しますか?
  • プロセスの一部を自動化できますか? 自動化は、プロセスを最適化する優れた先進的な方法です。 McKinseyは、アクティビティの 45% が現在のテクノロジーで簡単に自動化できることを発見しました。 開始する必要があるのは、1 つのツール (CRM ソフトウェアとしましょう) を Webhook、API、または別のアプリを統合するサードパーティ ツールを使用して別のツールに統合することだけです。

5. プロセスを改善する

DMAIC の最後から 2 番目の段階 (改善) は、前のステップで収集したデータ、情報、洞察に基づいて行動し、有益なプロセス変更を行うことです。

私が持っている基本的なアドバイスの 1 つは、変更を実行するにテストすることです。 それらを事前にテストすることで、行うべきだと思う変更が実際に問題のプロセスに役立つかどうかを確認できます。

最適化するプロセスを文書化したので、変更をテストするのは簡単です。 文書化されたプロセスのコピーを作成し、必要に応じて調整してから、通常のプロセス ユーザーにプロセスに従って変更を加えてもらいます。

調整が完了したら、フィードバックを収集して、調整がプラスの影響を与えたかどうかを確認します。 成功と見なされた変更により、デプロイ、デプロイ、デプロイしたくなるでしょう。

6. 将来のプロセス パフォーマンスを管理する

コントロールは DMAIC の最後の部分です。 これは、ゆるい結び目を結び、プロセスの変更について他の人とコミュニケーションを取り、現在最適化されているプロセスが今後適切に測定されるようにするポイントと考えてください。

ゆるい結び目を結ぶという点では、最適化されたプロセスを解き放ち、全員がそれに従うようにする前に、他の誰かの承認を得る必要がありますか? その場合は、文書化されたプロセスを送信してください。 追加の提案やアイデアが返ってきた場合は、もう少し時間がかかる場合がありますが、これは品質管理の追加のステップであり、間違いなく役に立ちます。

次に、プロセスのユーザーに、何が起こったのか、なぜプロセスが変更されたのかを知らせ、更新されたプロセスに関する質問に答える必要があります。 行った更新についてプロセス ユーザーに通知しないと、プロセス ユーザーは驚くだけでなく、純粋な混乱から、更新された手順を適切に実行しないと判断する可能性があります。 これでは、最初にプロセスの最適化に費やしたすべての時間と労力が台無しになります。

プロセスが測定され、今後もうまく機能することを確認するための簡単な方法は、次の四半期にプロセスの最適化を再度行うことです。 その後、プロセスを改善できます (改善できる場合)。 これ以上改善できない場合がありますが、これについては測定と分析の手順でお知らせします。 いずれにせよ、真のプロセスの最適化と制御のためには、プロセスを定期的に見直して最適化することが必須です。

さあ、自分自身にハイタッチしましょう。プロセス最適化のための DMAIC ステップが完了しました!

プロセス志向の企業として前進する

この投稿に記載されている手順を読み、それに従うことで、プロセス指向の企業になることで成功を収めることができます。

具体的には、最終的な収益は言うまでもなく、日々の業務にとって堅実なプロセスがいかに重要であるかを発見し、不可欠なビジネス プロセスを文書化しました。 ただし、最も注目に値するのは、プロセスを段階的に最適化し、改善し始めたことです。

この新たに発見されたプロセスの文化により、可能な限り最高の仕事を行い、チームのコラボレーションを促進し、生産性を高めます。 さらに、ISO 9001 などの品質管理システムの使用を開始することを決定した場合、または使用する必要がある場合、その努力は簡単なものになります。

結論

プロセスはチームのバックボーンであり、全体的な成功を決定するのはチームが毎日行うプロセスです。 頻繁に使用される重要なプロセスを改善および最適化しないことは、より良く、より速く、よりインテリジェントに作業する機会を積極的に断ることになります。 実際、時代遅れで非効率的なプロセスは、従業員の 1 日あたりの時間の 3 分の 1 近くを無駄にしています。

上記で概説したように、プロセス改善のための DMAIC メソッドに従うことで、プロセスをチェックして維持することができます。 いつも。 また、プロセスの文書化、使用、および管理に加えて、プロセスの最適化を順調に進めるには、専用の BPM ツールを利用する必要があります。

どの BPM ソフトウェアが自分のニーズに最適かを知るには、G2 の気の利いたページにアクセスして、最高のビジネス プロセス管理ソフトウェアを見つけてください