Süreç Optimizasyonu ile Günlük Operasyonlar Nasıl İyileştirilir

Farkında olsanız da olmasanız da, siz ve ekibiniz sürekli olarak sürece dahil oluyorsunuz.

Bu sabah günlük işlerine dalmadan önce yaptığın bir fincan joe? Bir süreç.

En son müşterinizin katılımı mı? Bir süreç.

Bu çeyrek için bütçe planlaması? Tahmin ettin; bu da bir süreç.

Ne yapacaklarını, neden yapacaklarını ve nasıl yapacaklarını belirleyen bir takım süreçler dizisidir, basitçe söylemek gerekirse, süreçler herhangi bir takımın belkemiğidir.

Ancak günlük süreçleriniz optimize edildi mi? Düzenli olarak anlamlı bir şekilde gözden geçiriliyorlar mı ve başarı ölçülüyor mu? The State of Business Process Management 2018'e göre, katılımcıların %93'ü birden fazla süreç iyileştirmesi yaptıklarını söyledi.

Süreçlerinize odaklanmayarak ve optimize ederek rakiplerinizin liderliği ele geçirmesine izin veriyorsunuz.

Bu nedenle, terimle daha önce hiç karşılaşmamış olsanız bile süreç optimizasyonu ile başa çıkmanıza yardımcı olacağız. Süreç optimizasyonunun ne olduğunu, neden bu kadar faydalı olduğunu ve süreç optimizasyonunu kendiniz nasıl kolaylaştıracağınızı tanımlayacağız.

Süreç optimizasyonu nedir?

Süreç optimizasyonunun tanımına girmeden önce, “süreç” kelimesinin nasıl tanımlandığını tam olarak anlamak çok önemlidir.

Oxford English Dictionary (OED), süreci “belirli bir amaca ulaşmak için atılan bir dizi eylem veya adım” olarak tanımlar. Daha önceki kahve yapma örneğine geri dönersek, bu süreç sizin ya dolaptan bir kupa almanız ya da kaynar suyu hazırlamanız ile başladı, böylece sonunda bir fincan kahvenin tadını çıkarabilir ve güne başlayabilirsiniz. sağ ayak. İstediğinizi (veya kafein zorunluluğunuza bağlı olarak ihtiyacınız olanı) elde etmek için gerçekleştirmeniz gereken bir dizi görevdi.

Bir sürecin ne olduğuna dair sağlam bir kavrayışla, dikkatimizi tekrar süreç optimizasyonuna çevirelim.

Basitçe söylemek gerekirse, süreç optimizasyonu, iş süreçlerini iyileştirme eylemidir. Belirli görevlerin alınmasından yenilerini eklemeye, süreçteki belirli bir adımı yeniden yazmaya, genel akışı iyileştirmek için sürecin görev sırasını yeniden düzenlemeye kadar, herhangi bir sürecin nesnel olarak daha iyi olması için ayarlanabileceği sayısız yol vardır. Her iki durumda da süreç optimizasyonu, süreçleri daha verimli, daha etkili ve daha az karmaşık, zaman alıcı ve savurgan hale getirmeyi amaçlar.

Önemli olan, süreç optimizasyonunun yeni çıkmış bir saçmalık olmadığıdır; kökleri Altı Sigma'dadır. Altı Sigma, sadece şirketlere son birkaç on yılda akıl almaz miktarda para kazandırmakla kalmayıp, denenmiş ve test edilmiş bir süreç iyileştirme araçları ve teknikleri setidir.

Aslında, Keefe Grubu tek başına 2,5 milyon doların üzerinde tasarruf bildirdi, ancak yeni başlayanların, KOBİ'lerin ve kurumsal düzeydeki kuruluşların günlük operasyonlarını önemli ölçüde destekledi. Yani, süreç optimizasyonunun faydaları oldukça dikkat çekicidir.

Proses optimizasyonunun 5 faydası

Ekibinizin iş süreçlerini düzgün ve düzenli bir şekilde optimize etme taahhüdü olduğu sürece, ekibinizi işi değiştiren bir dizi avantaja açacaksınız.

Artan verimlilik

Çalışanlar sadece süreçlerini daha hızlı tamamlamakla kalmayacak, çıktıları da daha güçlü sonuçlar verecektir. Örnek olarak, satış ekibinin bir üyesinin yeni bir işe alım sürecini başlattığını ve yakın zamanda optimize edilmiş bir işe alım sürecini izlediğini varsayalım. Darboğazlara neden olan orijinal adımları atarak, yeni işe alınan kişi daha hızlı eğitilebilir, yani doğrudan iyi bir iş yapmaya başlayabilirler ve bu sayede finansal faydalarından yararlanabilirsiniz!

Azaltılmış hata

Bir sürece eleştirel olarak bakılmamışsa, onu takip eden kişinin yapmaması gereken bir görevi yerine getirmesine veya artık olmaması gereken bir şekilde yapmasına aktif olarak neden olan bir süreçte adımlar olabilir. Ancak iş süreçlerinizi sürekli gözden geçirerek, optimize ederek ve güncelleyerek hataya yol açan tutarsızlıklar ve yanlışlıklar tamamen ortadan kalkar.

Daha fazla çeviklik

Çağdaş iş dünyasında, yavaş hareket etmek hardalı kesmez. Bunun yerine çeviklik anahtardır; sürekli değişmeniz ve uyum sağlamanız gerekir. Araştırmalar, çevik ekiplerin, kurumsal sağlık söz konusu olduğunda en üst çeyrekte olma şansının %70 olduğunu gösteriyor (kuruluş sağlığı, eğer bilmiyorsanız, uzun vadeli yüksek performansın bir göstergesidir). Neyse ki, süreç optimizasyonundan düzenli olarak geçmenin doğası, süreçlerinizi ve genel olarak ekibinizin daha çevik olmasını sağladığınız anlamına gelir.

Bir süreç kültürü oluşturmak ve ilerletmek

Bir süreç kültürüne sahip olmak, iş süreçlerinizi ciddiye almak, bunların belgelendiğinden, yaygın olarak kullanıldığından ve zaman içinde optimize edildiğinden emin olmaktır. İş süreçlerinizi optimize etmek, ekibinizde bir süreç kültürü oluşturmanın ve daha sonra ilerletmenin yadsınamaz derecede önemli bir parçasıdır.

Geliştirilmiş sonuç

Özetle başlayalım: Süreç optimizasyonunun bir parçası olarak süreçlerde yapılan iyileştirmeler, işletmenizin kârlılığı üzerinde doğrudan ve olumlu bir etkiye sahiptir. The Keefe Group'un tasarruflarından daha önce bahsettiğim, bunu netleştirmediyse, belki de Motorola'nın süreç optimizasyonu ve iyileştirme sayesinde 16 milyar dolardan fazla maliyet tasarrufu sağladığını bilmek olacaktır.

Bu faydalar, kesinlikle istekli ekip liderlerini süreç optimizasyonuna ilgi duyacak olsa da, süreç optimizasyonundan geçmek için gerçek itici güç, iş süreçlerine dikkat etmemenin zarar vermesi olmalıdır. Her gün zayıf, hantal süreçleri kullanmaktan, tüm çalışanların bilmeden çok önemli zaman ve çabalarını boşa harcamasına kadar, modası geçmiş, optimize edilmemiş süreçleriniz hakkında hiçbir şey yapmamak tüm işi aşağı çekebilir.

O halde süreç optimizasyonu, iş süreçlerini iyileştirmekle ilgilidir. Ama aynı zamanda zararın azaltılmasıyla da ilgili.

İş süreci optimizasyonunu kendiniz nasıl gerçekleştirebilirsiniz?

Süreç optimizasyonundan geçmenin ayrıntılarına girmeden önce, işte size bir soru: süreç optimizasyonunun ne kadar süreceği konusunda endişeli misiniz?

Öyle ise olmayın.

İş süreci optimizasyonu zaman alıcı olmak zorunda değildir, zaten yoğun olan programınızdan saatler alır. Tek yapmanız gereken, süreçlerinizde devrim yaratmak için her üç ayda bir süreç optimizasyonuna dalmak! Ayrıca, uygulama mükemmelleştirir; her seferinde daha hızlı yapacaksın.

Şimdi, Altı Sigma Kara Kuşak eğitiminden geçtiyseniz ve süreç madenciliği, FMEA ve değer akışı haritalama gibi sayısız Altı Sigma aracı kullanmak istiyorsanız, o zaman süreç optimizasyonu önemli ölçüde daha fazla zaman alacaktır. Her iki dünyanın da en iyisini elde etmek için – mümkün olan en verimli şekilde Altı Sigma onaylı bir şekilde süreç optimizasyonu yapmak – DMAIC metodolojisini takip etmek isteyeceksiniz.

DMAIC , tanımlama, ölçme, analiz etme, iyileştirme ve kontrol anlamına gelen bir kısaltmadır. Ve süreçlerinizi optimize edebilmeniz için aşağıdaki 6 adımda size anlatacağım DMAIC yöntemidir. Düzgün bir şekilde.

1. Süreçlerin belgelendiğinden emin olun

DMAIC'in çalışması ve her türlü süreç optimizasyon yöntemi, stratejisi veya sürecinin çalışması için önce süreçlerinizi belgelemiş olmanız gerekir.

İş süreçleri, Google Dokümanlar ve hatta Microsoft Excel gibi yaygın olarak bilinen programlarla belgelenebilir, ancak BPM yazılımı gibi, süreçlerinizi belgelemeyi, kullanmayı, optimize etmeyi ve yönetmeyi çok kolay hale getiren çok sayıda yazılım göz önüne alındığında, amaca yönelik bir araç, harcadığınız zamana değer.

Ancak burada en önemli şey süreçlerinizi aşağı çekmek, detaylandırmak ve belgelendirmektir. Sonuçta, nasıl çalıştıklarını, nelerin dahil olduğunu ve her bir sürecin mevcut yinelemesinin ne olduğunu fiziksel olarak göremiyorsanız, süreçlerinizi gerçekten optimize edemezsiniz.

Sadece süreçlerinizi DMAIC ve süreç iyileştirme için ayrılmaz bir şekilde belgelemekle kalmaz, aynı zamanda bunu yapmaktan kaynaklanan tonlarca ek günlük artı vardır.

Örneğin, optimize edilmiş süreçlerin özellikle işe alım sürecini nasıl daha hızlı ve daha iyi hale getirebileceğini tartıştığım zamanları düşünün. İşe alınan personel, iş arkadaşlarıyla aynı işle ilgili süreçleri ve görevleri üstlenmeye başladığında, izlenecek belgelenmiş süreçler varsa ve değer tarafından aktarılmayanlara ilişkin talimatlar varsa, her şeyin üstesinden gelirler. ağızdan.

Benzer şekilde, farklı bir çalışanın bir sürecin belirli bir adımını hatırlayamadığını varsayalım. Yöneticilerine ne yapacaklarını sormak (ve böylece yöneticiyi üzerinde çalıştıkları şeyden uzaklaştırmak) yerine, kararsız çalışan belgelenmiş sürece başvurabilir. Hafızalarını tazeleyecek, sahip oldukları endişeleri azaltacak ve yapılması gerekenleri yapmalarını sağlayacak!

Söylemeye gerek yok, belgelenmiş süreçler sadece düpedüz yararlı değil, aynı zamanda gerekli. Bu nedenle şirketlerin %96'sı iş süreçlerini şu veya bu şekilde belgelemiştir.

2. Hangi sürecin optimize edilmesi gerektiğini tanımlayın

İş süreçleri yeterince belgelendikten sonra, DMAIC'in kendisini başlatmanın ve önce hangi süreci optimize edeceğinizi tanımlamanın zamanı geldi.

Başlangıçta, biraz bunaltıcı görünebilir - özellikle optimize edilecek potansiyel olarak onlarca, yüzlerce ve hatta belki de binlerce süreç olduğu düşünüldüğünde. Bu nedenle, optimize edilecek temel süreçlerin bir listesini oluşturmak ve ardından listede aşağı doğru inmek en iyisidir.

Bu listeyi anlamak için kendinize sorun:

• En sık hangi işlemler kullanılır? Özellikle haftada kaç gün? Günde kaç defa? Kaç ekip üyesi tarafından?
• Hangi süreçler en yüksek çıktıya sahiptir? Anlamı, hangi süreçlerin, işletmenin sadece ayakta kalması için değil, aynı zamanda gelişmesi için en önemli olan nihai hedefleri vardır?
• Hangi süreçler en yüksek yatırım getirisine sahip? Hangi süreçler tamamlandıktan sonra en çok finansal faydayı sağlıyorsunuz?
• İyileştirilirse hangisi yatırım getirisi büyümesine katkıda bulunabilir? Hangi süreçler optimize edilirse, yatırım getirisi elde etme konusunda en önemli, en faydalı süreçlerinizden biri haline gelebilir?

Beyninizi aşırı yüklemekten ve karıştırmaktan kaçınmak için süreçlerinizi tek tek optimize etmek isteyeceğinizi unutmayın. Aksi takdirde, birden fazla süreci takip etmek zor olabilir ve hata yapmanıza ve iş süreçlerinize daha fazla zarar vermenize neden olabilir.

Listenizi oluşturduktan sonra, en üstteki süreç – ister müşterileri işe alma veya bir proje yönetim planı oluşturma süreci olsun – ilk önce optimize edeceğiniz süreçtir, bu yüzden onu tanımlayın: Sürecin adını yazın. , amacı, nasıl başladığı ve nasıl bittiği, kimi içerdiği ve ne içerdiği. Kendinize ve birlikte çalıştığınız diğer kişilere sürecin temel ancak kritik bilgilerini sağlayın.

3. Sürecin nasıl çalıştığını ölçün

Veriler DMAIC'in kalbinde yer alır, bu nedenle sürecin nasıl ilerlediğini erkenden ölçmeniz doğru olur. Bunu yaparak, herhangi bir değişiklik uygulanmadan önce sürecin nasıl çalıştığına dair bir kıyaslama sağlar. Neyse ki, bir süreci ölçmek göründüğü kadar zor değil.

İlk olarak, nicel veriler toplamanız gerekir. Bu, süreci KPI'larına göre ölçerek kolayca yapılabilir (hedef başına zaten 2-3 KPI'nız olmalıdır). Bununla birlikte, bunun için herhangi bir temel performans göstergeniz yoksa, söz konusu sürecin beklenen çıktılarını düşünün: süreç bu çıktıları amaçlandığı gibi gerçekleştiriyor mu? Bunu uygun bir zaman diliminde mi yapıyor? Beklenen çıktıları karşılayamıyor mu? Temel olarak bu, süreci ölçülebilir verilerle yedeklenmiş kritik bir şekilde değerlendirmek isteyeceğiniz noktadır.

Ardından, nitel veri zamanı. Nitel veri toplamak da göründüğünden çok daha az yıldırıcıdır. Örneğin, ihtiyacınız olan verileri almanın basit bir yolu, kullanıcılara ve/veya sürecin sahibine nasıl performans gösterdiğini sormaktır. Size süreci sıklıkla kullanmanın nasıl bir şey olduğunu, herhangi bir sorunun ne olduğunu ve bir süreç olarak başarılı olup olmadığını hemen söyleyebilirler.

Sürecin performansını ölçtükten sonra, elde ettiğiniz tüm gerçekleri ve rakamları güvenli bir yerde saklayın (okuyun: kaçınılmaz olarak ortalıkta dolaşıp bir daha asla görülmeyecek kağıtlara yazmayın - bilgileri belgelemek için uygun bir çözüm kullanın).

4. Nasıl optimize edilebileceğini analiz edin

Son bölümde – ölçüm adımı – herhangi bir ilk elden test yapmadan, sürecin nasıl performans gösterdiğine dair iyi veriler buldunuz. Ancak bu, bu analiz adımıyla değişecek, çünkü siz ve birlikte çalıştığınız herkes bu süreçten geçecektir.

Analitik ve eleştirel bir gözle süreç boyunca ilerlerken, doğal olarak sürecin nerede olması gerektiği kadar iyi olmadığını fark edeceksiniz. Ancak, süreç optimizasyonu ve DMAIC söz konusu olduğunda ilk kez çalıştığınız için, burada size yardımcı olması için nelerin dikkate alınması ve analiz edilmesi gerektiğine ilişkin bazı yönergeler verilmiştir:

• İşlemi tamamlamak ne kadar sürer? Uygun bir zaman diliminde mi? Beklenenden daha yavaş mı yoksa daha hızlı mı?
• Darboğazlar nerelerde oluşur? Süreç çok kişili bir süreçse, bir başkasının görevlerini tamamlaması çok uzun sürdüğü için bir personel üyesinin görevlerine devam edemediği bir nokta var mı?
• Herhangi bir adım kafa karıştırıcı mı? Süreç kullanıcısının görevleri kötü bir şekilde yapmasına veya bunları doğrudan atlamasına neden olacak şekilde kafa karıştırıcı veya şaşırtıcı bir şekilde yazılmış herhangi bir adım var mı?
• Boşa giden adımlar var mı? Altı Sigma çevrelerinde genellikle “Muda” olarak adlandırılan - Japonca'da 'atık' olarak adlandırılan - savurgan adımlar, Muda'nın yedi biçiminden herhangi biriyle sonuçlanan adımlardır (aşırı üretim israfı, eldeki zaman kaybı, ulaşım israfı, atık israfı). kendini işleme, eldeki stok israfı, hareket israfı ve kusurlu ürün yapma israfı). Bu savurgan adımlar ve görevler sürecinizde mevcut mu?
• Sürecin parçaları otomatikleştirilebilir mi? Otomasyon, bir süreci daha iyi hale getirmenin parlak, ileri görüşlü bir yoludur. McKinsey , faaliyetlerin %45'inin mevcut teknolojiyle kolayca otomatikleştirilebileceğini bile keşfetti. Başlamak için ihtiyacınız olan tek şey, bir aracı – diyelim ki CRM yazılımını – web kancaları, API ve hatta sizin için ayrı uygulamaları entegre eden bir üçüncü taraf aracıyla başka bir araçla entegre etmektir.

5. Süreci iyileştirin

DMAIC'in sondan bir önceki aşaması – iyileştirme – tamamen önceki adımlarda topladığınız veriler, bilgiler ve içgörüler üzerinde hareket etmek ve faydalı süreç değişiklikleri yapmakla ilgilidir.

Sahip olduğum temel tavsiyelerden biri, değişiklikleri uygulamaya koymadan önce test etmektir. Bunları önceden test ederek, yapmanız gerektiğini düşündüğünüz değişikliklerin söz konusu sürece gerçekten fayda sağlayıp sağlamayacağını teyit edeceksiniz.

Optimize ettiğiniz süreci belgelediğinize göre, değişiklikleri test etmek kolaydır. Belgelenen sürecin bir kopyasını alın, gerektiği gibi ayarlayın ve ardından olağan süreç kullanıcılarının süreci değişikliklerle birlikte takip etmesini sağlayın.

Bunu yaptıktan sonra, düzeltmelerin olumlu bir etkisi olup olmadığını görmek için geri bildirimlerini toplayın. Başarılı sayılan değişikliklerle, dağıtmak, dağıtmak, dağıtmak isteyeceksiniz!

6. Gelecekteki süreç performansını kontrol edin

Kontrol, DMAIC'in son kısmıdır. Bunu, herhangi bir gevşek düğümü atacağınız, süreç değişiklikleri hakkında başkalarıyla iletişim kuracağınız ve şu anda optimize edilmiş sürecinizin ileriye doğru düzgün bir şekilde ölçülmesini sağlayacağınız nokta olarak düşünün.

Gevşek düğümler atmak açısından, optimize edilmiş süreci serbest bırakmadan ve herkesin onu takip etmesini sağlamadan önce başka birinin onayını almanız gerekiyor mu? Eğer öyleyse, belgelenmiş süreci kendi yollarına gönderin. Ek öneri veya fikirlerle geri gelmeleri biraz daha zaman alabilirken, bu ekstra bir kalite yönetimi adımıdır ve bu inkar edilemez derecede faydalıdır.

Ardından, sürecin kullanıcılarına ne olduğunu, sürecin neden değiştirildiğini ve güncellenen süreçle ilgili tüm soruları yanıtlamasını isteyeceksiniz. Süreç kullanıcılarını yaptığınız güncellemeler hakkında bilgilendirmezseniz, sadece şaşırmakla kalmazlar, aynı zamanda kafa karışıklığı nedeniyle güncellenen adımları doğru bir şekilde takip etmemeye karar verebilirler. Bu, ilk etapta süreç optimizasyonu için harcadığınız tüm zaman ve çabayı geri alacaktır.

Sürecin ölçüldüğünden ve ileriye dönük olarak iyi performans gösterdiğinden emin olmak için basit bir yol, bir sonraki çeyrekte süreç optimizasyonundan tekrar geçmektir. O zaman süreci iyileştirebileceksiniz (eğer herhangi bir iyileştirme yapılabilirse). Ölçüm ve analiz adımlarının size bildireceği başka iyileştirmelerin yapılamadığı durumlar olacaktır. Her iki durumda da, gerçek süreç optimizasyonu ve kontrolü için, süreçleri düzenli olarak gözden geçirmek ve optimize etmek bir zorunluluktur.

Şimdi kendinize bir beşlik çakın – süreç optimizasyonu için DMAIC adımlarını tamamladınız!

Süreç odaklı bir şirket olarak ilerlemek

Bu gönderide verilen talimatları okuyarak ve uygulayarak, süreç odaklı bir şirket olarak kendinizi başarıya hazırladınız.

Spesifik olarak, günlük operasyonlarınız için ne kadar önemli katı süreçlerin olduğunu keşfettiniz – kârlılığınız bir yana – ve entegre iş süreçlerinizi belgelediniz. Yine de en dikkat çekici olanı, süreçleri adım adım optimize ederek ve geliştirerek ilerlemeye başlamış olmanızdır!

Bu yeni bulunan süreç kültürüyle, mümkün olan en iyi işi yapmak ve ekip işbirliğini artırmak ve üretkenliği artırmak için buradayız. Ayrıca, ISO 9001 gibi kalite yönetim sistemlerini kullanmaya karar verirseniz veya gerekliyse, çaba acısız olacaktır.

Çözüm

Süreçler ekibinizin belkemiğidir ve genel başarıyı belirleyen her gün geçirdikleri süreçlerdir. Sık kullanılan temel süreçleri iyileştirmemek ve optimize etmemek, daha iyi, daha hızlı ve daha akıllıca çalışma fırsatını aktif olarak geri çeviriyor. Aslında, modası geçmiş ve verimsiz süreçler, her iş günü çalışanların zamanının yaklaşık üçte birini boşa harcar.

Yukarıda özetlendiği gibi süreç iyileştirme için DMAIC yöntemini takip ederek süreçlerinizi kontrol altında tutabilir ve alabilirsiniz. Hep. Ve süreç optimizasyonunun – süreçlerinizi belgelemenin, kullanmanın ve yönetmenin yanı sıra – sorunsuz olduğundan emin olmak için özel bir BPM aracı kullanmak isteyeceksiniz.

Hangi BPM yazılımı parçasının ihtiyaçlarınıza en uygun olduğunu bulmak için, en iyi iş süreci yönetimi yazılımı için G2'nin şık sayfasına gidin .