Jak usprawnić codzienne operacje dzięki optymalizacji procesów

Niezależnie od tego, czy zdajesz sobie z tego sprawę, czy nie, Ty i Twój zespół nieustannie angażujecie się w proces .

Ta filiżanka joe, którą zrobiłeś dziś rano, zanim zagłębiłeś się w swoje codzienne zadania? Proces.

Wdrażanie Twojego najnowszego klienta? Proces.

Planowanie budżetu na ten kwartał? Zgadłeś; to też jest proces.

To zestaw procesów zespołu, które dyktują, co robią, dlaczego to robią i w jaki sposób, prościej, procesy są podstawą każdego zespołu.

Ale czy Twoje codzienne procesy są zoptymalizowane? Czy są regularnie przeglądane w znaczący sposób i czy sukces jest mierzony? Według The State of Business Process Management 2018 93% respondentów stwierdziło, że angażuje się w wiele usprawnień procesów.

Pozwalasz konkurentom zdobyć przewagę, nie skupiając się na i optymalizując swoje procesy.

Dlatego pomożemy Ci uporać się z optymalizacją procesów, nawet jeśli nigdy wcześniej nie spotkałeś się z tym terminem. Zdefiniujemy, czym jest optymalizacja procesów, dlaczego jest tak korzystna i jak samemu ułatwić optymalizację procesów.

Czym jest optymalizacja procesów?

Zanim przejdziemy do definicji optymalizacji procesów, niezwykle ważne jest, aby w pełni zrozumieć, jak definiuje się słowo „proces”.

Oxford English Dictionary (OED) definiuje proces jako „serię działań lub kroków podjętych w celu osiągnięcia określonego celu”. Wracając do wcześniejszego przykładu robienia kawy, proces ten zaczął się od wyjęcia kubka z szafki lub przygotowania wrzątku, a pod koniec można było cieszyć się filiżanką kawy i rozpocząć dzień wolny. prawa stopa. Był to zbiór zadań, które musiałeś wykonać, aby uzyskać to, czego chciałeś (lub, w zależności od przymusu kofeiny, potrzebne).

Mając solidne pojęcie o tym, czym jest proces, zwróćmy naszą uwagę z powrotem na optymalizację procesu.

Mówiąc najprościej, optymalizacja procesów to czynność doskonalenia procesów biznesowych. Istnieje niezliczona ilość sposobów na dostosowanie dowolnego procesu, aby był obiektywnie lepszy, od usuwania niektórych zadań do dodawania nowych, przepisywania określonego kroku w procesie po zmianę kolejności zadań procesu w celu poprawy ogólnego przepływu. Tak czy inaczej, optymalizacja procesów ma na celu uczynienie procesów bardziej wydajnymi, skuteczniejszymi, mniej skomplikowanymi, czasochłonnymi i marnotrawnymi.

Ważne jest, aby wiedzieć, że optymalizacja procesów nie jest jakimś nowym nonsensem; jego korzenie tkwią w Six Sigma. Six Sigma to wypróbowany i przetestowany zestaw narzędzi i technik doskonalenia procesów, który nie tylko zaoszczędził firmom niewyobrażalną sumę pieniędzy w ciągu ostatnich kilku dekad.

W rzeczywistości sama Grupa Keefe odnotowała oszczędności w wysokości ponad 2,5 miliona dolarów, ale radykalnie usprawniła codzienną działalność zarówno startupów, małych i średnich firm, jak i organizacji na poziomie korporacyjnym. To znaczy, korzyści płynące z optymalizacji procesów są dość niezwykłe.

5 korzyści z optymalizacji procesów

Dopóki istnieje zobowiązanie do prawidłowej i regularnej optymalizacji procesów biznesowych zespołu, otworzysz swój zespół na wiele korzyści zmieniających biznes.

Zwiększona produktywność

Pracownicy nie tylko szybciej zakończą swoje procesy, ale ich wyniki również przyniosą lepsze wyniki. Załóżmy na przykład, że członek zespołu sprzedaży wprowadza nowego pracownika i postępuje zgodnie z ostatnio zoptymalizowanym procesem wdrażania. Podejmując oryginalne kroki, które doprowadziły do ​​powstania wąskich gardeł, nowy pracownik może zostać przeszkolony szybciej, co oznacza, że ​​jest w stanie od razu rozpocząć dobrą pracę, z której możesz czerpać korzyści finansowe!

Zmniejszony błąd

Jeśli proces nie został krytycznie przyjrzany, mogą wystąpić kroki w procesie, które aktywnie powodują, że osoba za nim podążająca wykonuje zadanie, którego nie powinna, lub robi to w sposób, w jaki nie powinna. Jednak ciągłe przeglądanie, optymalizowanie i aktualizowanie procesów biznesowych całkowicie eliminuje niespójności i nieścisłości, które prowadzą do błędów.

Większa zwinność

We współczesnym świecie biznesu powolne działanie nie ogranicza musztardy. Zamiast tego kluczowa jest zwinność; musisz ciągle się zmieniać i dostosowywać. Badania pokazują, że zespoły zwinne mają 70% szans na znalezienie się w górnym kwartylu, jeśli chodzi o zdrowie organizacji (zdrowie organizacji, jeśli jeszcze tego nie wiesz, jest wskaźnikiem długoterminowych wysokiej wydajności). Na szczęście sama natura poddawania się optymalizacji procesów regularnie oznacza, że ​​umożliwiasz swoim procesom – i całemu zespołowi – większą elastyczność.

Stwórz i rozwijaj kulturę procesów

Posiadanie kultury procesów oznacza poważne traktowanie procesów biznesowych, upewnienie się, że są one udokumentowane, powszechnie używane i zoptymalizowane w czasie. Optymalizacja procesów biznesowych jest niezaprzeczalnie ważną częścią najpierw ustanowienia, a następnie rozwijania kultury procesów w zespole.

Lepsze wyniki finansowe

Przejdźmy do sedna: usprawnienia procesów w ramach optymalizacji procesów mają bezpośredni, pozytywny wpływ na wynik finansowy Twojej firmy. Jeśli moja wcześniejsza wzmianka o oszczędnościach The Keefe Group nie wyjaśniła tego, być może wiedząc, że Motorola zaoszczędziła ponad 16 miliardów dolarów na kosztach dzięki optymalizacji procesów i usprawnieniom.

Chociaż te korzyści z pewnością zainteresują gorliwych liderów zespołów, którzy zainteresują się optymalizacją procesów, prawdziwą siłą napędową optymalizacji procesów powinno być to, że brak dbałości o procesy biznesowe powoduje szkody. Od używania słabych, niezgrabnych procesów każdego dnia po nieświadome marnowanie przez wszystkich pracowników kluczowego czasu i wysiłku, nie robienie nic z przestarzałymi, niezoptymalizowanymi procesami może pociągnąć całą firmę w dół.

Optymalizacja procesów polega zatem na ulepszaniu procesów biznesowych. Ale chodzi też o redukcję szkód.

Jak samodzielnie poddać się optymalizacji procesów biznesowych

Zanim przejdziemy do tajników optymalizacji procesu, oto pytanie: martwisz się, jak długo zajmie optymalizacja procesu?

Jeśli tak, nie bądź.

Optymalizacja procesów biznesowych nie musi być czasochłonna, zabierając wiele godzin z już napiętego harmonogramu. Wszystko, co musisz zrobić, to co kwartał zagłębić się w optymalizację procesów, aby zrewolucjonizować swoje procesy! Ponadto praktyka czyni mistrza; za każdym razem zrobisz to szybciej.

Teraz, jeśli przeszedłeś szkolenie Six Sigma Black Belt i chciałeś korzystać z niezliczonych narzędzi Six Sigma, takich jak eksploracja procesów, FMEA i mapowanie strumienia wartości, wtedy optymalizacja procesu zajęłaby znacznie więcej czasu. Aby uzyskać to, co najlepsze z obu światów – zajmując się optymalizacją procesów w sposób zatwierdzony przez Six Sigma w możliwie najbardziej efektywny czasowo sposób – będziesz chciał postępować zgodnie z metodologią DMAIC.

DMAIC to akronim oznaczający definiowanie, mierzenie, analizowanie, ulepszanie i kontrolowanie. I to jest metoda DMAIC, o której opowiem w kolejnych 6 krokach, abyś mógł zoptymalizować swoje procesy. Odpowiednio.

1. Upewnij się, że procesy są udokumentowane

Aby DMAIC działał – i aby działała jakakolwiek metoda, strategia lub proces optymalizacji procesu – musisz najpierw udokumentować swoje procesy.

Procesy biznesowe można dokumentować za pomocą powszechnie znanych programów, takich jak Google Docs lub nawet Microsoft Excel, ale biorąc pod uwagę bogactwo dostępnego oprogramowania, takiego jak oprogramowanie BPM, które sprawia, że ​​dokumentowanie, używanie, optymalizacja i zarządzanie procesami jest dziecinnie proste, decydując się na warto poświęcić chwilę na specjalnie skonstruowane narzędzie.

Ale najważniejsza jest tutaj szczegółowość i udokumentowanie procesów. W końcu nie możesz faktycznie zoptymalizować swoich procesów, jeśli nie możesz fizycznie zobaczyć, jak działają, co jest zaangażowane i jaka jest bieżąca iteracja każdego procesu.

Dokumentowanie procesów jest nie tylko integralną częścią DMAIC i doskonalenia procesów, ale wiąże się z tym mnóstwo dodatkowych codziennych korzyści.

Przypomnij sobie na przykład wcześniej, kiedy omawiałem, w jaki sposób zoptymalizowane procesy mogą sprawić, że onboarding w szczególności będzie szybszy i lepszy. Kiedy pracownik zatrudniony na pokładzie zacznie wykonywać te same procesy i zadania związane z pracą, co jego koledzy, poradzi sobie ze wszystkim, jeśli istnieją udokumentowane procesy, których należy przestrzegać, oraz instrukcje dotyczące tego, co po prostu nie zostało przekazane przez warto- z ust.

Podobnie załóżmy, że inny pracownik nie pamięta określonego etapu procesu. Zamiast pytać kierownika, co ma zrobić (i tym samym odwracać jego uwagę od tego, nad czym pracuje), niepewny pracownik może odwołać się do udokumentowanego procesu. Odświeży to ich pamięć, zmniejszy wszelkie niepokoje, które mogą mieć, i skłoni ich do zrobienia tego, co należy zrobić!

Nie trzeba dodawać, że udokumentowane procesy są nie tylko całkowicie użyteczne — są konieczne. Dlatego 96% firm udokumentowało swoje procesy biznesowe w takiej czy innej formie.

2. Zdefiniuj, który proces należy zoptymalizować

Gdy procesy biznesowe zostaną wystarczająco udokumentowane, nadszedł czas, aby rozpocząć samo DMAIC i zdefiniować, który proces zamierzasz najpierw zoptymalizować.

Na początku może się to wydawać trochę przytłaczające – zwłaszcza biorąc pod uwagę, że potencjalnie można zoptymalizować dziesiątki, setki, a może nawet tysiące procesów. Dlatego najlepiej jest stworzyć listę kluczowych procesów do optymalizacji, a następnie przejść w dół listy.

Aby rozszyfrować tę listę, zadaj sobie pytanie:

• Jakie procesy są używane najczęściej? Konkretnie, ile dni w tygodniu? Ile razy dziennie? Ilu członków zespołu?
• Jakie procesy mają najwyższą wydajność? To znaczy, które procesy mają cele końcowe, które są najważniejsze dla firmy, aby nie tylko utrzymać się na powierzchni, ale także prosperować?
• Które procesy mają najwyższy zwrot z inwestycji? Z których procesów czerpiesz największe korzyści finansowe po ich zakończeniu?
• Co może przyczynić się do wzrostu ROI, jeśli się poprawi? Które procesy, po zoptymalizowaniu, mogą stać się jednymi z najważniejszych, najbardziej przydatnych procesów, jeśli chodzi o generowanie zwrotu z inwestycji?

Pamiętaj, że aby uniknąć przeciążenia i zamieszania w mózgu, będziesz chciał zoptymalizować swoje procesy jeden po drugim. W przeciwnym razie kontrolowanie wielu procesów może okazać się trudne i spowodować popełnienie błędów oraz dalsze szkody w procesach biznesowych.

Po utworzeniu listy, proces znajdujący się na samym początku – czy to proces wdrażania klientów, czy tworzenie planu zarządzania projektem – jest tym, który będziesz optymalizować w pierwszej kolejności, więc zdefiniuj go: Zapisz nazwę procesu , cel, jak się zaczyna i jak się kończy, z kim się wiąże i z czym się wiąże. Zapewnij sobie i innym, z którymi pracujesz, podstawowe, ale krytyczne informacje dotyczące procesu.

3. Zmierz, jak przebiega proces

Dane są sercem DMAIC, więc słuszne jest tylko to, że mierzysz, jak przebiega proces na wczesnym etapie. W ten sposób zapewnia punkt odniesienia dla tego, jak działa proces przed wdrożeniem jakichkolwiek zmian. Na szczęście zmierzenie procesu nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać.

Najpierw musisz zebrać dane ilościowe. Można to łatwo zrobić, porównując proces z jego wskaźnikami KPI (powinieneś już mieć 2-3 wskaźniki KPI na cel). Jeśli jednak nie masz żadnych kluczowych wskaźników wydajności, zastanów się nad oczekiwanymi produktami danego procesu: czy proces osiąga te produkty zgodnie z zamierzeniami? Czy robi to w odpowiednim czasie? Czy w ogóle nie spełnia oczekiwanych wyników? Zasadniczo jest to punkt, w którym będziesz chciał rozważyć proces w sposób krytyczny, poparty wymiernymi danymi.

Potem nadszedł czas na dane jakościowe. Zbieranie danych jakościowych jest również znacznie mniej zniechęcające, niż się wydaje. Na przykład jednym prostym sposobem uzyskania potrzebnych danych jest zapytanie użytkowników i/lub właściciela procesu o to, jak według nich działa. Mogą być w stanie od razu powiedzieć, jak to jest często korzystać z procesu, jakie są problemy i czy jest on skuteczny jako proces.

Po zmierzeniu wydajności procesu zachowaj wszystkie fakty i liczby, które uzyskałeś w bezpiecznym miejscu (czytaj: nie pisz tego na papierze, który nieuchronnie przejdzie i nigdy więcej nie zostanie wyświetlony – użyj odpowiedniego rozwiązania do dokumentowania informacji).

4. Przeanalizuj, jak można go zoptymalizować

W ostatniej części – etapie pomiaru – znalazłeś dobre dane o tym, jak przebiega proces, bez samodzielnego wykonywania testów z pierwszej ręki. Ale to się teraz zmieni wraz z tym krokiem analizy, ponieważ to tutaj ty i wszyscy, z którymi pracujesz, będziecie przechodzić przez ten proces.

Przechodząc przez proces analitycznym, krytycznym okiem, naturalnie zauważysz, gdzie proces nie jest tak dobry, jak powinien. Ale biorąc pod uwagę, że dopiero zaczynasz optymalizację procesów i DMAIC, oto kilka wskazówek dotyczących tego, co należy wziąć pod uwagę i przeanalizować:

• Jak długo trwa proces? Czy to w odpowiednim czasie? Czy jest wolniejszy czy szybszy niż oczekiwano?
• Gdzie występują wąskie gardła? Jeśli proces jest procesem wieloosobowym, czy jest moment, w którym jeden członek personelu nie może kontynuować swoich zadań, ponieważ ktoś inny zajmuje zbyt dużo czasu, aby wykonać swoje?
• Czy jakieś kroki są mylące? Czy jakiekolwiek kroki są mylące lub napisane w oszałamiający sposób, powodując, że użytkownik procesu źle wykonuje zadania lub po prostu je pomija?
• Czy są jakieś marnotrawne kroki? Często nazywane „Muda” – po japońsku „marnotrawstwo” – w kręgach Six Sigma marnotrawstwem są te, które prowadzą do jednej z siedmiu form Mudy (marnowanie nadprodukcji, marnowanie czasu na rękę, marnowanie transportu, marnowanie samego przetwarzania, marnowanie zapasów, marnotrawstwo ruchu i marnotrawstwo wytwarzania wadliwych produktów). Czy te marnotrawne kroki i zadania są obecne w Twoim procesie?
• Czy części procesu można zautomatyzować? Automatyzacja to genialny, przyszłościowy sposób optymalizacji procesu na lepsze. McKinsey odkrył nawet, że 45% czynności można łatwo zautomatyzować przy użyciu obecnej technologii. Wszystko, czego potrzebujesz, aby rozpocząć, to zintegrować jedno narzędzie — powiedzmy oprogramowanie CRM — z innym za pomocą webhooków, interfejsu API, a nawet z narzędziem innej firmy, które integruje dla Ciebie oddzielne aplikacje.

5. Popraw proces

Przedostatni etap DMAIC – ulepszanie – polega na działaniu na danych, informacjach i spostrzeżeniach zebranych w poprzednich krokach i wprowadzeniu korzystnych zmian w procesach.

Jedną z podstawowych rad, jakie mam, jest przetestowanie zmian przed wprowadzeniem ich w życie. Testując je wcześniej, potwierdzisz, czy zmiany, które Twoim zdaniem należy wprowadzić, rzeczywiście przyniosą korzyści dla danego procesu.

Widząc, że udokumentowałeś proces, który optymalizujesz, testowanie zmian jest łatwe. Po prostu utwórz kopię udokumentowanego procesu, dostosuj go w razie potrzeby, a następnie poproś zwykłych użytkowników procesu, aby śledzili proces ze zmianami.

Gdy już to zrobią, zbierz ich opinie, aby zobaczyć, czy zmiany miały pozytywny wpływ, czy nie. Dzięki zmianom, które uznano za sukces, będziesz chciał wdrażać, wdrażać, wdrażać!

6. Kontroluj przyszłą wydajność procesu

Kontrola to ostatnia część DMAIC. Pomyśl o tym jako o punkcie, w którym zawiążesz wszelkie luźne węzły, komunikujesz się z innymi o zmianach w procesie i upewnisz się, że zoptymalizowany proces jest prawidłowo mierzony w przyszłości.

Jeśli chodzi o wiązanie luźnych węzłów, czy musisz uzyskać zgodę kogoś innego, zanim uruchomisz zoptymalizowany proces i wszyscy go zastosują? Jeśli tak, wyślij udokumentowany proces w swoją stronę. Chociaż może to zająć trochę więcej czasu, jeśli zwrócą się z dodatkowymi sugestiami lub pomysłami, jest to dodatkowy krok w zakresie zarządzania jakością, który jest niezaprzeczalnie pomocny.

Następnie będziesz chciał poinformować użytkowników procesu, co się stało, dlaczego proces został zmieniony i odpowiedzieć na wszelkie pytania dotyczące zaktualizowanego procesu. Jeśli nie poinformujesz użytkowników procesu o wprowadzonych aktualizacjach, nie tylko będą zaskoczeni, ale mogą zdecydować, z czystego zamieszania, że ​​nie wykonają właściwie zaktualizowanych kroków. To cofnęłoby cały czas i wysiłek, który włożyłeś w optymalizację procesów.

Aby upewnić się, że proces jest mierzony i dobrze działa w przyszłości, prostym sposobem jest ponowne przeprowadzenie optymalizacji procesu w następnym kwartale. Wtedy będziesz mógł ulepszyć proces (o ile można dokonać jakichkolwiek ulepszeń). Będą sytuacje, w których nie będzie można wprowadzić dalszych ulepszeń, o czym poinformują Cię kroki pomiaru i analizy. Tak czy inaczej, dla prawdziwej optymalizacji i kontroli procesów, regularne przeglądy i optymalizacja procesów są koniecznością.

Teraz przybij sobie piątkę – ukończyłeś kroki DMAIC w celu optymalizacji procesu!

Idąc naprzód jako firma zorientowana na proces

Czytając i postępując zgodnie z instrukcjami podanymi w tym poście, przygotowałeś się na sukces, stając się firmą zorientowaną na procesy.

W szczególności odkryłeś, jak ważne są stałe procesy w codziennych operacjach – nie wspominając o wynikach – i udokumentowałeś swoje integralne procesy biznesowe. Najbardziej godne uwagi jest jednak to, że zacząłeś przechodzić przez procesy, optymalizując je i ulepszając krok po kroku!

Dzięki tej nowo odkrytej kulturze procesów, chodzi o wykonanie najlepszej możliwej pracy, usprawnienie współpracy w zespole i zwiększenie produktywności. Dodatkowo, jeśli kiedykolwiek zdecydujesz – lub będziesz musiał – zacząć korzystać z systemów zarządzania jakością, takich jak ISO 9001, przedsięwzięcie to będzie bezbolesne.

Wniosek

Procesy są podstawą Twojego zespołu i to procesy, które przechodzą każdego dnia, decydują o ogólnym sukcesie. Brak usprawniania i optymalizacji często używanych, niezbędnych procesów oznacza aktywne odrzucenie możliwości lepszej, szybszej i bardziej inteligentnej pracy. W rzeczywistości przestarzałe i nieefektywne procesy marnują prawie jedną trzecią czasu pracowników każdego dnia pracy.

Postępując zgodnie z metodą DMAIC dla doskonalenia procesów, jak opisano powyżej, możesz kontrolować i kontrolować swoje procesy. Zawsze. Aby mieć pewność, że optymalizacja procesów – oprócz dokumentowania, używania i zarządzania procesami – pozostaje prosta, warto skorzystać z dedykowanego narzędzia BPM.

Aby dowiedzieć się, które oprogramowanie BPM najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, przejdź na sprytną stronę G2 po najlepsze oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi .