كيفية تحسين العمليات اليومية باستخدام عملية التحسين

سواء أكنت تدرك ذلك أم لا ، فأنت وفريقك منخرطون باستمرار في العملية .

كوب جو الذي صنعته هذا الصباح قبل الغوص في مهامك اليومية؟ عملية.

إعداد أحدث عميل لديك؟ عملية.

تخطيط الميزانية لهذا الربع؟ انت حزرتها؛ هذه عملية أيضًا.

إنها مجموعة عمليات الفريق التي تملي ما يفعلونه ، ولماذا يفعلون ذلك ، وكيف ، وببساطة ، العمليات هي العمود الفقري لأي فريق.

ولكن هل تم تحسين عملياتك اليومية؟ هل تتم مراجعتها بانتظام بطريقة هادفة وهل يتم قياس النجاح؟ وفقًا لتقرير حالة إدارة عمليات الأعمال لعام 2018 ، قال 93٪ من المشاركين أنهم شاركوا في تحسينات متعددة للعمليات.

أنت تسمح للمنافسين باكتساب الصدارة من خلال عدم التركيز على عملياتك وتحسينها.

لهذا السبب ، سنساعدك في التعامل مع تحسين العملية ، حتى لو لم تصادف المصطلح من قبل. سنحدد ماهية عملية التحسين ، ولماذا هي مفيدة للغاية ، وكيفية تسهيل عملية التحسين بنفسك.

ما هو تحسين العملية؟

قبل الدخول في تعريف عملية التحسين ، من الأهمية بمكان أن نفهم تمامًا كيف يتم تعريف كلمة "عملية".

يعرّف قاموس أوكسفورد الإنجليزي (OED) العملية على أنها "سلسلة من الإجراءات أو الخطوات المتخذة لتحقيق غاية معينة". بالعودة إلى المثال السابق لصنع القهوة ، بدأت تلك العملية إما بإخراج كوب من الخزانة أو تحضير الماء المغلي ، وبحلول نهاية الأمر ، يمكنك الاستمتاع بفنجان القهوة وبدء يوم العطلة. القدم اليمنى. كانت عبارة عن مجموعة من المهام التي كنت بحاجة إلى القيام بها للحصول على ما تريد (أو حسب الحاجة إلى الكافيين).

من خلال فهم قوي لماهية العملية ، دعنا نعيد انتباهنا مرة أخرى إلى عملية التحسين.

ببساطة ، تحسين العملية هو عملية تحسين العمليات التجارية. هناك طرق لا حصر لها يمكن تعديل أي عملية معينة بحيث تكون أفضل من الناحية الموضوعية ، من القيام بمهام معينة إلى إضافة مهام جديدة فيها ، إلى إعادة كتابة خطوة معينة في العملية لإعادة ترتيب ترتيب المهام العملية لتحسين التدفق الكلي. في كلتا الحالتين ، يهدف تحسين العملية إلى جعل العمليات أكثر كفاءة وفعالية وأقل تعقيدًا واستهلاكًا للوقت وإهدارًا للوقت.

المهم أن تعرف أن تحسين العملية ليس مجرد هراء جديد ؛ جذوره في ستة سيجما. Six Sigma عبارة عن مجموعة مجربة ومختبرة من أدوات وتقنيات تحسين العمليات التي لا توفر للشركات فقط مبلغًا لا يمكن فهمه من المال على مدى العقود القليلة الماضية.

في الواقع ، أبلغت The Keefe Group وحدها عن وفورات تزيد عن 2.5 مليون دولار ، لكنها عززت بشكل كبير العمليات اليومية للشركات الناشئة والشركات الصغيرة والمتوسطة والمؤسسات على مستوى المؤسسات على حدٍ سواء. وهذا يعني أن فوائد تحسين العملية رائعة جدًا.

5 فوائد لعملية التحسين

طالما أن هناك التزامًا بتحسين العمليات التجارية لفريقك بشكل صحيح ومنتظم ، فسوف تفتح فريقك لمجموعة كاملة من مزايا تغيير الأعمال.

زيادة الإنتاجية

لن يكمل الموظفون عملياتهم بشكل أسرع فحسب ، لكن مخرجاتهم ستحقق نتائج أقوى أيضًا. على سبيل المثال ، لنفترض أن أحد أعضاء فريق المبيعات يقوم بإعداد موظف جديد ويتبع عملية تأهيل تم تحسينها مؤخرًا. من خلال اتخاذ الخطوات الأصلية التي أدت إلى حدوث اختناقات ، يمكن تدريب الموظف الجديد بشكل أسرع ، مما يعني أنه قادر على القيام بعمل جيد مباشرة والذي يمكنك بعد ذلك جني الفوائد المالية منه!

تم تقليل الخطأ

إذا لم يتم النظر في عملية ما بشكل نقدي ، فقد تكون هناك خطوات في العملية تؤدي بشكل فعال إلى جعل الشخص الذي يتابعها ينفذ مهمة لا ينبغي أن يفعلها ، أو القيام بها بطريقة لم تعد كذلك. ولكن من خلال المراجعة المستمرة للعمليات التجارية وتحسينها وتحديثها ، تتم إزالة التناقضات وعدم الدقة التي تؤدي إلى حدوث أخطاء بالكامل.

المزيد من الرشاقة

في عالم الأعمال المعاصر ، التصرف ببطء لا يقطع الخردل. الرشاقة ، بدلاً من ذلك ، هي المفتاح ؛ تحتاج إلى التغيير والتكيف باستمرار. تشير الدراسات إلى أن الفرق المرنة لديها فرصة بنسبة 70٪ في أن تكون في الربع الأعلى عندما يتعلق الأمر بالصحة التنظيمية (صحة المؤسسة ، إذا كنت لا تعرف بالفعل ، فهي مؤشر على الأداء العالي على المدى الطويل). لحسن الحظ ، فإن طبيعة الخضوع لعملية تحسين منتظمة تعني أنك تمكن عملياتك - وفريقك ككل - لتكون أكثر مرونة.

إنشاء وتعزيز ثقافة العمليات

للحصول على ثقافة العمليات ، يجب أن تأخذ عمليات عملك على محمل الجد ، وتضمن توثيقها واستخدامها على نطاق واسع وتحسينها بمرور الوقت. يعد تحسين العمليات التجارية جزءًا مهمًا لا يمكن إنكاره في إنشاء ثقافة العمليات داخل فريقك أولاً ثم تعزيزها.

تحسين المحصلة النهائية

دعنا ننتقل إلى المطاردة: التحسينات التي تم إجراؤها على العمليات كجزء من تحسين العملية لها تأثير مباشر وإيجابي على المحصلة النهائية لعملك. إذا لم يوضح ذكري السابق لمدخرات The Keefe Group ذلك ، فربما مع العلم أن Motorola وفرت أكثر من 16 مليار دولار من التكاليف بفضل تحسين العملية وإرادة التحسين.

في حين أن هذه الفوائد ستثير بالتأكيد اهتمام قادة الفريق المتحمسين بتحسين العملية ، يجب أن تكون القوة الدافعة الحقيقية لخضوع عملية التحسين هي أن عدم الاهتمام بالعمليات التجارية يسبب الضرر. بدءًا من استخدام العمليات الضعيفة والخطيرة كل يوم إلى جعل جميع الموظفين يضيعون وقتًا وجهدًا حاسمين دون علمهم ، فإن عدم القيام بأي شيء حيال عملياتك القديمة وغير المُحسَّنة يمكن أن يؤدي إلى تراجع العمل بأكمله.

تحسين العمليات ، إذن ، يتعلق بتحسين العمليات التجارية. لكن الأمر يتعلق أيضًا بتقليل الضرر.

كيف تخضع لعملية تحسين الأعمال بنفسك

قبل أن ندخل في تفاصيل عملية التحسين الجارية ، إليك سؤال: هل أنت قلق بشأن المدة التي سيستغرقها تحسين العملية؟

إذا كان الأمر كذلك ، فلا تكن كذلك.

لا يجب أن يكون تحسين إجراءات العمل مستهلكًا للوقت ، حيث يستغرق ساعات وساعات من جدولك المزدحم بالفعل. كل ما عليك فعله هو الانغماس في تحسين العمليات كل ثلاثة أشهر لإحداث ثورة في عملياتك! بالإضافة إلى ذلك ، فإن الممارسة تجعلها مثالية ؛ ستفعل ذلك بشكل أسرع في كل مرة.

الآن ، إذا خضعت لتدريب Six Sigma Black Belt وأردت استخدام عدد لا يحصى من أدوات Six Sigma مثل تعدين العمليات و FMEA وتخطيط تدفق القيمة ، فهذا هو الوقت الذي يستغرق فيه تحسين العملية وقتًا أكبر بكثير. للحصول على أفضل ما في العالمين - إجراء تحسين للعملية بطريقة معتمدة من Six Sigma بأكثر الطرق فعالية من حيث الوقت - سترغب في اتباع منهجية DMAIC.

DMAIC هو اختصار يرمز إلى التحديد والقياس والتحليل والتحسين والتحكم. وهي طريقة DMAIC التي أنا على وشك إخبارك بها في الخطوات الست التالية حتى تتمكن من تحسين عملياتك. بصورة صحيحة.

1. التأكد من توثيق العمليات

لكي يعمل DMAIC - ولأي نوع من طريقة أو إستراتيجية أو عملية تحسين العملية للعمل - ستحتاج إلى توثيق عملياتك أولاً.

يمكن توثيق العمليات التجارية ببرامج معروفة على نطاق واسع مثل محرّر مستندات Google أو حتى Microsoft Excel ، ولكن مع الأخذ في الاعتبار العدد الكبير من البرامج الموجودة هناك ، مثل برنامج BPM ، الذي يجعل توثيق عملياتك واستخدامها وتحسينها وإدارتها أمرًا سهلاً ، واختيار ذلك أداة مصممة لهذا الغرض تستحق وقتك.

ولكن الشيء الأكثر أهمية هنا هو خفض العمليات وتفصيلها وتوثيقها. بعد كل شيء ، لا يمكنك في الواقع تحسين العمليات الخاصة بك إذا كنت لا تستطيع أن ترى ماديًا كيف تعمل ، وما الذي ينطوي عليه ، وما هو التكرار الحالي لكل عملية.

لا يقتصر الأمر على توثيق العمليات الخاصة بك كجزء لا يتجزأ من DMAIC وتحسين العملية ، ولكن هناك الكثير من الإيجابيات اليومية المضافة التي تأتي من القيام بذلك.

على سبيل المثال ، فكر في الأمر سابقًا ، عندما ناقشت كيف يمكن للعمليات المحسّنة أن تجعل عملية الإعداد أسرع وأفضل. عندما يبدأ الموظف الموجود على متن الطائرة في تنفيذ نفس العمليات والمهام المتعلقة بالعمل مثل زملائه ، فسوف يتعاملون مع كل شيء إذا كانت هناك عمليات موثقة يجب اتباعها ، والتعليمات الخاصة بما يجب فعله ببساطة لم يتم تمريرها حسب القيمة- من الفم.

وبالمثل ، لنفترض أن موظفًا مختلفًا لا يمكنه تذكر خطوة معينة في العملية. بدلاً من سؤال مديرهم عما يجب فعله (وبالتالي صرف انتباه المدير عن كل ما يعمل عليه) ، يمكن للموظف غير المؤكد الرجوع إلى العملية الموثقة. سوف ينعش ذاكرتهم ، ويقلل من أي قلق قد يكون لديهم ، ويحثهم على فعل ما يجب القيام به!

وغني عن القول ، أن العمليات الموثقة ليست مفيدة فقط - إنها ضرورية. لهذا السبب قامت 96٪ من الشركات بتوثيق عملياتها التجارية بشكل أو بآخر.

2. تحديد العملية التي ينبغي تحسينها

بمجرد أن يتم توثيق العمليات التجارية بشكل كافٍ ، فقد حان الوقت لبدء DMAIC نفسه وتحديد العملية التي ستقوم بتحسينها أولاً.

في البداية ، قد يبدو الأمر مربكًا بعض الشيء - لا سيما بالنظر إلى احتمال وجود عشرات أو مئات أو حتى الآلاف من العمليات التي يجب تحسينها. هذا هو السبب في أنه من الأفضل إنشاء قائمة بالعمليات الرئيسية لتحسينها ، ثم العمل في طريقك إلى أسفل القائمة.

لمعرفة هذه القائمة ، اسأل نفسك:

• ما هي العمليات التي يتم استخدامها بشكل متكرر؟ على وجه التحديد ، كم يوما في الأسبوع؟ كم مرة في اليوم؟ بواسطة كم عدد أعضاء الفريق؟
• ما هي العمليات التي لها أعلى ناتج؟ بمعنى ، ما هي العمليات التي لها أهداف نهائية هي الأكثر أهمية بالنسبة للأعمال ليس فقط للبقاء واقفة على قدميها ، ولكن لتزدهر؟
• ما هي العمليات التي لها أعلى عائد على الاستثمار؟ ما هي العمليات التي تحصل على أكبر فائدة مالية منها بمجرد اكتمالها؟
• ما الذي يمكن أن يساهم في نمو عائد الاستثمار إذا تم تحسينه؟ ما هي العمليات ، إذا تم تحسينها ، يمكن أن تصبح بعضًا من أهم العمليات وأكثرها فائدة عندما يتعلق الأمر بتوليد عائد الاستثمار؟

ضع في اعتبارك أنه لتجنب العبء الزائد وإزعاج عقلك ، سترغب في تحسين عملياتك واحدة تلو الأخرى. خلاف ذلك ، قد يكون الاستمرار في متابعة العمليات المتعددة أمرًا صعبًا ، وقد يتسبب في ارتكابك للأخطاء وإلحاق المزيد من الضرر بعمليات عملك.

بمجرد إنشاء قائمتك ، فإن العملية في الجزء العلوي - سواء كانت عملية لإلحاق العملاء أو إنشاء خطة إدارة مشروع - هي العملية التي ستعمل على تحسينها أولاً ، لذا حددها: اكتب اسم العملية ، والهدف منه ، وكيف يبدأ وكيف ينتهي ، ومن يشمله ، وما الذي يتضمنه. قدم لنفسك وللآخرين الذين تعمل معهم معلومات أساسية ولكنها مهمة للعملية.

3. قياس كيفية أداء العملية

تقع البيانات في قلب DMAIC ، لذا فمن الصواب أن تقيس مدى تقدم العملية في وقت مبكر. من خلال القيام بذلك ، فإنه يوفر معيارًا لكيفية عمل العملية قبل تنفيذ أي تغييرات. لحسن الحظ ، ليس من الصعب كما يبدو قياس العملية.

أولاً ، ستحتاج إلى جمع بيانات كمية. يمكن القيام بذلك بسهولة عن طريق قياس العملية مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية (يجب أن يكون لديك بالفعل 2-3 KPIs لكل هدف). إذا لم يكن لديك أي مؤشرات أداء رئيسية لذلك ، ففكر في المخرجات المتوقعة للعملية المعنية: هل تحقق العملية تلك المخرجات على النحو المنشود؟ هل يتم القيام بذلك في إطار زمني مناسب؟ هل فشل في تلبية النواتج المتوقعة على الإطلاق؟ في الأساس ، هذه هي النقطة التي تريد أن تنظر فيها إلى العملية بطريقة حاسمة ، مدعومة ببيانات قابلة للقياس الكمي.

ثم حان الوقت للبيانات النوعية. يعد جمع البيانات النوعية أقل صعوبة مما يبدو أيضًا. على سبيل المثال ، تتمثل إحدى الطرق المباشرة للحصول على البيانات التي تحتاجها في سؤال المستخدمين و / أو مالك العملية عن شعورهم بأداء العملية. قد يكونوا قادرين على إخبارك على الفور بما يشبه استخدام العملية بشكل متكرر ، وما هي المشكلات ، وما إذا كانت ناجحة كعملية أم لا.

بعد قياس أداء العملية ، احتفظ بجميع الحقائق والأرقام التي حصلت عليها في مكان آمن (اقرأ: لا تكتبها على الورق التي ستنتقل حتمًا ولن يتم رؤيتها مرة أخرى - استخدم الحل المناسب لتوثيق المعلومات).

4. تحليل كيف يمكن تحسينها

في الجزء الأخير - خطوة القياس - وجدت بيانات جيدة حول كيفية أداء العملية دون إجراء أي اختبارات مباشرة بنفسك. لكن هذا سيتغير الآن مع خطوة التحليل هذه ، حيث ستخضع أنت وأي شخص تعمل معه هذه العملية.

أثناء إجرائك للعملية بعين تحليلية ناقدة ، ستلاحظ بشكل طبيعي أن العملية ليست جيدة كما ينبغي. ولكن نظرًا لأنك تستخدم لأول مرة عندما يتعلق الأمر بتحسين العملية و DMAIC ، لمساعدتك في ما يلي بعض الإرشادات لما يجب مراعاته وتحليله:

• كم من الوقت يستغرق لإكمال العملية؟ هل هو في إطار زمني مناسب؟ هل هو أبطأ أم أسرع من المتوقع؟
• أين تحدث الاختناقات؟ إذا كانت العملية عبارة عن عملية متعددة الأشخاص ، فهل هناك نقطة يتعذر فيها على أحد الموظفين الاستمرار في مهامه لأن شخصًا آخر يستغرق وقتًا طويلاً لإكمال مهامه؟
• هل أي خطوات محيرة؟ هل أي خطوات محيرة أو مكتوبة بطريقة محيرة ، مما يتسبب في قيام مستخدم العملية بتنفيذ المهام بشكل سيء أو ببساطة تخطيها تمامًا؟
• هل هناك أي خطوات مسرفة؟ غالبًا ما يُطلق عليها اسم "Muda" - وتعني كلمة "النفايات" اليابانية - في دوائر Six Sigma ، فإن الخطوات المُهدرة هي تلك التي تؤدي إلى أي من الأشكال السبعة لمودا (ضياع الإنتاج الزائد ، إضاعة الوقت في متناول اليد ، إهدار النقل ، إهدار المعالجة نفسها ، وإهدار المخزون في متناول اليد ، وإهدار الحركة ، وإهدار صنع المنتجات المعيبة). هل هذه الخطوات والمهام المهدرة موجودة في عمليتك؟
• هل يمكن أتمتة أجزاء من العملية؟ الأتمتة هي طريقة رائعة وتطلعية لتحسين العملية للأفضل. حتى أن ماكنزي اكتشفت أنه يمكن بسهولة أتمتة 45٪ من الأنشطة باستخدام التكنولوجيا الحالية. كل ما تحتاجه للبدء هو دمج أداة واحدة - دعنا نقول برنامج CRM - مع أداة أخرى باستخدام webhooks أو واجهة برمجة التطبيقات أو حتى باستخدام أداة جهة خارجية تدمج تطبيقات منفصلة لك.

5. تحسين العملية

تتعلق المرحلة ما قبل الأخيرة من DMAIC - التحسين - بالعمل على البيانات والمعلومات والرؤى التي جمعتها في الخطوات السابقة وإجراء تغييرات مفيدة على العملية.

إحدى النصائح الأساسية التي لدي هي اختبار التغييرات قبل وضعها موضع التنفيذ. من خلال اختبارها مسبقًا ، ستؤكد ما إذا كانت التغييرات التي تعتقد أنه يجب عليك إجراؤها ستفيد بالفعل العملية المعنية.

نظرًا لأنك قمت بتوثيق العملية التي تقوم بتحسينها ، فإن اختبار التغييرات أمر سهل. ما عليك سوى عمل نسخة من العملية الموثقة ، وتعديلها حسب الضرورة ، ثم اجعل مستخدمي العملية المعتادة يتابعون العملية بالتغييرات.

بمجرد القيام بذلك ، اجمع ملاحظاتهم لمعرفة ما إذا كان للتعديلات تأثير إيجابي أم لا. مع التغييرات التي تم اعتبارها ناجحة ، سترغب في النشر والتوزيع والنشر!

6. مراقبة أداء العملية في المستقبل

التحكم هو الجزء الأخير من DMAIC. فكر في الأمر على أنه النقطة التي ستقوم فيها بربط أي عقدة فضفاضة ، والتواصل مع الآخرين حول تغييرات العملية ، والتأكد من قياس العملية المحسّنة الآن بشكل صحيح للمضي قدمًا.

فيما يتعلق بربط العقد الفضفاضة ، هل تحتاج إلى الحصول على موافقة أي شخص آخر قبل إطلاق العنان للعملية المحسنة وجعل الجميع يتابعونها؟ إذا كان الأمر كذلك ، أرسل العملية الموثقة بطريقتهم. في حين أن الأمر قد يستغرق وقتًا أطول قليلاً إذا عادوا مع اقتراحات أو أفكار إضافية ، إلا أنها خطوة إدارة جودة إضافية ، وهي مفيدة بلا شك.

بعد ذلك ، سترغب في السماح لمستخدمي العملية بمعرفة ما حدث ، ولماذا تم تغيير العملية ، والإجابة على أي أسئلة حول العملية المحدثة. إذا لم تقم بإبلاغ مستخدمي العملية بالتحديثات التي أجريتها ، فلن يفاجأوا فحسب ، بل يمكنهم أن يقرروا ، بدافع الارتباك التام ، عدم اتباع الخطوات المحدثة بشكل صحيح. سيؤدي هذا إلى التراجع عن كل الوقت والجهد الذي بذلته في عملية التحسين في المقام الأول.

للتأكد من قياس العملية وعملها بشكل جيد في المستقبل ، هناك طريقة بسيطة تتمثل في إجراء تحسين للعملية مرة أخرى في الربع التالي. ستتمكن بعد ذلك من تحسين العملية (إذا كان من الممكن إجراء أي تحسينات ، أي). ستكون هناك حالات لا يمكن فيها إجراء مزيد من التحسينات ، والتي ستعلمك خطوات القياس والتحليل بها. في كلتا الحالتين ، من أجل التحسين الحقيقي للعملية والتحكم فيها ، فإن مراجعة العمليات وتحسينها بانتظام أمر لا بد منه.

الآن ، امنح نفسك خمس نقاط - لقد أكملت خطوات DMAIC لتحسين العملية!

المضي قدما كشركة عملية المنحى

من خلال قراءة التعليمات الواردة في هذا المنشور واتباعها ، تكون قد أعددت نفسك للنجاح من خلال أن تصبح شركة ذات توجه عملي.

على وجه التحديد ، لقد اكتشفت مدى أهمية العمليات القوية لعملياتك اليومية - ناهيك عن الحد الأدنى - وقمت بتوثيق عمليات الأعمال المتكاملة الخاصة بك. ومع ذلك ، من الجدير بالذكر أنك بدأت تشق طريقك من خلال العمليات ، وتحسينها وتحسينها خطوة بخطوة!

مع ثقافة العمليات الجديدة هذه ، إليك أفضل عمل ممكن وتعزيز تعاون الفريق وزيادة الإنتاجية. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قررت - أو طُلب منك - البدء في استخدام أنظمة إدارة الجودة مثل ISO 9001 ، فسيكون المسعى سهلاً.

استنتاج

العمليات هي العمود الفقري لفريقك ، والعمليات التي يخضعون لها كل يوم هي التي تحدد النجاح العام. عدم تحسين العمليات الأساسية المستخدمة بشكل متكرر وتحسينها يؤدي إلى تقليل فرصة العمل بشكل أفضل وأسرع وأكثر ذكاءً. في الواقع ، تهدر العمليات القديمة وغير الفعالة ما يقرب من ثلث وقت الموظفين كل يوم عمل.

باتباع طريقة DMAIC لتحسين العملية ، كما هو موضح أعلاه ، يمكنك التحكم في عملياتك وإبقائها قيد الفحص. دائماً. وللتأكد من أن تحسين العملية - بالإضافة إلى توثيق العمليات الخاصة بك واستخدامها وإدارتها - يظل أمرًا سهلاً ، فأنت تريد استخدام أداة BPM مخصصة.

لمعرفة أي جزء من برنامج BPM يناسب احتياجاتك على أفضل وجه ، انتقل إلى صفحة G2 الأنيقة للحصول على أفضل برامج إدارة عمليات الأعمال .