So verbessern Sie den täglichen Betrieb durch Prozessoptimierung

Ob Sie es erkennen oder nicht, Sie und Ihr Team sind ständig in Prozesse eingebunden .

Die Tasse Kaffee, die Sie heute Morgen gemacht haben, bevor Sie sich Ihren täglichen Aufgaben widmeten? Ein Prozess.

Das Onboarding Ihres neuesten Kunden? Ein Prozess.

Die Budgetplanung für dieses Quartal? Du hast es erraten; das ist auch ein Prozess.

Es sind die Prozesse eines Teams, die bestimmen, was sie tun, warum sie es tun und wieso . Um es einfach auszudrücken: Prozesse sind das Rückgrat eines jeden Teams.

Aber sind Ihre täglichen Prozesse optimiert? Werden sie regelmäßig sinnvoll überprüft und der Erfolg gemessen? Laut The State of Business Process Management 2018 gaben 93 % der Befragten an, an mehreren Prozessverbesserungen beteiligt zu sein.

Sie lassen Konkurrenten den Vorsprung gewinnen, indem Sie sich nicht auf Ihre Prozesse konzentrieren und diese optimieren.

Deshalb helfen wir Ihnen, sich mit der Prozessoptimierung vertraut zu machen, auch wenn Ihnen der Begriff noch nie begegnet ist. Wir definieren, was Prozessoptimierung ist, warum sie so vorteilhaft ist und wie Sie selbst in die Prozessoptimierung einsteigen können.

Was ist Prozessoptimierung?

Bevor Sie sich mit der Definition der Prozessoptimierung befassen, ist es von größter Bedeutung, vollständig zu verstehen, wie das Wort „Prozess“ definiert ist.

Das Oxford English Dictionary (OED) definiert einen Prozess als „eine Reihe von Aktionen oder Schritten, die unternommen werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen“. Um auf das frühere Beispiel der Kaffeezubereitung zurückzukommen: Dieser Prozess begann damit, dass Sie entweder eine Tasse aus dem Schrank holten oder das kochende Wasser zubereiteten, damit Sie am Ende die Tasse Kaffee genießen und den Tag beginnen konnten der rechte Fuß. Es war eine Sammlung von Aufgaben, die Sie ausführen mussten, um das zu bekommen, was Sie wollten (oder, abhängig von Ihrem Koffeinzwang, brauchten).

Mit einem soliden Verständnis dessen, was ein Prozess ist, wenden wir uns wieder der Prozessoptimierung zu.

Einfach ausgedrückt ist Prozessoptimierung die Verbesserung von Geschäftsprozessen. Es gibt unzählige Möglichkeiten, einen bestimmten Prozess so anzupassen, dass er objektiv besser ist, vom Herausnehmen bestimmter Aufgaben über das Hinzufügen neuer Aufgaben, das Umschreiben eines bestimmten Schritts im Prozess bis hin zur Neuordnung der Aufgabenreihenfolge des Prozesses, um den Gesamtablauf zu verbessern. In jedem Fall zielt die Prozessoptimierung darauf ab, Prozesse effizienter, effektiver und weniger kompliziert, zeitaufwändig und verschwenderisch zu gestalten.

Wichtig zu wissen ist, dass Prozessoptimierung kein neumodischer Unsinn ist; seine Wurzeln liegen in Six Sigma. Six Sigma ist eine erprobte Sammlung von Werkzeugen und Techniken zur Prozessverbesserung, die Unternehmen in den letzten Jahrzehnten nicht nur unglaublich viel Geld gespart hat.

Tatsächlich meldete allein die Keefe Group Einsparungen von über 2,5 Millionen Dollar, hat aber den täglichen Betrieb von Startups, KMUs und Organisationen auf Unternehmensebene gleichermaßen dramatisch gestärkt. Das heißt, die Vorteile der Prozessoptimierung sind ziemlich bemerkenswert.

5 Vorteile der Prozessoptimierung

Solange Sie sich dafür einsetzen, die Geschäftsprozesse Ihres Teams ordnungsgemäß und regelmäßig zu optimieren, werden Sie Ihrem Team eine ganze Reihe von geschäftsverändernden Vorteilen eröffnen.

Gestiegene Produktivität

Die Mitarbeiter werden ihre Prozesse nicht nur schneller abschließen, sondern auch mit ihrer Leistung bessere Ergebnisse erzielen. Nehmen wir als Beispiel an, ein Mitglied des Vertriebsteams stellt einen neuen Mitarbeiter ein und folgt einem kürzlich optimierten Einarbeitungsprozess. Durch die Beseitigung der ursprünglichen Schritte, die zu Engpässen geführt haben, können die neuen Mitarbeiter schneller eingearbeitet werden, sodass sie direkt mit guter Arbeit beginnen können, von der Sie dann finanziell profitieren können!

Reduzierter Fehler

Wenn ein Prozess nicht kritisch betrachtet wurde, könnte es Schritte in einem Prozess geben, die die ihm folgende Person aktiv dazu veranlassen, eine Aufgabe auszuführen, die sie nicht tun sollte, oder sie auf eine Weise zu tun, die sie nicht mehr tun sollte. Aber durch die kontinuierliche Überprüfung, Optimierung und Aktualisierung Ihrer Geschäftsprozesse werden Inkonsistenzen und Ungenauigkeiten, die zu Fehlern führen, vollständig beseitigt.

Mehr Agilität

In der heutigen Geschäftswelt reicht langsames Handeln nicht aus. Agilität ist stattdessen der Schlüssel; Sie müssen sich ständig ändern und anpassen. Studien zeigen, dass agile Teams eine 70-prozentige Chance haben, im obersten Quartil zu landen, wenn es um die Organisationsgesundheit geht (Organisationsgesundheit, falls Sie es noch nicht wissen, ist ein Indikator für langfristige Höchstleistung). Glücklicherweise bedeutet die Tatsache, dass Sie sich regelmäßig einer Prozessoptimierung unterziehen, dass Sie Ihre Prozesse – und Ihr gesamtes Team – agiler machen.

Etablieren und fördern Sie eine Prozesskultur

Eine Prozesskultur zu haben bedeutet, Ihre Geschäftsprozesse ernst zu nehmen und sicherzustellen, dass sie dokumentiert, weit verbreitet und im Laufe der Zeit optimiert werden. Die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse ist unbestreitbar ein wichtiger Bestandteil, um zunächst eine Prozesskultur in Ihrem Team zu etablieren und dann weiterzuentwickeln.

Verbessertes Endergebnis

Kommen wir auf den Punkt: Die im Rahmen der Prozessoptimierung vorgenommenen Prozessverbesserungen wirken sich direkt und positiv auf die Bilanz Ihres Unternehmens aus. Wenn meine frühere Erwähnung der Einsparungen der Keefe Group das nicht deutlich gemacht hat, vielleicht zu wissen, dass Motorola dank Prozessoptimierung und -verbesserung mehr als 16 Milliarden Dollar an Kosten eingespart hat.

Während diese Vorteile sicherlich eifrige Teamleiter dazu bringen werden, sich für die Prozessoptimierung zu interessieren, sollte die eigentliche treibende Kraft für die Durchführung einer Prozessoptimierung darin bestehen, dass die Nichtbeachtung von Geschäftsprozessen Schaden anrichtet. Von der täglichen Verwendung schwacher, schwerfälliger Prozesse bis hin zur unwissentlichen Verschwendung von entscheidender Zeit und Mühe durch alle Mitarbeiter kann das Nichtstun Ihrer veralteten, nicht optimierten Prozesse das gesamte Unternehmen zum Erliegen bringen.

Bei der Prozessoptimierung geht es also um die Verbesserung von Geschäftsprozessen. Aber es geht auch um Schadensminderung.

Wie Sie sich selbst einer Geschäftsprozessoptimierung unterziehen

Bevor wir uns mit den Grundlagen einer Prozessoptimierung befassen, hier eine Frage: Machen Sie sich Sorgen darüber, wie lange die Prozessoptimierung dauern wird?

Wenn ja, nicht sein.

Die Optimierung von Geschäftsprozessen muss nicht zeitaufwändig sein und Stunden um Stunden aus Ihrem ohnehin vollen Terminkalender herausnehmen. Alles, was Sie tun müssen, ist, jedes Quartal in die Prozessoptimierung einzutauchen, um Ihre Prozesse zu revolutionieren! Außerdem macht Übung den Meister; Sie werden es jedes Mal schneller tun.

Wenn Sie nun eine Six-Sigma-Black-Belt-Schulung absolviert haben und eine Vielzahl von Six-Sigma-Tools wie Process Mining, FMEA und Wertstromanalyse verwenden wollten, würde die Prozessoptimierung dann wesentlich mehr Zeit in Anspruch nehmen. Um das Beste aus beiden Welten herauszuholen – Prozessoptimierung auf Six-Sigma-geprüfte Weise so zeiteffizient wie möglich – sollten Sie der DMAIC-Methodik folgen.

DMAIC ist ein Akronym, das für Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Steuern steht. Und es ist die DMAIC-Methode, die ich Ihnen in den folgenden 6 Schritten erläutern werde, damit Sie Ihre Prozesse optimieren können. Richtig.

1. Stellen Sie sicher, dass Prozesse dokumentiert sind

Damit DMAIC funktioniert – und damit jede Art von Prozessoptimierungsmethode, Strategie oder Prozess funktioniert – müssen Sie zuerst Ihre Prozesse dokumentiert haben.

Geschäftsprozesse können mit weithin bekannten Programmen wie Google Docs oder sogar Microsoft Excel dokumentiert werden, aber angesichts der Fülle an Software da draußen, wie z. B. BPM-Software, die das Dokumentieren, Verwenden, Optimieren und Verwalten Ihrer Prozesse zum Kinderspiel macht, entscheiden Sie sich für Ein speziell entwickeltes Tool lohnt sich.

Aber was hier am wichtigsten ist, ist, Ihre Prozesse herunterzubrechen, zu detaillieren und zu dokumentieren. Schließlich können Sie Ihre Prozesse nicht wirklich optimieren, wenn Sie nicht physisch sehen können, wie sie funktionieren, was daran beteiligt ist und was die aktuelle Iteration jedes Prozesses ist.

Die Dokumentation Ihrer Prozesse ist nicht nur für DMAIC und die Prozessverbesserung von wesentlicher Bedeutung, sondern es ergeben sich auch eine Menge zusätzlicher alltäglicher Vorteile, die sich daraus ergeben.

Denken Sie zum Beispiel an früher zurück, als ich darüber gesprochen habe, wie optimierte Prozesse insbesondere das Onboarding schneller und besser machen können. Wenn der eingestellte Mitarbeiter beginnt, die gleichen arbeitsbezogenen Prozesse und Aufgaben wie seine Kollegen zu übernehmen, werden sie sich mit allem auseinandersetzen, wenn es dokumentierte Prozesse gibt, die befolgt werden müssen, und die Anweisungen für das, was zu tun ist, einfach nicht von den Vorgesetzten weitergegeben wurden. Mund.

Angenommen, ein anderer Mitarbeiter kann sich nicht an einen bestimmten Schritt eines Prozesses erinnern. Anstatt ihren Vorgesetzten zu fragen, was zu tun ist (und den Vorgesetzten dadurch von dem abzulenken, woran er gerade arbeitet), kann der unsichere Mitarbeiter auf den dokumentierten Prozess zurückgreifen. Es wird ihr Gedächtnis auffrischen, jegliche Angst, die sie vielleicht hatten, reduzieren und sie dazu bringen, das zu tun, was getan werden muss!

Selbstverständlich sind dokumentierte Prozesse nicht nur ausgesprochen nützlich – sie sind notwendig. Aus diesem Grund haben 96 % der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse in der einen oder anderen Form dokumentiert.

2. Definieren Sie, welcher Prozess optimiert werden soll

Sobald die Geschäftsprozesse ausreichend dokumentiert sind, ist es an der Zeit, DMAIC selbst zu starten und zu definieren, welche Prozesse Sie zuerst optimieren möchten.

Am Anfang mag es ein wenig überwältigend erscheinen – vor allem, wenn man bedenkt, dass potenziell Dutzende, Hunderte oder vielleicht sogar Tausende von Prozessen zu optimieren sind. Aus diesem Grund ist es am besten, eine Liste der zu optimierenden Schlüsselprozesse zu erstellen und sich dann in der Liste nach unten zu arbeiten.

Um diese Liste zu erstellen, fragen Sie sich:

• Welche Verfahren werden am häufigsten verwendet? Genauer gesagt, an wie vielen Tagen in der Woche? Wie oft am Tag? Um wie viele Teammitglieder?
• Welche Prozesse haben den höchsten Output? Das heißt, welche Prozesse haben Endziele, die für das Unternehmen am wichtigsten sind, um nicht nur über Wasser zu bleiben, sondern zu gedeihen?
• Welche Prozesse haben den höchsten ROI? Von welchen Prozessen profitieren Sie nach Abschluss finanziell am meisten?
• Was könnte bei Verbesserung zum ROI-Wachstum beitragen? Welche Prozesse könnten, wenn sie optimiert werden, zu Ihren wichtigsten und nützlichsten Prozessen werden, wenn es um die Generierung von ROI geht?

Denken Sie daran, dass Sie Ihre Prozesse Stück für Stück optimieren sollten, um eine Überlastung und Verwirrung Ihres Gehirns zu vermeiden. Andernfalls könnte es sich als schwierig erweisen, den Überblick über mehrere Prozesse zu behalten, und Sie könnten Fehler machen und Ihren Geschäftsprozessen weiteren Schaden zufügen.

Sobald Sie Ihre Liste erstellt haben, ist der Prozess ganz oben – sei es ein Prozess für das Onboarding von Kunden oder die Erstellung eines Projektmanagementplans – derjenige, den Sie zuerst optimieren werden, also definieren Sie ihn: Schreiben Sie den Namen des Prozesses auf , das Ziel davon, wie es beginnt und wie es endet, wen es beinhaltet und was es beinhaltet. Versorgen Sie sich und andere, mit denen Sie zusammenarbeiten, mit den grundlegenden, aber kritischen Informationen des Prozesses.

3. Messen Sie die Leistung des Prozesses

Daten sind das Herzstück von DMAIC, daher ist es nur richtig, dass Sie den Fortschritt des Prozesses frühzeitig messen. Auf diese Weise bietet es einen Maßstab dafür, wie der Prozess funktioniert, bevor Änderungen implementiert werden. Glücklicherweise ist es nicht so schwer, wie es sich anhört, einen Prozess zu messen.

Zunächst müssen Sie quantitative Daten sammeln. Dies kann leicht erfolgen, indem der Prozess anhand seiner KPIs gemessen wird (Sie sollten bereits 2-3 KPIs pro Ziel haben). Wenn Sie jedoch keine Key Performance Indicators dafür haben, denken Sie über die erwarteten Ergebnisse des betreffenden Prozesses nach: Erreicht der Prozess diese Ergebnisse wie beabsichtigt? Tut sie dies in einem angemessenen Zeitrahmen? Erfüllt es überhaupt nicht die erwarteten Ergebnisse? Im Grunde ist dies der Punkt, an dem Sie den Prozess kritisch betrachten und mit quantifizierbaren Daten untermauern möchten.

Dann ist es Zeit für qualitative Daten. Das Sammeln qualitativer Daten ist weitaus weniger beängstigend, als es sich anhört. Eine einfache Möglichkeit, die benötigten Daten zu erhalten, besteht beispielsweise darin, Benutzer und/oder den Eigentümer des Prozesses zu fragen, wie er ihrer Meinung nach funktioniert. Sie können Ihnen möglicherweise sofort sagen, wie es ist, den Prozess häufig zu verwenden, welche Probleme auftreten und ob er als Prozess erfolgreich ist oder nicht.

Nachdem Sie die Leistung des Prozesses gemessen haben, bewahren Sie alle Fakten und Zahlen, die Sie erhalten haben, an einem sicheren Ort auf (sprich: Schreiben Sie sie nicht auf Papier, das unweigerlich herumläuft und nie wieder gesehen wird – verwenden Sie eine geeignete Lösung zum Dokumentieren von Informationen).

4. Analysieren Sie, wie es optimiert werden kann

Im letzten Teil – dem Messschritt – haben Sie gute Daten zur Leistung des Prozesses gefunden, ohne selbst Tests aus erster Hand durchzuführen. Aber das ändert sich jetzt mit diesem Analyseschritt, denn hier durchlaufen Sie und alle, mit denen Sie zusammenarbeiten, den Prozess.

Wenn Sie den Prozess mit einem analytischen, kritischen Blick durchlaufen, werden Sie natürlich feststellen, wo der Prozess nicht so gut ist, wie er sein sollte. Da Sie jedoch ein Anfänger sind, wenn es um Prozessoptimierung und DMAIC geht, finden Sie hier einige Richtlinien, die Sie berücksichtigen und analysieren sollten:

• Wie lange dauert es, bis der Vorgang abgeschlossen ist? Ist es in einem angemessenen Zeitrahmen? Ist es langsamer oder schneller als erwartet?
• Wo treten Engpässe auf? Wenn es sich bei dem Prozess um einen Mehrpersonenprozess handelt, gibt es einen Punkt, an dem ein Mitarbeiter seine Aufgaben nicht fortsetzen kann, weil ein anderer zu lange braucht, um seine Aufgaben zu erledigen?
• Sind irgendwelche Schritte verwirrend? Sind irgendwelche Schritte verwirrend oder auf verwirrende Weise geschrieben, was dazu führt, dass der Prozessbenutzer Aufgaben schlecht erledigt oder sie einfach gleich überspringt?
• Gibt es unnötige Schritte? In Six-Sigma-Kreisen oft als „Muda“ – japanisch für „Verschwendung“ – bezeichnet, sind verschwenderische Schritte diejenigen, die zu einer der sieben Formen von Muda führen (Verschwendung von Überproduktion, Verschwendung von verfügbarer Zeit, Verschwendung von Transport, Verschwendung von Verarbeitung selbst, Lagerbestandsverschwendung, Transportverschwendung und Verschwendung durch die Herstellung fehlerhafter Produkte). Sind diese verschwenderischen Schritte und Aufgaben in Ihrem Prozess vorhanden?
• Können Teile des Prozesses automatisiert werden? Automatisierung ist eine brillante, zukunftsorientierte Möglichkeit, einen Prozess zum Besseren zu optimieren. McKinsey entdeckte sogar, dass 45 % der Aktivitäten mit aktueller Technologie leicht automatisiert werden können. Alles, was Sie brauchen, um loszulegen, ist die Integration eines Tools – sagen wir CRM-Software – in ein anderes mit Webhooks, API oder sogar mit einem Drittanbieter-Tool, das separate Apps für Sie integriert.

5. Verbessern Sie den Prozess

In der vorletzten Phase von DMAIC – Verbesserung – geht es darum, auf die Daten, Informationen und Erkenntnisse, die Sie in den vorherigen Schritten gesammelt haben, zu reagieren und vorteilhafte Prozessänderungen vorzunehmen.

Ein grundlegender Rat, den ich habe, ist, die Änderungen zu testen, bevor Sie sie in die Tat umsetzen. Indem Sie sie vorher testen, bestätigen Sie, ob die Änderungen, die Sie Ihrer Meinung nach vornehmen sollten, dem betreffenden Prozess tatsächlich zugute kommen.

Da Sie den zu optimierenden Prozess dokumentiert haben, ist das Testen der Änderungen einfach. Erstellen Sie einfach eine Kopie des dokumentierten Prozesses, passen Sie ihn bei Bedarf an und lassen Sie dann die üblichen Prozessbenutzer den Prozess mit den Änderungen verfolgen.

Sobald sie dies getan haben, sammeln Sie ihr Feedback, um zu sehen, ob sich die Anpassungen positiv ausgewirkt haben oder nicht. Mit den Änderungen, die als Erfolg gewertet wurden, möchten Sie bereitstellen, bereitstellen, bereitstellen!

6. Kontrollieren Sie die zukünftige Prozessleistung

Kontrolle ist der letzte Teil von DMAIC. Betrachten Sie es als den Punkt, an dem Sie alle losen Knoten knüpfen, mit anderen über die Prozessänderungen kommunizieren und sicherstellen, dass Ihr jetzt optimierter Prozess in Zukunft richtig gemessen wird.

Müssen Sie in Bezug auf das Knüpfen loser Knoten die Zustimmung von irgendjemandem einholen, bevor Sie den optimierten Prozess entfesseln und alle ihm folgen lassen? Wenn ja, senden Sie ihm den dokumentierten Prozess zu. Es kann zwar etwas länger dauern, wenn sie mit zusätzlichen Vorschlägen oder Ideen zurückkommen, aber es ist ein zusätzlicher Qualitätsmanagementschritt, der unbestreitbar hilfreich ist.

Anschließend sollten Sie den Benutzern des Prozesses mitteilen, was passiert ist, warum der Prozess geändert wurde, und alle Fragen zum aktualisierten Prozess beantworten. Wenn Sie Prozessbenutzer nicht über die von Ihnen vorgenommenen Aktualisierungen informieren, werden sie nicht nur überrascht sein, sondern sie könnten sich aus reiner Verwirrung entscheiden, die aktualisierten Schritte nicht ordnungsgemäß zu befolgen. Dies würde all die Zeit und Mühe zunichte machen, die Sie in erster Linie in die Prozessoptimierung gesteckt haben.

Um sicherzustellen, dass der Prozess gemessen wird und in Zukunft gut funktioniert, besteht eine einfache Möglichkeit darin, sich im nächsten Quartal erneut einer Prozessoptimierung zu unterziehen. Dann können Sie den Prozess verbessern (sofern Verbesserungen möglich sind). Es wird Fälle geben, in denen keine weiteren Verbesserungen vorgenommen werden können, über die Sie die Mess- und Analyseschritte informieren. So oder so, für eine echte Prozessoptimierung und -steuerung ist eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Prozesse ein Muss.

Geben Sie sich jetzt ein High-Five – Sie haben die DMAIC-Schritte zur Prozessoptimierung abgeschlossen!

Als prozessorientiertes Unternehmen vorankommen

Indem Sie die Anweisungen in diesem Beitrag lesen und befolgen, haben Sie sich auf den Weg gemacht, ein prozessorientiertes Unternehmen zu werden.

Insbesondere haben Sie herausgefunden, wie wichtig solide Prozesse für Ihren täglichen Betrieb sind – ganz zu schweigen von Ihrem Endergebnis – und Sie haben Ihre integralen Geschäftsprozesse dokumentiert. Am bemerkenswertesten ist jedoch, dass Sie begonnen haben, sich durch die Prozesse zu arbeiten und sie Schritt für Schritt zu optimieren und zu verbessern!

Mit dieser neu entdeckten Prozesskultur geht es darum, die bestmögliche Arbeit zu leisten, die Zusammenarbeit im Team zu fördern und die Produktivität zu steigern. Und falls Sie sich jemals entscheiden – oder verpflichtet werden –, mit der Verwendung von Qualitätsmanagementsystemen wie ISO 9001 zu beginnen, wird das Unterfangen ein schmerzloses Unterfangen sein.

Fazit

Prozesse sind das Rückgrat Ihres Teams, und es sind die Prozesse, die sie jeden Tag durchlaufen, die den Gesamterfolg bestimmen. Wer häufig genutzte, essenzielle Prozesse nicht verbessert und optimiert, schlägt aktiv die Möglichkeit aus, besser, schneller und intelligenter zu arbeiten. Tatsächlich verschwenden veraltete und ineffiziente Prozesse jeden Arbeitstag fast ein Drittel der Zeit der Mitarbeiter.

Indem Sie die oben beschriebene DMAIC-Methode zur Prozessverbesserung befolgen, können Sie Ihre Prozesse in Schach halten und kontrollieren. Stets. Und um sicherzustellen, dass die Prozessoptimierung – zusätzlich zur Dokumentation, Nutzung und Verwaltung Ihrer Prozesse – einfach bleibt, sollten Sie ein dediziertes BPM-Tool verwenden.

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