วิธีปรับปรุงการปฏิบัติงานประจำวันด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ

ไม่ว่าคุณจะรู้ตัวหรือไม่ก็ตาม คุณและทีมของคุณมีส่วนร่วมใน กระบวนการ อย่างต่อเนื่อง

ถ้วยของโจที่คุณทำเมื่อเช้านี้ก่อนดำดิ่งสู่งานประจำวันของคุณ? กระบวนการ

การเริ่มต้นใช้งานของลูกค้าล่าสุดของคุณ? กระบวนการ

การวางแผนงบประมาณสำหรับไตรมาสนี้? คุณเดามัน; นั่นเป็นกระบวนการเช่นกัน

เป็นชุดกระบวนการของทีมที่กำหนด สิ่งที่ พวกเขาทำ ทำไม พวกเขา ถึง ทำ และพูดง่ายๆ ว่ากระบวนการคือกระดูกสันหลังของทีมใดๆ

แต่กระบวนการรายวันของคุณได้รับการปรับให้เหมาะสมหรือไม่? พวกเขาได้รับการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมออย่างมีความหมายและวัดความสำเร็จหรือไม่? จากข้อมูล ของ The State of Business Process Management 2018 ผู้ตอบแบบสำรวจ 93% กล่าวว่าพวกเขามีส่วนร่วมในการปรับปรุงกระบวนการหลายอย่าง

คุณกำลังปล่อยให้คู่แข่งเป็นผู้นำโดย ไม่ เน้นและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของคุณ

นั่นเป็นเหตุผลที่ เราจะช่วยให้คุณจัดการกับการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ แม้ว่าคุณจะไม่เคยพบคำศัพท์นี้มาก่อน เราจะกำหนดว่าการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการคืออะไร เหตุใดจึงมีประโยชน์ และวิธีทำให้การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการง่ายขึ้นด้วยตนเอง

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการคืออะไร?

ก่อนที่จะเข้าสู่คำจำกัดความของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ เป็นสิ่งสำคัญยิ่งที่จะเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าคำว่า "กระบวนการ" ถูกกำหนดอย่างไร

Oxford English Dictionary (OED) ให้คำจำกัดความของกระบวนการว่า "ชุดของการกระทำหรือขั้นตอนที่ดำเนินการเพื่อให้บรรลุจุดสิ้นสุดโดยเฉพาะ" ย้อนกลับไปที่ตัวอย่างก่อนหน้าของการทำกาแฟ กระบวนการนั้นเริ่มจากคุณหยิบแก้วจากตู้หรือเตรียมน้ำเดือดทั้งหมด ดังนั้นในตอนท้าย คุณจะสามารถเพลิดเพลินกับกาแฟสักถ้วยและเริ่มต้นวันใหม่ได้ เท้าขวา มันคือชุดของงานที่คุณต้องดำเนินการเพื่อให้ได้สิ่งที่คุณต้องการ (หรือขึ้นอยู่กับความต้องการคาเฟอีนของคุณ)

ด้วยความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่ากระบวนการคืออะไร ให้หันความสนใจของเรากลับไปที่การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ

พูดง่ายๆ ก็คือ การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการคือการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ มีหลายวิธีที่สามารถปรับกระบวนการที่กำหนดเพื่อให้ดีขึ้นอย่างเป็นรูปธรรม ตั้งแต่การนำงานบางอย่างออกไปเพื่อเพิ่มงานใหม่ การเขียนขั้นตอนเฉพาะในกระบวนการใหม่ ไปจนถึงการจัดลำดับงานของกระบวนการใหม่เพื่อปรับปรุงโฟลว์โดยรวม ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการมีเป้าหมายเพื่อให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และซับซ้อนน้อยลง ใช้เวลาและสิ้นเปลืองน้อยลง

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือการปรับกระบวนการให้เหมาะสมไม่ใช่เรื่องไร้สาระแบบใหม่ รากของมันอยู่ใน Six Sigma Six Sigma คือชุดเครื่องมือและเทคนิคในการปรับปรุงกระบวนการที่ได้รับการทดลองและทดสอบแล้ว ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยให้บริษัทประหยัดเงินจำนวนมหาศาลในช่วงสองสามทศวรรษที่ผ่านมาเท่านั้น

ในความเป็นจริง กลุ่ม Keefe เพียงแห่งเดียวรายงานการประหยัดได้มากกว่า 2.5 ล้านดอลลาร์ แต่ได้สนับสนุนการดำเนินงานรายวันของสตาร์ทอัพ ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม และองค์กรระดับองค์กรอย่างมาก กล่าวคือ ประโยชน์ของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการนั้นค่อนข้างน่าทึ่ง

5 ข้อดีของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ

ตราบใดที่มีความมุ่งมั่นที่จะเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของทีมอย่างถูกต้องและสม่ำเสมอ คุณจะเปิดทีมของคุณเพื่อรับผลประโยชน์ที่เปลี่ยนแปลงธุรกิจมากมาย

เพิ่มผลผลิต

พนักงานจะไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการของพวกเขาเสร็จเร็วขึ้นเท่านั้น แต่ผลลัพธ์ของพวกเขายังให้ผลลัพธ์ที่แข็งแกร่งอีกด้วย ตัวอย่างเช่น สมมติว่าสมาชิกในทีมขายกำลังรับพนักงานใหม่และพวกเขากำลังทำตามขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานที่เพิ่งได้รับการปรับให้เหมาะสม โดยการทำตามขั้นตอนเดิมที่ส่งผลให้เกิดปัญหาคอขวด พนักงานใหม่จะได้รับการฝึกฝนเร็วขึ้น ซึ่งหมายความว่าพวกเขาสามารถทำงานที่ดีได้โดยตรง ซึ่งคุณสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ทางการเงินจากมันได้!

ลดข้อผิดพลาด

หากกระบวนการไม่ได้รับการพิจารณาอย่างมีวิจารณญาณ อาจมีขั้นตอนในกระบวนการที่ทำให้บุคคลที่ติดตามดำเนินการทำงานที่ไม่ควรทำ หรือทำในลักษณะที่ไม่ควรทำอีกต่อไป แต่ด้วยการตรวจสอบ เพิ่มประสิทธิภาพ และอัปเดตกระบวนการทางธุรกิจของคุณอย่างต่อเนื่อง ความไม่สอดคล้องและความไม่ถูกต้องที่นำไปสู่ข้อผิดพลาดจะถูกลบออกทั้งหมด

ความคล่องตัวมากขึ้น

ในโลกธุรกิจร่วมสมัย การกระทำอย่างช้าๆ ไม่ได้ทำให้ขาดมัสตาร์ด ความว่องไวเป็นกุญแจสำคัญ คุณต้องเปลี่ยนแปลงและปรับตัวอย่างต่อเนื่อง การศึกษาแสดงให้เห็นว่าทีมที่คล่องตัวมีโอกาส 70% ที่จะอยู่ในควอไทล์สูงสุดเมื่อพูดถึงสุขภาพขององค์กร (ความสมบูรณ์ขององค์กร หากคุณยังไม่ทราบ จะเป็นตัวบ่งชี้ถึงประสิทธิภาพการทำงานสูงในระยะยาว) โชคดีที่ลักษณะทั่วไปของการปรับกระบวนการให้เหมาะสมที่สุดเป็นประจำหมายความว่าคุณทำให้กระบวนการของคุณ – และทีมของคุณโดยรวม – คล่องตัวมากขึ้น

สร้างและส่งเสริมวัฒนธรรมของกระบวนการ

การมีวัฒนธรรมของกระบวนการคือการใช้กระบวนการทางธุรกิจของคุณอย่างจริงจัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดทำเป็นเอกสาร ใช้กันอย่างแพร่หลาย และปรับให้เหมาะสมเมื่อเวลาผ่านไป การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็นส่วนสำคัญที่ปฏิเสธไม่ได้ในการจัดตั้งครั้งแรก จากนั้นจึงส่งเสริมวัฒนธรรมของกระบวนการภายในทีมของคุณ

ปรับปรุงบรรทัดล่าง

มาเริ่มกันที่การไล่ล่า: การปรับปรุงที่ทำกับกระบวนการซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการมีผลโดยตรงในเชิงบวกต่อผลกำไรของธุรกิจของคุณ หากการกล่าวถึงก่อนหน้านี้ของฉันเกี่ยวกับการประหยัดของ The Keefe Group ไม่ได้ทำให้ชัดเจน บางทีอาจรู้ว่า Motorola ประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากกว่า 16 พันล้านดอลลาร์เนื่องจากการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการและการปรับปรุงจะช่วยได้

แม้ว่าผลประโยชน์เหล่านี้จะทำให้หัวหน้าทีมสนใจในการปรับกระบวนการให้เหมาะสมที่สุด แต่แรงผลักดันที่แท้จริงสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการควรอยู่ที่การ ไม่ ดูแลกระบวนการทางธุรกิจทำให้เกิดความเสียหาย ตั้งแต่การใช้กระบวนการที่อ่อนแอและเกะกะทุกวัน ไปจนถึงการที่พนักงานทุกคนต้องเสียเวลาและความพยายามที่สำคัญโดยไม่รู้ตัว การไม่ทำอะไรเลยกับกระบวนการที่ล้าสมัยและไม่ได้รับการปรับให้เหมาะสมสามารถลากธุรกิจทั้งหมดลงได้

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการนั้นเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้ดีขึ้น แต่มันเกี่ยวกับการลดอันตรายด้วย

วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจด้วยตัวคุณเอง

ก่อนที่เราจะพูดถึงขั้นตอนต่างๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ มีคำถามหนึ่งคือ คุณกังวลไหมว่าการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจะใช้เวลานานแค่ไหน?

ถ้าเป็นเช่นนั้นอย่าเป็น

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจไม่จำเป็นต้องใช้เวลานาน โดยใช้เวลาหลายชั่วโมงจากกำหนดการที่ยุ่งอยู่แล้วของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือปรับกระบวนการให้เหมาะสมทุกไตรมาสเพื่อปฏิวัติกระบวนการของคุณ! นอกจากนี้การฝึกฝนทำให้สมบูรณ์แบบ คุณจะทำมันเร็วขึ้นในแต่ละครั้ง

ตอนนี้ หากคุณเข้ารับการฝึกอบรม Six Sigma Black Belt และต้องการใช้เครื่องมือ Six Sigma มากมาย เช่น การขุดกระบวนการ FMEA และการทำแผนที่ Value stream นั่นคือเวลาที่การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจะใช้เวลามากขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ เพื่อให้ได้สิ่งที่ดีที่สุดจากทั้งสองโลก - ดำเนินการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการในลักษณะที่ได้รับการอนุมัติจาก Six Sigma อย่างมีประสิทธิภาพด้านเวลามากที่สุด - คุณจะต้องปฏิบัติตามระเบียบวิธี DMAIC

DMAIC เป็นตัวย่อที่ย่อมาจากกำหนด วัด วิเคราะห์ ปรับปรุง และควบคุม และนี่คือวิธี DMAIC ที่ฉันกำลังจะบอกคุณใน 6 ขั้นตอนต่อไปนี้ เพื่อให้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของคุณได้ อย่างถูกต้อง.

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดทำเอกสารกระบวนการ

เพื่อให้ DMAIC ทำงานได้ และสำหรับวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ กลยุทธ์ หรือกระบวนการทำงานประเภท ใดก็ตาม คุณจะต้องจัดทำเอกสารกระบวนการของคุณก่อน

กระบวนการทางธุรกิจสามารถจัดทำเป็นเอกสารได้ด้วยโปรแกรมที่เป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลาย เช่น Google Docs หรือแม้แต่ Microsoft Excel แต่เมื่อพิจารณาจากซอฟต์แวร์ที่มีอยู่มากมาย เช่น ซอฟต์แวร์ BPM ที่ทำให้การจัดทำเอกสาร การใช้ การเพิ่มประสิทธิภาพ และการจัดการกระบวนการของคุณเป็นเรื่องง่าย เครื่องมือที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะนั้นคุ้มค่ากับเวลาของคุณ

แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดในที่นี้คือการลดขั้นตอนลงรายละเอียดและจัดทำเป็นเอกสาร ท้ายที่สุด คุณไม่สามารถปรับกระบวนการของคุณให้เหมาะสมได้จริง ถ้าคุณไม่สามารถมองเห็นวิธีการทำงาน สิ่งที่เกี่ยวข้อง และการวนซ้ำปัจจุบันของแต่ละกระบวนการคืออะไร

ไม่เพียงแต่การบันทึกกระบวนการของคุณเป็นส่วนสำคัญสำหรับ DMAIC และการปรับปรุงกระบวนการเท่านั้น แต่ยังมีข้อดีอีกมากมายในแต่ละวันที่มาจากการทำเช่นนั้น

ตัวอย่างเช่น ลองนึกย้อนกลับไปถึงก่อนหน้านี้ เมื่อฉันพูดถึงว่ากระบวนการที่ได้รับการปรับให้เหมาะสมจะทำให้การเริ่มต้นใช้งานนั้นเร็วขึ้นและดีขึ้นได้อย่างไร เมื่อผู้จ้างงานบนเครื่องบินเริ่มดำเนินการตามกระบวนการและงานที่เกี่ยวข้องกับงานเหมือนกับเพื่อนร่วมงาน พวกเขาจะเข้าใจทุกอย่างหากมีกระบวนการที่เป็นเอกสารที่ต้องปฏิบัติตาม และคำแนะนำสำหรับสิ่งที่ทำนั้นยังไม่ได้รับการส่งต่อโดยความคุ้มค่า จากปาก

ในทำนองเดียวกัน สมมติว่าพนักงานคนอื่นจำขั้นตอนหนึ่งของกระบวนการไม่ได้ แทนที่จะถามผู้จัดการว่าต้องทำอะไร (และทำให้ผู้จัดการเสียสมาธิจากสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่) พนักงานที่ไม่มั่นใจสามารถย้อนกลับไปดูกระบวนการที่จัดทำเป็นเอกสารได้ มันจะรีเฟรชความจำของพวกเขา ลดความวิตกกังวลที่พวกเขาอาจมี และกระตุ้นให้พวกเขาทำในสิ่งที่จำเป็นต้องทำ!

จำเป็นต้องพูด กระบวนการที่เป็นเอกสารไม่เพียงแต่มีประโยชน์อย่างยิ่งเท่านั้น แต่ยังจำเป็นอีกด้วย นั่นเป็นสาเหตุที่บริษัท 96% จัดทำเอกสารกระบวนการทางธุรกิจในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง

2. กำหนดว่ากระบวนการใดควรได้รับการปรับให้เหมาะสม

เมื่อกระบวนการทางธุรกิจได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างเพียงพอแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มต้น DMAIC และกำหนดกระบวนการที่คุณจะเพิ่มประสิทธิภาพก่อน

ในช่วงเริ่มต้น อาจดูล้นหลามเล็กน้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาว่าอาจมีกระบวนการหลายสิบ หลายร้อย หรืออาจเป็นพันๆ กระบวนการที่ต้องปรับให้เหมาะสม นั่นเป็นเหตุผลที่ดีที่สุดในการสร้างรายการกระบวนการหลักเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ จากนั้นจึงค่อยดำเนินการตามรายการ

หากต้องการทราบรายการนี้ ให้ถามตัวเองว่า:

• กระบวนการใดที่ใช้บ่อยที่สุด? โดยเฉพาะกี่วันต่อสัปดาห์? กี่ครั้งต่อวัน? โดยสมาชิกในทีมกี่คน?
• กระบวนการใดให้ผลลัพธ์สูงสุด ความหมาย กระบวนการใดมีเป้าหมายสุดท้ายที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจที่จะไม่เพียงแค่อยู่ได้ แต่ต้องเติบโต
• กระบวนการใดมี ROI สูงสุด? กระบวนการใดที่คุณได้รับผลประโยชน์ทางการเงินมากที่สุดเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น
• ซึ่งอาจส่งผลต่อการเติบโตของ ROI หากดีขึ้น กระบวนการใดหากได้รับการปรับให้เหมาะสมที่สุด อาจกลายเป็นกระบวนการที่สำคัญที่สุดและมีประโยชน์มากที่สุดในการสร้าง ROI

พึงระลึกไว้เสมอว่า เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้สมองทำงานหนักเกินไปและเบียดเสียดกัน คุณจะต้องเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทีละคน มิฉะนั้น การรักษากระบวนการหลายขั้นตอนอาจเป็นเรื่องยาก และอาจทำให้คุณทำผิดพลาดและสร้างความเสียหายเพิ่มเติมต่อกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

เมื่อคุณสร้างรายการของคุณแล้ว กระบวนการที่ด้านบนสุด ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการสำหรับการปฐมนิเทศลูกค้าหรือการสร้างแผนการจัดการโครงการ คือขั้นตอนที่คุณจะเพิ่มประสิทธิภาพก่อน ดังนั้นให้กำหนด: เขียนชื่อของกระบวนการ เป้าหมายของมัน มันเริ่มต้นอย่างไรและจบลงอย่างไร เกี่ยวข้องกับใคร และเกี่ยวข้องกับอะไร ให้ข้อมูลพื้นฐานแต่สำคัญสำหรับตัวคุณเองและผู้อื่นที่คุณกำลังทำงานด้วยกระบวนการ

3. วัดการทำงานของกระบวนการ

ข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญของ DMAIC ดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่ถูกต้องเท่านั้นที่คุณจะวัดว่ากระบวนการนี้ดำเนินไปอย่างไรตั้งแต่เนิ่นๆ การทำเช่นนี้จะเป็นการเปรียบเทียบว่ากระบวนการทำงานอย่างไร ก่อนที่ จะดำเนินการเปลี่ยนแปลงใดๆ โชคดีที่การวัดกระบวนการนั้นไม่ยากอย่างที่คิด

ก่อนอื่น คุณจะต้องรวบรวมข้อมูลเชิงปริมาณ สามารถทำได้โดยง่ายโดยการวัดกระบวนการเทียบกับ KPI (คุณควรมี 2-3 KPI ต่อวัตถุประสงค์) หากคุณไม่มีตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักสำหรับสิ่งนี้ ลองนึกถึงผลลัพธ์ที่คาดหวังของกระบวนการที่เป็นปัญหา: กระบวนการบรรลุผลลัพธ์เหล่านั้นตามที่ตั้งใจไว้หรือไม่ มันทำในกรอบเวลาที่เหมาะสมหรือไม่? มันไม่เป็นไปตามผลลัพธ์ที่คาดหวังเลยหรือ โดยพื้นฐานแล้ว นี่คือจุดที่คุณต้องการพิจารณากระบวนการในลักษณะที่สำคัญ โดยสำรองข้อมูลด้วยข้อมูลเชิงปริมาณ

แล้วก็ถึงเวลาสำหรับข้อมูลเชิงคุณภาพ การรวบรวมข้อมูลเชิงคุณภาพนั้นไม่น่ากลัวอย่างที่คิดเช่นกัน ตัวอย่างเช่น วิธีหนึ่งที่ตรงไปตรงมาในการรับข้อมูลที่คุณต้องการคือถามผู้ใช้และ/หรือเจ้าของกระบวนการว่าพวกเขารู้สึกว่ามันทำงานอย่างไร พวกเขาอาจสามารถบอกคุณได้ทันทีว่าการใช้กระบวนการนี้บ่อยๆ เป็นอย่างไร ปัญหาคืออะไร และกระบวนการนั้นประสบความสำเร็จหรือไม่

หลังจากวัดประสิทธิภาพของกระบวนการแล้ว ให้เก็บข้อเท็จจริงและตัวเลขทั้งหมดที่คุณได้รับในที่ที่ปลอดภัย (อ่าน: อย่าเขียนบนกระดาษที่จะเดินไปมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้และไม่มีใครเห็นอีกเลย – ใช้วิธีการแก้ปัญหาที่เหมาะสมในการบันทึกข้อมูล)

4. วิเคราะห์ว่าสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างไร

ในส่วนสุดท้าย – ขั้นตอนการวัด – คุณพบข้อมูลที่ดีเกี่ยวกับวิธีการทำงานของกระบวนการโดยไม่ต้องทำการทดสอบด้วยตนเอง แต่ตอนนี้จะเปลี่ยนไปด้วยขั้นตอนการวิเคราะห์นี้ เนื่องจากคุณและใครก็ตามที่คุณทำงานด้วยจะต้องดำเนินการผ่านกระบวนการนี้

ในขณะที่คุณดำเนินการผ่านกระบวนการด้วยการวิเคราะห์เชิงวิเคราะห์ คุณจะสังเกตได้อย่างเป็นธรรมชาติว่ากระบวนการใดไม่ดีเท่าที่ควร แต่เนื่องจากคุณเพิ่งเริ่มใช้งานกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพและ DMAIC เป็นครั้งแรก ต่อไปนี้คือหลักเกณฑ์บางประการสำหรับสิ่งที่ควรพิจารณาและวิเคราะห์:

• ใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเสร็จสิ้นกระบวนการ? อยู่ในกรอบเวลาที่เหมาะสมหรือไม่? มันช้าหรือเร็วเกินคาด?
• คอขวดเกิดขึ้นที่ไหน? หากกระบวนการนี้เป็นกระบวนการที่มีหลายคน มีจุดที่พนักงานคนหนึ่งไม่สามารถทำงานต่อไปได้เพราะคนอื่นใช้เวลานานเกินไปในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นหรือไม่
• มีขั้นตอนใดบ้างที่สับสน? มีขั้นตอนใดบ้างที่ทำให้เกิดความสับสนหรือเขียนในลักษณะที่ทำให้สับสน ทำให้ผู้ใช้กระบวนการทำงานไม่ดีหรือเพียงแค่ข้ามไปโดยสิ้นเชิง?
• มีขั้นตอนที่สิ้นเปลืองหรือไม่? มักเรียกกันว่า “Muda” หรือภาษาญี่ปุ่นแปลว่า 'ขยะ' ในวงกลมของ Six Sigma ขั้นตอนที่สิ้นเปลืองคือขั้นตอนที่ส่งผลให้เกิด Muda แบบใดแบบหนึ่งจากเจ็ดรูปแบบ (สิ้นเปลืองของการผลิตมากเกินไป เสียเวลาในมือ เสียการขนส่ง เสียของ แปรรูปเอง เสียสต็อคในมือ เสียการเคลื่อนไหว และเสียในการผลิตสินค้าที่มีข้อบกพร่อง) ขั้นตอนและงานที่สิ้นเปลืองเหล่านี้มีอยู่ในกระบวนการของคุณหรือไม่?
• บางส่วนของกระบวนการสามารถเป็นแบบอัตโนมัติได้หรือไม่? ระบบอัตโนมัติเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมและก้าวหน้าในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการให้ดีขึ้น McKinsey ค้นพบว่า 45% ของกิจกรรมสามารถทำงานอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายด้วยเทคโนโลยีปัจจุบัน ทั้งหมดที่คุณต้องใช้ในการเริ่มต้นคือการผสานรวมเครื่องมือหนึ่ง - สมมติว่าซอฟต์แวร์ CRM - กับอีกเครื่องมือหนึ่งกับเว็บฮุค, API หรือแม้แต่เครื่องมือของบุคคลที่สามที่รวมแอปแยกต่างหากสำหรับคุณ

5. ปรับปรุงกระบวนการ

ขั้นตอนสุดท้ายของ DMAIC – ปรับปรุง – คือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการดำเนินการกับข้อมูล ข้อมูล และข้อมูลเชิงลึกที่คุณได้รวบรวมไว้ในขั้นตอนก่อนหน้าและการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่เป็นประโยชน์

คำแนะนำพื้นฐานประการหนึ่งที่ฉันมีคือการทดสอบการเปลี่ยนแปลง ก่อนที่ คุณจะนำไปใช้จริง โดยการทดสอบล่วงหน้า คุณจะยืนยันได้ว่าการเปลี่ยนแปลงที่คุณคิดว่าควรทำจะเป็นประโยชน์ต่อกระบวนการที่เป็นปัญหาจริงหรือไม่

เมื่อคุณได้บันทึกกระบวนการที่คุณกำลังเพิ่มประสิทธิภาพ การทดสอบการเปลี่ยนแปลงนั้นทำได้ง่าย เพียงทำสำเนาของกระบวนการที่เป็นเอกสาร ปรับตามความจำเป็น จากนั้นให้ผู้ใช้กระบวนการตามปกติปฏิบัติตามกระบวนการด้วยการเปลี่ยนแปลง

เมื่อพวกเขาทำเสร็จแล้ว ให้รวบรวมความคิดเห็นเพื่อดูว่าการปรับเปลี่ยนมีผลในเชิงบวกหรือไม่ ด้วยการเปลี่ยนแปลงที่ถือว่าประสบความสำเร็จ คุณจะต้องการปรับใช้ ปรับใช้ ปรับใช้!

6. ควบคุมประสิทธิภาพของกระบวนการในอนาคต

การควบคุมเป็นส่วนสุดท้ายของ DMAIC คิดว่านี่เป็นจุดที่คุณจะผูกปมหลวมๆ สื่อสารกับผู้อื่นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของกระบวนการ และตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการที่ปรับให้เหมาะสมที่สุดในขณะนี้ของคุณได้รับการวัดอย่างเหมาะสมในอนาคต

ในแง่ของการผูกปมหลวม คุณจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อื่นก่อนที่จะปล่อยกระบวนการที่ปรับให้เหมาะสมและให้ทุกคนปฏิบัติตามหรือไม่ ถ้าใช่ ให้ส่งเอกสารกระบวนการตามไป แม้ว่าอาจต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นเล็กน้อยหากพวกเขากลับมาพร้อมกับคำแนะนำหรือแนวคิดเพิ่มเติม แต่ก็เป็นขั้นตอนการจัดการคุณภาพเพิ่มเติม ซึ่งมีประโยชน์อย่างปฏิเสธไม่ได้

จากนั้น คุณจะต้องแจ้งให้ผู้ใช้ของกระบวนการทราบว่าเกิดอะไรขึ้น เหตุใดกระบวนการจึงเปลี่ยนแปลง และตอบคำถามใดๆ เกี่ยวกับกระบวนการที่อัปเดต หากคุณไม่แจ้งให้ผู้ใช้กระบวนการทราบเกี่ยวกับการอัปเดตที่คุณทำ ไม่เพียงแต่พวกเขาจะแปลกใจ แต่ยังตัดสินใจได้ด้วยความสับสนอย่างแท้จริงที่จะไม่ทำตามขั้นตอนที่อัปเดตอย่างถูกต้อง การดำเนินการนี้จะยกเลิกเวลาและความพยายามทั้งหมดที่คุณใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการตั้งแต่แรก

เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการได้รับการวัดผลและดำเนินการได้ดีในภายภาคหน้า วิธีง่ายๆ คือดำเนินการปรับกระบวนการให้เหมาะสมอีกครั้งในไตรมาสหน้า จากนั้นคุณจะสามารถปรับปรุงกระบวนการได้ (หากมีการปรับปรุงใด ๆ นั่นก็คือ) จะมีบางกรณีที่ไม่สามารถทำการปรับปรุงเพิ่มเติมได้ ซึ่งขั้นตอนการวัดผลและการวิเคราะห์จะแจ้งให้คุณทราบ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด สำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพและการควบคุมกระบวนการอย่างแท้จริง การตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งที่จำเป็น

ตอนนี้ ให้ไฮไฟว์กับตัวเอง คุณได้ทำขั้นตอน DMAIC สำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเสร็จแล้ว!

ก้าวไปข้างหน้าในฐานะบริษัทที่มุ่งเน้นกระบวนการ

การอ่านและปฏิบัติตามคำแนะนำที่ให้ไว้ในโพสต์นี้ แสดงว่าคุณได้เตรียมพร้อมสำหรับความสำเร็จด้วยการเป็นบริษัทที่เน้นกระบวนการ

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณได้ค้นพบว่ากระบวนการที่มั่นคงมีความสำคัญต่อการดำเนินงานประจำวันของคุณเพียงใด ไม่ต้องพูดถึงผลกำไรของคุณ และคุณได้บันทึกกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญของคุณแล้ว อย่างไรก็ตาม สิ่งที่น่าสังเกตมากที่สุดคือคุณได้เริ่มดำเนินการตามกระบวนการต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงทีละขั้นตอน!

ด้วยวัฒนธรรมกระบวนการที่ค้นพบใหม่ ต่อไปนี้คือการทำงานให้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ส่งเสริมการทำงานร่วมกันในทีมและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ หากคุณเคยตัดสินใจ หรือจำเป็น เพื่อเริ่มใช้ระบบการจัดการคุณภาพ เช่น ISO 9001 ความพยายามจะไม่เจ็บปวด

บทสรุป

กระบวนการคือกระดูกสันหลังของทีม และกระบวนการที่พวกเขาได้รับทุกวันเป็นตัวกำหนดความสำเร็จโดยรวม การไม่ปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพที่ใช้บ่อย กระบวนการที่สำคัญกำลังลดโอกาสในการทำงานได้ดีขึ้น เร็วขึ้น และชาญฉลาดยิ่งขึ้น อันที่จริง กระบวนการที่ล้าสมัยและไม่มีประสิทธิภาพทำให้พนักงานเสียเวลาเกือบหนึ่งในสามในแต่ละวันทำงาน

การปฏิบัติตามวิธี DMAIC สำหรับการปรับปรุงกระบวนการตามที่อธิบายไว้ข้างต้น จะทำให้คุณตรวจสอบและควบคุมกระบวนการได้ เสมอ. และเพื่อให้แน่ใจว่าการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ - นอกเหนือจากการจัดทำเอกสาร การใช้ และการจัดการกระบวนการของคุณ - ยังคงเป็นเรื่องธรรมดา คุณจะต้องใช้เครื่องมือ BPM เฉพาะ

หากต้องการค้นหาซอฟต์แวร์ BPM ที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด ให้ไปที่หน้าที่ดีของ G2 สำหรับซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ดี ที่สุด