프로세스 최적화로 일상 업무를 개선하는 방법

인지 여부에 관계없이 귀하와 귀하의 팀은 지속적으로 프로세스 에 참여하고 있습니다.

오늘 아침에 일상 업무에 뛰어들기 전에 만든 그 잔? 프로세스.

최신 고객의 온보딩? 프로세스.

이번 분기 예산 계획은? 당신은 그것을 추측했다; 그것도 과정이다.

그들이 무엇 을 하는지, 왜 그것을 하는지, 어떻게 그렇게 하는지를 결정하는 것은 팀의 프로세스 세트입니다. 간단히 말해서 프로세스는 모든 팀의 중추입니다.

하지만 일상적인 프로세스가 최적화되어 있습니까? 의미 있는 방식으로 정기적으로 검토되고 있으며 성공이 측정되고 있습니까? State of Business Process Management 2018에 따르면 응답자의 93%가 여러 프로세스 개선에 참여하고 있다고 말했습니다.

프로세스에 집중 하지 않고 최적화하지 않음 으로써 경쟁자가 주도권을 얻도록 합니다.

그렇기 때문에 이전에 용어를 접한 적이 없더라도 프로세스 최적화를 이해하는 데 도움을 드립니다. 프로세스 최적화가 무엇인지, 왜 그토록 유익한지, 프로세스 최적화를 쉽게 하는 방법을 정의할 것입니다.

프로세스 최적화란 무엇입니까?

프로세스 최적화의 정의에 들어가기 전에 "프로세스"라는 단어가 어떻게 정의되는지 완전히 이해하는 것이 가장 중요합니다.

옥스포드 영어 사전(OED)은 프로세스를 "특정 목적을 달성하기 위해 취한 일련의 조치 또는 단계"로 정의합니다. 이전의 커피 만들기 예로 돌아가서, 그 과정은 찬장에서 머그잔을 꺼내거나 끓는 물을 준비하는 것으로 시작되었습니다. 그래서 마지막에는 커피 한 잔을 즐기고 하루를 시작할 수 있습니다. 오른발. 그것은 당신이 원하는 것을 얻기 위해 수행해야 하는 작업의 모음이었습니다(또는 카페인 강박에 따라 필요한).

프로세스가 무엇인지 확실히 파악한 후 프로세스 최적화로 다시 관심을 돌려 보겠습니다.

간단히 말해 프로세스 최적화는 비즈니스 프로세스를 개선하는 행위입니다. 특정 작업을 제거하는 것부터 새 작업을 추가하는 것, 프로세스의 특정 단계를 다시 작성하는 것, 프로세스의 작업 순서를 재정렬하여 전체 흐름을 개선하는 것까지, 주어진 프로세스를 객관적으로 더 좋게 조정할 수 있는 방법은 셀 수 없이 많습니다. 어느 쪽이든, 프로세스 최적화는 프로세스를 보다 효율적이고 효과적이며 덜 복잡하고 시간 소모적이며 낭비적으로 만드는 것을 목표로 합니다.

알아야 할 중요한 것은 프로세스 최적화가 새로운 방식의 넌센스가 아니라는 것입니다. 그 뿌리는 6시그마에 있습니다. 식스 시그마는 지난 수십 년 동안 회사에서 막대한 비용을 절감했을 뿐만 아니라 검증된 일련의 프로세스 개선 도구 및 기술입니다.

실제로 The Keefe Group만 해도 250만 달러 이상의 절감 효과를 보고했지만 신생 기업, SMB 및 엔터프라이즈급 조직의 일상적인 운영을 극적으로 강화했습니다. 즉, 프로세스 최적화의 이점은 상당히 놀랍습니다.

공정 최적화의 5가지 이점

팀의 비즈니스 프로세스를 적절하고 정기적으로 최적화하려는 노력이 있는 한, 비즈니스를 변화시키는 모든 이점을 팀에 제공할 수 있습니다.

생산성 향상

직원들은 프로세스를 더 빨리 완료할 뿐만 아니라 결과물도 더 강력한 결과를 낳을 것입니다. 예를 들어 영업 팀의 구성원이 신입 사원을 온보딩하고 최근에 최적화된 온보딩 프로세스를 따르고 있다고 가정해 보겠습니다. 병목 현상을 초래한 원래 단계를 수행함으로써 신입 사원은 더 빨리 교육을 받을 수 있습니다. 즉, 직원이 곧장 좋은 업무를 수행할 수 있으므로 재정적 이익을 얻을 수 있습니다!

오류 감소

프로세스가 비판적으로 검토되지 않은 경우 프로세스에 단계를 따라가는 사람이 해서는 안 되는 작업을 수행하거나 더 이상 해서는 안 되는 방식으로 수행하도록 만드는 단계가 있을 수 있습니다. 그러나 비즈니스 프로세스를 지속적으로 검토, 최적화 및 업데이트하면 오류로 이어지는 불일치와 부정확성이 완전히 제거됩니다.

민첩성 향상

현대 비즈니스 세계에서 천천히 행동하는 것은 겨자씨를 자르지 않습니다. 대신 민첩성이 핵심입니다. 끊임없이 변화하고 적응해야 합니다. 연구에 따르면 애자일 팀은 조직 상태와 관련하여 상위 4분위 안에 들 확률이 70%입니다(조직 상태는 아직 모르는 경우 장기 성과의 지표임). 운 좋게도 프로세스 최적화를 정기적으로 수행한다는 것은 프로세스와 전체 팀의 민첩성을 높일 수 있음을 의미합니다.

프로세스 문화를 확립하고 발전시키십시오.

프로세스 문화를 갖는다는 것은 비즈니스 프로세스를 진지하게 받아들이고 시간이 지남에 따라 문서화되고 널리 사용되며 최적화되도록 하는 것입니다. 비즈니스 프로세스를 최적화하는 것은 팀 내에서 프로세스 문화를 먼저 구축하고 발전시키는 데 있어 부인할 수 없는 중요한 부분입니다.

개선된 수익

추적으로 넘어가겠습니다. 프로세스 최적화의 일부로 프로세스를 개선하면 비즈니스 수익에 직접적이고 긍정적인 영향을 미칩니다. Kee Group의 절감액에 대한 이전 언급이 명확하지 않다면 아마도 Motorola가 프로세스 최적화 및 개선 덕분에 160억 달러 이상의 비용을 절감했다는 사실을 알고 있을 것입니다.

이러한 이점으로 인해 열성적인 팀 리더가 프로세스 최적화에 관심을 갖게 되겠지만, 프로세스 최적화를 진행하는 진정한 원동력은 비즈니스 프로세스를 관리 하지 않으면 피해를 입힐 수 있다는 것입니다. 날마다 약하고 투박한 프로세스를 사용하는 것부터 모든 직원이 자신도 모르는 사이에 중요한 시간과 노력을 낭비하게 하는 것까지, 구식의 최적화되지 않은 프로세스에 대해 아무 것도 하지 않으면 전체 비즈니스가 저하될 수 있습니다.

따라서 프로세스 최적화는 비즈니스 프로세스를 개선하는 것입니다. 그러나 그것은 피해 감소에 관한 것이기도 합니다.

비즈니스 프로세스 최적화를 직접 수행하는 방법

프로세스 최적화 과정을 살펴보기 전에 다음과 같은 질문이 있습니다. 프로세스 최적화에 시간이 얼마나 걸릴지 걱정되십니까?

그렇다면 그러지 마십시오.

비즈니스 프로세스 최적화는 이미 바쁜 일정에서 몇 시간이고 시간을 소비할 필요가 없습니다. 분기마다 프로세스 최적화에 빠져 프로세스를 혁신하기만 하면 됩니다! 또한 연습이 완벽을 만듭니다. 매번 더 빨리 할 수 ​​있습니다.

이제 Six Sigma Black Belt 교육을 받고 프로세스 마이닝, FMEA 및 가치 흐름 매핑과 같은 수많은 Six Sigma 도구를 사용하려는 경우 프로세스 최적화에 훨씬 더 많은 시간이 소요됩니다. 가능한 한 가장 시간 효율적인 방법으로 6시그마 승인 방식으로 프로세스 최적화를 진행하는 두 세계의 장점을 모두 얻으려면 DMAIC 방법론을 따르고 싶을 것입니다.

DMAIC 는 정의, 측정, 분석, 개선 및 제어의 약자입니다. 그리고 다음 6단계에서 설명하려고 하는 DMAIC 방법이므로 프로세스를 최적화할 수 있습니다. 제대로.

1. 프로세스가 문서화되었는지 확인

DMAIC가 작동하고 모든 종류의 프로세스 최적화 방법, 전략 또는 프로세스가 작동하려면 먼저 프로세스를 문서화해야 합니다.

비즈니스 프로세스는 Google 문서 또는 Microsoft Excel과 같이 널리 알려진 프로그램을 사용하여 문서화할 수 있지만 BPM 소프트웨어와 같이 프로세스를 쉽게 문서화, 사용, 최적화 및 관리할 수 있는 과다한 소프트웨어를 고려할 때 다음을 선택합니다. 목적에 맞게 제작된 도구는 그만한 가치가 있습니다.

그러나 여기서 가장 중요한 것은 프로세스를 중단하고 상세하게 문서화하는 것입니다. 결국, 프로세스가 어떻게 작동하는지, 무엇이 관련되어 있는지, 각 프로세스의 현재 반복이 무엇인지 물리적으로 볼 수 없다면 프로세스를 실제로 최적화할 수 없습니다.

프로세스를 문서화하는 것은 DMAIC 및 프로세스 개선에 필수적일 뿐만 아니라 그렇게 함으로써 일상적인 이점이 많이 추가됩니다.

예를 들어, 최적화된 프로세스가 특히 온보딩을 더 빠르고 더 좋게 만드는 방법에 대해 논의했을 때를 다시 생각해 보십시오. 온보딩된 직원이 동료와 동일한 업무 관련 프로세스 및 작업을 수행하기 시작할 때 따라야 할 문서화된 프로세스와 가치에 의해 전달되지 않은 작업에 대한 지침이 있다면 모든 것을 이해하게 될 것입니다. 입으로.

마찬가지로 다른 직원이 프로세스의 특정 단계를 기억하지 못한다고 가정해 보겠습니다. 불확실한 직원은 관리자에게 무엇을 해야 하는지 묻는 대신(따라서 관리자가 작업 중인 모든 작업에서 주의를 산만하게 하는 대신) 문서화된 프로세스를 다시 참조할 수 있습니다. 그것은 그들의 기억을 새롭게 하고, 그들이 가지고 있을 수 있는 불안을 줄이고, 그들이 해야 할 일을 하도록 촉구할 것입니다!

말할 필요도 없이, 문서화된 프로세스는 완전히 유용할 뿐만 아니라 필요합니다. 이것이 바로 기업의 96%가 비즈니스 프로세스를 어떤 형태로든 문서화한 이유입니다.

2. 최적화해야 할 프로세스 정의

비즈니스 프로세스가 충분히 문서화되면 DMAIC 자체를 시작하고 먼저 최적화할 프로세스를 정의해야 합니다.

처음에는 최적화할 프로세스가 수십, 수백 또는 수천 개에 이를 수 있다는 점을 고려할 때 다소 압도적으로 보일 수 있습니다. 그렇기 때문에 최적화할 핵심 프로세스 목록을 만든 다음 목록을 따라 내려가는 것이 가장 좋습니다.

이 목록을 확인하려면 다음과 같이 자문해 보십시오.

• 어떤 프로세스가 가장 자주 사용됩니까? 구체적으로 일주일에 며칠입니까? 하루에 몇 번? 팀원 몇 명으로?
• 어떤 프로세스가 가장 높은 출력을 가집니까? 즉, 어떤 프로세스가 비즈니스를 유지하는 것뿐만 아니라 번창하는 데 가장 중요한 최종 목표를 가지고 있습니까?
• ROI가 가장 높은 프로세스는 무엇입니까? 어떤 프로세스가 완료된 후 가장 경제적인 이점을 얻고 있습니까?
• 개선된다면 어떤 것이 ROI 성장에 기여할 수 있습니까? 최적화된 경우 어떤 프로세스가 ROI 생성과 관련하여 가장 중요하고 가장 유용한 프로세스가 될 수 있습니까?

과부하와 두뇌 혼란을 피하려면 프로세스를 하나씩 최적화해야 한다는 점을 명심하십시오. 그렇지 않으면 여러 프로세스를 관리하는 것이 어려울 수 있으며 실수를 하고 비즈니스 프로세스에 추가 손상을 줄 수 있습니다.

목록을 만들고 나면 맨 위에 있는 프로세스(클라이언트 온보딩 프로세스든 프로젝트 관리 계획 생성 프로세스든)가 가장 먼저 최적화할 프로세스이므로 정의하십시오. 프로세스 이름을 적어 두십시오. , 목표, 시작 및 종료 방법, 관련 대상 및 관련 내용. 프로세스의 기본적이지만 중요한 정보를 사용하여 작업 중인 자신과 다른 사람들에게 제공하십시오.

3. 프로세스 수행 방식 측정

데이터는 DMAIC의 핵심이므로 초기에 프로세스가 어떻게 진행되고 있는지 측정하는 것이 좋습니다. 그렇게 함으로써 변경 사항이 구현 되기 전에 프로세스가 어떻게 작동하는지에 대한 벤치마크를 제공합니다. 고맙게도 프로세스를 측정하는 것은 생각보다 어렵지 않습니다.

먼저 정량적 데이터를 수집해야 합니다. 이는 KPI에 대해 프로세스를 측정하여 쉽게 수행할 수 있습니다(목표당 이미 2-3개의 KPI가 있어야 함). 그러나 이에 대한 핵심 성과 지표가 없는 경우 해당 프로세스의 예상 출력에 대해 생각해 보십시오. 프로세스가 의도한 대로 해당 출력을 달성하고 있습니까? 적절한 시기에 그렇게 하고 있습니까? 예상되는 출력을 전혀 충족하지 못하고 있습니까? 기본적으로 이것은 정량화 가능한 데이터로 백업된 중요한 방식으로 프로세스를 고려하기를 원하는 지점입니다.

다음은 질적 데이터의 시대입니다. 질적 데이터를 수집하는 것도 생각보다 어렵지 않습니다. 예를 들어, 필요한 데이터를 얻는 한 가지 간단한 방법은 사용자 및/또는 프로세스 소유자에게 프로세스가 수행되는 느낌에 대해 묻는 것입니다. 그들은 프로세스를 자주 사용하는 것이 어떤지, 어떤 문제가 있는지, 프로세스로 성공했는지 여부를 즉시 알려줄 수 있습니다.

프로세스의 성능을 측정한 후 얻은 모든 사실과 수치를 안전한 곳에 보관하십시오(읽기: 불가피하게 돌아다니고 다시는 볼 수 없는 종이에 기록하지 마십시오. 정보를 문서화하는 데 적절한 솔루션을 사용하십시오).

4. 최적화 방법 분석

마지막 부분인 측정 단계에서 직접 테스트를 수행하지 않고도 프로세스가 어떻게 수행되고 있는지에 대한 좋은 데이터를 찾았습니다. 그러나 이제 이 분석 단계에서 변경될 것입니다. 여기에서 귀하와 함께 작업하는 모든 사람이 프로세스를 실행할 것이기 때문입니다.

분석적이고 비판적인 시각으로 프로세스를 진행하다 보면 프로세스가 제대로 되어 있지 않은 부분을 자연스럽게 알게 될 것입니다. 그러나 프로세스 최적화 및 DMAIC와 관련하여 처음 사용하는 경우 고려하고 분석할 사항에 대한 몇 가지 지침은 다음과 같습니다.

• 프로세스를 완료하는 데 얼마나 걸립니까? 적절한 시간대에 있습니까? 예상보다 느리거나 빠른가요?
• 병목 현상은 어디에서 발생합니까? 프로세스가 여러 사람이 수행하는 프로세스인 경우 다른 사람이 완료하는 데 너무 오래 걸리기 때문에 한 직원이 작업을 계속할 수 없는 지점이 있습니까?
• 혼란스러운 단계가 있습니까? 프로세스 사용자가 작업을 잘못 수행하거나 완전히 건너뛰도록 만드는 단계가 혼란스럽거나 어리둥절하게 작성되었습니까?
• 낭비적인 단계가 있습니까? 일본어로 '낭비'를 뜻하는 '무다'라고도 불리는 6시그마 서클에서 낭비적인 단계는 7가지 형태의 무다(과잉 생산 낭비, 수중에 있는 시간 낭비, 운송 낭비, 낭비 가공 자체, 재고 낭비, 이동 낭비, 불량품 제작 낭비). 프로세스에 이러한 낭비적인 단계와 작업이 있습니까?
• 프로세스의 일부를 자동화할 수 있습니까? 자동화는 프로세스를 더 나은 방향으로 최적화하는 훌륭하고 진취적인 방법입니다. McKinsey 는 현재 기술로 활동의 45%를 쉽게 자동화할 수 있다는 사실도 발견했습니다. 시작하기 위해 필요한 것은 하나의 도구(예: CRM 소프트웨어)를 웹훅, API 또는 별도의 앱을 통합하는 타사 도구를 사용하여 다른 도구에 통합하는 것입니다.

5. 프로세스 개선

DMAIC의 끝에서 두 번째 단계인 개선 은 이전 단계에서 수집한 데이터, 정보 및 통찰력에 대한 조치와 유익한 프로세스 변경에 관한 것입니다.

내가 가지고 있는 한 가지 기본적인 조언은 변경 사항을 실행 하기 전에 테스트하라는 것입니다. 미리 테스트하여 변경해야 한다고 생각하는 변경 사항이 실제로 해당 프로세스에 도움이 되는지 확인할 수 있습니다.

최적화 중인 프로세스를 문서화했으므로 변경 사항을 쉽게 테스트할 수 있습니다. 문서화된 프로세스의 복사본을 만들고 필요에 따라 조정한 다음 일반 프로세스 사용자가 변경 사항에 따라 프로세스를 따르도록 하십시오.

작업을 완료한 후 피드백을 수집하여 조정이 긍정적인 영향을 미쳤는지 확인합니다. 성공적인 것으로 간주된 변경 사항과 함께 배포, 배포, 배포를 원할 것입니다!

6. 미래 프로세스 성능 제어

제어는 DMAIC의 마지막 부분입니다. 느슨한 매듭을 묶고 프로세스 변경 사항에 대해 다른 사람과 소통하며 현재 최적화된 프로세스가 앞으로 적절하게 측정되도록 하는 지점으로 생각하십시오.

느슨한 매듭을 묶는 측면에서 최적화된 프로세스를 실행하고 모든 사람이 이를 따르도록 하기 전에 다른 사람의 승인을 받아야 합니까? 그렇다면 문서화된 프로세스를 자신의 방식으로 보내십시오. 추가 제안이나 아이디어가 있으면 시간이 조금 더 걸릴 수 있지만 추가 품질 관리 단계이므로 분명히 도움이 됩니다.

그런 다음 프로세스의 사용자에게 무슨 일이 일어났는지, 프로세스가 변경된 이유를 알리고 업데이트된 프로세스에 대한 질문에 답하고 싶을 것입니다. 프로세스 사용자에게 업데이트에 대해 알리지 않으면 사용자가 놀랄 뿐만 아니라 순수한 혼란으로 인해 업데이트된 단계를 제대로 따르지 않기로 결정할 수도 있습니다. 이렇게 하면 처음부터 프로세스 최적화에 들인 모든 시간과 노력이 취소됩니다.

공정이 측정되고 잘 수행되도록 하려면 다음 분기에 공정 최적화를 다시 진행하는 것이 간단한 방법입니다. 그런 다음 프로세스를 개선할 수 있습니다(개선할 수 있는 경우). 더 이상 개선할 수 없는 경우가 있으며 측정 및 분석 단계에서 알려드립니다. 어느 쪽이든 진정한 프로세스 최적화 및 제어를 위해서는 프로세스를 정기적으로 검토하고 최적화하는 것이 필수입니다.

이제 프로세스 최적화를 위한 DMAIC 단계를 완료했습니다!

프로세스 지향적인 기업으로 나아가다

이 게시물에 제공된 지침을 읽고 따르면 프로세스 지향적인 회사가 되어 성공할 수 있습니다.

특히, 수익은 말할 것도 없고 일상적인 운영에 있어 견고한 프로세스가 얼마나 중요한지 알게 되었고 통합 비즈니스 프로세스를 문서화했습니다. 그러나 가장 주목할만한 점은 프로세스를 단계별로 최적화하고 개선하기 시작했다는 것입니다!

이 새로운 프로세스 문화를 통해 가능한 최고의 작업을 수행하고 팀 협업을 강화하고 생산성을 높일 수 있습니다. 또한 ISO 9001과 같은 품질 관리 시스템을 사용하기로 결정했거나 필요한 경우, 그 노력은 어렵지 않을 것입니다.

결론

프로세스는 팀의 중추이며 전반적인 성공을 결정짓는 것은 매일 겪는 프로세스입니다. 자주 사용하는 필수 프로세스를 개선하고 최적화하는 것이 아니라 더 효율적이고 빠르고 지능적으로 작업할 수 있는 기회를 적극적으로 가로막고 있습니다. 사실, 구식의 비효율적인 프로세스는 매일 직원 시간의 거의 3분의 1을 낭비합니다.

위에서 설명한 대로 프로세스 개선을 위한 DMAIC 방법을 따르면 프로세스를 확인하고 유지할 수 있습니다. 언제나. 그리고 프로세스를 문서화, 사용 및 관리하는 것 외에도 프로세스 최적화가 순조롭게 유지되도록 하려면 전용 BPM 도구를 활용하는 것이 좋습니다.

귀하의 요구에 가장 적합한 BPM 소프트웨어를 찾으려면 최고의 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어에 대한 G2의 멋진 페이지로 이동하십시오 .