Como melhorar as operações diárias com a otimização de processos

Quer você perceba ou não, você e sua equipe estão constantemente envolvidos no processo .

Aquela xícara de café que você fez esta manhã antes de mergulhar em suas tarefas diárias? Um processo.

A integração do seu último cliente? Um processo.

O planejamento orçamentário para este trimestre? Você adivinhou; isso também é um processo.

É o conjunto de processos de uma equipe que dita o que eles fazem, por que fazem e como , para simplificar, os processos são a espinha dorsal de qualquer equipe.

Mas seus processos diários estão otimizados? Eles estão sendo revisados ​​regularmente de maneira significativa e o sucesso está sendo medido? De acordo com o The State of Business Process Management 2018, 93% dos entrevistados disseram estar envolvidos em várias melhorias de processos.

Você está deixando os concorrentes ganharem a liderança por não focar e otimizar seus processos.

É por isso que vamos ajudá-lo a lidar com a otimização de processos, mesmo que você nunca tenha se deparado com o termo antes. Vamos definir o que é a otimização de processos, por que é tão benéfica e como você mesmo pode facilitar a otimização de processos.

O que é otimização de processos?

Antes de entrar na definição de otimização de processos, é fundamental entender completamente como a palavra “processo” é definida.

O Oxford English Dictionary (OED) define um processo como “uma série de ações ou etapas tomadas para alcançar um determinado fim”. Voltando ao exemplo anterior de fazer café, esse processo começou com você pegando uma caneca do armário ou preparando a água fervente para que, no final, você pudesse aproveitar a xícara de café e começar o dia o pé direito. Era uma coleção de tarefas que você precisava realizar para conseguir o que queria (ou, dependendo da sua compulsão por cafeína, precisava).

Com uma compreensão sólida do que é um processo, vamos voltar nossa atenção para a otimização de processos.

Simplificando, a otimização de processos é o ato de melhorar os processos de negócios. Existem inúmeras maneiras de qualquer processo ser ajustado para que seja objetivamente melhor, desde remover certas tarefas até adicionar novas, reescrever uma etapa específica no processo até reordenar a ordem das tarefas do processo para melhorar o fluxo geral. De qualquer forma, a otimização de processos visa tornar os processos mais eficientes, mais eficazes e menos complicados, demorados e desperdiçados.

O que é importante saber é que a otimização de processos não é um absurdo novo; suas raízes estão no Seis Sigma. O Seis Sigma é um conjunto testado e comprovado de ferramentas e técnicas de melhoria de processos que não apenas economizou às empresas uma quantia insondável de dinheiro nas últimas décadas.

Na verdade, o Grupo Keefe sozinho relatou economias de mais de 2,5 milhões de dólares, mas aumentou drasticamente as operações diárias de startups, pequenas e médias empresas e organizações de nível empresarial. Ou seja, os benefícios da otimização de processos são bastante notáveis.

5 benefícios da otimização de processos

Contanto que haja um compromisso de otimizar os processos de negócios de sua equipe de forma adequada e regular, você abrirá sua equipe para uma série de benefícios que mudam os negócios.

Produtividade aumentada

Os funcionários não apenas concluirão seus processos mais rapidamente, mas também produzirão resultados mais fortes. Como exemplo, digamos que um membro da equipe de vendas esteja integrando uma nova contratação e seguindo um processo de integração que foi otimizado recentemente. Ao eliminar as etapas originais que resultaram em gargalos, o novo contratado pode ser treinado mais rapidamente, o que significa que ele pode começar a fazer um bom trabalho, do qual você pode colher os benefícios financeiros!

Erro reduzido

Se um processo não foi analisado criticamente, pode haver etapas em um processo que estão fazendo com que a pessoa que o segue execute uma tarefa que não deveria, ou a faça de uma maneira que não deveria mais. Mas ao revisar, otimizar e atualizar continuamente seus processos de negócios, as inconsistências e imprecisões que levam a erros são totalmente removidas.

Mais agilidade

No mundo contemporâneo dos negócios, agir devagar não é suficiente. Agilidade, em vez disso, é fundamental; você precisa mudar e se adaptar constantemente. Estudos mostram que equipes ágeis têm 70% de chance de estar no quartil superior quando se trata de saúde organizacional (a saúde da organização, se você ainda não sabe, é um indicador de alto desempenho a longo prazo). Felizmente, a própria natureza da otimização de processos regularmente significa que você está permitindo que seus processos – e sua equipe em geral – sejam mais ágeis.

Estabeleça e promova uma cultura de processos

Ter uma cultura de processos é levar seus processos de negócios a sério, garantindo que eles sejam documentados, amplamente utilizados e otimizados ao longo do tempo. Otimizar seus processos de negócios é uma parte inegavelmente importante de primeiro estabelecer e depois promover uma cultura de processos dentro de sua equipe.

Linha de fundo melhorada

Vamos direto ao ponto: as melhorias feitas nos processos como parte da otimização de processos têm um impacto direto e positivo no resultado final do seu negócio. Se minha menção anterior às economias do The Keefe Group não deixou isso claro, talvez saber que a Motorola economizou mais de 16 bilhões de dólares em custos graças à otimização e melhoria de processos o fará.

Embora esses benefícios certamente façam com que os líderes de equipe se interessem pela otimização de processos, a verdadeira força motriz para a otimização de processos deve ser que não cuidar dos processos de negócios causa danos. Desde o uso de processos fracos e desajeitados todos os dias até todos os funcionários desperdiçando inconscientemente tempo e esforço cruciais, não fazer nada sobre seus processos desatualizados e não otimizados pode arrastar toda a empresa para baixo.

A otimização de processos, então, trata de melhorar os processos de negócios. Mas também é sobre redução de danos.

Como se submeter à otimização de processos de negócios você mesmo

Antes de entrarmos nos detalhes da otimização do processo, aqui está uma pergunta: você está preocupado com quanto tempo levará a otimização do processo?

Se sim, não seja.

A otimização de processos de negócios não precisa consumir muito tempo, consumindo horas e horas de sua agenda já ocupada. Tudo o que você precisa fazer é mergulhar na otimização de processos a cada trimestre para revolucionar seus processos! Além disso, a prática leva à perfeição; você fará isso cada vez mais rápido.

Agora, se você passou pelo treinamento Six Sigma Black Belt e queria usar uma infinidade de ferramentas Six Sigma, como mineração de processos, FMEA e mapeamento de fluxo de valor, é quando a otimização do processo levaria um tempo significativamente maior. Para obter o melhor dos dois mundos – realizando a otimização do processo de maneira aprovada pelo Seis Sigma da maneira mais eficiente possível – você deve seguir a metodologia DMAIC.

DMAIC é um acrônimo que significa definir, medir, analisar, melhorar e controlar. E é sobre o método DMAIC que vou falar nas 6 etapas a seguir para que você possa otimizar seus processos. Devidamente.

1. Garantir que os processos sejam documentados

Para que o DMAIC funcione – e para que qualquer tipo de método, estratégia ou processo de otimização de processo funcione – você precisa primeiro documentar seus processos.

Os processos de negócios podem ser documentados com programas amplamente conhecidos como Google Docs ou até mesmo Microsoft Excel, mas considerando a infinidade de softwares existentes, como softwares de BPM, que facilitam documentar, usar, otimizar e gerenciar seus processos, optando por vale a pena usar uma ferramenta criada especificamente para esse fim.

Mas o mais importante aqui é fazer com que seus processos sejam detalhados e documentados. Afinal, você não pode realmente otimizar seus processos se não puder ver fisicamente como eles funcionam, o que está envolvido e qual é a iteração atual de cada processo.

Documentar seus processos não é apenas parte integrante do DMAIC e da melhoria de processos, mas há uma tonelada de vantagens diárias adicionais que surgem ao fazê-lo.

Por exemplo, pense em antes, quando discuti como os processos otimizados podem tornar a integração mais rápida e melhor. Quando a contratação integrada começar a realizar os mesmos processos e tarefas relacionadas ao trabalho que seus colegas, eles se familiarizarão com tudo se houver processos documentados a serem seguidos e as instruções para o que simplesmente não foram transmitidas pelo valor. de boca.

Da mesma forma, digamos que um funcionário diferente não consiga se lembrar de uma determinada etapa de um processo. Em vez de perguntar ao gerente o que fazer (e, assim, distrair o gerente do que quer que esteja fazendo), o funcionário incerto pode consultar o processo documentado. Isso irá refrescar a memória deles, reduzir qualquer ansiedade que eles possam ter e incentivá-los a fazer o que precisa ser feito!

Desnecessário dizer que os processos documentados não são apenas úteis – eles são necessários. É por isso que 96% das empresas documentam seus processos de negócios de uma forma ou de outra.

2. Defina qual processo deve ser otimizado

Depois que os processos de negócios estiverem suficientemente documentados, é hora de iniciar o próprio DMAIC e definir qual processo você otimizará primeiro.

No começo, pode parecer um pouco esmagador – especialmente considerando que existem potencialmente dezenas, centenas ou talvez até milhares de processos para otimizar. É por isso que é melhor criar uma lista dos principais processos a serem otimizados e, em seguida, percorrer a lista.

Para descobrir essa lista, pergunte a si mesmo:

• Quais processos são usados ​​com mais frequência? Especificamente, quantos dias por semana? Quantas vezes por dia? Por quantos membros da equipe?
• Quais processos têm a maior saída? Ou seja, quais processos têm objetivos finais que são os mais cruciais para o negócio não apenas permanecer à tona, mas prosperar?
• Quais processos têm o maior ROI? De quais processos você está obtendo o maior benefício financeiro depois de concluídos?
• O que poderia contribuir para o crescimento do ROI se melhorado? Quais processos, se otimizados, podem se tornar alguns de seus processos mais importantes e úteis quando se trata de gerar ROI?

Lembre-se de que, para evitar sobrecarga e embaralhar seu cérebro, você deve otimizar seus processos um a um. Caso contrário, manter o controle de vários processos pode ser difícil e fazer com que você cometa erros e cause mais danos aos seus processos de negócios.

Depois de criar sua lista, o processo no topo – seja um processo para integrar clientes ou criar um plano de gerenciamento de projeto – é o que você otimizará primeiro, então defina-o: Anote o nome do processo , o objetivo, como começa e como termina, quem envolve e o que envolve. Forneça a si mesmo e a outras pessoas com quem está trabalhando informações básicas, mas críticas, do processo.

3. Meça o desempenho do processo

Os dados estão no centro do DMAIC, portanto, é justo que você avalie o andamento do processo desde o início. Ao fazer isso, ele fornece uma referência de como o processo está funcionando antes que quaisquer alterações sejam implementadas. Felizmente, não é tão difícil quanto parece medir um processo.

Primeiro, você precisará coletar dados quantitativos. Isso pode ser feito facilmente medindo o processo em relação aos seus KPIs (você já deve ter 2-3 KPIs por objetivo). No entanto, se você não tiver nenhum indicador-chave de desempenho para isso, pense nas saídas esperadas do processo em questão: o processo está alcançando essas saídas como pretendido? Está fazendo isso em um prazo adequado? Está falhando em atender aos resultados esperados? Basicamente, este é o ponto em que você deve considerar o processo de maneira crítica, com backup de dados quantificáveis.

Então, é hora de dados qualitativos. A coleta de dados qualitativos também é muito menos assustador do que parece. Por exemplo, uma maneira direta de obter os dados de que você precisa é perguntar aos usuários e/ou ao proprietário do processo sobre como eles acham que ele funciona. Eles podem dizer imediatamente como é usar o processo com frequência, quais são os problemas e se o processo é bem-sucedido ou não.

Depois de medir o desempenho do processo, guarde todos os fatos e números que você obteve em algum lugar seguro (leia: não escreva em papel que inevitavelmente irá passear e nunca mais será visto – use uma solução adequada para documentar as informações).

4. Analise como ele pode ser otimizado

Na última parte – a etapa de medição – você encontrou bons dados sobre o desempenho do processo sem fazer nenhum teste em primeira mão. Mas isso agora mudará com esta etapa de análise, pois é aqui que você e qualquer pessoa com quem você está trabalhando passará pelo processo.

À medida que você percorre o processo com um olhar analítico e crítico, naturalmente notará onde o processo não é tão bom quanto deveria. Mas, como você é um iniciante quando se trata de otimização de processos e DMAIC, para ajudá-lo, aqui estão algumas diretrizes sobre o que considerar e analisar:

• Quanto tempo leva para concluir o processo? Está em um prazo adequado? É mais lento ou mais rápido do que o esperado?
• Onde ocorrem os gargalos? Se o processo for um processo de várias pessoas, há um ponto em que um membro da equipe não pode continuar com suas tarefas porque outra pessoa está demorando muito para concluir as suas?
• Alguma etapa está confusa? Alguma etapa está confusa ou escrita de maneira desconcertante, fazendo com que o usuário do processo faça tarefas mal ou simplesmente as ignore?
• Existem etapas desnecessárias? Muitas vezes chamado de “Muda” – a palavra japonesa para “desperdício” – nos círculos Seis Sigma, etapas de desperdício são aquelas que resultam em qualquer uma das sete formas de Muda (desperdício de superprodução, desperdício de tempo disponível, desperdício de transporte, desperdício de processamento em si, desperdício de estoque disponível, desperdício de movimento e desperdício de fabricação de produtos defeituosos). Essas etapas e tarefas desnecessárias estão presentes em seu processo?
• Partes do processo podem ser automatizadas? A automação é uma maneira brilhante e inovadora de otimizar um processo para melhor. A McKinsey até descobriu que 45% das atividades podem ser facilmente automatizadas com a tecnologia atual. Tudo o que você precisa para começar é integrar uma ferramenta – digamos, software de CRM – a outra com webhooks, API ou até mesmo com uma ferramenta de terceiros que integre aplicativos separados para você.

5. Melhore o processo

O penúltimo estágio do DMAIC – melhorar – é agir com base nos dados, informações e insights que você reuniu nas etapas anteriores e fazer mudanças benéficas no processo.

Um conselho fundamental que tenho é testar as mudanças antes de colocá-las em ação. Ao testá-los com antecedência, você confirmará se as alterações que você acha que deveria fazer realmente beneficiarão o processo em questão.

Visto que você documentou o processo que está otimizando, é fácil testar as alterações. Basta fazer uma cópia do processo documentado, ajustá-lo conforme necessário e, em seguida, fazer com que os usuários usuais do processo acompanhem o processo com as alterações.

Depois de fazer isso, reúna o feedback deles para ver se os ajustes tiveram um impacto positivo ou não. Com as mudanças que foram consideradas um sucesso, você vai querer implantar, implantar, implantar!

6. Controlar o desempenho do processo futuro

O controle é a última parte do DMAIC. Pense nisso como o ponto em que você vai amarrar quaisquer nós soltos, comunicar-se com outras pessoas sobre as mudanças no processo e garantir que seu processo agora otimizado seja medido adequadamente no futuro.

Em termos de amarrar nós soltos, você precisa obter a aprovação de mais alguém antes de liberar o processo otimizado e fazer com que todos o sigam? Em caso afirmativo, envie o processo documentado à sua maneira. Embora possa demorar um pouco mais se eles voltarem com sugestões ou ideias adicionais, é uma etapa extra de gerenciamento de qualidade, que é inegavelmente útil.

Em seguida, você desejará informar aos usuários do processo o que aconteceu, por que o processo foi alterado e responder a quaisquer perguntas sobre o processo atualizado. Se você não informar os usuários do processo sobre as atualizações feitas, eles não apenas ficarão surpresos, mas também poderão decidir, por pura confusão, não seguir as etapas atualizadas corretamente. Isso desfaria todo o tempo e esforço que você colocou na otimização do processo em primeiro lugar.

Para garantir que o processo seja medido e tenha um bom desempenho daqui para frente, uma maneira simples é passar pela otimização do processo novamente no próximo trimestre. Então você será capaz de melhorar o processo (se alguma melhoria pode ser feita, é claro). Haverá casos em que nenhuma melhoria adicional poderá ser feita, sobre as quais as etapas de medição e análise informarão você. De qualquer forma, para uma verdadeira otimização e controle do processo, é necessário revisar e otimizar regularmente os processos.

Agora, dê a si mesmo um high-five – você concluiu as etapas DMAIC para otimização de processos!

Avançando como uma empresa orientada a processos

Ao ler e seguir as instruções fornecidas neste post, você se preparou para o sucesso ao se tornar uma empresa orientada a processos.

Especificamente, você descobriu como os processos sólidos são cruciais para suas operações diárias – para não mencionar seus resultados financeiros – e documentou seus processos de negócios integrais. O mais notável, porém, é que você começou a percorrer os processos, otimizando-os e melhorando-os passo a passo!

Com essa cultura de processos recém-descoberta, é importante fazer o melhor trabalho possível e aumentar a colaboração da equipe e aumentar a produtividade. Além disso, se você decidir – ou for solicitado – a começar a usar sistemas de gestão de qualidade como a ISO 9001, o esforço será indolor.

Conclusão

Os processos são a espinha dorsal de sua equipe e são os processos pelos quais eles passam todos os dias que determinam o sucesso geral. Não melhorar e otimizar os processos essenciais usados ​​com frequência está recusando ativamente a oportunidade de trabalhar melhor, mais rápido e de forma mais inteligente. Na verdade, processos desatualizados e ineficientes desperdiçam quase um terço do tempo dos funcionários a cada dia de trabalho.

Ao seguir o método DMAIC para melhoria de processos, conforme descrito acima, você pode obter e manter seus processos sob controle. Sempre. E para garantir que a otimização do processo – além de documentar, usar e gerenciar seus processos – continue sem problemas, você desejará utilizar uma ferramenta de BPM dedicada.

Para descobrir qual software de BPM melhor atende às suas necessidades, acesse a página bacana da G2 para obter o melhor software de gerenciamento de processos de negócios .