如何通過流程優化改進日常運營

無論您是否意識到，您和您的團隊都在不斷地參與其中。

你今天早上在開始你的日常工作之前做的那杯喬？ 一個過程。

您最新客戶的入職？ 一個過程。

本季度的預算計劃？ 你猜對了; 這也是一個過程。

這是一個團隊的一系列流程，它們決定了他們做什麼、為什麼做以及如何做，簡而言之，流程是任何團隊的支柱。

但是您的日常流程是否得到優化？ 是否以有意義的方式定期審查它們，是否衡量成功？ 根據2018 年業務流程管理狀況， 93% 的受訪者表示他們參與了多項流程改進。

通過不關注和優化您的流程，您正在讓競爭對手獲得領先優勢。

這就是為什麼我們將幫助您掌握流程優化，即使您以前從未遇到過這個術語。 我們將定義什麼是流程優化，為什麼它如此有益，以及如何自己輕鬆進行流程優化。

什麼是流程優化？

在進入流程優化的定義之前，最重要的是要充分理解“流程”這個詞是如何定義的。

牛津英語詞典 (OED) 將過程定義為“為實現特定目的而採取的一系列行動或步驟”。 回到之前製作咖啡的例子，這個過程從你從櫥櫃裡拿出一個杯子或者準備開水開始，到最後，你可以享用一杯咖啡，開始新的一天右腳。 這是您需要執行的任務的集合，以獲得您想要的（或者，取決於您對咖啡因的強迫，需要）。

牢牢掌握流程是什麼之後，讓我們將注意力轉回到流程優化上。

簡而言之，流程優化是改進業務流程的行為。 有無數種方法可以調整任何給定的流程，使其客觀上更好，從取出某些任務到添加新任務，再到重寫流程中的特定步驟，再到重新排序流程的任務順序以改善整體流程。 無論哪種方式，流程優化都旨在使流程更高效、更有效、更簡單、更耗時、更浪費。

重要的是要知道流程優化不是什麼新奇的廢話。 它的根源在於六西格碼。 六西格碼是一套久經考驗的流程改進工具和技術，在過去的幾十年裡，它不僅為公司節省了大量資金。

事實上，僅 Keefe 集團就報告節省了超過 250 萬美元，但極大地支持了初創公司、中小型企業和企業級組織的日常運營。 也就是說，流程優化的好處是相當顯著的。

流程優化的 5 大好處

只要承諾適當且定期地優化團隊的業務流程，那麼您就會讓您的團隊獲得一系列改變業務的好處。

提高生產力

員工不僅會更快地完成他們的流程，而且他們的產出也會產生更強大的結果。 例如，假設銷售團隊的一名成員正在入職新員工，他們正在遵循最近優化的入職流程。 通過取消導致瓶頸的原始步驟，可以更快地培訓新員工，這意味著他們能夠直接做好工作，然後您可以獲得經濟利益！

減少錯誤

如果一個流程沒有受到批判性的審視，那麼流程中的某些步驟可能會主動導致跟隨它的人執行他們不應該執行的任務，或者以他們不再應該執行的方式執行它。 但是，通過不斷審查、優化和更新您的業務流程，導致錯誤的不一致和不准確被完全消除。

更敏捷

在當代商業世界中，行動緩慢並不能解決問題。 相反，敏捷是關鍵。 你需要不斷地改變和適應。 研究表明，敏捷團隊在組織健康方面有 70% 的機會進入前四分之一（如果您還不知道，組織健康是長期高績效的一個指標）。 幸運的是，定期進行流程優化的本質意味著您正在使您的流程以及您的整個團隊變得更加敏捷。

建立和推進流程文化

擁有流程文化就是認真對待您的業務流程，確保它們被記錄、廣泛使用並隨著時間的推移而優化。 不可否認，優化您的業務流程是首先在您的團隊中建立然後促進流程文化的重要部分。

改善底線

讓我們切入正題：作為流程優化的一部分，對流程所做的改進對您的業務底線有直接、積極的影響。 如果我之前提到的 The Keefe Group 的節省沒有說明這一點，也許知道摩托羅拉通過流程優化和改進節省了超過 160 億美元的成本。

雖然這些好處肯定會讓熱切的團隊領導對流程優化感興趣，但進行流程優化的真正驅動力應該是不關心業務流程會造成損害。 從每天使用薄弱、笨拙的流程到讓所有員工在不知不覺中浪費關鍵的時間和精力，對過時、未優化的流程無所作為可能會拖累整個業務。

那麼，流程優化就是改進業務流程。 但這也是關於減少傷害的。

如何自己進行業務流程優化

在我們深入了解流程優化的具體細節之前，有一個問題：您是否擔心流程優化需要多長時間？

如果是這樣，請不要。

業務流程優化不必費時費力，在您已經很忙的日程安排中花費數小時。 您所要做的就是每個季度都進行流程優化，以徹底改變您的流程！ 另外，熟能生巧； 你每次都會做得更快。

現在，如果您接受了六西格碼黑帶培訓並想使用無數六西格碼工具，例如流程挖掘、FMEA 和價值流映射，那麼流程優化將花費大量時間。 為了兩全其美——以最省時的方式以六西格碼認可的方式進行流程優化——您需要遵循 DMAIC 方法。

DMAIC是一個首字母縮寫詞，代表定義、測量、分析、改進和控制。 我將在以下 6 個步驟中向您介紹 DMAIC 方法，以便您優化流程。 適當地。

1. 確保流程記錄在案

要使 DMAIC 工作——以及任何類型的流程優化方法、策略或流程的工作——您需要首先記錄您的流程。

業務流程可以使用 Google Docs 甚至 Microsoft Excel 等廣為人知的程序進行記錄，但考慮到大量的軟件，例如 BPM 軟件，這使得記錄、使用、優化和管理您的流程變得輕而易舉，選擇專門構建的工具值得您花時間。

但這裡最重要的是讓您的流程變得詳細、詳細並記錄在案。 畢竟，如果您無法實際看到它們是如何工作的、涉及到什麼以及每個流程的當前迭代是什麼，那麼您實際上就無法優化您的流程。

記錄您的流程不僅是 DMAIC 和流程改進不可或缺的一部分，而且這樣做還會帶來大量的日常好處。

例如，回想一下之前，當我討論優化流程如何使入職變得更快更好時。 當入職員工開始與他們的同事承擔相同的工作相關流程和任務時，如果有記錄的流程要遵循，他們將掌握所有事情，並且關於做什麼的說明根本沒有被價值傳遞——口耳相傳。

同樣，假設不同的員工不記得流程的某個步驟。 與其問他們的經理該做什麼（從而分散經理對他們正在做的事情的注意力），不確定的員工可以參考記錄的流程。 它會刷新他們的記憶，減少他們可能有的任何焦慮，並促使他們做需要做的事情！

不用說，記錄在案的流程不僅非常有用——它們是必要的。 這就是 96% 的公司以一種或另一種形式記錄其業務流程的原因。

2. 定義應該優化哪個流程

一旦業務流程被充分記錄，就該啟動 DMAIC 本身並定義您將首先優化的流程。

一開始，它可能看起來有點壓倒性 - 特別是考慮到可能有數十、數百甚至數千個流程需要優化。 這就是為什麼最好創建一個要優化的關鍵流程列表，然後按照列表的順序進行操作。

要弄清楚這個列表，問問自己：

• 哪些流程使用最頻繁？ 具體來說，一周有多少天？ 一天幾次？ 由多少個團隊成員組成？
• 哪些流程的產出最高？ 意思是，哪些流程的最終目標對於企業不僅要維持生計而且要蓬勃發展至關重要？
• 哪些流程的投資回報率最高？ 完成後，您從哪些流程中獲得最大的經濟利益？
• 如果改進，哪些可以促進投資回報率的增長？ 在產生 ROI 時，哪些流程如果經過優化，可能會成為您最重要、最有用的流程？

請記住，為了避免超負荷和擾亂您的大腦，您需要逐一優化您的流程。 否則，掌握多個流程可能會很困難，並且可能導致您犯錯誤並對您的業務流程造成進一步的損害。

一旦你創建了你的列表，最頂層的流程——無論是客戶入職流程還是創建項目管理計劃——是你首先要優化的，所以定義它：寫下流程的名稱，它的目標，它如何開始和它如何結束，它涉及到誰，它涉及到什麼。 向您自己和與您一起工作的其他人提供流程的基本但關鍵信息。

3. 衡量流程的執行情況

數據是 DMAIC 的核心，因此您最好儘早衡量流程的進展情況。 通過這樣做，它為在實施任何更改之前流程的工作方式提供了基準。 值得慶幸的是，衡量一個過程並不像聽起來那麼難。

首先，您需要收集定量數據。 這可以通過根據其 KPI 衡量流程來輕鬆完成（每個目標應該已經有 2-3 個 KPI）。 但是，如果您對此沒有任何關鍵績效指標，請考慮相關流程的預期輸出：流程是否按預期實現了這些輸出？ 它是否在適當的時間範圍內這樣做？ 它是否根本達不到預期的產出？ 基本上，這是您需要以可量化的數據支持的關鍵方式來考慮該過程的地方。

然後，是時候提供定性數據了。 收集定性數據也遠沒有聽起來那麼令人生畏。 例如，獲取所需數據的一種直接方法是詢問用戶和/或流程所有者他們對流程執行的感受。 他們可能會立即告訴您經常使用該流程的感覺，有什麼問題，以及它作為一個流程是否成功。

在衡量流程的性能之後，將您獲得的所有事實和數據保存在安全的地方（閱讀：不要將其寫在紙上，因為這將不可避免地四處走動並且再也不會被看到——使用適當的解決方案來記錄信息）。

4.分析如何優化

在最後一部分（測量步驟）中，您無需親自進行任何第一手測試即可找到有關流程執行情況的良好數據。 但是現在這將隨著這個分析步驟而改變，因為在這裡你和你一起工作的任何人都將通過這個過程。

當您以分析性和批判性的眼光貫穿整個過程時，您自然會注意到該過程沒有達到應有的水平。 但是，由於您是流程優化和 DMAIC 的初學者，因此這裡有一些關於考慮和分析內容的指南，可以幫助您：

• 完成該過程需要多長時間？ 是否在適當的時間範圍內？ 它比預期慢還是快？
• 瓶頸出現在哪裡？ 如果該流程是多人流程，是否存在一名員工無法繼續他們的任務，因為其他人花費了太長時間才能完成他們的任務？
• 是否有任何步驟令人困惑？ 是否有任何步驟令人困惑或以令人眼花繚亂的方式編寫，導致流程用戶執行任務不佳或直接跳過它們？
• 有沒有浪費的步驟？ 通常被稱為“Muda”——日語中的“浪費”——在 6 Sigma 圈子中，浪費步驟是導致七種 Muda 形式中任何一種的步驟（浪費生產過剩、浪費手頭時間、浪費運輸、浪費加工本身，手頭庫存的浪費，移動的浪費，以及製造有缺陷的產品的浪費）。 您的流程中是否存在這些浪費的步驟和任務？
• 部分流程可以自動化嗎？ 自動化是一種出色的、具有前瞻性的方法，可以更好地優化流程。 麥肯錫甚至發現 45%的活動可以通過當前技術輕鬆實現自動化。 您只需將一個工具（比如 CRM 軟件）與 Webhook、API 或什至為您集成單獨應用程序的第三方工具集成到另一個工具中即可。

5. 改進流程

DMAIC 的倒數第二個階段 -改進- 就是根據您在前面步驟中收集的數據、信息和洞察力採取行動，並進行有益的流程更改。

我的一個基本建議是在將更改付諸實施之前對其進行測試。 通過預先測試它們，您將確認您認為應該進行的更改是否真正有益於相關過程。

鑑於您已經記錄了正在優化的過程，因此測試更改很容易。 只需複制記錄的流程，根據需要進行調整，然後讓通常的流程用戶跟隨流程進行更改。

一旦他們這樣做了，收集他們的反饋，看看調整是否產生了積極的影響。 隨著被視為成功的更改，您將想要部署、部署、部署！

6.控制未來的過程性能

控制是 DMAIC 的最後一部分。 可以將其視為您將打結任何鬆散的結，與其他人就流程更改進行溝通並確保您現在優化的流程在未來得到正確衡量的點。

在打松結方面，在釋放優化過程並讓每個人都遵循之前，您是否需要獲得其他人的批准？ 如果是這樣，請按照他們的方式發送記錄的流程。 雖然如果他們回來提供額外的建議或想法可能需要更多時間，但這是一個額外的質量管理步驟，不可否認這是有幫助的。

然後，您需要讓流程的用戶知道發生了什麼，為什麼要更改流程，並回答有關更新流程的任何問題。 如果您不告知流程用戶您所做的更新，他們不僅會感到驚訝，而且出於純粹的困惑，他們可能會決定不正確遵循更新的步驟。 這將使您一開始就投入到流程優化中的所有時間和精力都付諸東流。

為了確保流程得到衡量並在未來表現良好，一個簡單的方法是在下個季度再次進行流程優化。 然後您將能夠改進該過程（如果可以進行任何改進，那就是）。 在某些情況下，無法進行進一步的改進，測量和分析步驟會讓您知道。 無論哪種方式，為了實現真正的流程優化和控制，必須定期審查和優化流程。

現在，給自己打個高分——您已經完成了流程優化的 DMAIC 步驟！

作為以流程為導向的公司前進

通過閱讀並遵循本文中給出的說明，您已經為成為一家以流程為導向的公司而成功做好了準備。

具體來說，您已經發現了可靠的流程對於您的日常運營有多麼重要——更不用說您的底線了——並且您已經記錄了您完整的業務流程。 不過，最值得注意的是，您已經開始逐步完成流程，優化和改進它們！

借助這種新發現的流程文化，我們將盡最大努力做好工作，促進團隊協作並提高生產力。 此外，如果您決定或被要求開始使用 ISO 9001 等質量管理體系，那麼這項工作將是輕鬆的。

結論

流程是團隊的支柱，他們每天經歷的流程決定了整體的成功。 不改進和優化常用的基本流程正在積極拒絕更好、更快、更智能地工作的機會。 事實上，過時和低效的流程在每個工作日浪費了員工近三分之一的時間。

通過遵循 DMAIC 方法進行流程改進，如上所述，您可以檢查並控制您的流程。 總是。 並且為了確保流程優化——除了記錄、使用和管理你的流程——保持一帆風順，您需要使用專用的 BPM 工具。

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