Cum să îmbunătățiți operațiunile zilnice cu optimizarea proceselor

Indiferent dacă îți dai seama sau nu, tu și echipa ta vă angajați în mod constant în proces .

Acea ceașcă de joe pe care ai făcut-o azi dimineață înainte de a te scufunda în sarcinile tale zilnice? Un proces.

Înregistrarea celui mai recent client? Un proces.

Planificarea bugetului pentru acest trimestru? Ai ghicit; este și un proces.

Este un set de procese al unei echipe care dictează ce fac, de ce o fac și cum , pentru a spune simplu, procesele sunt coloana vertebrală a oricărei echipe.

Dar sunt procesele tale zilnice optimizate? Sunt ele revizuite în mod regulat într-un mod semnificativ și succesul este măsurat? Potrivit State of Business Process Management 2018, 93% dintre respondenți au declarat că au fost implicați în mai multe îmbunătățiri ale proceselor.

Permiți concurenților să câștige conducerea prin neconcentrarea și optimizarea proceselor tale.

De aceea, vă vom ajuta să vă familiarizați cu optimizarea proceselor, chiar dacă nu ați întâlnit niciodată termenul înainte. Vom defini ce este optimizarea procesului, de ce este atât de benefică și cum să vă ușurați în optimizarea procesului.

Ce este optimizarea proceselor?

Înainte de a intra în definiția optimizării procesului, este esențial să înțelegem pe deplin cum este definit cuvântul „proces”.

Oxford English Dictionary (OED) definește un proces ca „o serie de acțiuni sau pași întreprinși pentru a atinge un anumit scop”. Revenind la exemplul anterior de preparare a cafelei, acel proces a început fie prin luarea unei cani din dulap, fie prin pregătirea apei clocotite, astfel încât, până la sfârșitul acesteia, să puteți savura ceașca de cafea și să începeți ziua pe piciorul drept. Era o colecție de sarcini pe care trebuia să le îndeplinești pentru a obține ceea ce îți doreai (sau, în funcție de constrângerea cu cofeină, avea nevoie).

Cu o înțelegere solidă a ceea ce este un proces, să ne întoarcem atenția către optimizarea procesului.

Mai simplu spus, optimizarea proceselor este actul de îmbunătățire a proceselor de afaceri. Există nenumărate moduri în care orice proces poate fi ajustat astfel încât să fie obiectiv mai bun, de la eliminarea anumitor sarcini la adăugarea altora noi, la rescrierea unui anumit pas din proces până la reordonarea ordinii sarcinilor a procesului pentru a îmbunătăți fluxul general. În orice caz, optimizarea proceselor urmărește să facă procesele mai eficiente, mai eficiente și mai puțin complicate, consumatoare de timp și risipitoare.

Ceea ce este important de știut este că optimizarea proceselor nu este o prostie nouă; rădăcinile sale sunt în Six Sigma. Six Sigma este un set încercat și testat de instrumente și tehnici de îmbunătățire a proceselor care nu numai că a economisit companiilor o sumă insondabilă de bani în ultimele câteva decenii.

De fapt, grupul Keefe singur a raportat economii de peste 2,5 milioane de dolari, dar a susținut dramatic operațiunile zilnice ale startup-urilor, IMM-urilor și organizațiilor la nivel de întreprindere deopotrivă. Adică, beneficiile optimizării procesului sunt destul de remarcabile.

5 beneficii ale optimizării proceselor

Atâta timp cât există un angajament de a optimiza procesele de afaceri ale echipei dvs. în mod corespunzător și regulat, atunci vă veți deschide echipa către o serie întreagă de beneficii care schimbă afacerea.

Productivitate crescuta

Angajații nu doar își vor finaliza procesele mai rapid, dar rezultatele lor vor avea și rezultate mai puternice. De exemplu, să presupunem că un membru al echipei de vânzări integrează un nou angajat și urmează un proces de integrare care a fost optimizat recent. Efectuând pașii inițiali care au dus la blocaje, noul angajat poate fi instruit mai repede, ceea ce înseamnă că ei sunt capabili să facă o treabă bună de care apoi să beneficiați de beneficiile financiare!

Eroare redusă

Dacă un proces nu a fost analizat critic, ar putea exista pași într-un proces care determină în mod activ persoana care îl urmează să îndeplinească o sarcină pe care nu ar trebui să o facă sau să o facă într-un mod în care nu mai ar trebui să fie. Dar prin revizuirea, optimizarea și actualizarea continuă a proceselor dvs. de afaceri, inconsecvențele și inexactitățile care duc la erori sunt complet eliminate.

Mai multă agilitate

În lumea contemporană a afacerilor, acționarea încet nu reduce muștarul. Agilitatea, în schimb, este cheia; trebuie să te schimbi și să te adaptezi constant. Studiile arată că echipele agile au o șansă de 70% de a fi în quartila superioară când vine vorba de sănătatea organizațională (sănătatea organizației, dacă nu știi deja, este un indicator al performanței pe termen lung). Din fericire, însăși natura optimizării proceselor în mod regulat înseamnă că permiteți proceselor dumneavoastră – și echipei în general – să fie mai agile.

Stabiliți și promovați o cultură a proceselor

A avea o cultură a proceselor înseamnă să iei în serios procesele de afaceri, asigurându-te că acestea sunt documentate, utilizate pe scară largă și optimizate în timp. Optimizarea proceselor dvs. de afaceri este o parte incontestabil importantă a stabilirii și apoi promovării unei culturi a proceselor în cadrul echipei dvs.

Linia de jos îmbunătățită

Să trecem la goană: îmbunătățirile aduse proceselor ca parte a optimizării proceselor au un impact direct și pozitiv asupra profitului afacerii tale. Dacă mențiunea mea mai devreme despre economiile Grupului Keefe nu a fost clar, poate știind că Motorola a economisit peste 16 miliarde de dolari în costuri datorită optimizării și îmbunătățirii proceselor.

În timp ce aceste beneficii îi vor determina cu siguranță pe liderii de echipă dornici să fie interesați de optimizarea proceselor, adevărata forță motrice pentru optimizarea proceselor ar trebui să fie aceea că nu ai grijă de procesele de afaceri provoacă daune. De la folosirea proceselor slabe și greoaie în fiecare zi până la faptul că toți angajații pierd fără să știe timp și efort crucial, fără a face nimic cu procesele învechite și neoptimizate poate trage întreaga afacere în jos.

Prin urmare, optimizarea proceselor se referă la îmbunătățirea proceselor de afaceri. Dar este și despre reducerea daunelor.

Cum să treci singur la optimizarea proceselor de afaceri

Înainte de a intra în elementele de bază ale optimizării procesului, iată o întrebare: ești îngrijorat de cât timp va dura optimizarea procesului?

Dacă da, nu fi.

Optimizarea proceselor de afaceri nu trebuie să consume timp, luând ore și ore din programul dvs. deja încărcat. Tot ce trebuie să faceți este să vă aprofundați în optimizarea proceselor în fiecare trimestru pentru a vă revoluționa procesele! În plus, practica face perfectă; o vei face mai repede de fiecare dată.

Acum, dacă ați urmat o formare Six Sigma Black Belt și ați dori să utilizați o multitudine de instrumente Six Sigma, cum ar fi procesele miniere, FMEA și maparea fluxului de valoare, atunci optimizarea procesului ar dura mult mai mult. Pentru a obține tot ce este mai bun din ambele lumi – derulând optimizarea procesului într-o manieră aprobată de Six Sigma în cel mai eficient mod posibil – veți dori să urmați metodologia DMAIC.

DMAIC este un acronim care înseamnă definirea, măsurarea, analizarea, îmbunătățirea și controlul. Și este metoda DMAIC despre care sunt pe cale să vă spun în următorii 6 pași pentru a vă putea optimiza procesele. În mod corespunzător.

1. Asigurați-vă că procesele sunt documentate

Pentru ca DMAIC să funcționeze – și pentru ca orice fel de metodă de optimizare a procesului, strategie sau proces să funcționeze – va trebui să fiți documentat mai întâi procesele.

Procesele de afaceri pot fi documentate cu programe larg cunoscute, cum ar fi Google Docs sau chiar Microsoft Excel, dar având în vedere multitudinea de software existente, cum ar fi software-ul BPM, care face ca documentarea, utilizarea, optimizarea și gestionarea proceselor dvs. să fie o simplă simplă, optând pentru un instrument special construit merită.

Dar ceea ce este cel mai important aici este ca procesele dvs. să fie reduse, detaliate și documentate. La urma urmei, nu vă puteți optimiza procesele dacă nu puteți vedea fizic cum funcționează, ce este implicat și care este iterația curentă a fiecărui proces.

Nu numai că documentarea proceselor tale este parte integrantă pentru DMAIC și îmbunătățirea proceselor, dar există o mulțime de plusuri de zi cu zi care vin din acest lucru.

De exemplu, gândiți-vă la mai devreme, când am discutat despre modul în care procesele optimizate pot face integrarea mai rapidă și mai bună. Când angajații înscriși încep să efectueze aceleași procese și sarcini legate de muncă ca și colegii lor, ei se vor descurca cu totul dacă există procese documentate de urmat și instrucțiunile pentru ceea ce pur și simplu nu au fost transmise de worth- din gură.

În mod similar, să presupunem că un alt angajat nu își poate aminti un anumit pas al unui proces. În loc să-și întrebe managerul ce să facă (și astfel să-l distragă pe manager de la orice lucru la care lucrează), angajatul nesigur se poate referi la procesul documentat. Le va reîmprospăta memoria, va reduce orice anxietate pe care ar fi avut-o și îi va determina să facă ceea ce trebuie făcut!

Inutil să spun că procesele documentate nu sunt doar de-a dreptul utile, ci sunt necesare. Acesta este motivul pentru care 96% dintre companii și-au documentat procesele de afaceri într-o formă sau alta.

2. Definiți ce proces trebuie optimizat

Odată ce procesele de afaceri au fost suficient documentate, este timpul să porniți DMAIC în sine și să definiți ce proces veți optimiza mai întâi.

La început, poate părea puțin copleșitor – mai ales având în vedere că există potențial zeci, sute sau chiar mii de procese de optimizat. De aceea, cel mai bine este să creați o listă de procese cheie pe care să le optimizați, apoi să vă descurcați în listă.

Pentru a afla această listă, întrebați-vă:

• Ce procese sunt utilizate cel mai frecvent? Mai exact, câte zile pe săptămână? De câte ori pe zi? De câți membri ai echipei?
• Ce procese au cel mai mare randament? Adică, ce procese au obiective finale care sunt cele mai importante pentru ca afacerea să nu rămână doar pe linia de plutire, ci să prospere?
• Care procese au cel mai mare ROI? Din ce procese obțineți cel mai mare beneficiu financiar odată ce au fost finalizate?
• Care ar putea contribui la creșterea rentabilității investiției dacă ar fi îmbunătățit? Care procese, dacă sunt optimizate, ar putea deveni unele dintre cele mai importante și mai utile procese ale tale atunci când vine vorba de generarea rentabilității investiției?

Rețineți că, pentru a evita supraîncărcarea și zguduirea creierului, veți dori să vă optimizați procesele unul câte unul. În caz contrar, menținerea mai multor procese s-ar putea dovedi dificilă și vă poate determina să faceți greșeli și să deteriorați în continuare procesele dvs. de afaceri.

Odată ce ți-ai creat lista, procesul din partea de sus – fie că este vorba de un proces de integrare a clienților sau de crearea unui plan de management de proiect – este cel pe care îl vei optimiza mai întâi, așa că definește-l: notează numele procesului , scopul acesteia, cum începe și cum se termină, pe cine implică și ce implică. Furnizați-vă și altora cu care lucrați informațiile de bază, dar esențiale ale procesului.

3. Măsurați modul în care funcționează procesul

Datele se află în centrul DMAIC, așa că este corect să măsurați devreme cum se descurcă procesul. Procedând astfel, oferă un punct de referință pentru modul în care funcționează procesul înainte de implementarea oricăror modificări. Din fericire, nu este atât de greu pe cât pare să măsori un proces.

În primul rând, va trebui să adunați date cantitative. Acest lucru se poate face cu ușurință prin măsurarea procesului în raport cu KPI-urile acestuia (ar trebui să aveți deja 2-3 KPI-uri per obiectiv). Dacă nu aveți, totuși, indicatori cheie de performanță pentru acest lucru, gândiți-vă la rezultatele așteptate ale procesului în cauză: procesul realizează acele rezultate așa cum s-a intenționat? Se face acest lucru într-un interval de timp adecvat? Nu reușește deloc să îndeplinească rezultatele așteptate? Practic, acesta este punctul în care veți dori să luați în considerare procesul într-un mod critic, susținut de date cuantificabile.

Apoi, este timpul pentru date calitative. Adunarea datelor calitative este mult mai puțin descurajantă decât pare. De exemplu, o modalitate simplă de a obține datele de care aveți nevoie este să întrebați utilizatorii și/sau proprietarul procesului despre modul în care simt că funcționează. Este posibil să vă spună imediat cum este utilizarea frecventă a procesului, care sunt problemele și dacă are succes sau nu ca proces.

După măsurarea performanței procesului, păstrați undeva în siguranță toate faptele și cifrele pe care le-ați obținut (citiți: nu le scrieți pe hârtie care inevitabil se va plimba și nu va mai fi văzut niciodată - utilizați o soluție adecvată pentru documentarea informațiilor).

4. Analizați cum poate fi optimizat

În ultima parte – pasul de măsurare – ați găsit date bune despre modul în care funcționează procesul, fără a efectua singuri teste de primă mână. Dar asta se va schimba acum cu acest pas de analiză, deoarece aici este locul în care tu și oricine cu care lucrezi vei parcurge procesul.

Pe măsură ce parcurgeți procesul cu un ochi analitic și critic, veți observa în mod natural unde procesul nu este atât de bun pe cât ar trebui să fie. Dar, având în vedere că sunteți începător când vine vorba de optimizarea proceselor și DMAIC, pentru a vă ajuta, iată câteva îndrumări pentru ceea ce trebuie să luați în considerare și să analizați:

• Cât timp durează finalizarea procesului? Este într-un interval de timp adecvat? Este mai lent sau mai rapid decât se aștepta?
• Unde apar blocajele? Dacă procesul este un proces cu mai multe persoane, există un punct în care un membru al personalului nu își poate continua sarcinile, deoarece altcineva durează prea mult să le termine pe ale lor?
• Sunt pași confuzi? Sunt pași confuzi sau scrisi într-un mod năucitor, care determină utilizatorul procesului să facă sarcini prost sau pur și simplu să le ignore?
• Există pași risipitori? Numiți adesea „Muda” — în japonezul pentru „deșeuri” — în cercurile Six Sigma, pașii risipiți sunt cei care au ca rezultat oricare dintre cele șapte forme de Muda (risipă de supraproducție, pierdere de timp la îndemână, risipă de transport, risipă de procesarea în sine, risipa de stoc la îndemână, risipa de mișcare și risipa de fabricare a produselor defecte). Sunt acești pași și sarcini risipitoare prezente în procesul dvs.?
• Pot fi automatizate părți ale procesului? Automatizarea este o modalitate genială, cu gândire de viitor, de a optimiza un proces în bine. McKinsey a descoperit chiar că 45% din activități pot fi automatizate cu ușurință cu tehnologia actuală. Tot ce aveți nevoie pentru a începe este să integrați un instrument – ​​să spunem software CRM – într-un altul cu webhooks, API sau chiar cu un instrument terță parte care integrează aplicații separate pentru dvs.

5. Îmbunătățiți procesul

Penultima etapă a DMAIC – îmbunătățire – se referă la acționarea pe baza datelor, informațiilor și a informațiilor pe care le-ați adunat în pașii anteriori și să faceți schimbări benefice în proces.

Un sfat fundamental pe care îl am este să testați modificările înainte de a le pune în aplicare. Testându-le în prealabil, veți confirma dacă modificările pe care credeți că ar trebui să le faceți vor beneficia într-adevăr procesului în cauză.

Având în vedere că ați documentat procesul pe care îl optimizați, testarea modificărilor este ușoară. Doar faceți o copie a procesului documentat, ajustați-o după cum este necesar și apoi determinați utilizatorii obișnuiți ai procesului să urmeze procesul cu modificările.

Odată ce au făcut acest lucru, adună feedback-ul pentru a vedea dacă ajustările au avut un impact pozitiv sau nu. Cu modificările care au fost considerate un succes, veți dori să implementați, să implementați, să implementați!

6. Controlați performanța viitoare a procesului

Controlul este ultima parte a DMAIC. Gândiți-vă la el ca la punctul în care veți lega orice nod slăbit, veți comunica cu ceilalți despre schimbările procesului și vă veți asigura că procesul dvs. optimizat acum este măsurat corect în viitor.

În ceea ce privește legarea nodurilor libere, trebuie să obțineți aprobarea altcuiva înainte de a declanșa procesul optimizat și de a cere tuturor să-l urmeze? Dacă da, trimiteți procesul documentat în modul lor. Deși poate dura puțin mai mult timp dacă revin cu sugestii sau idei suplimentare, este un pas suplimentar de management al calității, care este incontestabil util.

Apoi, veți dori să informați utilizatorii procesului ce s-a întâmplat, de ce procesul a fost modificat și să răspundeți la orice întrebări despre procesul actualizat. Dacă nu informați utilizatorii procesului despre actualizările pe care le-ați făcut, nu numai că vor fi surprinși, dar ar putea decide, din pură confuzie, să nu urmeze corespunzător pașii actualizați. Acest lucru ar anula tot timpul și efortul pe care îl depuneți în optimizarea procesului în primul rând.

Pentru a vă asigura că procesul este măsurat și funcționează bine în viitor, o modalitate simplă este să treceți din nou la optimizarea procesului în trimestrul următor. Apoi veți putea îmbunătăți procesul (dacă se pot face îmbunătățiri, adică). Vor exista situații în care nu se vor putea face îmbunătățiri suplimentare, despre care vă vor informa pașii de măsurare și analiză. În orice caz, pentru optimizarea și controlul real al proceselor, revizuirea și optimizarea proceselor în mod regulat este o necesitate.

Acum, acordați-vă nota maximă – ați finalizat pașii DMAIC pentru optimizarea procesului!

Mergând înainte ca o companie orientată pe proces

Citind și urmând instrucțiunile oferite în această postare, v-ați pregătit pentru succes devenind o companie orientată spre proces.

Mai exact, ați descoperit cât de cruciale sunt procesele solide pentru operațiunile dumneavoastră zilnice – ca să nu mai vorbim de rezultatul final – și v-ați documentat procesele de afaceri integrale. Cel mai demn de remarcat, totuși, este că ați început să vă faceți drum prin procese, optimizându-le și îmbunătățindu-le pas cu pas!

Cu această nouă cultură a proceselor, iată că facem cea mai bună muncă posibilă și creștem colaborarea în echipă și creștem productivitatea. În plus, dacă decideți vreodată – sau vi se cere – să începeți să utilizați sisteme de management al calității, cum ar fi ISO 9001, efortul va fi unul nedureros.

Concluzie

Procesele sunt coloana vertebrală a echipei tale și procesele pe care le sunt supuse în fiecare zi determină succesul general. Neîmbunătățirea și optimizarea proceselor esențiale utilizate frecvent înseamnă a refuza în mod activ oportunitatea de a lucra mai bine, mai rapid și mai inteligent. De fapt, procesele învechite și ineficiente pierd aproape o treime din timpul angajaților în fiecare zi lucrătoare.

Urmând metoda DMAIC pentru îmbunătățirea procesului, așa cum sa menționat mai sus, puteți obține și menține procesele sub control. Mereu. Și pentru a vă asigura că optimizarea proceselor – pe lângă documentarea, utilizarea și gestionarea proceselor dumneavoastră – rămâne simplă, veți dori să utilizați un instrument BPM dedicat.

Pentru a afla care software BPM se potrivește cel mai bine nevoilor dvs., accesați pagina ingenioasă a G2 pentru cel mai bun software de gestionare a proceselor de afaceri .