Cara Meningkatkan Operasi Harian Dengan Optimasi Proses

Disadari atau tidak, Anda dan tim Anda terus-menerus terlibat dalam proses .

Secangkir joe yang Anda buat pagi ini sebelum melakukan tugas harian Anda? Sebuah proses.

Orientasi klien terbaru Anda? Sebuah proses.

Perencanaan anggaran untuk kuartal ini? Anda dapat menebaknya; itu juga proses.

Ini adalah serangkaian proses tim yang menentukan apa yang mereka lakukan, mengapa mereka melakukannya, dan bagaimana caranya , secara sederhana, proses adalah tulang punggung tim mana pun.

Tetapi apakah proses harian Anda dioptimalkan? Apakah mereka ditinjau secara teratur dengan cara yang berarti dan apakah keberhasilan diukur? Menurut The State of Business Process Management 2018, 93% responden mengatakan bahwa mereka terlibat dalam beberapa peningkatan proses.

Anda membiarkan pesaing mendapatkan keunggulan dengan tidak berfokus pada dan mengoptimalkan proses Anda.

Itulah sebabnya, kami akan membantu Anda memahami pengoptimalan proses, meskipun Anda belum pernah menemukan istilah tersebut sebelumnya. Kami akan mendefinisikan apa itu pengoptimalan proses, mengapa ini sangat bermanfaat, dan bagaimana Anda sendiri bisa lebih mudah dalam pengoptimalan proses.

Apa itu optimasi proses?

Sebelum masuk ke definisi optimasi proses, sangat penting untuk memahami bagaimana kata "proses" didefinisikan.

Oxford English Dictionary (OED) mendefinisikan proses sebagai “serangkaian tindakan atau langkah yang diambil untuk mencapai tujuan tertentu”. Kembali ke contoh pembuatan kopi sebelumnya, proses itu dimulai dengan Anda mengambil cangkir dari lemari atau menyiapkan air mendidih, sehingga pada akhirnya, Anda dapat menikmati secangkir kopi dan memulai hari dengan kaki kanan. Itu adalah kumpulan tugas yang perlu Anda lakukan untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan (atau, tergantung pada dorongan kafein Anda, diperlukan).

Dengan pemahaman yang kuat tentang apa itu proses, mari kembalikan perhatian kita ke pengoptimalan proses.

Sederhananya, optimasi proses adalah tindakan meningkatkan proses bisnis. Ada banyak cara untuk menyesuaikan proses tertentu sehingga menjadi lebih baik secara objektif, mulai dari mengambil tugas tertentu hingga menambahkan yang baru, hingga menulis ulang langkah tertentu dalam proses hingga menyusun ulang urutan tugas proses untuk meningkatkan aliran keseluruhan. Either way, optimasi proses bertujuan untuk membuat proses lebih efisien, lebih efektif, dan tidak rumit, memakan waktu, dan boros.

Yang penting untuk diketahui adalah bahwa pengoptimalan proses bukanlah omong kosong model baru; akarnya ada di Six Sigma. Six Sigma adalah seperangkat alat dan teknik peningkatan proses yang telah dicoba dan diuji yang tidak hanya menghemat banyak uang perusahaan selama beberapa dekade terakhir.

Faktanya, The Keefe Group sendiri melaporkan penghematan lebih dari 2,5 juta dolar, tetapi telah secara dramatis mendukung operasi harian perusahaan rintisan, UKM, dan organisasi tingkat perusahaan. Artinya, manfaat optimasi proses cukup luar biasa.

5 manfaat optimasi proses

Selama ada komitmen untuk mengoptimalkan proses bisnis tim Anda dengan benar dan teratur, maka Anda akan membuka tim Anda ke berbagai manfaat perubahan bisnis.

Peningkatan produktivitas

Karyawan tidak hanya akan menyelesaikan proses mereka lebih cepat, tetapi output mereka juga akan menghasilkan hasil yang lebih kuat. Sebagai contoh, katakanlah seorang anggota tim penjualan sedang merekrut karyawan baru dan mereka mengikuti proses orientasi yang baru-baru ini dioptimalkan. Dengan mengambil langkah-langkah awal yang mengakibatkan kemacetan, karyawan baru dapat dilatih lebih cepat, yang berarti mereka dapat langsung melakukan pekerjaan dengan baik yang kemudian dapat Anda peroleh keuntungan finansialnya!

Mengurangi kesalahan

Jika suatu proses belum dilihat secara kritis, mungkin ada langkah-langkah dalam proses yang secara aktif menyebabkan orang yang mengikutinya melakukan tugas yang seharusnya tidak mereka lakukan, atau melakukannya dengan cara yang tidak seharusnya. Tetapi dengan terus meninjau, mengoptimalkan, dan memperbarui proses bisnis Anda, ketidakkonsistenan dan ketidakakuratan yang menyebabkan kesalahan sepenuhnya dihapus.

Lebih banyak kelincahan

Dalam dunia bisnis kontemporer, bertindak perlahan tidak mengurangi keharusan. Kelincahan, sebaliknya, adalah kuncinya; Anda perlu terus berubah dan beradaptasi. Studi menunjukkan bahwa tim yang gesit memiliki peluang 70% untuk berada di kuartil teratas dalam hal kesehatan organisasi (kesehatan organisasi, jika Anda belum tahu, merupakan indikator kinerja tinggi jangka panjang). Untungnya, sifat alami dari pengoptimalan proses secara teratur berarti Anda memungkinkan proses Anda – dan tim Anda secara keseluruhan – menjadi lebih gesit.

Membangun dan memajukan budaya proses

Memiliki budaya proses berarti menganggap serius proses bisnis Anda, memastikan proses tersebut didokumentasikan, digunakan secara luas, dan dioptimalkan dari waktu ke waktu. Mengoptimalkan proses bisnis Anda adalah bagian penting yang tidak dapat disangkal dari pertama-tama membangun dan kemudian memajukan budaya proses dalam tim Anda.

Peningkatan bottom-line

Mari kita mulai: peningkatan yang dilakukan pada proses sebagai bagian dari pengoptimalan proses memiliki dampak positif langsung pada laba bisnis Anda. Jika penyebutan saya sebelumnya tentang penghematan The Keefe Group tidak memperjelas hal itu, mungkin mengetahui bahwa Motorola menghemat lebih dari 16 miliar dolar dalam biaya berkat pengoptimalan dan peningkatan proses.

Meskipun manfaat ini pasti akan membuat para pemimpin tim yang bersemangat tertarik pada pengoptimalan proses, kekuatan pendorong sebenarnya untuk menjalani pengoptimalan proses adalah bahwa tidak mengurus proses bisnis dapat menyebabkan kerusakan. Dari menggunakan proses yang lemah dan kikuk setiap hari hingga membuat semua karyawan tanpa sadar membuang waktu dan upaya penting, tidak melakukan apa pun tentang proses lama Anda yang tidak dioptimalkan dapat menyeret seluruh bisnis ke bawah.

Optimalisasi proses, kemudian, adalah tentang memperbaiki proses bisnis. Tapi ini juga tentang pengurangan dampak buruk.

Bagaimana menjalani optimasi proses bisnis sendiri

Sebelum kita masuk ke mur dan baut menjalani optimasi proses, berikut adalah pertanyaan: apakah Anda khawatir tentang berapa lama proses optimasi akan berlangsung?

Kalau begitu, jangan.

Optimalisasi proses bisnis tidak harus memakan waktu, menghabiskan berjam-jam dari jadwal Anda yang sudah sibuk. Yang harus Anda lakukan adalah melakukan pengoptimalan proses setiap kuartal untuk merevolusi proses Anda! Plus, latihan menjadi sempurna; Anda akan melakukannya lebih cepat setiap kali.

Sekarang, jika Anda menjalani pelatihan Six Sigma Black Belt dan ingin menggunakan berbagai alat Six Sigma seperti penambangan proses, FMEA, dan pemetaan aliran nilai, saat itulah optimalisasi proses akan memakan waktu yang jauh lebih besar. Untuk mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia – melakukan optimasi proses dengan cara yang disetujui Six Sigma dengan cara yang paling efisien waktu – Anda harus mengikuti metodologi DMAIC.

DMAIC adalah akronim yang berarti mendefinisikan, mengukur, menganalisis, meningkatkan, dan mengontrol. Dan ini adalah metode DMAIC yang akan saya ceritakan kepada Anda dalam 6 langkah berikut sehingga Anda dapat mengoptimalkan proses Anda. Dengan baik.

1. Pastikan proses didokumentasikan

Agar DMAIC berfungsi – dan untuk segala jenis metode, strategi, atau proses pengoptimalan proses agar berfungsi – Anda harus mendokumentasikan proses Anda terlebih dahulu.

Proses bisnis dapat didokumentasikan dengan program yang dikenal luas seperti Google Docs atau bahkan Microsoft Excel, tetapi mengingat banyaknya perangkat lunak di luar sana, seperti perangkat lunak BPM, yang membuat pendokumentasian, penggunaan, pengoptimalan, dan pengelolaan proses Anda menjadi mudah, memilih untuk alat yang dibuat khusus sangat berharga untuk Anda.

Tapi yang paling penting di sini adalah membuat proses Anda turun, mendetail, dan didokumentasikan. Lagi pula, Anda tidak dapat benar-benar mengoptimalkan proses Anda jika Anda tidak dapat secara fisik melihat cara kerjanya, apa yang terlibat, dan apa iterasi saat ini dari setiap proses.

Tidak hanya mendokumentasikan proses Anda merupakan bagian integral untuk DMAIC dan peningkatan proses, tetapi ada banyak manfaat tambahan setiap hari yang didapat dari melakukannya.

Misalnya, pikirkan kembali sebelumnya, ketika saya membahas bagaimana proses yang dioptimalkan dapat membuat orientasi khususnya lebih cepat dan lebih baik. Ketika karyawan yang direkrut mulai melakukan proses dan tugas terkait pekerjaan yang sama dengan rekan kerja mereka, mereka akan memahami semuanya jika ada proses terdokumentasi untuk diikuti, dan instruksi untuk apa yang belum diturunkan oleh nilai- dari mulut ke mulut.

Demikian pula, katakanlah seorang karyawan yang berbeda tidak dapat mengingat langkah tertentu dari suatu proses. Alih-alih bertanya kepada manajer mereka apa yang harus dilakukan (dan dengan demikian mengalihkan perhatian manajer dari apa pun yang sedang mereka kerjakan), karyawan yang tidak yakin dapat merujuk kembali ke proses yang terdokumentasi. Ini akan menyegarkan ingatan mereka, mengurangi kecemasan yang mungkin mereka alami, dan mendorong mereka untuk melakukan apa yang perlu dilakukan!

Tak perlu dikatakan, proses terdokumentasi tidak hanya benar-benar berguna — mereka juga diperlukan. Itu sebabnya 96% perusahaan telah mendokumentasikan proses bisnis mereka dalam satu atau lain bentuk.

2. Tentukan proses mana yang harus dioptimalkan

Setelah proses bisnis didokumentasikan secara memadai, saatnya untuk memulai DMAIC itu sendiri dan menentukan proses mana yang akan Anda optimalkan terlebih dahulu.

Pada awalnya, ini mungkin tampak sedikit berlebihan – terutama mengingat ada kemungkinan puluhan, ratusan, atau bahkan ribuan proses untuk dioptimalkan. Itulah mengapa yang terbaik adalah membuat daftar proses utama untuk dioptimalkan, lalu kerjakan daftar tersebut.

Untuk mengetahui daftar ini, tanyakan pada diri Anda:

• Proses mana yang paling sering digunakan? Secara spesifik, berapa hari dalam seminggu? Berapa kali sehari? Dengan berapa banyak anggota tim?
• Proses apa yang memiliki output tertinggi? Artinya, proses mana yang memiliki tujuan akhir yang paling penting agar bisnis tidak hanya bertahan, tetapi juga berkembang?
• Proses mana yang memiliki ROI tertinggi? Proses mana yang paling Anda dapatkan manfaat finansialnya setelah selesai?
• Mana yang dapat berkontribusi pada pertumbuhan ROI jika ditingkatkan? Proses mana, jika dioptimalkan, yang dapat menjadi salah satu proses terpenting dan paling berguna Anda dalam hal menghasilkan ROI?

Ingatlah bahwa, untuk menghindari kelebihan beban dan mengacak-acak otak Anda, Anda sebaiknya mengoptimalkan proses Anda satu per satu. Jika tidak, menjaga di atas beberapa proses dapat terbukti sulit, dan dapat menyebabkan Anda membuat kesalahan dan merusak proses bisnis Anda lebih lanjut.

Setelah Anda membuat daftar, proses di bagian paling atas – baik itu proses untuk orientasi klien atau membuat rencana manajemen proyek – adalah proses yang akan Anda optimalkan terlebih dahulu, jadi tentukan itu: Tulis nama prosesnya , tujuannya, bagaimana itu dimulai dan bagaimana itu berakhir, siapa yang terlibat, dan apa yang terlibat. Berikan diri Anda dan orang lain yang bekerja dengan Anda dengan proses 'informasi dasar tetapi penting.

3. Ukur bagaimana kinerja proses

Data adalah inti dari DMAIC, jadi sebaiknya Anda mengukur bagaimana proses berjalan sejak awal. Dengan demikian, ini memberikan tolok ukur bagaimana proses bekerja sebelum perubahan apa pun diimplementasikan. Untungnya, tidak sesulit kedengarannya untuk mengukur suatu proses.

Pertama, Anda harus mengumpulkan data kuantitatif. Ini dapat dengan mudah dilakukan dengan mengukur proses terhadap KPI-nya (Anda seharusnya sudah memiliki 2-3 KPI per tujuan). Namun, jika Anda tidak memiliki indikator kinerja utama untuk ini, pikirkan tentang keluaran yang diharapkan dari proses yang dimaksud: apakah proses mencapai keluaran tersebut sebagaimana dimaksud? Apakah ia melakukannya dalam kerangka waktu yang tepat? Apakah gagal memenuhi output yang diharapkan, sama sekali? Pada dasarnya, ini adalah titik di mana Anda ingin mempertimbangkan proses secara kritis, didukung dengan data terukur.

Kemudian, saatnya untuk data kualitatif. Mengumpulkan data kualitatif juga jauh lebih menakutkan daripada kedengarannya. Misalnya, salah satu cara langsung untuk mendapatkan data yang Anda butuhkan adalah dengan bertanya kepada pengguna dan/atau pemilik proses tentang bagaimana menurut mereka kinerjanya. Mereka mungkin dapat segera memberi tahu Anda bagaimana rasanya sering menggunakan proses, apa masalahnya, dan apakah proses itu berhasil atau tidak.

Setelah mengukur kinerja proses, simpan semua fakta dan angka yang telah Anda peroleh di tempat yang aman (baca: jangan menulisnya di atas kertas yang pasti akan berjalan-jalan dan tidak akan pernah terlihat lagi – gunakan solusi yang tepat untuk mendokumentasikan informasi).

4. Analisis bagaimana hal itu dapat dioptimalkan

Di bagian terakhir – langkah pengukuran – Anda menemukan data yang bagus tentang bagaimana proses bekerja tanpa melakukan tes tangan pertama sendiri. Tapi itu sekarang akan berubah dengan langkah analisis ini, karena di sinilah Anda dan siapa pun yang bekerja dengan Anda akan menjalani prosesnya.

Saat Anda menjalankan proses dengan analitis, mata kritis, Anda secara alami akan melihat di mana prosesnya tidak sebaik yang seharusnya. Tetapi mengingat Anda baru pertama kali dalam hal pengoptimalan proses dan DMAIC, untuk membantu Anda, berikut adalah beberapa panduan untuk apa yang perlu dipertimbangkan dan dianalisis:

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan prosesnya? Apakah dalam kerangka waktu yang tepat? Apakah lebih lambat atau lebih cepat dari yang diharapkan?
• Di mana kemacetan terjadi? Jika prosesnya adalah proses multi-orang, apakah ada titik di mana satu anggota staf tidak dapat melanjutkan tugas mereka karena orang lain terlalu lama untuk menyelesaikan tugas mereka?
• Apakah ada langkah yang membingungkan? Apakah ada langkah yang membingungkan atau ditulis dengan cara yang membingungkan, menyebabkan pengguna proses melakukan tugas dengan buruk atau langsung melewatkannya?
• Apakah ada langkah yang sia-sia? Sering disebut “Muda” — bahasa Jepang untuk 'pemborosan' — dalam lingkaran Six Sigma, langkah-langkah yang sia-sia adalah salah satu dari tujuh bentuk Muda (pemborosan produksi yang berlebihan, pemborosan waktu, pemborosan transportasi, pemborosan pengolahan itu sendiri, pemborosan stok di tangan, pemborosan pergerakan, dan pemborosan pembuatan produk cacat). Apakah langkah dan tugas yang sia-sia ini ada dalam proses Anda?
• Bisakah bagian dari proses diotomatisasi? Otomatisasi adalah cara yang brilian dan berpikiran maju untuk mengoptimalkan proses menjadi lebih baik. McKinsey bahkan menemukan bahwa 45% aktivitas dapat dengan mudah diotomatisasi dengan teknologi saat ini. Yang Anda butuhkan untuk memulai adalah mengintegrasikan satu alat – katakanlah perangkat lunak CRM – ke alat lain dengan webhook, API, atau bahkan dengan alat pihak ketiga yang mengintegrasikan aplikasi terpisah untuk Anda.

5. Tingkatkan prosesnya

Tahap kedua dari DMAIC – peningkatan – adalah tentang bertindak berdasarkan data, informasi, dan wawasan yang telah Anda kumpulkan di langkah sebelumnya dan membuat perubahan proses yang bermanfaat.

Salah satu saran mendasar yang saya miliki adalah menguji perubahan sebelum Anda menerapkannya. Dengan mengujinya sebelumnya, Anda akan mengonfirmasi apakah perubahan yang menurut Anda harus Anda lakukan benar-benar akan menguntungkan proses yang bersangkutan.

Karena Anda telah mendokumentasikan proses yang Anda optimalkan, menguji perubahan itu mudah. Cukup buat salinan dari proses yang terdokumentasi, sesuaikan seperlunya, lalu minta pengguna proses biasa untuk mengikuti proses dengan perubahan.

Setelah mereka melakukannya, kumpulkan umpan balik mereka untuk melihat apakah penyesuaian tersebut berdampak positif atau tidak. Dengan perubahan yang dianggap berhasil, Anda pasti ingin menerapkan, menerapkan, menerapkan!

6. Kontrol kinerja proses di masa depan

Kontrol adalah bagian terakhir dari DMAIC. Anggap saja sebagai titik di mana Anda akan mengikat simpul yang longgar, berkomunikasi dengan orang lain tentang perubahan proses, dan memastikan proses Anda yang sekarang dioptimalkan diukur dengan benar ke depan.

Dalam hal mengikat simpul yang longgar, apakah Anda perlu mendapatkan persetujuan orang lain sebelum melepaskan proses yang dioptimalkan dan meminta semua orang mengikutinya? Jika demikian, kirim proses terdokumentasi dengan cara mereka. Meskipun mungkin perlu sedikit lebih banyak waktu jika mereka kembali dengan saran atau ide tambahan, ini adalah langkah manajemen kualitas ekstra, yang tidak dapat disangkal sangat membantu.

Kemudian, Anda ingin memberi tahu pengguna proses apa yang terjadi, mengapa prosesnya diubah, dan menjawab pertanyaan apa pun tentang proses yang diperbarui. Jika Anda tidak memberi tahu pengguna proses tentang pembaruan yang Anda buat, mereka tidak hanya akan terkejut, tetapi mereka dapat memutuskan, karena kebingungan, untuk tidak mengikuti langkah-langkah yang diperbarui dengan benar. Ini akan membatalkan semua waktu dan upaya yang Anda lakukan untuk optimasi proses di tempat pertama.

Untuk memastikan proses terukur dan berjalan dengan baik ke depan, cara sederhananya adalah dengan melakukan optimasi proses lagi pada kuartal berikutnya. Kemudian Anda akan dapat meningkatkan proses (jika ada perbaikan yang dapat dilakukan). Akan ada contoh ketika tidak ada perbaikan lebih lanjut yang dapat dilakukan, yang langkah-langkah pengukuran dan analisisnya akan memberi tahu Anda. Either way, untuk optimasi dan kontrol proses yang benar, secara teratur meninjau dan mengoptimalkan proses adalah suatu keharusan.

Sekarang, beri diri Anda tos – Anda telah menyelesaikan langkah-langkah DMAIC untuk pengoptimalan proses!

Bergerak maju sebagai perusahaan yang berorientasi pada proses

Dengan membaca dan mengikuti instruksi yang diberikan dalam posting ini, Anda telah mempersiapkan diri untuk sukses dengan menjadi perusahaan yang berorientasi pada proses.

Secara khusus, Anda telah menemukan betapa pentingnya proses yang solid untuk operasi harian Anda – belum lagi keuntungan Anda – dan Anda telah mendokumentasikan proses bisnis integral Anda. Namun, yang paling penting adalah Anda sudah mulai melewati proses, mengoptimalkan dan meningkatkannya selangkah demi selangkah!

Dengan budaya proses yang baru ditemukan ini, inilah cara untuk melakukan pekerjaan sebaik mungkin dan meningkatkan kolaborasi tim serta meningkatkan produktivitas. Plus, jika Anda pernah memutuskan – atau diharuskan – untuk mulai menggunakan sistem manajemen mutu seperti ISO 9001, upaya tersebut akan menjadi hal yang mudah.

Kesimpulan

Proses adalah tulang punggung tim Anda, dan proses yang mereka jalani setiap harilah yang menentukan kesuksesan secara keseluruhan. Tidak meningkatkan dan mengoptimalkan proses penting yang sering digunakan secara aktif menolak peluang untuk bekerja lebih baik, lebih cepat, dan lebih cerdas. Faktanya, proses yang ketinggalan zaman dan tidak efisien menghabiskan hampir sepertiga waktu karyawan setiap hari kerja.

Dengan mengikuti metode DMAIC untuk peningkatan proses, seperti diuraikan di atas, Anda bisa mendapatkan dan menjaga proses Anda tetap terkendali. Selalu. Dan untuk memastikan bahwa pengoptimalan proses – selain mendokumentasikan, menggunakan, dan mengelola proses Anda – tetap berjalan lancar, Anda sebaiknya menggunakan alat BPM khusus.

Untuk mengetahui perangkat lunak BPM mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, buka halaman bagus G2 untuk perangkat lunak manajemen proses bisnis terbaik .