Come migliorare le operazioni quotidiane con l'ottimizzazione dei processi

Che tu te ne renda conto o meno, tu e il tuo team siete costantemente coinvolti nel processo .

Quella tazza di caffè che hai preparato stamattina prima di tuffarti nelle tue attività quotidiane? Un processo.

L'onboarding del tuo ultimo cliente? Un processo.

La pianificazione del budget per questo trimestre? Hai indovinato; anche questo è un processo.

È l'insieme di processi di un team che determinano ciò che fanno, perché lo fanno e come , per dirla semplicemente, i processi sono la spina dorsale di qualsiasi team.

Ma i tuoi processi quotidiani sono ottimizzati? Vengono regolarmente rivisti in modo significativo e il successo viene misurato? Secondo The State of Business Process Management 2018, il 93% degli intervistati ha affermato di essere impegnato in molteplici miglioramenti del processo.

Stai lasciando che i concorrenti ottengano il vantaggio non concentrandoti e ottimizzando i tuoi processi.

Ecco perché ti aiuteremo a fare i conti con l'ottimizzazione dei processi, anche se non hai mai incontrato il termine prima. Definiremo cos'è l'ottimizzazione dei processi, perché è così vantaggiosa e come semplificare l'ottimizzazione dei processi da soli.

Che cos'è l'ottimizzazione dei processi?

Prima di entrare nella definizione di ottimizzazione dei processi, è fondamentale comprendere a fondo come viene definita la parola “processo”.

L'Oxford English Dictionary (OED) definisce un processo come "una serie di azioni o passi intrapresi per raggiungere un fine particolare". Tornando all'esempio precedente di fare il caffè, quel processo è iniziato con te che prendevi una tazza dalla credenza o preparavi l'acqua bollente, tutto così, alla fine, potevi goderti la tazza di caffè e iniziare la giornata il piede destro. Era una raccolta di compiti che dovevi svolgere per ottenere ciò che volevi (o, a seconda della tua compulsione alla caffeina, di cui avevi bisogno).

Con una solida conoscenza di cosa sia un processo, rivolgiamo la nostra attenzione all'ottimizzazione del processo.

In poche parole, l'ottimizzazione dei processi è l'atto di migliorare i processi aziendali. Esistono innumerevoli modi in cui un determinato processo può essere regolato in modo che sia oggettivamente migliore, dall'eliminazione di determinati compiti all'aggiunta di nuovi, alla riscrittura di un passaggio particolare nel processo al riordino dell'ordine delle attività del processo per migliorare il flusso generale. In entrambi i casi, l'ottimizzazione dei processi mira a rendere i processi più efficienti, più efficaci e meno complicati, dispendiosi in termini di tempo e dispendio di tempo.

Ciò che è importante sapere è che l'ottimizzazione dei processi non è una sciocchezza nuova; le sue radici sono in Six Sigma. Six Sigma è un insieme collaudato di strumenti e tecniche di miglioramento dei processi che non solo ha consentito alle aziende di risparmiare una quantità insondabile di denaro negli ultimi decenni.

In effetti, il solo Keefe Group ha registrato risparmi di oltre 2,5 milioni di dollari, ma ha notevolmente rafforzato le operazioni quotidiane di startup, PMI e organizzazioni a livello aziendale. Vale a dire, i vantaggi dell'ottimizzazione dei processi sono piuttosto notevoli.

5 vantaggi dell'ottimizzazione dei processi

Finché c'è un impegno per ottimizzare i processi aziendali del tuo team in modo corretto e regolare, aprirai il tuo team a tutta una serie di vantaggi che cambiano il business.

Produttività incrementata

I dipendenti non solo completeranno i loro processi più velocemente, ma il loro output produrrà anche risultati più forti. Ad esempio, supponiamo che un membro del team di vendita stia assumendo un nuovo assunto e stia seguendo un processo di inserimento che è stato recentemente ottimizzato. Eliminando i passaggi originali che hanno provocato colli di bottiglia, i nuovi assunti possono essere formati più rapidamente, il che significa che sono in grado di iniziare subito a fare un buon lavoro di cui puoi quindi trarre vantaggio finanziario!

Errore ridotto

Se un processo non è stato esaminato in modo critico, potrebbero esserci dei passaggi in un processo che stanno attivamente inducendo la persona che lo segue a svolgere un'attività che non dovrebbe, o a farlo in un modo in cui non dovrebbe più essere. Ma esaminando, ottimizzando e aggiornando continuamente i processi aziendali, le incoerenze e le imprecisioni che portano a errori vengono completamente rimosse.

Più agilità

Nel mondo degli affari contemporaneo, agire lentamente non taglia la senape. L'agilità, invece, è la chiave; devi cambiare e adattarti costantemente. Gli studi dimostrano che i team agili hanno una probabilità del 70% di essere nel quartile più alto quando si tratta di salute dell'organizzazione (la salute dell'organizzazione, se non lo sai già, è un indicatore di prestazioni elevate a lungo termine). Fortunatamente, la natura stessa dell'ottimizzazione dei processi regolarmente significa che stai consentendo ai tuoi processi, e al tuo team in generale, di essere più agili.

Stabilire e promuovere una cultura dei processi

Avere una cultura dei processi significa prendere sul serio i processi aziendali, assicurandosi che siano documentati, ampiamente utilizzati e ottimizzati nel tempo. L'ottimizzazione dei processi aziendali è una parte innegabilmente importante prima di stabilire e poi promuovere una cultura dei processi all'interno del tuo team.

Miglioramento della linea di fondo

Andiamo al sodo: i miglioramenti apportati ai processi nell'ambito dell'ottimizzazione dei processi hanno un impatto diretto e positivo sui profitti della tua azienda. Se la mia precedente menzione dei risparmi di The Keefe Group non fosse chiaro, forse sapendo che Motorola ha risparmiato più di 16 miliardi di dollari in costi grazie all'ottimizzazione e al miglioramento dei processi.

Anche se questi vantaggi attireranno sicuramente l'interesse dei team leader nell'ottimizzazione dei processi, la vera forza trainante per l'ottimizzazione dei processi dovrebbe essere che non prendersi cura dei processi aziendali provoca danni. Dall'utilizzo di processi deboli e goffi ogni singolo giorno al fatto che tutti i dipendenti perdano inconsapevolmente tempo e fatica cruciali, non fare nulla per i tuoi processi obsoleti e non ottimizzati può trascinare l'intera azienda verso il basso.

L'ottimizzazione dei processi, quindi, riguarda il miglioramento dei processi aziendali. Ma riguarda anche la riduzione del danno.

Come sottoporsi personalmente all'ottimizzazione dei processi aziendali

Prima di entrare nel dettaglio dell'ottimizzazione del processo, ecco una domanda: sei preoccupato per quanto tempo impiegherà l'ottimizzazione del processo?

Se è così, non esserlo.

L'ottimizzazione dei processi aziendali non deve essere dispendiosa in termini di tempo, sottraendo ore e ore alla tua già fitta pianificazione. Tutto quello che devi fare è tuffarti nell'ottimizzazione dei processi ogni trimestre per rivoluzionare i tuoi processi! Inoltre, la pratica rende perfetti; lo farai più velocemente ogni volta.

Ora, se hai seguito un corso di formazione sulla cintura nera Six Sigma e desideri utilizzare una miriade di strumenti Six Sigma come il process mining, FMEA e la mappatura del flusso di valore, è allora che l'ottimizzazione del processo richiederebbe una quantità di tempo notevolmente maggiore. Per ottenere il meglio da entrambi i mondi, procedendo all'ottimizzazione dei processi in modo approvato Six Sigma nel modo più efficiente possibile in termini di tempo, ti consigliamo di seguire la metodologia DMAIC.

DMAIC è un acronimo che sta per definire, misurare, analizzare, migliorare e controllare. Ed è il metodo DMAIC di cui ti parlerò nei seguenti 6 passaggi in modo da poter ottimizzare i tuoi processi. Propriamente.

1. Assicurarsi che i processi siano documentati

Affinché DMAIC funzioni, e affinché qualsiasi tipo di metodo, strategia o processo di ottimizzazione dei processi funzioni, è necessario prima aver documentato i processi.

I processi aziendali possono essere documentati con programmi ampiamente conosciuti come Google Docs o persino Microsoft Excel, ma considerando la pletora di software disponibili, come il software BPM, che rende la documentazione, l'utilizzo, l'ottimizzazione e la gestione dei processi un gioco da ragazzi, optando per uno strumento appositamente costruito vale la pena.

Ma la cosa più importante qui è ridurre, dettagliare e documentare i processi. Dopotutto, non puoi effettivamente ottimizzare i tuoi processi se non puoi vedere fisicamente come funzionano, cosa è coinvolto e qual è l'attuale iterazione di ciascun processo.

Non solo la documentazione dei processi è parte integrante del DMAIC e del miglioramento dei processi, ma ci sono un sacco di vantaggi quotidiani aggiunti che derivano da ciò.

Ad esempio, ripensa a prima, quando ho discusso di come i processi ottimizzati possono rendere l'onboarding in particolare più veloce e migliore. Quando l'assunzione a bordo inizia a svolgere gli stessi processi e compiti legati al lavoro dei suoi colleghi, farà i conti con tutto se ci sono processi documentati da seguire e le istruzioni per ciò che semplicemente non sono state tramandate dal valore. di bocca.

Allo stesso modo, diciamo che un altro dipendente non riesce a ricordare un determinato passaggio di un processo. Invece di chiedere al proprio manager cosa fare (e quindi distrarre il manager da qualunque cosa stia lavorando), il dipendente incerto può fare riferimento al processo documentato. Rinfrescerà la loro memoria, ridurrà l'ansia che potrebbero aver avuto e li spingerà a fare ciò che deve essere fatto!

Inutile dire che i processi documentati non sono solo utilissimi, ma necessari. Ecco perché il 96% delle aziende ha documentato i propri processi aziendali in una forma o nell'altra.

2. Definire quale processo deve essere ottimizzato

Una volta che i processi aziendali sono stati sufficientemente documentati, è il momento di avviare DMAIC stesso e definire quale processo ottimizzerai per primo.

All'inizio, può sembrare un po' opprimente, soprattutto considerando che ci sono potenzialmente decine, centinaia o forse anche migliaia di processi da ottimizzare. Ecco perché è meglio creare un elenco di processi chiave da ottimizzare, quindi procedere lungo l'elenco.

Per capire questo elenco, chiediti:

• Quali processi vengono utilizzati più frequentemente? Nello specifico, quanti giorni alla settimana? Quante volte al giorno? Da quanti membri del team?
• Quali processi hanno il rendimento più alto? Significato, quali processi hanno obiettivi finali che sono i più cruciali per l'azienda non solo per rimanere a galla, ma per prosperare?
• Quali processi hanno il ROI più alto? Da quali processi ottieni il massimo vantaggio finanziario una volta completati?
• Quale potrebbe contribuire alla crescita del ROI se migliorato? Quali processi, se ottimizzati, potrebbero diventare alcuni dei tuoi processi più importanti e utili quando si tratta di generare ROI?

Tieni presente che, per evitare sovraccarichi e confondere il tuo cervello, vorrai ottimizzare i tuoi processi uno per uno. In caso contrario, mantenere il controllo su più processi potrebbe rivelarsi difficile e potrebbe causare errori e causare ulteriori danni ai processi aziendali.

Dopo aver creato l'elenco, il processo in cima, che si tratti di un processo per l'onboarding dei clienti o la creazione di un piano di gestione del progetto, è quello che ottimizzerai per primo, quindi definiscilo: annota il nome del processo , l'obiettivo, come inizia e come finisce, chi coinvolge e cosa comporta. Fornisci a te stesso e agli altri con cui stai lavorando le informazioni di base ma critiche del processo.

3. Misurare le prestazioni del processo

I dati sono il fulcro di DMAIC, quindi è giusto misurare come sta andando il processo all'inizio. In questo modo, fornisce un punto di riferimento per il funzionamento del processo prima dell'implementazione di eventuali modifiche. Per fortuna, non è così difficile come sembra misurare un processo.

Innanzitutto, dovrai raccogliere dati quantitativi. Questo può essere fatto facilmente misurando il processo rispetto ai suoi KPI (dovresti già avere 2-3 KPI per obiettivo). Se non disponi di alcun indicatore chiave di prestazione per questo, tuttavia, pensa ai risultati attesi del processo in questione: il processo sta raggiungendo tali risultati come previsto? Lo sta facendo in un lasso di tempo appropriato? Non riesce affatto a soddisfare i risultati attesi? Fondamentalmente, questo è il punto in cui vorrai considerare il processo in modo critico, supportato da dati quantificabili.

Quindi, è il momento dei dati qualitativi. Anche la raccolta di dati qualitativi è molto meno scoraggiante di quanto sembri. Ad esempio, un modo semplice per ottenere i dati di cui hai bisogno è chiedere agli utenti e/o al proprietario del processo come ritengono che si svolga. Potrebbero essere in grado di dirti immediatamente com'è usare frequentemente il processo, quali sono gli eventuali problemi e se ha successo o meno come processo.

Dopo aver misurato le prestazioni del processo, conserva tutti i fatti e le cifre che hai ottenuto in un posto sicuro (leggi: non scriverlo su carta che inevitabilmente andrà in giro e non sarà mai più visto - usa una soluzione adeguata per documentare le informazioni).

4. Analizza come può essere ottimizzato

Nell'ultima parte - la fase di misurazione - hai trovato buoni dati su come sta andando il processo senza eseguire tu stesso alcun test di prima mano. Ma ora questo cambierà con questo passaggio di analisi, poiché è qui che tu e chiunque tu stia lavorando eseguirete il processo.

Mentre esegui il processo con un occhio analitico e critico, noterai naturalmente dove il processo non è buono come dovrebbe essere. Ma visto che sei un principiante quando si tratta di ottimizzazione dei processi e DMAIC, per aiutarti ecco alcune linee guida su cosa considerare e analizzare:

• Quanto tempo ci vuole per completare il processo? È in un lasso di tempo appropriato? È più lento o più veloce del previsto?
• Dove si verificano i colli di bottiglia? Se il processo è composto da più persone, c'è un punto in cui un membro del personale non può continuare con i propri compiti perché qualcun altro impiega troppo tempo per completare i propri?
• Ci sono passaggi confusi? Ci sono passaggi che confondono o sono scritti in modo sconcertante, facendo sì che l'utente del processo esegua male le attività o semplicemente le salti del tutto?
• Ci sono passaggi inutili? Spesso chiamato "Muda" — in giapponese per 'rifiuto' — nei circoli Six Sigma, i passaggi dispendiosi sono quelli che si traducono in una qualsiasi delle sette forme di Muda (spreco di sovrapproduzione, perdita di tempo a portata di mano, spreco di trasporto, spreco di lavorazione stessa, spreco di scorte a portata di mano, spreco di movimento e spreco di fabbricazione di prodotti difettosi). Questi passaggi e attività inutili sono presenti nel tuo processo?
• È possibile automatizzare parti del processo? L'automazione è un modo brillante e lungimirante per ottimizzare un processo in meglio. McKinsey ha anche scoperto che il 45% delle attività può essere facilmente automatizzato con la tecnologia attuale. Tutto ciò che serve per iniziare è integrare uno strumento, ad esempio un software CRM, in un altro con webhook, API o anche con uno strumento di terze parti che integri app separate per te.

5. Migliora il processo

La penultima fase di DMAIC - miglioramento - consiste nell'agire in base ai dati, alle informazioni e alle informazioni raccolte nei passaggi precedenti e apportare modifiche vantaggiose al processo.

Un consiglio fondamentale che ho è di testare le modifiche prima di metterle in atto. Testandoli in anticipo, confermerai se le modifiche che ritieni di dover apportare andranno effettivamente a beneficio del processo in questione.

Dato che hai documentato il processo che stai ottimizzando, testare le modifiche è facile. Basta fare una copia del processo documentato, modificarlo se necessario, quindi chiedere ai soliti utenti del processo di seguire il processo con le modifiche.

Dopo averlo fatto, raccogli i loro feedback per vedere se le modifiche hanno avuto un impatto positivo o meno. Con le modifiche che sono state ritenute un successo, ti consigliamo di distribuire, distribuire, distribuire!

6. Controllare le prestazioni future del processo

Il controllo è l'ultima parte di DMAIC. Pensalo come il punto in cui risolverai tutti i nodi sciolti, comunicherai con gli altri sui cambiamenti del processo e ti assicurerai che il tuo processo ora ottimizzato venga misurato correttamente andando avanti.

In termini di soluzione dei nodi sciolti, è necessario ottenere l'approvazione di qualcun altro prima di scatenare il processo ottimizzato e farlo seguire da tutti? In tal caso, inviare il processo documentato a loro modo. Anche se potrebbe volerci un po' più di tempo se tornano con ulteriori suggerimenti o idee, si tratta di un ulteriore passaggio di gestione della qualità, che è innegabilmente utile.

Quindi, vorrai far sapere agli utenti del processo cosa è successo, perché il processo è stato modificato e rispondere a qualsiasi domanda sul processo aggiornato. Se non informi gli utenti del processo sugli aggiornamenti che hai effettuato, non solo saranno sorpresi, ma potrebbero decidere, per pura confusione, di non seguire correttamente i passaggi aggiornati. Ciò annullerebbe tutto il tempo e lo sforzo che hai dedicato all'ottimizzazione dei processi in primo luogo.

Per assicurarsi che il processo sia misurato e funzioni bene in futuro, un modo semplice è sottoporsi nuovamente all'ottimizzazione del processo nel prossimo trimestre. Quindi sarai in grado di migliorare il processo (se è possibile apportare miglioramenti, cioè). Ci saranno casi in cui non sarà possibile apportare ulteriori miglioramenti, di cui i passaggi di misurazione e analisi ti informeranno. In ogni caso, per una vera ottimizzazione e controllo dei processi, è necessario rivedere e ottimizzare regolarmente i processi.

Ora dai il cinque: hai completato i passaggi DMAIC per l'ottimizzazione del processo!

Andare avanti come azienda orientata ai processi

Leggendo e seguendo le istruzioni fornite in questo post, ti sei preparato al successo diventando un'azienda orientata al processo.

In particolare, hai scoperto quanto siano cruciali solidi processi per le tue operazioni quotidiane, per non parlare dei tuoi profitti, e hai documentato i tuoi processi aziendali integrali. La cosa più degna di nota, tuttavia, è che hai iniziato a farti strada attraverso i processi, ottimizzandoli e migliorandoli passo dopo passo!

Con questa nuova cultura dei processi, ecco come fare il miglior lavoro possibile e aumentare la collaborazione del team e aumentare la produttività. Inoltre, se decidessi, o ti venisse richiesto, di iniziare a utilizzare sistemi di gestione della qualità come ISO 9001, lo sforzo sarà indolore.

Conclusione

I processi sono la spina dorsale del tuo team e sono i processi a cui sono sottoposti ogni giorno che determinano il successo generale. Non migliorare e ottimizzare i processi essenziali utilizzati di frequente sta attivamente rifiutando l'opportunità di lavorare meglio, più velocemente e in modo più intelligente. In effetti, processi obsoleti e inefficienti sprecano quasi un terzo del tempo dei dipendenti ogni giorno lavorativo.

Seguendo il metodo DMAIC per il miglioramento dei processi, come descritto sopra, puoi controllare e tenere sotto controllo i tuoi processi. Sempre. E per assicurarti che l'ottimizzazione dei processi, oltre a documentare, utilizzare e gestire i tuoi processi, rimanga semplice, ti consigliamo di utilizzare uno strumento BPM dedicato.

Per scoprire quale parte del software BPM si adatta meglio alle tue esigenze, vai all'elegante pagina di G2 per il miglior software di gestione dei processi aziendali .