Краткое изложение MOPs: максимизируйте свои ресурсы во время пиковой нагрузки

У всех нас есть одна общая черта: стремление максимизировать влияние наших маркетинговых операций. Готовитесь ли вы достичь пиковой производительности или планируете снижение производительности, вот несколько рекомендаций, которым следует следовать.

Обеспечьте уверенность в решающий момент

Всякий раз, когда ваша команда перегружена, мы рекомендуем расставлять приоритеты в рабочих нагрузках. Потратьте некоторое время, чтобы оценить, какие задачи можно перенести на новый год, а какие задачи имеют решающее значение для выполнения в 2021 году.

Оцените рабочую нагрузку вашей команды по уровню воздействия и рейтингу усилий. Сосредоточьтесь на проектах с высокой отдачей; и тем более в проектах с высокой отдачей, которые не требуют больших усилий. Все, что малоэффективно и требует больших усилий, должно быть перенесено в новый год.

Итак, как вам лучше спланировать заранее, прежде чем вы достигнете максимальной мощности?

У нас есть одно слово: Готовьтесь.

Простой акт подготовки и определения приоритетов рабочих нагрузок может помочь вашей команде согласовать свои действия и иметь четкое представление о том, какие цели необходимо достичь.

В Perkuto мы применяем эти две тактики:

1. Использование фреймворков

Фреймворки помогут вашей команде MOP получать предсказуемые результаты, что отчасти позволит вашей команде работать более эффективно. Когда у вашей команды есть прочная основа для построения и роста, ваша команда не только сократит время, но и сократит расходы.

Любая прочная структура MOPs должна быть тем, что мы называем SCORE:

S - Масштабируемость

С - сплоченный

О – Организованный

Р - Надежный

Е – эффективный

Вы должны иметь в виду, что для экономии времени требуется время, поэтому обязательно найдите время для включения новых процессов и фреймворков.

2. Используйте автоматизацию

Принятие менталитета, ориентированного на автоматизацию, позволит вашей команде сосредоточиться на достижении целей и стратегической работе, что имеет решающее значение при приближении к максимальной мощности. Команды MOP могут сэкономить время, автоматизируя утомительные повторяющиеся задачи с помощью таких платформ, как Workato, Mulesoft, Tray.io и Zapier.

Эти инструменты позволяют легко и программно передавать данные из одной системы в другую и могут автоматизировать такие задачи, как:

• Список загрузок
• Ручная дедупликация
• Очистка и нормализация данных
• Создание кампании
• Устранение неполадок с системной интеграцией/синхронизацией

Получите максимальную отдачу от вашего медленного сезона

Если вы планируете замедление, пришло время составить список мероприятий на черный день.

Не хватает вдохновения? Мы рекомендуем следующие мероприятия:

Документируйте все

Документация — одна из самых важных вещей, которую может сделать ваша команда MOP. И вот почему: во время сезонных или неожиданных объемов кампаний именно документация будет держать вашу команду на плаву. Документация служит базовой работой, которая закрепляет архитектуру того, что вы создаете в Marketo (или любой платформе автоматизации маркетинга или CRM, если уж на то пошло), а также помогает вашей команде повысить эффективность.

«Документация служит передачей знаний — это похоже на авторитетное командное общение, в котором указывается, что было сделано ранее и почему. Несмотря на обстоятельства, наличие подробной документации может стать спасательным плотом, который спасет вашу команду и обеспечит бесперебойную работу». Мод Беланже, директор по обслуживанию Perkuto.

Мы рекомендуем задокументировать процесс жизненного цикла потенциальных клиентов, который обычно начинается, когда человек становится новым потенциальным клиентом, занимающимся маркетингом, и отслеживает его по мере прохождения квалификации по продажам, а затем до подписания контракта на оказание услуг.

Если ваша команда не отслеживает, как лиды перемещаются по циклу продаж, начните с диаграммы (как показано ниже), а затем продолжайте углубляться в документацию со спецификой.

1 кредит

Создайте диаграмму RACI для своей команды

Когда проекты идут наперекосяк, мы обнаруживаем, что виновником обычно являются неопределенные роли проекта. Никто никогда не намеревается сорвать проект, но границы могут стать размытыми, когда члены команды не знают, что от них ожидается, или думают , что знают, каковы их обязанности. Вот где на помощь приходят диаграммы RACI.

Диаграмма RACI означает «Ответственный, Подотчетный, Консультируемый и Информированный». Эта диаграмма помогает командам «оптимизировать свои процессы, гарантируя, что каждый член команды и заинтересованное лицо понимает свои конкретные роли», согласно Lucidchart. Когда у каждого члена команды есть четкое представление о том, какие обязанности он несет, вероятность того, что проект выйдет из-под контроля, значительно ниже.

Ниже вы найдете пример диаграммы RACI. Попробуйте заполнить это для вашего следующего проекта или даже в общем смысле, чтобы зафиксировать индивидуальные обязанности вашей команды.

Источник: Люсидчарт

Изучите новые маркетинговые технологии и партнерские возможности

Рассматриваете ли вы партнерство с консалтинговым агентством в новом году? Как насчет добавления новых технологий в ваш стек? Заранее приступайте к делу — ведущие агентства MOP уже забронированы на пару недель, если не месяцев, и наличие агентства на гонораре может иметь решающее значение для поддержания рабочей нагрузки по мере приближения напряженного сезона.

Мы также рекомендуем оценить ваш текущий стек MarTech — какие инструменты вы могли бы исключить? Существуют ли какие-либо инструменты, которые могут помочь вашей команде работать более эффективно? (Мы смотрим на вас, IPaaS). Изучение новых маркетинговых технологий может отнимать ресурсы, поэтому мы предлагаем использовать период затишья, чтобы провести предварительное исследование и запланировать несколько демонстраций.

Выполните очистку данных

Когда вы в последний раз чистили базу данных?

Скорее всего, вашей команде пора провести очистку данных. По словам Tableau, обеспечение аккуратной базы данных «в конечном итоге повысит общую производительность и позволит использовать информацию самого высокого качества при принятии решений».

Итак, как вы можете выполнить надлежащую очистку данных? Взгляните на этот график из Академии AIHR:

Проведите мини-аудит вашего экземпляра Marketo

Если вы используете Marketo, вот несколько ключевых областей, на которых должна сосредоточиться ваша команда MOP:

• Административные функции :
  • Кто-нибудь покидал вашу организацию за последние несколько месяцев?
  • Правильно ли установлены лимиты на общение?
  • Возникают ли ошибки синхронизации?

• Каналы:
  • Все ли каналы связаны с правильным типом программы?
  • Есть ли дубликаты или похожие каналы?
  • Какие каналы больше не используются?
    
• Пользователи:
  • Сколько пользователей не заходили в систему за последние 90 дней?
  • Есть ли пользователи с более чем одной ролью?
  • Есть ли пользователи, которые могут перейти на более низкий уровень, не ограничивая количество задач, которые им необходимо выполнить в Marketo?
    
• Наименование и организация:
  • Хорошо ли организована структура папок?
  • Вы архивируете старые программы?
    
• Рейтинговые программы:
  • Используются ли токены для программы?
  • Существует ли соглашение об именах, которое имеет смысл?
  • Имеют ли смысл поля для подсчета очков?
    
• Оперативные программы:
  • Есть ли у вас программы конфиденциальности и соблюдения требований в Marketo?
  • Есть ли в Marketo центр подписки и/или предпочтений?
  • Существуют ли в Marketo кампании по управлению отказами?

Суммируйте свои достижения

Чего добилась ваша команда в этом году? Каковы некоторые победы и какие уроки вы бы привнесли в новый год?

Рассмотрите возможность создания «Обзора за год», в котором подводятся итоги того, на чем ваша команда сосредоточилась в этом году — например, сколько кампаний было проведено? Каков был ваш средний показатель открытия и кликабельности? Это не только здорово поделиться с вашей компанией, но и ваша команда может использовать его для постановки целей на следующий год.

Когда вы начнете планировать 2022 год, рассмотрите возможность включения времени в расписание вашей команды, чтобы освоить новые фреймворки, процессы и автоматизацию.

MOPs Rundown создан благодаря партнерству между MarTech и Perkuto , консультантом по маркетинговым операциям.

Мнения, выраженные в этой статье, принадлежат приглашенному автору, а не обязательно MarTech. Штатные авторы перечислены здесь.