В какой бы отрасли вы ни работали, скорее всего, у вас есть доступ к данным, которые могут коренным образом изменить то, как вы ведете свой бизнес. Главное, как использовать его оптимально.

Данные считаются секретным ингредиентом успеха вашего бизнеса, и нельзя отрицать, что это один из самых ценных активов вашей компании.

Мгновенно разработать стратегию работы с большими данными может показаться сложной задачей. Но данные, которые вы собираете, могут быть ценным ресурсом, если вы используете их правильно.

Что такое управление данными?

Во-первых, давайте познакомим вас с основами. Управление данными — это процесс получения, защиты, хранения и использования ваших данных максимально доступным и осмысленным способом.

Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, весьма вероятно, что ваша компания хранит много важных данных.

Без хорошей стратегии управления данными и правильного поддержку управления базами данных, вы можете упустить информацию, которая поможет вам принимать более обоснованные решения для вашей компании и увеличивать прибыль.

Вот несколько умных советов, которые помогут вам оставаться на правильном пути, чтобы вы могли максимально эффективно использовать свои данные:

1. Приоритет защиты данных и безопасности

Если вы зависите от сбора информации о своих клиентах, вы должны убедиться, что вы не столкнетесь с утечкой данных, которая поставит под угрозу детали всей вашей клиентской базы. Таким образом, было бы лучше, если бы вы уделяли приоритетное внимание защите данных и безопасности.

Вы также должны убедиться, что нужные люди отвечают за ценные данные и что все члены команды знают свои шаги при обработке данных.

Цифровой мир может быть непредсказуемым. Вот почему вы должны убедиться, что вы принимаете правильные меры. Вы также должны знать, какие действия следует предпринять в случае подозрения на утечку данных.

Если вы столкнулись с нарушением, в идеале вы должны предпринять надлежащие шаги, чтобы этого больше не повторилось.

2. Организуйте свои данные

Одним из первых шагов в управлении данными является организация ваших данных. Многие компании сбрасывают данные в папки, центры обработки данных или места для хранения.

Со временем это может стать хлопотным, трудоемким и утомительным занятием.

Начните с основ при организации данных.

Например, при именовании файлов или папок с данными убедитесь, что у вас есть система. Две системы именования в долгосрочной перспективе могут сбивать с толку и не обеспечат вам эффективного управления данными.

Точно так же подобные файлы и данные также должны храниться в определенных папках и местах. У вас также должна быть система, в которой хранятся разные типы данных.

3. Избегайте создания хранилищ данных

Если у вас или другого сотрудника возникают проблемы с поиском определенных данных, велика вероятность, что они скрыты в хранилище данных.

Хранилище данных часто создается, когда сохраненные данные доступны только нескольким людям. Поэтому, когда другие участники или группы получают доступ к этим данным, они могут оказаться заблокированными в долгосрочной перспективе.

Бункеры данных также могут возникать в крупных компаниях, где сотрудники разделены на уровни административного и специализированного персонала.

В таких обстоятельствах эти данные, скорее всего, останутся у нескольких групп людей. Также маловероятно, что она будет передана другим сотрудникам, которые могут счесть эту информацию полезной для своей работы.

Точно так же технические барьеры могут привести к разрозненности данных. Когда разные отделы используют разное программное обеспечение, эти данные трудно передать или сделать перекрестные ссылки.

Хотя удаление хранилищ данных требует много работы, чем раньше вы предпримете шаги по устранению этого проклятия управления данными, тем лучше.

Попробуйте определить системы и процессы, которые позволяют увеличивать хранилища данных. Спросите сотрудников об их проблемах с управлением данными.

Вы также можете проверить методы сбора данных и процессы управления вашей командой.

Постарайтесь собрать информацию о действующих системах и людях, которые их используют. Таким образом, вы можете создать единую систему управления данными.

4. Делайте регулярные резервные копии

Резервное копирование ваших данных жизненно важно для любой стратегии управления данными. Точно так же важно, как вы резервируете свои данные.

Как вы будете восстанавливать данные, чтобы ваш бизнес продолжал работать в случае их потери? Убедитесь, что у вас есть последние операции резервного копирования и восстановления. Таким образом, вы можете сделать процесс намного проще.

Если кто-то совершит критическую ошибку и удалит некоторые, если не все ваши данные, а ваша CRM и программное обеспечение для управления данными перестанут работать, у вас должен быть план восстановления.

Убедитесь, что вы разрабатываете решение, которое имеет смысл для вашего бизнеса.

Регулярно экспортируйте свои данные. Таким образом, у вас по-прежнему будет файл со всей необходимой информацией, сохраненный на жестком диске.

Точно так же вы также можете загрузить его в облачный сервис, такой как Dropbox или Google Drive.

Вам также необходимо убедиться, что у вашей учетной записи есть все разрешения безопасности на случай, если вы обнаружите, что заблокированы.

Убедитесь, что вы создаете резервные копии всех данных. Таким образом, вы сможете быстро восстановить свои данные, если что-то случится.

5. Управление доступом к данным

Даже если вы соблюдаете все законы о данных, это не означает, что все ваши сотрудники имеют доступ ко всем данным вашей компании.

Даже если у вас отличная кибербезопасность, всегда есть шанс, что хакер сможет проникнуть внутрь и взломать вашу защиту.

Таким образом, если сотрудник имеет доступ ко всем данным вашей компании, вы подвергаете свою компанию риску.

Один из способов избежать этого — ограничить данные, к которым имеют доступ ваши сотрудники. Убедитесь, что они могут получить доступ только к тем, которые им нужны, чтобы ограничить ущерб.

6. Разработайте стратегию восстановления данных

Неожиданные события обязательно произойдут. Вот почему вам необходимо иметь установленный план восстановления данных.

Без плана восстановления ваш бизнес теряет продажи, клиентов, запасы и важную финансовую информацию.

Потеря данных может быть вызвана следующими причинами:

• Случайное удаление записей данных
• Закрытие учетных записей
• Проблемы с программным обеспечением
• Технические неполадки
• Утечки данных

Чтобы этого избежать, необходимо регулярно делать резервные копии данных, использовать облачное хранилище и использовать копии наборов данных на отдельном жестком диске.

Вы также должны убедиться, что ваше программное обеспечение запрограммировано на одобрение этих действий, не рассматривая их как угрозу безопасности.

Если у вас есть адекватный план восстановления, вы можете быстро восстановить данные после повторной защиты систем управления.

7. Внедрите надежное программное обеспечение для управления данными

В зависимости от отрасли ваша компания может собирать и фильтровать огромное количество данных. Обычно для этого требуется продвинутая система управления.

Ваше программное обеспечение для работы с данными также должно иметь удобный интерфейс. Таким образом, ваша команда может легко ориентироваться в функциях и сложных процессах управления.

Точно так же ваша платформа управления данными должна масштабироваться по мере расширения вашего бизнеса. В противном случае ваш ИТ-отдел может перенести данные в более надежное программное обеспечение.

Рекомендуемая литература: Как SEO-стратегия, основанная на данных, может помочь компаниям доминировать в цифровом мире

8. Сделайте данные легко доступными для нужных людей

В идеале только уполномоченные лица могут просматривать отчеты и получать доступ к данным. Никто из посторонних не может получить доступ или просмотреть данные.

Точно так же важно и удобство. Нужные люди должны иметь возможность легко получить доступ к вашим данным.

Один из способов сделать это — установить разрешения и авторизацию на основе роли человека с данными.

Например, сотрудники более низкого уровня могут не иметь доступа к вашей базе данных. Однако вы можете предоставить им разрешение только на просмотр. Таким образом, они не смогут изменить данные, но смогут просматривать данные по мере необходимости.

к вам

Итак, у вас есть это.

Это восемь разумных советов по управлению данными, которые помогут повысить эффективность вашего бизнеса.

Без надлежащей системы управления данными ваш анализ данных может быть ошибочным, что сделает вас уязвимыми для утечки данных.

Вы должны сосредоточить свое время и энергию на выполнении основной цели вашей компании. А с данными не торопитесь!

Убедитесь, что вы наметили свои цели. Затем вы можете приступить к работе, сосредоточившись на качестве данных, безопасности и соответствии требованиям.