Indiferent de industria în care vă aflați, sunt șanse să aveți acces la date care pot schimba fundamental modul în care vă faceți afacerea. Cheia este cum să-l folosești optim.

Datele sunt considerate sosul secret pentru succesul afacerii tale și nu se poate nega că este unul dintre cele mai valoroase active ale companiei tale.

Poate părea descurajan să vină cu o strategie de date mari instantaneu. Dar datele pe care le colectezi pot fi o resursă valoroasă dacă le folosești în mod corect.

Ce este managementul datelor?

În primul rând, să vă ghidăm prin elementele de bază. Gestionarea datelor este procesul de achiziție, protecție, stocare și utilizare a datelor dvs. într-un mod extrem de accesibil și semnificativ.

Indiferent de industria în care vă aflați, este foarte probabil ca compania dvs. să păstreze o mulțime de date esențiale.

Fără o strategie bună de gestionare a datelor și dreptul suport pentru gestionarea bazelor de date, ați putea pierde informații care vă vor ajuta să luați decizii mai bune pentru compania dvs. și să creșteți profiturile.

Iată câteva sfaturi inteligente care vă ajută să rămâneți pe drumul cel bun, astfel încât să puteți profita la maximum de datele dvs.:

1. Prioritizează protecția și securitatea datelor

Dacă depindeți de colectarea informațiilor clienților dvs., trebuie să vă asigurați că nu intrați într-o încălcare a datelor care va pune în pericol detaliile întregii baze de clienți. Astfel, cel mai bine ar fi să acordați prioritate protecției și securității datelor.

De asemenea, ar trebui să vă asigurați că oamenii potriviți sunt responsabili de datele valoroase și că toți membrii echipei își cunosc pașii atunci când manipulează datele.

Lumea digitală poate fi imprevizibilă. De aceea trebuie să vă asigurați că puneți măsurile potrivite. De asemenea, ar trebui să știți ce curs de acțiune să luați în cazul unei suspecte de încălcare a datelor.

Dacă sunteți lovit de o încălcare, în mod ideal, trebuie să luați măsurile adecvate pentru a vă asigura că acest lucru nu se va întâmpla din nou.

2. Păstrați-vă datele organizate

Unul dintre primii pași în gestionarea datelor este să vă păstrați datele organizate. Multe companii aruncă date în foldere, centre de date sau spații de stocare.

În timp, acesta poate fi un exercițiu supărător, consumator de timp și plictisitor.

Începeți cu elementele de bază atunci când vă organizați datele.

De exemplu, atunci când denumiți fișiere sau foldere de date, asigurați-vă că aveți un sistem instalat. Două sisteme de denumire pot fi confuze pe termen lung și nu vă vor oferi un management eficient al datelor.

În mod similar, fișierele și datele similare ar trebui, de asemenea, stocate în foldere și locuri specifice. De asemenea, ar trebui să aveți un sistem care stochează diferite tipuri de date sub acesta.

3. Evitați crearea silozurilor de date

Dacă dvs. sau un alt angajat întâmpinați probleme în localizarea anumitor date, există șanse mari ca acestea să fie ascunse într-un siloz de date.

Un siloz de date este adesea creat atunci când datele stocate sunt disponibile doar pentru câteva persoane. Prin urmare, atunci când alți membri sau grupuri accesează acele date, ei se pot găsi blocați pe termen lung.

Silozurile de date se pot întâmpla și în companiile mari, unde straturile de personal administrativ și specializat separă angajații.

În astfel de circumstanțe, aceste date vor rămâne probabil în câteva grupuri de oameni. De asemenea, este puțin probabil ca acestea să fie partajate cu alt personal care ar putea găsi aceste informații utile pentru munca lor.

În același mod, barierele tehnologice pot provoca, de asemenea, silozuri de date. Atunci când diferite departamente folosesc software diferit, aceste date sunt greu de partajat sau de încrucișat.

Deși eliminarea silozurilor de date necesită multă muncă, cu cât puteți lua mai devreme măsuri pentru a elimina această nenorocire a gestionării datelor, cu atât mai bine.

Încercați să identificați sisteme și procese care permit creșterea silozurilor de date. Întrebați angajații despre preocupările lor cu privire la gestionarea datelor.

De asemenea, puteți audita metodele de achiziție de date și procesele de management ale echipei dvs.

Încercați să adune informații despre sistemele existente și despre oamenii care le folosesc. În acest fel, puteți crea un sistem unificat de gestionare a datelor.

4. Faceți backup regulat

Copierea de rezervă a datelor este vitală pentru orice strategie de gestionare a datelor. În același mod, este esențial și modul în care faceți backup pentru datele dvs.

Cum veți restaura datele astfel încât afacerea dvs. să fie operațională dacă datele se pierd? Asigurați-vă că obțineți cele mai recente operațiuni de backup și recuperare. Astfel, puteți face procesul mult mai ușor.

Dacă cineva face o greșeală critică și șterge unele, dacă nu toate, datele dvs. și software-ul dvs. CRM și de gestionare a datelor se defectează, atunci trebuie să aveți un plan de recuperare în vigoare.

Asigurați-vă că dezvoltați o soluție care are sens pentru afacerea dvs.

Exportați în mod regulat datele dvs. În acest fel, aveți în continuare un fișier cu toate informațiile necesare salvate pe un hard disk.

În mod similar, îl puteți încărca și pe un serviciu cloud, cum ar fi Dropbox sau Google Drive.

De asemenea, trebuie să vă asigurați că contul dvs. are toate permisiunile de securitate în vigoare în cazul în care veți fi blocat.

Asigurați-vă că creați copii de siguranță ale tuturor datelor. În acest fel, vă puteți restaura rapid datele în cazul în care se întâmplă ceva.

5. Gestionați accesul la date

Chiar dacă respectați toate legile privind datele, aceasta nu înseamnă că toți angajații dvs. au acces la toate datele companiei dvs.

Chiar dacă aveți o mare securitate cibernetică, există întotdeauna șansa ca un hacker să intre, încălcându-vă apărarea.

Deci, dacă un angajat are acces la toate datele companiei dvs., vă puneți compania în pericol.

O modalitate de a evita acest lucru este limitarea datelor la care au acces angajații dvs. Asigurați-vă că pot accesa doar cele de care au nevoie pentru a limita daunele.

6. Stabiliți o strategie de recuperare a datelor

Evenimente neașteptate sunt neapărat să se întâmple. De aceea trebuie să aveți un plan stabilit de recuperare a datelor.

Fără un plan de recuperare, afacerea dvs. pierde vânzări, clienți, stocuri și informații financiare esențiale.

Aceste date pierdute se pot datora următoarelor:

• Ștergerea accidentală a intrărilor de date
• Închiderea conturilor
• Probleme de software
• Probleme tehnice
• Scurgeri de date

Pentru a evita acest lucru, trebuie să faceți în mod regulat copii de rezervă ale datelor, să utilizați stocarea în cloud și să utilizați copii ale setului de date pe un hard disk separat.

De asemenea, trebuie să vă asigurați că software-ul dumneavoastră este programat să aprobe aceste acțiuni fără a le considera amenințări de securitate.

Dacă aveți un plan de recuperare adecvat, puteți restaura rapid datele după resecurizarea sistemelor de management.

7. Implementați un software robust de gestionare a datelor

În funcție de industrie, afacerea dvs. poate colecta și filtra cantități copleșitoare de date. Acest lucru necesită de obicei să aveți un sistem de management avansat.

Software-ul dvs. de date ar trebui să aibă, de asemenea, o interfață ușor de utilizat. În acest fel, echipa dumneavoastră poate naviga cu ușurință prin funcții și procese complexe de management.

În mod similar, platforma dvs. de gestionare a datelor ar trebui să se extindă pe măsură ce afacerea dvs. se extinde. În caz contrar, departamentul dumneavoastră IT poate transfera date într-un software mai robust.

Lectură sugerată: Cum o strategie SEO bazată pe date poate ajuta companiile să domine lumea digitală

8. Faceți datele ușor accesibile persoanelor potrivite

În mod ideal, numai persoanele autorizate pot vizualiza rapoarte și accesa date. Niciun străin nu ar putea accesa sau vizualiza date.

În același mod, comoditatea este de asemenea esențială. Persoanele potrivite ar trebui să poată accesa cu ușurință datele tale.

O modalitate de a face acest lucru este setarea permisiunilor și autorizațiilor pe baza rolului individului cu datele.

De exemplu, este posibil ca angajații de nivel inferior să nu aibă acces la baza ta de date. Cu toate acestea, le puteți acorda permisiunea numai pentru vizualizare. În acest fel, nu vor putea modifica datele, dar vor putea vizualiza datele după cum este necesar.

Este randul tau

Deci iată-l.

Acestea sunt cele opt sfaturi inteligente de gestionare a datelor pentru a vă îmbunătăți eficiența afacerii.

Fără un sistem adecvat de gestionare a datelor, analiza datelor dvs. poate fi defectuoasă, făcându-vă vulnerabil la o încălcare a datelor.

Trebuie să vă concentrați timpul și energia pe conducerea scopului principal al companiei dvs. Iar pentru date, nu te grăbi!

Asigurați-vă că vă schițați obiectivele. Apoi, puteți începe concentrându-vă pe calitatea datelor, securitate și conformitate.