Independientemente de la industria en la que se encuentre, lo más probable es que tenga acceso a datos que pueden cambiar fundamentalmente la forma en que hace negocios. La clave es cómo usarlo de manera óptima.

Los datos se consideran la salsa secreta para el éxito de su negocio y no se puede negar que son uno de los activos más valiosos de su empresa.

Puede parecer desalentador idear una estrategia de big data al instante. Pero los datos que recopila pueden ser un recurso valioso si los usa de la manera correcta.

¿Qué es la gestión de datos?

Primero, vamos a guiarte a través de los conceptos básicos. La gestión de datos es el proceso de adquisición, protección, almacenamiento y uso de sus datos de una manera altamente accesible y significativa.

Independientemente de la industria en la que se encuentre, es muy probable que su empresa conserve una gran cantidad de datos esenciales.

Sin una buena estrategia de gestión de datos y el derecho soporte de administración de base de datos, podría estar perdiendo información que lo ayudará a tomar mejores decisiones para su empresa y aumentar las ganancias.

Aquí hay algunos consejos inteligentes que lo ayudarán a mantenerse en el camino correcto para que pueda aprovechar al máximo sus datos:

1. Priorizar la protección y seguridad de datos

Si depende de recopilar la información de sus clientes, debe asegurarse de no caer en una violación de datos que ponga en peligro los detalles de toda su base de clientes. Por lo tanto, sería mejor si priorizara la protección y seguridad de los datos.

También debe asegurarse de que las personas adecuadas estén a cargo de los datos valiosos y que todos los miembros del equipo conozcan sus pasos al manejar los datos.

El mundo digital puede ser impredecible. Es por eso que debe asegurarse de implementar las medidas adecuadas. También debe saber qué curso de acción tomar en caso de sospecha de una violación de datos.

Si se ve afectado por una infracción, idealmente debe tomar las medidas adecuadas para asegurarse de que esto no vuelva a suceder.

2. Mantén tus datos organizados

Uno de los primeros pasos en la gestión de datos es mantenerlos organizados. Muchas empresas vuelcan datos en carpetas, centros de datos o espacios de almacenamiento.

Con el tiempo, esto puede ser un ejercicio problemático, lento y tedioso.

Comience con lo básico cuando organice sus datos.

Por ejemplo, al nombrar archivos o carpetas de datos, asegúrese de tener un sistema implementado. Dos sistemas de nombres pueden ser confusos a largo plazo y no le brindarán una administración de datos efectiva.

Del mismo modo, los archivos y datos similares también deben almacenarse en carpetas y lugares específicos. También debe tener un sistema que almacene diferentes tipos de datos debajo de eso.

3. Evite crear silos de datos

Si usted u otro empleado tienen problemas para ubicar datos en particular, existe una alta probabilidad de que estén ocultos en un silo de datos.

A menudo se crea un silo de datos cuando los datos almacenados solo están disponibles para unas pocas personas. Por lo tanto, cuando otros miembros o grupos acceden a esos datos, pueden verse bloqueados a largo plazo.

Los silos de datos también pueden ocurrir en grandes empresas, donde las capas de personal administrativo y especializado separan a los empleados.

En tales circunstancias, es probable que estos datos permanezcan en unos pocos grupos de personas. También es poco probable que se comparta con otro personal que pueda encontrar esta información útil para su trabajo.

De la misma manera, las barreras tecnológicas también pueden generar silos de datos. Cuando varios departamentos usan software diferente, esos datos son difíciles de compartir o de referencias cruzadas.

Si bien eliminar los silos de datos requiere mucho trabajo, cuanto antes pueda tomar medidas para eliminar esta pesadilla de la administración de datos, mejor.

Intente identificar sistemas y procesos que permitan aumentar los silos de datos. Pregunte a los empleados sobre sus inquietudes con respecto a la gestión de datos.

También puede auditar los métodos de adquisición de datos y los procesos de gestión de su equipo.

Trate de recopilar información sobre los sistemas existentes y las personas que los utilizan. De esa manera, puede crear un sistema de gestión de datos unificado.

4. Realice copias de seguridad periódicas

La copia de seguridad de sus datos es vital para cualquier estrategia de gestión de datos. De la misma manera, la forma en que realiza la copia de seguridad de sus datos también es esencial.

¿Cómo restaurará los datos para que su negocio esté operativo si se pierden? Asegúrese de obtener las operaciones de copia de seguridad y recuperación más recientes. De esa manera, puede hacer que el proceso sea mucho más fácil.

Si alguien comete un error crítico y elimina algunos, si no todos, sus datos y su CRM y el software de gestión de datos fallan, entonces debe tener un plan de recuperación.

Asegúrese de desarrollar una solución que tenga sentido para su negocio.

Exporte regularmente sus datos. De esa manera, todavía tiene un archivo con toda la información necesaria guardada en un disco duro.

Del mismo modo, también puedes subirlo a un servicio en la nube como Dropbox o Google Drive.

También debe asegurarse de que su cuenta tenga todos los permisos de seguridad en caso de que se encuentre bloqueado.

Asegúrese de crear copias de seguridad de todos los datos. De esa manera, puede restaurar rápidamente sus datos en caso de que algo suceda.

5. Administrar el acceso a los datos

Incluso si cumple con todas las leyes de datos, no significa que todos sus empleados tengan acceso a todos los datos de su empresa.

Incluso si tiene una gran seguridad cibernética, siempre existe la posibilidad de que un pirata informático pueda ingresar y violar sus defensas.

Entonces, si un empleado tiene acceso a todos los datos de su empresa, está poniendo a su empresa en riesgo.

Una forma de evitarlo es limitar los datos a los que tienen acceso sus empleados. Asegúrese de que puedan acceder solo a los que necesitan para limitar el daño.

6. Establezca una estrategia de recuperación de datos

Los eventos inesperados están obligados a suceder. Es por eso que necesita tener un plan de recuperación de datos establecido.

Sin un plan de recuperación, su negocio pierde ventas, clientes, inventario e información financiera crucial.

Esta pérdida de datos puede deberse a lo siguiente:

• Eliminación accidental de entradas de datos
• Cerrar cuentas
• Problemas de software
• Problemas técnicos
• Violaciones de datos

Para evitar esto, debe hacer una copia de seguridad de los datos con regularidad, usar el almacenamiento en la nube y usar copias de los conjuntos de datos en un disco duro separado.

También debe asegurarse de que su software esté programado para aprobar estas acciones sin pensar en ellas como amenazas de seguridad.

Si tiene un plan de recuperación adecuado, puede restaurar rápidamente los datos después de volver a proteger los sistemas de administración.

7. Implementar un software robusto de gestión de datos

Dependiendo de la industria, su empresa puede recopilar y filtrar cantidades abrumadoras de datos. Esto generalmente requiere que tenga un sistema de gestión avanzado.

Su software de datos también debe tener una interfaz fácil de usar. De esa manera, su equipo puede navegar fácilmente por funciones y procesos de gestión complejos.

Del mismo modo, su plataforma de administración de datos también debería escalar a medida que su negocio se expande. De lo contrario, su departamento de TI puede transferir datos a un software más robusto.

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8. Haga que los datos sean fácilmente accesibles para las personas adecuadas

Idealmente, solo las personas autorizadas pueden ver los informes y acceder a los datos. Ningún extraño podría acceder o ver los datos.

De la misma manera, la comodidad también es esencial. Las personas adecuadas deberían poder acceder a sus datos fácilmente.

Una forma de hacerlo es establecer permisos y autorizaciones según el rol del individuo con los datos.

Por ejemplo, es posible que los empleados de nivel inferior no tengan acceso a su base de datos. Sin embargo, puede otorgarles permiso de solo lectura. De esa forma, no podrán manipular los datos, pero podrán verlos según sea necesario.

A ti

Así que ahí lo tienes.

Estos son los ocho consejos de gestión inteligente de datos para mejorar la eficiencia de su negocio.

Sin el sistema de gestión de datos adecuado, su análisis de datos puede tener fallas, lo que lo hace vulnerable a una violación de datos.

Debe concentrar su tiempo y energía en ejecutar el objetivo principal de su empresa. Y para los datos, ¡no se apresure!

Asegúrate de delinear tus objetivos. Luego, puede comenzar centrándose en la calidad, la seguridad y el cumplimiento de los datos.