無論您身處哪個行業，您都可以訪問可以從根本上改變您開展業務的方式的數據。 關鍵是如何以最佳方式使用它。

數據被認為是您業務成功的秘訣，不可否認它是您公司最寶貴的資產之一。

立即提出大數據策略似乎令人生畏。 但是，如果您以正確的方式使用它，您收集的數據可以成為寶貴的資源。

什麼是數據管理？

首先，讓我們向您介紹基礎知識。 數據管理是以高度可訪問且有意義的方式獲取、保護、存儲和使用您的數據的過程。

無論您身處哪個行業，您的公司都極有可能保留大量重要數據。

沒有良好的數據管理策略和正確的 數據庫管理支持，您可能會錯過有助於您為公司做出更好決策並提高利潤的見解。

以下是一些巧妙的技巧，可幫助您保持正確的軌道，從而充分利用您的數據：

1. 優先考慮數據保護和安全

如果您依賴於收集客戶的信息，則必須確保您不會陷入會危及整個客戶群詳細信息的數據洩露事件。 因此，最好優先考慮數據保護和安全性。

您還應該確保正確的人負責有價值的數據，並且所有團隊成員在處理數據時都知道他們的步驟。

數字世界可能是不可預測的。 這就是為什麼您必須確保採取正確的措施。 您還應該知道在發生可疑數據洩露的情況下應採取的措施。

如果您遭到破壞，理想情況下，您必須採取適當的措施以確保這種情況不會再次發生。

2. 保持數據井井有條

數據管理的第一步是保持數據井井有條。 許多公司將數據轉儲到文件夾、數據中心或存儲空間中。

隨著時間的推移，這可能是一項麻煩、耗時且乏味的練習。

組織數據時從基礎開始。

例如，在命名文件或數據文件夾時，請確保您有適當的系統。 從長遠來看，兩種命名系統可能會造成混淆，並且不會為您提供有效的數據管理。

同樣，類似的文件和數據也應​​該存儲在特定的文件夾和位置。 您還應該有一個在其下存儲不同數據類型的系統。

3. 避免創建數據孤島

如果您或其他員工在定位特定數據時遇到困難，則很有可能它隱藏在數據孤島中。

當存儲的數據僅供少數人使用時，通常會創建數據孤島。 因此，當其他成員或組訪問該數據時，從長遠來看，他們可能會發現自己被鎖定。

數據孤島也可能發生在大公司中，行政和專業人員層將員工分開。

在這種情況下，這些數據可能會保留在少數人群中。 也不太可能與其他可能發現此信息對他們的工作有幫助的人員共享。

同樣，技術壁壘也可能導致數據孤島。 當各個部門使用不同的軟件時，這些數據很難共享或交叉引用。

雖然消除數據孤島需要做大量工作，但您越早採取措施消除這種數據管理問題越好。

嘗試識別允許數據孤島增加的系統和流程。 詢問員工他們對數據管理的擔憂。

您還可以審核團隊的數據採集方法和管理流程。

嘗試收集有關現有系統和使用它們的人的信息。 這樣，您就可以創建一個統一的數據管理系統。

4.定期備份

備份數據對於任何數據管理策略都至關重要。 同樣，如何備份數據也很重要。

如果數據丟失，您將如何恢復數據以便您的業務能夠正常運行？ 確保您獲得最新的備份和恢復操作。 這樣，您可以使該過程變得更加容易。

如果有人犯了嚴重錯誤並刪除了一些（如果不是全部）您的數據，並且您的 CRM 和數據管理軟件出現故障，那麼您必須制定恢復計劃。

確保您開發出對您的業務有意義的解決方案。

定期導出您的數據。 這樣，您仍然有一個文件，其中包含保存在硬盤驅動器上的所有必要信息。

同樣，您也可以將其上傳到 Dropbox 或 Google Drive 等雲服務上。

您還需要確保您的帳戶具有所有安全權限，以防您發現自己被鎖定。

確保創建所有數據的備份。 這樣，您可以快速恢復數據以防萬一。

5. 管理數據訪問

即使您遵守所有數據法，也不意味著您的所有員工都可以訪問您公司的所有數據。

即使您擁有出色的網絡安全性，黑客仍然有可能進入，破壞您的防禦。

因此，如果員工有權訪問您的所有公司數據，您的公司就會面臨風險。

避免這種情況的一種方法是限制員工可以訪問的數據。 確保他們只能訪問他們需要限制損害的那些。

6.建立數據恢復策略

意外的事件必然會發生。 這就是為什麼您需要製定一個既定的數據恢復計劃。

如果沒有恢復計劃，您的企業就會失去銷售、客戶、庫存和重要的財務信息。

這種丟失的數據可能是由於以下原因：

• 意外刪除數據條目
• 關閉帳戶
• 軟件問題
• 技術問題
• 數據洩露

為避免這種情況，您需要定期備份數據、使用雲存儲並在單獨的硬盤驅動器中使用數據集的副本。

您還需要確保您的軟件經過編程以批准這些操作，而不會將它們視為安全威脅。

如果您有足夠的恢復計劃，您可以在重新保護管理系統後快速恢復數據。

7. 實施強大的數據管理軟件

根據行業的不同，您的企業可能會收集和過濾大量數據。 這通常需要您擁有先進的管理系統。

您的數據軟件還應具有用戶友好的界面。 這樣，您的團隊就可以輕鬆瀏覽功能和復雜的管理流程。

同樣，您的數據管理平台也應隨著業務的擴展而擴展。 否則，您的 IT 部門可能會將數據傳輸到更強大的軟件中。

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8. 讓合適的人輕鬆訪問數據

理想情況下，只有獲得授權的個人才能查看報告和訪問數據。 任何外人都無法訪問或查看數據。

同樣，方便也是必不可少的。 合適的人應該能夠輕鬆訪問您的數據。

一種方法是根據個人在數據中的角色設置權限和授權。

例如，較低級別的員工可能無法訪問您的數據庫。 但是，您可以授予他們僅查看權限。 這樣，他們將無法篡改數據，但他們可以根據需要查看數據。

交給你

所以你有它。

這些是提高業務效率的八個智能數據管理技巧。

如果沒有適當的數據管理系統，您的數據分析可能存在缺陷，使您容易受到數據洩露的影響。

您必須將時間和精力集中在實現公司的主要目標上。 對於數據，不要急於求成！

確保你概述了你的目標。 然後，您可以開始關注數據質量、安全性和合規性。