Hangi sektörde olursanız olun, işinizi yapma şeklinizi temelden değiştirebilecek verilere erişiminiz vardır. Anahtar, onu en iyi şekilde nasıl kullanacağınızdır.

Veri, iş başarınızın gizli sosu olarak kabul edilir ve şirketinizin en değerli varlıklarından biri olduğu inkar edilemez.

Anında bir büyük veri stratejisi oluşturmak göz korkutucu görünebilir. Ancak topladığınız verileri doğru şekilde kullanırsanız değerli bir kaynak olabilir.

Veri yönetimi nedir?

İlk olarak, size temel bilgilerden bahsedelim. Veri yönetimi, verilerinizi yüksek düzeyde erişilebilir ve anlamlı bir şekilde edinme, koruma, saklama ve kullanma sürecidir.

Hangi sektörde olursanız olun, şirketinizin birçok önemli veriyi tutması çok olasıdır.

İyi bir veri yönetimi stratejisi ve doğru olmadan veritabanı yönetimi desteği, şirketiniz için daha iyi kararlar almanıza ve kârınızı artırmanıza yardımcı olacak içgörüleri kaçırıyor olabilirsiniz.

Verilerinizden en iyi şekilde yararlanabilmeniz için doğru yolda kalmanıza yardımcı olacak bazı akıllı ipuçları:

1. Veri koruma ve güvenliğine öncelik verin

Müşterilerinizin bilgilerini toplamaya güveniyorsanız, tüm müşteri tabanınızın ayrıntılarını tehlikeye atacak bir veri ihlaline düşmediğinizden emin olmalısınız. Bu nedenle, veri korumasına ve güvenliğine öncelik vermeniz en iyisi olacaktır.

Ayrıca, değerli verilerden doğru kişilerin sorumlu olduğundan ve tüm ekip üyelerinin verileri işlerken adımlarını bildiğinden emin olmalısınız.

Dijital dünya tahmin edilemez olabilir. Bu yüzden doğru önlemleri aldığınızdan emin olmalısınız. Ayrıca, şüphelenilen bir veri ihlali durumunda ne tür bir işlem yapacağınızı da bilmelisiniz.

Bir ihlale maruz kalırsanız, ideal olarak, bunun tekrar olmamasını sağlamak için uygun adımları atmalısınız.

2. Verilerinizi düzenli tutun

Veri yönetimindeki ilk adımlardan biri, verilerinizi düzenli tutmaktır. Birçok şirket, verileri klasörlere, veri merkezlerine veya depolama alanlarına atar.

Zamanla, bu zahmetli, zaman alıcı ve sıkıcı bir egzersiz olabilir.

Verilerinizi düzenlerken temel bilgilerle başlayın.

Örneğin, dosyaları veya veri klasörlerini adlandırırken, yerinde bir sisteminiz olduğundan emin olun. İki adlandırma sistemi uzun vadede kafa karıştırıcı olabilir ve size etkili veri yönetimi sağlamayacaktır.

Benzer şekilde, benzer dosya ve veriler de belirli klasörlerde ve yerlerde saklanmalıdır. Bunun altında farklı veri tiplerini saklayan bir sisteminiz de olmalı.

3. Veri siloları oluşturmaktan kaçının

Siz veya başka bir çalışan belirli verileri bulmakta sorun yaşıyorsa, veri silosuna gizlenmiş olma olasılığı yüksektir.

Bir veri silosu genellikle, depolanan veriler yalnızca birkaç kişi tarafından kullanılabilir olduğunda oluşturulur. Bu nedenle, diğer üyeler veya gruplar bu verilere eriştiğinde, uzun vadede kendilerini kilitli bulabilirler.

Veri siloları, idari ve uzman personel katmanlarının çalışanları ayırdığı büyük şirketlerde de olabilir.

Bu gibi durumlarda, bu veriler muhtemelen birkaç insan grubunda kalacaktır. Ayrıca, bu bilgileri işlerine yardımcı olabilecek diğer personelle paylaşılması da olası değildir.

Aynı şekilde, teknoloji engelleri de veri silolarına neden olabilir. Çeşitli departmanlar farklı yazılımlar kullandığında, bu verilerin paylaşılması veya çapraz referans verilmesi zordur.

Veri silolarını kaldırmak çok fazla iş gerektirse de, bu veri yönetimi sorununu ortadan kaldırmak için ne kadar erken adımlar atabilirseniz o kadar iyi.

Veri silolarının artmasına izin veren sistemleri ve süreçleri belirlemeyi deneyin. Çalışanlara veri yönetimiyle ilgili endişelerini sorun.

Ayrıca ekibinizin veri toplama yöntemlerini ve yönetim süreçlerini de denetleyebilirsiniz.

Mevcut sistemler ve bunları kullanan kişiler hakkında bilgi toplamaya çalışın. Bu şekilde, birleşik bir veri yönetim sistemi oluşturabilirsiniz.

4. Düzenli yedekleme yapın

Verilerinizi yedeklemek, herhangi bir veri yönetimi stratejisi için hayati önem taşır. Aynı şekilde verilerinizi nasıl yedekleyeceğiniz de önemlidir.

Verilerin kaybolması durumunda işletmenizin faaliyete geçmesi için verileri nasıl geri yükleyeceksiniz? En son yedekleme ve kurtarma işlemlerini aldığınızdan emin olun. Bu şekilde süreci çok daha kolay hale getirebilirsiniz.

Birisi kritik bir hata yaparsa ve verilerinizin tamamı olmasa da bazılarını silerse ve CRM ve veri yönetimi yazılımınız devre dışı kalırsa, bir kurtarma planınızın olması gerekir.

İşletmeniz için anlamlı bir çözüm geliştirdiğinizden emin olun.

Verilerinizi düzenli olarak dışa aktarın. Bu şekilde, sabit sürücüye kaydedilmiş tüm gerekli bilgileri içeren bir dosyanız olur.

Benzer şekilde, Dropbox veya Google Drive gibi bir bulut hizmetine de yükleyebilirsiniz.

Ayrıca, kendinizi kilitli bulursanız, hesabınızın tüm güvenlik izinlerine sahip olduğundan emin olmanız gerekir.

Tüm verilerin yedeklerini oluşturduğunuzdan emin olun. Bu şekilde, bir şey olması durumunda verilerinizi hızlı bir şekilde geri yükleyebilirsiniz.

5. Veri erişimini yönetin

Tüm veri yasalarına uysanız bile, tüm çalışanlarınızın tüm şirket verilerinize erişimi olduğu anlamına gelmez.

Harika bir siber güvenliğiniz olsa bile, bir bilgisayar korsanının savunmanızı ihlal ederek içeri girme olasılığı her zaman vardır.

Dolayısıyla, bir çalışanın tüm şirket verilerinize erişimi varsa, şirketinizi riske atıyorsunuz.

Bunu önlemenin bir yolu, çalışanlarınızın erişebildiği verileri sınırlamaktır. Hasarı sınırlamak için yalnızca ihtiyaç duyduklarına erişebildiklerinden emin olun.

6. Bir veri kurtarma stratejisi oluşturun

Beklenmeyen olayların gerçekleşmesi kaçınılmazdır. Bu nedenle, yerleşik bir veri kurtarma planınızın olması gerekir.

Bir kurtarma planı olmadan işletmeniz satışları, müşterileri, envanteri ve önemli finansal bilgileri kaybeder.

Bu kayıp veriler aşağıdakilerden kaynaklanabilir:

• Veri girişlerini yanlışlıkla silme
• Hesapları kapatma
• Yazılım sorunları
• Teknik sorunlar
• Veri ihlalleri

Bunu önlemek için düzenli olarak verileri yedeklemeniz, bulut depolamayı kullanmanız ve veri kümelerinin kopyalarını ayrı bir sabit sürücüde kullanmanız gerekir.

Ayrıca, yazılımınızın bu eylemleri güvenlik tehdidi olarak düşünmeden onaylayacak şekilde programlandığından emin olmanız gerekir.

Yeterli bir kurtarma planınız varsa, yönetim sistemlerini yeniden güvenli hale getirdikten sonra verileri hızla geri yükleyebilirsiniz.

7. Sağlam veri yönetimi yazılımı uygulayın

Sektöre bağlı olarak, işletmeniz çok büyük miktarda veri toplayabilir ve filtreleyebilir. Bu genellikle gelişmiş bir yönetim sistemine sahip olmanızı gerektirir.

Veri yazılımınız ayrıca kullanıcı dostu bir arayüze sahip olmalıdır. Bu şekilde ekibiniz işlevlerde ve karmaşık yönetim süreçlerinde kolayca gezinebilir.

Benzer şekilde, işletmeniz büyüdükçe veri yönetimi platformunuz da ölçeklenmelidir. Aksi takdirde BT departmanınız verileri daha sağlam bir yazılıma aktarabilir.

Önerilen Okuma: Veriye Dayalı Bir SEO Stratejisi İşletmelerin Dijital Dünyaya Hakim Olmalarına Nasıl Yardımcı Olabilir?

8. Verileri doğru kişilere kolayca erişilebilir hale getirin

İdeal olarak, yalnızca yetkili kişiler raporları görüntüleyebilir ve verilere erişebilir. Hiçbir yabancı verilere erişemez veya verileri görüntüleyemez.

Aynı şekilde rahatlık da önemlidir. Doğru kişiler verilerinize kolayca erişebilmelidir.

Bunu yapmanın bir yolu, bireyin verilerdeki rolüne dayalı olarak izinleri ve yetkileri ayarlamaktır.

Örneğin, alt kademe çalışanların veritabanınıza erişimi olmayabilir. Ancak, onlara salt görüntüleme izni verebilirsiniz. Bu şekilde, verileri kurcalayamazlar, ancak verileri gerektiği gibi görüntüleyebilirler.

Sana doğru

İşte orada.

Bunlar, işletmenizin verimliliğini artırmak için sekiz akıllı veri yönetimi ipucudur.

Uygun veri yönetim sistemi olmadan, veri analiziniz hatalı olabilir ve sizi bir veri ihlaline karşı savunmasız hale getirebilir.

Zamanınızı ve enerjinizi şirketinizin birincil amacını yürütmeye odaklamalısınız. Ve veriler için acele etmeyin!

Hedeflerinizi ana hatlarıyla belirttiğinizden emin olun. Ardından, veri kalitesi, güvenlik ve uyumluluğa odaklanarak başlayabilirsiniz.