Apa pun industri yang Anda geluti, kemungkinan besar, Anda memiliki akses ke data yang secara mendasar dapat mengubah cara Anda menjalankan bisnis. Kuncinya adalah bagaimana menggunakannya secara optimal.

Data dianggap sebagai bumbu rahasia untuk kesuksesan bisnis Anda, dan tidak dapat disangkal bahwa itu adalah salah satu aset paling berharga dari perusahaan Anda.

Mungkin tampak menakutkan untuk membuat strategi data besar secara instan. Tetapi data yang Anda kumpulkan dapat menjadi sumber daya yang berharga jika Anda menggunakannya dengan cara yang benar.

Apa itu manajemen data?

Pertama, mari kita memandu Anda melalui dasar-dasarnya. Manajemen data adalah proses memperoleh, melindungi, menyimpan, dan menggunakan data Anda dengan cara yang sangat mudah diakses dan bermakna.

Apa pun industri Anda, kemungkinan besar perusahaan Anda menyimpan banyak data penting.

Tanpa strategi pengelolaan data yang baik dan tepat dukungan manajemen database, Anda bisa kehilangan wawasan yang akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik untuk perusahaan Anda dan meningkatkan keuntungan.

Berikut adalah beberapa kiat cerdas yang membantu Anda tetap berada di jalur yang benar sehingga Anda dapat memaksimalkan data Anda:

1. Prioritaskan perlindungan dan keamanan data

Jika Anda bergantung pada pengumpulan informasi pelanggan Anda, Anda harus memastikan bahwa Anda tidak jatuh ke dalam pelanggaran data yang akan membahayakan rincian seluruh basis pelanggan Anda. Oleh karena itu, akan lebih baik jika Anda memprioritaskan perlindungan dan keamanan data.

Anda juga harus memastikan bahwa orang yang tepat bertanggung jawab atas data berharga dan bahwa semua anggota tim mengetahui langkah mereka saat menangani data.

Dunia digital memang tidak bisa diprediksi. Itu sebabnya Anda harus memastikan bahwa Anda menerapkan langkah-langkah yang tepat. Anda juga harus tahu tindakan apa yang harus diambil jika ada dugaan pelanggaran data.

Jika Anda terkena pelanggaran, idealnya, Anda harus mengambil langkah yang tepat untuk memastikan hal ini tidak terjadi lagi.

2. Jaga agar data Anda tetap teratur

Salah satu langkah pertama dalam manajemen data adalah menjaga data Anda tetap teratur. Banyak perusahaan membuang data ke folder, pusat data, atau ruang penyimpanan.

Seiring waktu, ini bisa menjadi latihan yang merepotkan, memakan waktu, dan membosankan.

Mulailah dengan dasar-dasar saat mengatur data Anda.

Misalnya, saat memberi nama file atau folder data, pastikan Anda memiliki sistem. Dua sistem penamaan dapat membingungkan dalam jangka panjang dan tidak akan memberi Anda manajemen data yang efektif.

Demikian pula, file dan data serupa juga harus disimpan di folder dan tempat tertentu. Anda juga harus memiliki sistem yang menyimpan berbagai tipe data di bawahnya.

3. Hindari membuat silo data

Jika Anda atau karyawan lain kesulitan menemukan data tertentu, kemungkinan besar data tersebut tersembunyi di dalam silo data.

Data silo sering dibuat ketika data yang disimpan hanya tersedia untuk beberapa orang. Oleh karena itu, ketika anggota atau grup lain mengakses data itu, mereka dapat menemukan diri mereka terkunci dalam jangka panjang.

Data silo juga dapat terjadi di perusahaan besar, di mana lapisan personel administratif dan personel khusus memisahkan karyawan.

Dalam keadaan seperti itu, data ini kemungkinan akan tetap ada di beberapa kelompok orang. Itu juga tidak mungkin dibagikan dengan personel lain yang mungkin menganggap informasi ini berguna untuk pekerjaan mereka.

Dengan cara yang sama, hambatan teknologi juga dapat menyebabkan silo data. Ketika berbagai departemen menggunakan perangkat lunak yang berbeda, data tersebut sulit untuk dibagikan atau dirujuk silang.

Meskipun menghapus silo data membutuhkan banyak pekerjaan, semakin cepat Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk menghilangkan kutukan manajemen data ini, semakin baik.

Coba identifikasi sistem dan proses yang memungkinkan silo data meningkat. Tanyakan kepada karyawan tentang kekhawatiran mereka dengan manajemen data.

Anda juga dapat mengaudit metode akuisisi data dan proses manajemen tim Anda.

Cobalah untuk mengumpulkan informasi tentang sistem yang ada dan orang-orang yang menggunakannya. Dengan begitu, Anda dapat membuat sistem manajemen data terpadu.

4. Ambil cadangan reguler

Mencadangkan data Anda sangat penting untuk strategi manajemen data apa pun. Dengan cara yang sama, bagaimana Anda membuat cadangan data Anda juga penting.

Bagaimana Anda akan memulihkan data agar bisnis Anda tetap beroperasi jika data hilang? Pastikan Anda mendapatkan operasi pencadangan dan pemulihan terbaru. Dengan begitu, Anda bisa membuat prosesnya jadi lebih mudah.

Jika seseorang membuat kesalahan kritis dan menghapus beberapa jika tidak semua data Anda dan CRM serta perangkat lunak manajemen data Anda rusak, maka Anda harus memiliki rencana pemulihan.

Pastikan Anda mengembangkan solusi yang masuk akal untuk bisnis Anda.

Ekspor data Anda secara teratur. Dengan begitu, Anda masih memiliki file dengan semua informasi yang diperlukan yang tersimpan di hard drive.

Demikian pula, Anda juga dapat mengunggahnya di layanan cloud seperti Dropbox atau Google Drive.

Anda juga perlu memastikan bahwa akun Anda memiliki semua izin keamanan jika Anda terkunci.

Pastikan Anda membuat cadangan semua data. Dengan begitu, Anda dapat memulihkan data dengan cepat jika terjadi sesuatu.

5. Kelola akses data

Bahkan jika Anda mematuhi semua undang-undang data, itu tidak berarti semua karyawan Anda memiliki akses ke semua data perusahaan Anda.

Bahkan jika Anda memiliki keamanan siber yang hebat, selalu ada kemungkinan peretas bisa masuk, menembus pertahanan Anda.

Jadi, jika seorang karyawan memiliki akses ke semua data perusahaan Anda, Anda membahayakan perusahaan Anda.

Salah satu cara untuk menghindarinya adalah dengan membatasi data yang dapat diakses oleh karyawan Anda. Pastikan mereka hanya dapat mengakses yang mereka butuhkan untuk membatasi kerusakan.

6. Tetapkan strategi pemulihan data

Kejadian tak terduga pasti akan terjadi. Itu sebabnya Anda perlu memiliki rencana pemulihan data yang mapan.

Tanpa rencana pemulihan, bisnis Anda kehilangan penjualan, pelanggan, inventaris, dan informasi keuangan penting.

Data yang hilang ini dapat disebabkan oleh hal-hal berikut:

• Tidak sengaja menghapus entri data
• Mematikan akun
• Masalah perangkat lunak
• Masalah teknis
• Pelanggaran data

Untuk menghindari hal ini, Anda perlu mencadangkan data secara teratur, menggunakan penyimpanan cloud, dan menggunakan salinan kumpulan data di hard drive terpisah.

Anda juga perlu memastikan bahwa perangkat lunak Anda diprogram untuk menyetujui tindakan ini tanpa menganggapnya sebagai ancaman keamanan.

Jika Anda memiliki rencana pemulihan yang memadai, Anda dapat dengan cepat memulihkan data setelah mengamankan kembali sistem manajemen.

7. Menerapkan perangkat lunak manajemen data yang tangguh

Bergantung pada industrinya, bisnis Anda dapat mengumpulkan dan memfilter sejumlah besar data. Ini biasanya mengharuskan Anda untuk memiliki sistem manajemen tingkat lanjut.

Perangkat lunak data Anda juga harus memiliki antarmuka yang ramah pengguna. Dengan begitu, tim Anda dapat dengan mudah menavigasi fungsi dan proses manajemen yang kompleks.

Demikian pula, platform manajemen data Anda juga harus berkembang seiring dengan berkembangnya bisnis Anda. Jika tidak, departemen TI Anda dapat mentransfer data ke perangkat lunak yang lebih kuat.

Bacaan yang Disarankan: Bagaimana Strategi SEO Berbasis Data Dapat Membantu Bisnis Mendominasi Dunia Digital

8. Jadikan data mudah diakses oleh orang yang tepat

Idealnya, hanya individu yang berwenang yang dapat melihat laporan dan mengakses data. Tidak ada orang luar yang dapat mengakses atau melihat data.

Dengan cara yang sama, kenyamanan juga penting. Orang yang tepat harus dapat mengakses data Anda dengan mudah.

Salah satu cara untuk melakukan ini adalah mengatur izin dan otorisasi berdasarkan peran individu dengan data.

Misalnya, karyawan tingkat bawah mungkin tidak memiliki akses ke database Anda. Namun, Anda dapat memberi mereka izin hanya lihat. Dengan begitu, mereka tidak akan dapat mengutak-atik data, tetapi mereka dapat melihat data sesuai kebutuhan.

Ke Anda

Jadi di sana Anda memilikinya.

Ini adalah delapan tips manajemen data cerdas untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda.

Tanpa sistem manajemen data yang tepat, analisis data Anda mungkin cacat, membuat Anda rentan terhadap pelanggaran data.

Anda harus memfokuskan waktu dan energi Anda untuk menjalankan tujuan utama perusahaan Anda. Dan untuk data, jangan terburu-buru!

Pastikan bahwa Anda menguraikan tujuan Anda. Kemudian, Anda dapat memulai dengan berfokus pada kualitas data, keamanan, dan kepatuhan.