どの業界にいても、ビジネスのやり方を根本的に変える可能性のあるデータにアクセスできる可能性があります。 重要なのは、それを最適に使用する方法です。

データはビジネスの成功の秘訣と考えられており、会社の最も価値のある資産の1つであることは否定できません。

ビッグデータ戦略をすぐに思いつくのは気が遠くなるように思えるかもしれません。 ただし、収集したデータは、正しい方法で使用すれば貴重なリソースになる可能性があります。

データ管理とは何ですか？

まず、基本を説明しましょう。 データ管理は、アクセスしやすく意味のある方法でデータを取得、保護、保存、および使用するプロセスです。

あなたがどの業界にいても、あなたの会社は多くの重要なデータを保持している可能性が高いです。

優れたデータ管理戦略と権利がなければ データベース管理サポートでは、会社のより良い意思決定を行い、利益を増やすのに役立つ洞察を見逃している可能性があります。

データを最大限に活用できるように、正しい軌道に乗るのに役立ついくつかの賢いヒントを次に示します。

1.データの保護とセキュリティを優先する

顧客情報の収集に依存している場合は、顧客ベース全体の詳細を危険にさらすようなデータ侵害に陥らないようにする必要があります。 したがって、データの保護とセキュリティを優先するのが最善です。

また、適切な担当者が貴重なデータを担当し、すべてのチームメンバーがデータを処理する際の手順を知っていることを確認する必要があります。

デジタルの世界は予測できない可能性があります。 そのため、適切な対策を講じる必要があります。 また、データ侵害が疑われる場合に取るべき行動方針も知っておく必要があります。

違反が発生した場合、理想的には、これが二度と起こらないように適切な手順を実行する必要があります。

2.データを整理しておく

データ管理の最初のステップの1つは、データを整理することです。 多くの企業は、データをフォルダー、データセンター、またはストレージスペースにダンプします。

時間の経過とともに、これは面倒で時間のかかる退屈な作業になる可能性があります。

データを整理するときは、基本から始めてください。

たとえば、ファイルやデータフォルダに名前を付けるときは、システムが整っていることを確認してください。 2つのネーミングシステムは、長期的には混乱を招く可能性があり、効果的なデータ管理を提供しません。

同様に、同様のファイルやデータも特定のフォルダや場所に保存する必要があります。 また、その下にさまざまなデータ型を格納するシステムが必要です。

3.データサイロの作成を避ける

あなたや他の従業員が特定のデータを見つけるのに問題がある場合、そのデータがデータサイロに隠されている可能性が高くなります。

データサイロは、保存されたデータが少数のユーザーしか利用できない場合に作成されることがよくあります。 したがって、他のメンバーまたはグループがそのデータにアクセスすると、長期的にはロックアウトされる可能性があります。

データサイロは、管理および専門の人事層が従業員を分離する大企業でも発生する可能性があります。

このような状況では、これらのデータは少数の人々のグループに残る可能性があります。 また、この情報が仕事に役立つと思われる他の担当者と共有される可能性はほとんどありません。

同様に、技術的な障壁もデータサイロを引き起こす可能性があります。 さまざまな部門が異なるソフトウェアを使用している場合、そのデータを共有したり相互参照したりすることは困難です。

データサイロの削除には多くの作業が必要ですが、このデータ管理の悩みを解消するための手順を早めに実行する方がよいでしょう。

データサイロの増加を可能にするシステムとプロセスを特定してみてください。 データ管理に関する懸念について従業員に尋ねます。

チームのデータ取得方法と管理プロセスを監査することもできます。

設置されているシステムとそれらを使用する人々に関する情報を収集するようにしてください。 そうすれば、統一されたデータ管理システムを作成できます。

4.定期的にバックアップを取ります

データのバックアップは、あらゆるデータ管理戦略にとって不可欠です。 同様に、データをどのようにバックアップするかも重要です。

データが失われた場合にビジネスが機能するように、データをどのように復元しますか？ 最新のバックアップおよびリカバリ操作を取得していることを確認してください。 そうすれば、プロセスを非常に簡単にすることができます。

誰かが重大なミスを犯し、すべてではないにしても一部のデータを削除し、CRMとデータ管理ソフトウェアが機能しなくなった場合は、復旧計画を立てる必要があります。

ビジネスに適したソリューションを開発するようにしてください。

データを定期的にエクスポートします。 そうすれば、必要なすべての情報がハードドライブに保存されたファイルがまだあります。

同様に、DropboxやGoogleドライブなどのクラウドサービスにアップロードすることもできます。

また、自分がロックアウトされていることに気付いた場合に備えて、アカウントにすべてのセキュリティ権限があることを確認する必要があります。

必ずすべてのデータのバックアップを作成してください。 そうすれば、何かが起こった場合にデータをすばやく復元できます。

5.データアクセスを管理する

すべてのデータ法を遵守していても、すべての従業員がすべての会社データにアクセスできるわけではありません。

優れたサイバーセキュリティを備えていても、ハッカーが侵入して防御を破る可能性は常にあります。

したがって、従業員が会社のすべてのデータにアクセスできる場合、会社を危険にさらすことになります。

これを回避する1つの方法は、従業員がアクセスできるデータを制限することです。 ダメージを制限するために必要なものだけにアクセスできることを確認してください。

6.データ回復戦略を確立する

予期しないイベントが必ず発生します。 そのため、確立されたデータ回復計画を立てる必要があります。

復旧計画がないと、ビジネスは売上、顧客、在庫、および重要な財務情報を失います。

この失われたデータは、次の原因である可能性があります。

• 誤ってデータエントリを削除する
• アカウントのシャットダウン
• ソフトウェアの問題
• 技術的な問題
• データ侵害

これを回避するには、定期的にデータをバックアップし、クラウドストレージを使用し、別のハードドライブでデータセットのコピーを使用する必要があります。

また、これらのアクションをセキュリティの脅威とは見なさずに、これらのアクションを承認するようにソフトウェアがプログラムされていることを確認する必要があります。

適切な復旧計画がある場合は、管理システムを再保護した後、データをすばやく復元できます。

7.堅牢なデータ管理ソフトウェアを実装する

業界によっては、ビジネスが膨大な量のデータを収集してフィルタリングする場合があります。 これには通常、高度な管理システムが必要です。

データソフトウェアには、ユーザーフレンドリーなインターフェイスも必要です。 そうすることで、チームは機能や複雑な管理プロセスを簡単にナビゲートできます。

同様に、データ管理プラットフォームもビジネスの拡大に合わせて拡張する必要があります。 そうしないと、IT部門がデータをより堅牢なソフトウェアに転送する可能性があります。

推奨読書：データ駆動型SEO戦略が企業がデジタル世界を支配するのにどのように役立つか

8.適切な人がデータに簡単にアクセスできるようにする

理想的には、許可された個人のみがレポートを表示してデータにアクセスできます。 部外者はデータにアクセスしたり表示したりすることはできません。

同様に、利便性も不可欠です。 適切な人があなたのデータに簡単にアクセスできる必要があります。

これを行う1つの方法は、データに対する個人の役割に基づいて権限と承認を設定することです。

たとえば、下位層の従業員はデータベースにアクセスできない場合があります。 ただし、表示のみの許可を与えることはできます。 そうすれば、データを改ざんすることはできませんが、必要に応じてデータを表示できます。

あなたに

だからあなたはそれを持っています。

これらは、ビジネスの効率を高めるための8つのスマートデータ管理のヒントです。

適切なデータ管理システムがないと、データ分析に欠陥が生じ、データ侵害に対して脆弱になる可能性があります。

あなたはあなたの時間とエネルギーをあなたの会社の主な目的を実行することに集中しなければなりません。 そして、データについては、急いではいけません！

必ず目標の概要を説明してください。 次に、データ品質、セキュリティ、およびコンプライアンスに焦点を当てることから始めることができます。