In welcher Branche Sie auch tätig sind, die Chancen stehen gut, dass Sie Zugriff auf Daten haben, die die Art und Weise, wie Sie Ihr Geschäft betreiben, grundlegend verändern können. Entscheidend ist, wie man es optimal nutzt.

Daten gelten als die geheime Zutat für Ihren Geschäftserfolg, und es kann nicht geleugnet werden, dass sie eines der wertvollsten Vermögenswerte Ihres Unternehmens sind.

Es mag entmutigend erscheinen, sofort eine Big-Data-Strategie zu entwickeln. Aber die von Ihnen gesammelten Daten können eine wertvolle Ressource sein, wenn Sie sie richtig verwenden.

Was ist Datenmanagement?

Lassen Sie uns Sie zunächst durch die Grundlagen führen. Datenmanagement ist der Prozess des Erfassens, Schützens, Speicherns und Verwendens Ihrer Daten auf leicht zugängliche und aussagekräftige Weise.

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen viele wichtige Daten speichert.

Ohne eine gute Datenmanagementstrategie und das Recht Datenbankmanagement unterstützen, könnten Ihnen Erkenntnisse entgehen, die Ihnen helfen, bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen und den Gewinn zu steigern.

Hier sind einige clevere Tipps, die Ihnen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben, damit Sie das Beste aus Ihren Daten herausholen können:

1. Priorisieren Sie Datenschutz und Sicherheit

Wenn Sie darauf angewiesen sind, die Informationen Ihrer Kunden zu sammeln, müssen Sie sicherstellen, dass Sie nicht in eine Datenpanne geraten, die die Details Ihres gesamten Kundenstamms gefährdet. Daher wäre es am besten, wenn Sie Datenschutz und Sicherheit priorisieren.

Sie sollten auch sicherstellen, dass die richtigen Personen für wertvolle Daten verantwortlich sind und dass alle Teammitglieder ihre Schritte im Umgang mit Daten kennen.

Die digitale Welt kann unberechenbar sein. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Maßnahmen ergreifen. Sie sollten auch wissen, wie Sie im Falle einer vermuteten Datenschutzverletzung vorgehen müssen.

Wenn Sie von einer Verletzung betroffen sind, müssen Sie im Idealfall die richtigen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass dies nicht noch einmal passiert.

2. Organisieren Sie Ihre Daten

Einer der ersten Schritte bei der Datenverwaltung besteht darin, Ihre Daten zu organisieren. Viele Unternehmen legen Daten auf Ordnern, Rechenzentren oder Speicherplätzen ab.

Mit der Zeit kann dies eine mühsame, zeitaufwändige und langwierige Übung sein.

Beginnen Sie bei der Organisation Ihrer Daten mit den Grundlagen.

Stellen Sie beispielsweise beim Benennen von Dateien oder Datenordnern sicher, dass Sie ein System eingerichtet haben. Zwei Benennungssysteme können auf lange Sicht verwirrend sein und bieten Ihnen kein effektives Datenmanagement.

Ebenso sollten ähnliche Dateien und Daten auch in bestimmten Ordnern und Orten gespeichert werden. Sie sollten auch ein System haben, das verschiedene Datentypen darunter speichert.

3. Vermeiden Sie die Bildung von Datensilos

Wenn Sie oder ein anderer Mitarbeiter Probleme haben, bestimmte Daten zu finden, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sie in einem Datensilo versteckt sind.

Ein Datensilo entsteht oft, wenn gespeicherte Daten nur wenigen Personen zur Verfügung stehen. Wenn andere Mitglieder oder Gruppen auf diese Daten zugreifen, können sie daher auf lange Sicht ausgesperrt werden.

Datensilos können auch in großen Unternehmen vorkommen, in denen administrative und spezialisierte Personalschichten Mitarbeiter trennen.

Unter solchen Umständen werden diese Daten wahrscheinlich bei einigen wenigen Personengruppen verbleiben. Es ist auch unwahrscheinlich, dass sie an andere Mitarbeiter weitergegeben werden, die diese Informationen für ihre Arbeit hilfreich finden könnten.

Auf die gleiche Weise können auch technische Barrieren zu Datensilos führen. Wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche Software verwenden, lassen sich diese Daten nur schwer gemeinsam nutzen oder mit Querverweisen versehen.

Das Entfernen von Datensilos erfordert zwar viel Arbeit, aber je früher Sie Maßnahmen ergreifen können, um diesen Fluch der Datenverwaltung zu beseitigen, desto besser.

Versuchen Sie, Systeme und Prozesse zu identifizieren, die eine Zunahme von Datensilos ermöglichen. Fragen Sie die Mitarbeiter nach ihren Bedenken bezüglich des Datenmanagements.

Sie können auch die Datenerfassungsmethoden und Managementprozesse Ihres Teams prüfen.

Versuchen Sie, Informationen über die vorhandenen Systeme und die Personen, die sie verwenden, zu sammeln. Auf diese Weise können Sie ein einheitliches Datenmanagementsystem erstellen.

4. Führen Sie regelmäßige Backups durch

Die Sicherung Ihrer Daten ist für jede Datenverwaltungsstrategie von entscheidender Bedeutung. Ebenso wichtig ist es, wie Sie Ihre Daten sichern.

Wie werden Sie Daten wiederherstellen, damit Ihr Unternehmen bei Datenverlust betriebsbereit bleibt? Stellen Sie sicher, dass Sie die neuesten Sicherungs- und Wiederherstellungsvorgänge erhalten. Auf diese Weise können Sie den Prozess so viel einfacher machen.

Wenn jemand einen kritischen Fehler macht und einige, wenn nicht alle Ihrer Daten löscht und Ihre CRM- und Datenverwaltungssoftware untergeht, müssen Sie einen Wiederherstellungsplan haben.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Lösung entwickeln, die für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Exportieren Sie regelmäßig Ihre Daten. Auf diese Weise haben Sie immer noch eine Datei mit allen notwendigen Informationen auf einer Festplatte gespeichert.

Ebenso können Sie es auch auf einen Cloud-Dienst wie Dropbox oder Google Drive hochladen.

Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihr Konto über alle Sicherheitsberechtigungen verfügt, falls Sie sich ausgesperrt fühlen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Sicherungskopien aller Daten erstellen. Auf diese Weise können Sie Ihre Daten schnell wiederherstellen, falls etwas passiert.

5. Datenzugriff verwalten

Selbst wenn Sie alle Datengesetze einhalten, bedeutet das nicht, dass alle Ihre Mitarbeiter Zugriff auf alle Ihre Unternehmensdaten haben.

Selbst wenn Sie über eine hervorragende Cybersicherheit verfügen, besteht immer noch die Möglichkeit, dass ein Hacker eindringen und Ihre Verteidigung durchbrechen könnte.

Wenn also ein Mitarbeiter Zugriff auf alle Ihre Unternehmensdaten hat, setzen Sie Ihr Unternehmen einem Risiko aus.

Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, die Daten einzuschränken, auf die Ihre Mitarbeiter Zugriff haben. Stellen Sie sicher, dass sie nur auf diejenigen zugreifen können, die sie benötigen, um den Schaden zu begrenzen.

6. Legen Sie eine Datenwiederherstellungsstrategie fest

Unerwartete Ereignisse sind vorprogrammiert. Aus diesem Grund benötigen Sie einen etablierten Datenwiederherstellungsplan.

Ohne einen Sanierungsplan verliert Ihr Unternehmen Umsatz, Kunden, Inventar und wichtige Finanzinformationen.

Dieser Datenverlust kann folgende Ursachen haben:

• Versehentliches Löschen von Dateneinträgen
• Konten schließen
• Softwareprobleme
• Technische Probleme
• Datenschutzverletzungen

Um dies zu vermeiden, müssen Sie regelmäßig Daten sichern, Cloud-Speicher verwenden und Kopien von Datensätzen auf einer separaten Festplatte verwenden.

Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihre Software so programmiert ist, dass sie diese Aktionen genehmigt, ohne sie als Sicherheitsbedrohung zu betrachten.

Wenn Sie über einen angemessenen Wiederherstellungsplan verfügen, können Sie Daten schnell wiederherstellen, nachdem Sie Verwaltungssysteme erneut gesichert haben.

7. Implementieren Sie eine robuste Datenverwaltungssoftware

Je nach Branche kann Ihr Unternehmen überwältigende Datenmengen sammeln und filtern. Dies erfordert normalerweise, dass Sie über ein fortschrittliches Managementsystem verfügen.

Ihre Datensoftware sollte auch eine benutzerfreundliche Oberfläche haben. Auf diese Weise kann Ihr Team problemlos durch Funktionen und komplexe Managementprozesse navigieren.

Ebenso sollte Ihre Datenverwaltungsplattform mit der Expansion Ihres Unternehmens skalieren. Andernfalls kann Ihre IT-Abteilung Daten in eine robustere Software übertragen.

Empfohlene Lektüre: Wie eine datengesteuerte SEO-Strategie Unternehmen helfen kann, die digitale Welt zu dominieren

8. Machen Sie die Daten für die richtigen Personen leicht zugänglich

Idealerweise können nur autorisierte Personen Berichte einsehen und auf Daten zugreifen. Kein Außenstehender kann auf Daten zugreifen oder diese anzeigen.

Ebenso wichtig ist die Bequemlichkeit. Die richtigen Personen sollten problemlos auf Ihre Daten zugreifen können.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Berechtigungen und Autorisierungen basierend auf der Rolle der Person mit den Daten festzulegen.

Beispielsweise haben Mitarbeiter auf niedrigeren Ebenen möglicherweise keinen Zugriff auf Ihre Datenbank. Sie können ihnen jedoch eine Nur-Lese-Berechtigung erteilen. Auf diese Weise können sie die Daten nicht manipulieren, aber sie können die Daten nach Bedarf anzeigen.

Zu dir hinüber

Da haben Sie es also.

Dies sind die acht Tipps zur intelligenten Datenverwaltung, mit denen Sie die Effizienz Ihres Unternehmens steigern können.

Ohne das richtige Datenmanagementsystem kann Ihre Datenanalyse fehlerhaft sein, was Sie anfällig für eine Datenschutzverletzung macht.

Sie müssen Ihre Zeit und Energie darauf konzentrieren, den Hauptzweck Ihres Unternehmens zu erfüllen. Und was die Daten betrifft, beeilen Sie sich nicht!

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ziele skizzieren. Dann können Sie beginnen, indem Sie sich auf Datenqualität, Sicherheit und Compliance konzentrieren.