Qualunque sia il settore in cui ti trovi, è probabile che tu abbia accesso a dati che possono cambiare radicalmente il modo in cui svolgi la tua attività. La chiave è come usarlo in modo ottimale.

I dati sono considerati la salsa segreta per il successo del tuo business e non si può negare che sono uno dei beni più preziosi della tua azienda.

Può sembrare scoraggiante elaborare istantaneamente una strategia per i big data. Ma i dati che raccogli possono essere una risorsa preziosa se li usi nel modo giusto.

Che cos'è la gestione dei dati?

Per prima cosa, ti guidiamo attraverso le basi. La gestione dei dati è il processo di acquisizione, protezione, archiviazione e utilizzo dei dati in modo altamente accessibile e significativo.

Indipendentemente dal settore in cui ti trovi, è molto probabile che la tua azienda conservi molti dati essenziali.

Senza una buona strategia di gestione dei dati e il diritto supporto per la gestione del database, potresti perdere informazioni che ti aiuteranno a prendere decisioni migliori per la tua azienda e aumentare i profitti.

Ecco alcuni suggerimenti intelligenti che ti aiutano a rimanere sulla strada giusta in modo da poter ottenere il massimo dai tuoi dati:

1. Dai priorità alla protezione e alla sicurezza dei dati

Se dipendi dalla raccolta delle informazioni dei tuoi clienti, devi assicurarti di non cadere in una violazione dei dati che metterà in pericolo i dettagli dell'intera base di clienti. Pertanto, sarebbe meglio dare la priorità alla protezione e alla sicurezza dei dati.

Dovresti anche assicurarti che le persone giuste siano responsabili dei dati preziosi e che tutti i membri del team conoscano i loro passaggi durante la gestione dei dati.

Il mondo digitale può essere imprevedibile. Ecco perché devi assicurarti di mettere in atto le misure giuste. Dovresti anche sapere quale linea di condotta intraprendere in caso di sospetta violazione dei dati.

Se vieni colpito da una violazione, idealmente, devi adottare le misure appropriate per assicurarti che ciò non accada di nuovo.

2. Mantieni i tuoi dati organizzati

Uno dei primi passi nella gestione dei dati è mantenere i tuoi dati organizzati. Molte aziende scaricano i dati su cartelle, data center o spazi di archiviazione.

Nel tempo, questo può essere un esercizio fastidioso, dispendioso in termini di tempo e noioso.

Inizia con le basi quando organizzi i tuoi dati.

Ad esempio, quando assegni un nome a file o cartelle di dati, assicurati di disporre di un sistema in atto. Due sistemi di denominazione possono creare confusione a lungo termine e non daranno un'efficace gestione dei dati.

Allo stesso modo, anche file e dati simili dovrebbero essere archiviati in cartelle e luoghi specifici. Dovresti anche avere un sistema che memorizzi diversi tipi di dati sotto quello.

3. Evitare di creare silos di dati

Se tu o un altro dipendente avete problemi a localizzare dati particolari, è molto probabile che siano nascosti in un silo di dati.

Un silo di dati viene spesso creato quando i dati archiviati sono disponibili solo per poche persone. Pertanto, quando altri membri o gruppi accedono a tali dati, possono trovarsi bloccati a lungo termine.

I silos di dati possono verificarsi anche nelle grandi aziende, dove il personale amministrativo e specializzato separa i dipendenti.

In tali circostanze, questi dati rimarranno probabilmente in alcuni gruppi di persone. È anche improbabile che venga condiviso con altro personale che potrebbe trovare queste informazioni utili per il proprio lavoro.

Allo stesso modo, anche le barriere tecnologiche possono causare silos di dati. Quando vari reparti utilizzano software diversi, è difficile condividere tali dati o fare riferimenti incrociati.

Sebbene la rimozione dei silos di dati richieda molto lavoro, prima puoi adottare misure per eliminare questa rovina della gestione dei dati, meglio è.

Prova a identificare i sistemi e i processi che consentono l'aumento dei silos di dati. Chiedi ai dipendenti le loro preoccupazioni in merito alla gestione dei dati.

Puoi anche controllare i metodi di acquisizione dei dati e i processi di gestione del tuo team.

Cerca di raccogliere informazioni sui sistemi in atto e sulle persone che li utilizzano. In questo modo, puoi creare un sistema di gestione dei dati unificato.

4. Fai un backup regolare

Il backup dei dati è fondamentale per qualsiasi strategia di gestione dei dati. Allo stesso modo, anche il modo in cui esegui il backup dei tuoi dati è essenziale.

Come ripristinerai i dati in modo che la tua azienda sia operativa in caso di perdita di dati? Assicurati di ottenere le ultime operazioni di backup e ripristino. In questo modo, puoi rendere il processo molto più semplice.

Se qualcuno commette un errore critico ed elimina alcuni se non tutti i tuoi dati e il tuo software di gestione dei dati e CRM vanno in crash, allora devi avere un piano di ripristino in atto.

Assicurati di sviluppare una soluzione che abbia senso per la tua azienda.

Esporta regolarmente i tuoi dati. In questo modo, hai ancora un file con tutte le informazioni necessarie salvate su un disco rigido.

Allo stesso modo, puoi anche caricarlo su un servizio cloud come Dropbox o Google Drive.

Devi anche assicurarti che il tuo account disponga di tutte le autorizzazioni di sicurezza nel caso in cui ti trovi bloccato.

Assicurati di creare backup di tutti i dati. In questo modo, puoi ripristinare rapidamente i tuoi dati nel caso succeda qualcosa.

5. Gestire l'accesso ai dati

Anche se rispetti tutte le leggi sui dati, ciò non significa che tutti i tuoi dipendenti abbiano accesso a tutti i dati della tua azienda.

Anche se hai una grande sicurezza informatica, c'è sempre la possibilità che un hacker possa entrare, violando le tue difese.

Quindi, se un dipendente ha accesso a tutti i dati della tua azienda, stai mettendo a rischio la tua azienda.

Un modo per evitarlo è limitare i dati a cui hanno accesso i dipendenti. Assicurati che possano accedere solo a quelli di cui hanno bisogno per limitare i danni.

6. Stabilire una strategia di recupero dati

Gli eventi imprevisti sono destinati ad accadere. Ecco perché è necessario disporre di un piano di recupero dati stabilito.

Senza un piano di recupero, la tua azienda perde vendite, clienti, inventario e informazioni finanziarie cruciali.

Questi dati persi possono essere dovuti a quanto segue:

• Cancellazione accidentale di voci di dati
• Chiusura degli account
• Problemi di software
• Problemi tecnici
• Violazioni dei dati

Per evitare ciò, è necessario eseguire regolarmente il backup dei dati, utilizzare l'archiviazione cloud e utilizzare copie di set di dati in un disco rigido separato.

Devi anche assicurarti che il tuo software sia programmato per approvare queste azioni senza considerarle minacce alla sicurezza.

Se si dispone di un piano di ripristino adeguato, è possibile ripristinare rapidamente i dati dopo aver protetto nuovamente i sistemi di gestione.

7. Implementare un solido software di gestione dei dati

A seconda del settore, la tua azienda potrebbe raccogliere e filtrare enormi quantità di dati. Questo di solito richiede un sistema di gestione avanzato.

Il tuo software di dati dovrebbe anche avere un'interfaccia intuitiva. In questo modo, il tuo team può navigare facilmente tra funzioni e processi di gestione complessi.

Allo stesso modo, anche la tua piattaforma di gestione dei dati dovrebbe scalare man mano che la tua attività si espande. In caso contrario, il tuo reparto IT potrebbe trasferire i dati in un software più robusto.

Letture consigliate: come una strategia SEO basata sui dati può aiutare le aziende a dominare il mondo digitale

8. Rendi i dati facilmente accessibili alle persone giuste

Idealmente, solo le persone autorizzate possono visualizzare i rapporti e accedere ai dati. Nessun estraneo potrebbe essere in grado di accedere o visualizzare i dati.

Allo stesso modo, anche la comodità è essenziale. Le persone giuste dovrebbero essere in grado di accedere facilmente ai tuoi dati.

Un modo per farlo è impostare le autorizzazioni e le autorizzazioni in base al ruolo dell'individuo con i dati.

Ad esempio, i dipendenti di livello inferiore potrebbero non avere accesso al tuo database. Tuttavia, puoi concedere loro l'autorizzazione di sola visualizzazione. In questo modo, non saranno in grado di manomettere i dati, ma potranno visualizzare i dati secondo necessità.

A voi

Così il gioco è fatto.

Questi sono gli otto suggerimenti per la gestione intelligente dei dati per migliorare l'efficienza della tua azienda.

Senza il sistema di gestione dei dati adeguato, la tua analisi dei dati potrebbe essere imperfetta, rendendoti vulnerabile a una violazione dei dati.

Devi concentrare il tuo tempo e le tue energie sulla gestione dello scopo principale della tua azienda. E per i dati, non avere fretta!

Assicurati di definire i tuoi obiettivi. Quindi, puoi iniziare concentrandoti su qualità, sicurezza e conformità dei dati.