مهما كانت الصناعة التي تعمل فيها ، فمن المحتمل أن يكون لديك حق الوصول إلى البيانات التي يمكن أن تغير بشكل جذري طريقة قيامك بعملك. المفتاح هو كيفية استخدامه على النحو الأمثل.

تعتبر البيانات هي الخلطة السرية لنجاح عملك ، ولا يمكن إنكار أنها واحدة من أكثر الأصول قيمة لشركتك.

قد يبدو الأمر شاقًا للتوصل إلى إستراتيجية للبيانات الضخمة على الفور. لكن البيانات التي تجمعها يمكن أن تكون مورداً قيماً إذا كنت تستخدمها بالطريقة الصحيحة.

ما هي إدارة البيانات؟

أولاً ، دعنا نطلعك على الأساسيات. إدارة البيانات هي عملية الحصول على بياناتك وحمايتها وتخزينها واستخدامها بطريقة سهلة الوصول وذات مغزى.

بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها ، فمن المحتمل جدًا أن تحتفظ شركتك بالكثير من البيانات الأساسية.

بدون إستراتيجية إدارة بيانات جيدة وصحيحة دعم إدارة قواعد البيانات ، قد تفوتك الأفكار التي ستساعدك على اتخاذ قرارات أفضل لشركتك وزيادة الأرباح.

إليك بعض النصائح الذكية التي تساعدك على البقاء على المسار الصحيح حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من بياناتك:

1. إعطاء الأولوية لحماية البيانات وأمنها

إذا كنت تعتمد على جمع معلومات عملائك ، فعليك التأكد من عدم الوقوع في خرق للبيانات من شأنه أن يعرض تفاصيل قاعدة عملائك بالكامل للخطر. وبالتالي ، سيكون من الأفضل إذا أعطيت الأولوية لحماية البيانات وأمانها.

يجب عليك أيضًا التأكد من أن الأشخاص المناسبين هم المسؤولون عن البيانات القيمة وأن جميع أعضاء الفريق يعرفون خطواتهم عند التعامل مع البيانات.

يمكن أن يكون العالم الرقمي غير متوقع. لهذا السبب يجب عليك التأكد من اتخاذ الإجراءات الصحيحة في مكانها الصحيح. يجب أن تعرف أيضًا مسار الإجراء الذي يجب اتخاذه في حالة الاشتباه في خرق البيانات.

إذا تعرضت لخرق ، من الناحية المثالية ، يجب عليك اتخاذ الخطوات المناسبة لضمان عدم حدوث ذلك مرة أخرى.

2. حافظ على تنظيم البيانات الخاصة بك

تتمثل إحدى الخطوات الأولى في إدارة البيانات في الحفاظ على تنظيم بياناتك. تقوم العديد من الشركات بتفريغ البيانات في المجلدات أو مراكز البيانات أو مساحات التخزين.

بمرور الوقت ، يمكن أن يكون هذا تمرينًا مزعجًا ويستغرق وقتًا طويلاً ومملًا.

ابدأ بالأساسيات عند تنظيم بياناتك.

على سبيل المثال ، عند تسمية الملفات أو مجلدات البيانات ، تأكد من وجود نظام في مكانه. يمكن أن يكون نظامان للتسمية محيرًا على المدى الطويل ولن يمنحك إدارة فعالة للبيانات.

وبالمثل ، يجب أيضًا تخزين الملفات والبيانات المماثلة في مجلدات وأماكن محددة. يجب أن يكون لديك أيضًا نظام يخزن أنواعًا مختلفة من البيانات تحته.

3. تجنب إنشاء مستودعات البيانات

إذا واجهتك أنت أو موظف آخر مشكلة في تحديد موقع بيانات معينة ، فهناك احتمال كبير أن تكون مخفية في صومعة البيانات.

غالبًا ما يتم إنشاء صومعة البيانات عندما تكون البيانات المخزنة متاحة فقط لعدد قليل من الأشخاص. لذلك ، عندما يصل أعضاء أو مجموعات أخرى إلى تلك البيانات ، يمكن أن يجدوا أنفسهم محبوسين على المدى الطويل.

يمكن أن تحدث صوامع البيانات أيضًا في الشركات الكبرى ، حيث يفصل الموظفون الإداريون والمتخصصون بين الموظفين.

في مثل هذه الظروف ، من المحتمل أن تظل هذه البيانات في مجموعات قليلة من الأشخاص. من غير المحتمل أيضًا أن تتم مشاركتها مع موظفين آخرين قد يجدون هذه المعلومات مفيدة لعملهم.

بالطريقة نفسها ، يمكن أن تتسبب الحواجز التقنية أيضًا في صوامع البيانات. عندما تستخدم الإدارات المختلفة برامج مختلفة ، يصعب مشاركة هذه البيانات أو الرجوع إليها.

بينما تتطلب إزالة مستودعات البيانات الكثير من العمل ، فكلما أسرعت في اتخاذ خطوات للتخلص من هذه العنة من إدارة البيانات ، كان ذلك أفضل.

حاول تحديد الأنظمة والعمليات التي تسمح بزيادة مستودعات البيانات. اسأل الموظفين عن مخاوفهم بشأن إدارة البيانات.

يمكنك أيضًا تدقيق طرق الحصول على البيانات وعمليات الإدارة الخاصة بفريقك.

حاول جمع معلومات حول الأنظمة الموجودة والأشخاص الذين يستخدمونها. بهذه الطريقة ، يمكنك إنشاء نظام إدارة بيانات موحد.

4. خذ نسخة احتياطية منتظمة

يعد النسخ الاحتياطي لبياناتك أمرًا حيويًا لأي استراتيجية لإدارة البيانات. وبنفس الطريقة ، فإن كيفية عمل نسخة احتياطية من بياناتك أمر ضروري أيضًا.

كيف ستستعيد البيانات حتى يعمل عملك إذا فقدت البيانات؟ تأكد من حصولك على أحدث عمليات النسخ الاحتياطي والاسترداد. بهذه الطريقة ، يمكنك تسهيل العملية كثيرًا.

إذا ارتكب شخص ما خطأً فادحًا وقام بحذف بعض إن لم يكن كل بياناتك وظل برنامج إدارة علاقات العملاء وإدارة البيانات الخاص بك قيد التنفيذ ، فيجب أن يكون لديك خطة استرداد في مكانها الصحيح.

تأكد من تطوير حل مناسب لعملك.

قم بتصدير بياناتك بانتظام. بهذه الطريقة ، لا يزال لديك ملف يحتوي على جميع المعلومات الضرورية المحفوظة على القرص الصلب.

وبالمثل ، يمكنك أيضًا تحميله على خدمة سحابية مثل Dropbox أو Google Drive.

تحتاج أيضًا إلى التأكد من أن حسابك يحتوي على جميع أذونات الأمان المعمول بها في حال وجدت نفسك مغلقًا.

تأكد من إنشاء نسخ احتياطية لجميع البيانات. بهذه الطريقة ، يمكنك استعادة بياناتك بسرعة في حالة حدوث شيء ما.

5. إدارة الوصول إلى البيانات

حتى إذا امتثلت لجميع قوانين البيانات ، فهذا لا يعني أن جميع موظفيك يمكنهم الوصول إلى جميع بيانات شركتك.

حتى إذا كان لديك أمان إلكتروني كبير ، فلا يزال هناك دائمًا احتمال أن يدخل أحد المتسللين ، ويخترق دفاعاتك.

لذلك ، إذا كان لدى الموظف حق الوصول إلى جميع بيانات شركتك ، فأنت بذلك تعرض شركتك للخطر.

تتمثل إحدى طرق تجنب ذلك في الحد من البيانات التي يمكن لموظفيك الوصول إليها. تأكد من أنه يمكنهم الوصول فقط إلى تلك التي يحتاجون إليها للحد من الضرر.

6. وضع استراتيجية استعادة البيانات

أحداث غير متوقعة لا بد أن تحدث. لهذا السبب تحتاج إلى أن يكون لديك خطة ثابتة لاستعادة البيانات.

بدون خطة استرداد ، يفقد عملك المبيعات والعملاء والمخزون والمعلومات المالية الهامة.

يمكن أن تكون هذه البيانات المفقودة بسبب ما يلي:

• بطريق الخطأ حذف إدخالات البيانات
• اغلاق الحسابات
• قضايا البرمجيات
• مشكلة تقنية
• خروقات البيانات

لتجنب ذلك ، تحتاج إلى نسخ البيانات احتياطيًا بانتظام ، واستخدام التخزين السحابي ، واستخدام نسخ من مجموعات البيانات في محرك أقراص ثابت منفصل.

تحتاج أيضًا إلى التأكد من أن برنامجك مبرمج للموافقة على هذه الإجراءات دون اعتبارها تهديدات أمنية.

إذا كانت لديك خطة استرداد مناسبة ، فيمكنك استعادة البيانات بسرعة بعد إعادة تأمين أنظمة الإدارة.

7. تنفيذ برنامج قوي لإدارة البيانات

اعتمادًا على الصناعة ، قد يقوم عملك بجمع كميات هائلة من البيانات وتصفيتها. يتطلب هذا عادةً أن يكون لديك نظام إدارة متقدم.

يجب أن يكون لبرنامج البيانات الخاص بك أيضًا واجهة سهلة الاستخدام. بهذه الطريقة ، يمكن لفريقك التنقل بسهولة بين الوظائف وعمليات الإدارة المعقدة.

وبالمثل ، يجب أن تتوسع منصة إدارة البيانات الخاصة بك مع توسع عملك. بخلاف ذلك ، قد يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات لديك بنقل البيانات إلى برنامج أكثر قوة.

القراءة المقترحة: كيف يمكن لإستراتيجية تحسين محركات البحث القائمة على البيانات أن تساعد الشركات في السيطرة على العالم الرقمي

8. جعل البيانات في متناول الأشخاص المناسبين بسهولة

من الناحية المثالية ، يمكن للأفراد المصرح لهم فقط عرض التقارير والوصول إلى البيانات. لا يمكن لأي شخص خارجي الوصول إلى البيانات أو عرضها.

بنفس الطريقة ، الراحة ضرورية أيضًا. يجب أن يتمكن الأشخاص المناسبون من الوصول إلى بياناتك بسهولة.

تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في تعيين الأذونات والتراخيص بناءً على دور الفرد في البيانات.

على سبيل المثال ، قد لا يتمكن موظفو الطبقة الدنيا من الوصول إلى قاعدة البيانات الخاصة بك. ومع ذلك ، يمكنك منحهم إذنًا للعرض فقط. بهذه الطريقة ، لن يتمكنوا من التلاعب بالبيانات ، لكن يمكنهم عرض البيانات حسب الحاجة.

انتهى اليك

لذلك هناك لديك.

هذه هي النصائح الثمانية لإدارة البيانات الذكية لتحسين كفاءة عملك.

بدون نظام إدارة البيانات المناسب ، قد يكون تحليل البيانات الخاص بك معيبًا ، مما يجعلك عرضة لخرق البيانات.

يجب أن تركز وقتك وطاقتك على إدارة الغرض الأساسي لشركتك. وبالنسبة للبيانات ، لا تتعجل!

تأكد من تحديد أهدافك. بعد ذلك ، يمكنك البدء من خلال التركيز على جودة البيانات والأمان والامتثال.