Seja qual for o setor em que você esteja, as chances são de que você tenha acesso a dados que podem mudar fundamentalmente a forma como você faz seus negócios. A chave é como usá-lo de forma otimizada.

Os dados são considerados o molho secreto para o sucesso do seu negócio e não há como negar que são um dos ativos mais valiosos da sua empresa.

Pode parecer assustador criar uma estratégia de big data instantaneamente. Mas os dados que você coleta podem ser um recurso valioso se você os usar da maneira certa.

O que é gerenciamento de dados?

Primeiro, vamos orientá-lo no básico. O gerenciamento de dados é o processo de adquirir, proteger, armazenar e usar seus dados de maneira altamente acessível e significativa.

Não importa em que setor você esteja, é altamente provável que sua empresa mantenha muitos dados essenciais.

Sem uma boa estratégia de gerenciamento de dados e a suporte de gerenciamento de banco de dados, você pode estar perdendo insights que o ajudarão a tomar melhores decisões para sua empresa e aumentar os lucros.

Aqui estão algumas dicas inteligentes que ajudam você a permanecer no caminho certo para aproveitar ao máximo seus dados:

1. Priorize a proteção e segurança de dados

Se você depende da coleta de informações de seus clientes, precisa garantir que não caia em uma violação de dados que colocará em risco os detalhes de toda a sua base de clientes. Assim, seria melhor se você priorizasse a proteção e a segurança dos dados.

Você também deve garantir que as pessoas certas sejam responsáveis ​​por dados valiosos e que todos os membros da equipe conheçam suas etapas ao lidar com dados.

O mundo digital pode ser imprevisível. É por isso que você deve garantir que você implemente as medidas corretas. Você também deve saber qual curso de ação tomar em caso de suspeita de violação de dados.

Se você for atingido por uma violação, idealmente, você deve tomar as medidas adequadas para garantir que isso não aconteça novamente.

2. Mantenha seus dados organizados

Um dos primeiros passos no gerenciamento de dados é manter seus dados organizados. Muitas empresas despejam dados em pastas, data centers ou espaços de armazenamento.

Com o tempo, isso pode ser um exercício problemático, demorado e tedioso.

Comece com o básico ao organizar seus dados.

Por exemplo, ao nomear arquivos ou pastas de dados, certifique-se de ter um sistema instalado. Dois sistemas de nomenclatura podem ser confusos a longo prazo e não fornecerão gerenciamento de dados eficaz.

Da mesma forma, arquivos e dados semelhantes também devem ser armazenados em pastas e locais específicos. Você também deve ter um sistema que armazena diferentes tipos de dados sob isso.

3. Evite criar silos de dados

Se você ou outro funcionário tiver problemas para localizar dados específicos, há uma grande chance de que eles estejam ocultos em um silo de dados.

Um silo de dados geralmente é criado quando os dados armazenados estão disponíveis apenas para algumas pessoas. Portanto, quando outros membros ou grupos acessam esses dados, eles podem ficar bloqueados a longo prazo.

Os silos de dados também podem acontecer em grandes empresas, onde as camadas de pessoal administrativo e especializado separam os funcionários.

Em tais circunstâncias, esses dados provavelmente permanecerão em alguns grupos de pessoas. Também é improvável que ela seja compartilhada com outros funcionários que possam achar essas informações úteis para seu trabalho.

Da mesma forma, as barreiras tecnológicas também podem causar silos de dados. Quando vários departamentos usam softwares diferentes, é difícil compartilhar esses dados ou fazer referências cruzadas.

Embora a remoção de silos de dados dê muito trabalho, quanto mais cedo você puder tomar medidas para eliminar essa ruína do gerenciamento de dados, melhor.

Tente identificar sistemas e processos que permitem o aumento dos silos de dados. Pergunte aos funcionários sobre suas preocupações com o gerenciamento de dados.

Você também pode auditar os métodos de aquisição de dados e os processos de gerenciamento de sua equipe.

Tente reunir informações sobre os sistemas existentes e as pessoas que os utilizam. Dessa forma, você pode criar um sistema de gerenciamento de dados unificado.

4. Faça backups regulares

Fazer backup de seus dados é vital para qualquer estratégia de gerenciamento de dados. Da mesma forma, como você faz backup de seus dados também é essencial.

Como você restaurará os dados para que sua empresa esteja operacional se os dados forem perdidos? Certifique-se de obter as operações de backup e recuperação mais recentes. Dessa forma, você pode tornar o processo muito mais fácil.

Se alguém cometer um erro crítico e excluir alguns, senão todos os seus dados, e seu software de gerenciamento de CRM e dados falhar, você precisará ter um plano de recuperação em vigor.

Certifique-se de desenvolver uma solução que faça sentido para o seu negócio.

Exporte regularmente seus dados. Dessa forma, você ainda tem um arquivo com todas as informações necessárias salvas em um disco rígido.

Da mesma forma, você também pode carregá-lo em um serviço de nuvem, como Dropbox ou Google Drive.

Você também precisa garantir que sua conta tenha todas as permissões de segurança no caso de você ficar bloqueado.

Certifique-se de criar backups de todos os dados. Dessa forma, você pode restaurar rapidamente seus dados caso algo aconteça.

5. Gerenciar o acesso a dados

Mesmo que você cumpra todas as leis de dados, isso não significa que todos os seus funcionários tenham acesso a todos os dados da sua empresa.

Mesmo se você tiver uma ótima segurança cibernética, ainda há sempre a chance de um hacker entrar, violando suas defesas.

Portanto, se um funcionário tiver acesso a todos os dados da sua empresa, você estará colocando sua empresa em risco.

Uma maneira de evitar isso é limitar os dados aos quais seus funcionários têm acesso. Certifique-se de que eles possam acessar apenas os que precisam para limitar os danos.

6. Estabeleça uma estratégia de recuperação de dados

Eventos inesperados estão prestes a acontecer. É por isso que você precisa ter um plano de recuperação de dados estabelecido.

Sem um plano de recuperação, sua empresa perde vendas, clientes, estoque e informações financeiras cruciais.

Esses dados perdidos podem ser devidos ao seguinte:

• Excluir entradas de dados acidentalmente
• Encerrando contas
• Problemas de software
• Problemas técnicos
• Violações de dados

Para evitar isso, você precisa fazer backup de dados regularmente, usar armazenamento em nuvem e usar cópias de conjuntos de dados em um disco rígido separado.

Você também precisa garantir que seu software esteja programado para aprovar essas ações sem considerá-las como ameaças à segurança.

Se você tiver um plano de recuperação adequado, poderá restaurar os dados rapidamente após proteger novamente os sistemas de gerenciamento.

7. Implemente um software robusto de gerenciamento de dados

Dependendo do setor, sua empresa pode coletar e filtrar grandes quantidades de dados. Isso geralmente requer que você tenha um sistema de gerenciamento avançado.

Seu software de dados também deve ter uma interface amigável. Dessa forma, sua equipe pode navegar facilmente por funções e processos de gerenciamento complexos.

Da mesma forma, sua plataforma de gerenciamento de dados também deve ser dimensionada à medida que sua empresa se expande. Caso contrário, seu departamento de TI pode transferir dados para um software mais robusto.

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8. Torne os dados facilmente acessíveis às pessoas certas

Idealmente, apenas indivíduos autorizados podem visualizar relatórios e acessar dados. Nenhum estranho poderia acessar ou visualizar dados.

Da mesma forma, a conveniência também é essencial. As pessoas certas devem poder acessar seus dados facilmente.

Uma maneira de fazer isso é definir permissões e autorizações com base na função do indivíduo com os dados.

Por exemplo, funcionários de nível inferior podem não ter acesso ao seu banco de dados. No entanto, você pode conceder a eles permissão somente para visualização. Dessa forma, eles não poderão adulterar os dados, mas poderão visualizá-los conforme necessário.

Para você

Então aí está.

Estas são as oito dicas inteligentes de gerenciamento de dados para aumentar a eficiência do seu negócio.

Sem o sistema de gerenciamento de dados adequado, sua análise de dados pode ser falha, tornando-o vulnerável a uma violação de dados.

Você deve concentrar seu tempo e energia na execução do objetivo principal de sua empresa. E para os dados, não se apresse!

Certifique-se de traçar seus objetivos. Em seguida, você pode começar concentrando-se na qualidade, segurança e conformidade dos dados.