Niezależnie od branży, w której działasz, prawdopodobnie masz dostęp do danych, które mogą zasadniczo zmienić sposób prowadzenia działalności. Kluczem jest to, jak z niego korzystać optymalnie.

Dane są uważane za sekretny sos do sukcesu Twojej firmy i nie można zaprzeczyć, że są jednym z najcenniejszych zasobów Twojej firmy.

Natychmiastowe wymyślenie strategii big data może wydawać się zniechęcające. Jednak gromadzone dane mogą być cennym zasobem, jeśli użyjesz ich we właściwy sposób.

Co to jest zarządzanie danymi?

Najpierw omówimy podstawy. Zarządzanie danymi to proces pozyskiwania, ochrony, przechowywania i wykorzystywania danych w wysoce dostępny i znaczący sposób.

Bez względu na branżę, w której działasz, jest bardzo prawdopodobne, że Twoja firma przechowuje wiele istotnych danych.

Bez dobrej strategii zarządzania danymi i właściwego wsparcie zarządzania bazą danych, możesz stracić informacje, które pomogą Ci podejmować lepsze decyzje dla Twojej firmy i zwiększyć zyski.

Oto kilka inteligentnych wskazówek, które pomogą Ci pozostać na właściwej drodze, aby jak najlepiej wykorzystać swoje dane:

1. Nadaj priorytet ochronie i bezpieczeństwu danych

Jeśli zależy Ci na zbieraniu informacji o swoich klientach, musisz upewnić się, że nie popadniesz w naruszenie danych, które zagrozi szczegółom całej Twojej bazy klientów. Dlatego najlepiej byłoby, gdybyś nadał priorytet ochronie i bezpieczeństwu danych.

Powinieneś również upewnić się, że za cennymi danymi odpowiadają właściwe osoby i że wszyscy członkowie zespołu znają swoje kroki podczas przetwarzania danych.

Świat cyfrowy może być nieprzewidywalny. Dlatego musisz upewnić się, że podejmujesz właściwe środki. Powinieneś również wiedzieć, jakie działania podjąć w przypadku podejrzenia naruszenia danych.

Jeśli zostaniesz trafiony wyłomem, w idealnym przypadku musisz podjąć odpowiednie kroki, aby upewnić się, że to się nie powtórzy.

2. Utrzymuj porządek w swoich danych

Jednym z pierwszych kroków w zarządzaniu danymi jest uporządkowanie danych. Wiele firm zrzuca dane do folderów, centrów danych lub przestrzeni dyskowych.

Z biegiem czasu może to być kłopotliwe, czasochłonne i żmudne ćwiczenie.

Zacznij od podstaw podczas organizowania danych.

Na przykład, nazywając pliki lub foldery danych, upewnij się, że masz system. Dwa systemy nazewnictwa mogą być mylące na dłuższą metę i nie zapewnią skutecznego zarządzania danymi.

Podobnie podobne pliki i dane powinny być również przechowywane w określonych folderach i miejscach. Powinieneś także mieć system, który przechowuje różne typy danych w ramach tego.

3. Unikaj tworzenia silosów danych

Jeśli Ty lub inny pracownik macie problemy ze zlokalizowaniem określonych danych, istnieje duże prawdopodobieństwo, że są one ukryte w silosie danych.

Silos danych jest często tworzony, gdy przechowywane dane są dostępne tylko dla kilku osób. Dlatego też, gdy inni członkowie lub grupy uzyskują dostęp do tych danych, mogą zostać na dłuższą metę zablokowani.

Silosy danych mogą również wystąpić w dużych firmach, gdzie warstwy administracyjne i wyspecjalizowane kadry rozdzielają pracowników.

W takich okolicznościach dane te prawdopodobnie pozostaną w kilku grupach osób. Jest również mało prawdopodobne, że zostanie udostępniona innym pracownikom, którzy mogą uznać te informacje za przydatne w ich pracy.

W ten sam sposób bariery technologiczne mogą również powodować silosy danych. Gdy różne działy korzystają z różnych programów, trudno jest udostępniać lub porównywać te dane.

Choć usuwanie silosów danych wymaga dużo pracy, im szybciej można podjąć kroki w celu wyeliminowania tej zmory zarządzania danymi, tym lepiej.

Spróbuj zidentyfikować systemy i procesy, które umożliwiają wzrost silosów danych. Zapytaj pracowników o ich obawy związane z zarządzaniem danymi.

Możesz także przeprowadzić audyt metod pozyskiwania danych i procesów zarządzania w swoim zespole.

Spróbuj zebrać informacje o istniejących systemach i osobach, które z nich korzystają. W ten sposób możesz stworzyć ujednolicony system zarządzania danymi.

4. Rób regularne kopie zapasowe

Tworzenie kopii zapasowych danych ma kluczowe znaczenie dla każdej strategii zarządzania danymi. W ten sam sposób ważny jest również sposób tworzenia kopii zapasowych danych.

W jaki sposób przywrócisz dane, aby Twoja firma działała w przypadku utraty danych? Upewnij się, że masz najnowsze operacje tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania. W ten sposób możesz znacznie ułatwić ten proces.

Jeśli ktoś popełni krytyczny błąd i usunie niektóre, jeśli nie wszystkie Twoje dane, a Twój CRM i oprogramowanie do zarządzania danymi ulegną zniszczeniu, musisz mieć plan odzyskiwania.

Upewnij się, że opracowujesz rozwiązanie, które ma sens dla Twojej firmy.

Regularnie eksportuj swoje dane. W ten sposób nadal masz plik ze wszystkimi niezbędnymi informacjami zapisanymi na dysku twardym.

Podobnie możesz również przesłać go do usługi w chmurze, takiej jak Dropbox lub Google Drive.

Musisz również upewnić się, że Twoje konto ma wszystkie uprawnienia bezpieczeństwa na wypadek, gdybyś został zablokowany.

Upewnij się, że tworzysz kopie zapasowe wszystkich danych. W ten sposób możesz szybko przywrócić dane na wypadek, gdyby coś się stało.

5. Zarządzaj dostępem do danych

Nawet jeśli przestrzegasz wszystkich przepisów dotyczących danych, nie oznacza to, że wszyscy Twoi pracownicy mają dostęp do wszystkich danych Twojej firmy.

Nawet jeśli masz świetne zabezpieczenia cybernetyczne, zawsze istnieje szansa, że ​​haker może dostać się do środka, naruszając Twoje zabezpieczenia.

Tak więc, jeśli pracownik ma dostęp do wszystkich danych Twojej firmy, narażasz swoją firmę na ryzyko.

Jednym ze sposobów uniknięcia tego jest ograniczenie danych, do których dostęp mają Twoi pracownicy. Upewnij się, że mają dostęp tylko do tych, których potrzebują, aby ograniczyć obrażenia.

6. Ustal strategię odzyskiwania danych

Zdarzą się nieoczekiwane wydarzenia. Dlatego musisz mieć ustalony plan odzyskiwania danych.

Bez planu naprawczego Twoja firma traci sprzedaż, klientów, zapasy i kluczowe informacje finansowe.

Utracone dane mogą być spowodowane przez:

• Przypadkowe usunięcie wpisów danych
• Zamykanie kont
• Problemy z oprogramowaniem
• Problemy techniczne
• Naruszenia danych

Aby tego uniknąć, musisz regularnie tworzyć kopie zapasowe danych, korzystać z pamięci w chmurze i używać kopii zestawów danych na osobnym dysku twardym.

Musisz również upewnić się, że oprogramowanie jest zaprogramowane do zatwierdzania tych działań, nie myśląc o nich jako o zagrożeniach bezpieczeństwa.

Jeśli masz odpowiedni plan odzyskiwania, możesz szybko przywrócić dane po ponownym zabezpieczeniu systemów zarządzania.

7. Wdróż solidne oprogramowanie do zarządzania danymi

W zależności od branży Twoja firma może gromadzić i filtrować ogromne ilości danych. Zwykle wymaga to posiadania zaawansowanego systemu zarządzania.

Twoje oprogramowanie do obsługi danych powinno mieć również przyjazny dla użytkownika interfejs. W ten sposób Twój zespół może łatwo poruszać się po funkcjach i złożonych procesach zarządzania.

Podobnie Twoja platforma do zarządzania danymi powinna również skalować się wraz z rozwojem firmy. W przeciwnym razie Twój dział IT może przenieść dane do bardziej niezawodnego oprogramowania.

Sugerowana lektura: Jak strategia SEO oparta na danych może pomóc firmom zdominować cyfrowy świat

8. Spraw, aby dane były łatwo dostępne dla właściwych osób

W idealnym przypadku tylko upoważnione osoby mogą przeglądać raporty i uzyskiwać dostęp do danych. Żadna osoba z zewnątrz nie byłaby w stanie uzyskać dostępu do danych ani ich przeglądać.

W ten sam sposób ważna jest również wygoda. Właściwe osoby powinny mieć łatwy dostęp do Twoich danych.

Jednym ze sposobów na to jest ustawienie uprawnień i autoryzacji na podstawie roli danej osoby w danych.

Na przykład pracownicy niższego poziomu mogą nie mieć dostępu do Twojej bazy danych. Możesz jednak przyznać im uprawnienia tylko do wyświetlania. W ten sposób nie będą mogli manipulować danymi, ale będą mogli je przeglądać w razie potrzeby.

Do Ciebie

Więc masz to.

Oto osiem inteligentnych wskazówek dotyczących zarządzania danymi, które poprawią wydajność Twojej firmy.

Bez odpowiedniego systemu zarządzania danymi Twoja analiza danych może być błędna, co naraża Cię na naruszenie danych.

Musisz skoncentrować swój czas i energię na realizacji głównego celu swojej firmy. A jeśli chodzi o dane, nie spiesz się!

Upewnij się, że określiłeś swoje cele. Następnie możesz zacząć od skupienia się na jakości danych, bezpieczeństwie i zgodności.