Conformitatea HR: tot ce trebuie să știți pentru a evita o amendă

Unele reguli sunt menite să fie încălcate.

Cu excepția cazului în care luați în considerare regulile și reglementările care sunt necesare pentru a vă asigura că compania dvs. rămâne în conformitate.

Există numeroase legi și prevederi pe care liderii de resurse umane trebuie să le respecte pentru a se asigura că compania lor evită amenzi uriașe și alte sancțiuni, inclusiv potențialul prejudiciu adus reputației sale. Pentru a urmări aceste reguli, compania dumneavoastră are nevoie de o strategie centrată pe conformitatea cu resursele umane.

Când un departament de resurse umane poate naviga prin complexitatea cerințelor, conformitatea cu resursele umane ajută la atenuarea riscului unei organizații și la evitarea penalităților, amenzilor, scandalurilor și altele, toate acestea putând distruge în cele din urmă încrederea consumatorilor și dăuna reputației.

În mod obișnuit, respectarea resurselor umane se referă la legile angajării ca parte a planului lor de administrare a beneficiilor, cum ar fi concediul medical, egalitatea în muncă și anti-discriminarea, dar există mai mult decât atât, în special la corporațiile mai mari. Legile muncii se schimbă și evoluează în mod constant, astfel încât procesul de a rămâne la zi poate fi o provocare.

Care este rolul HR-ului în conformitate?

În calitate de profesionist în resurse umane, poate fi dificil să dezvoltați politici și proceduri specifice care să vă asigure că organizația dvs. este conformă.

Este în interesul tău să fii bine versat cu privire la modul în care compania ta se așteaptă să crească și ce va însemna asta pentru angajare, reținere și dezvoltarea angajaților. A avea echilibrul potrivit între o strategie eficientă și înțelegerea necesară a conformității pe măsură ce definiți aceste obiective, vă va pregăti mai bine organizația pentru succes.

Probleme comune de conformitate cu resursele umane

Când vine vorba de probleme de conformitate cu care se confruntă departamentul de resurse umane, acestea se încadrează de obicei în situații legate de angajați și cuprind totul, de la recrutare până la pensionare.

Iată cele mai frecvente probleme cu care se poate confrunta compania dvs.

Conformitatea beneficiilor

Liderii de resurse umane trebuie adesea să înțeleagă responsabilitățile companiei atunci când oferă compensații și beneficii, cum ar fi planuri de pensie și asigurări de sănătate. Cu cât organizația este mai mare și cu cât decideți să oferiți mai multe beneficii angajaților, cu atât gestionarea conformității este mai complexă.

De exemplu, Affordable Care Act (ACA) prevede că angajatorii cu 50 sau mai mulți angajați cu normă întreagă trebuie să ofere asistență medicală ca parte a pachetului lor de beneficii.

Legile antidiscriminatorii

Există o listă lungă de legi federale anti-discriminare care cuprind culoarea, rasa, sexul, originea etnică, dizabilitățile, vârsta și statutul de veteran. În esență, aceste legi interzic angajatorilor din toate industriile să întreprindă acțiuni negative de angajare pe baza acestor factori.

Există diverse legi care se încadrează în această categorie. Unele dintre aceste legi includ:

• Titlul VII din Legea drepturilor civile din 1964: interzice discriminarea în ceea ce privește rasa, culoarea, sexul și originea etnică în organizațiile cu 15 sau mai mulți angajați.
• Legea americanilor cu dizabilități: interzice discriminarea persoanelor cu dizabilități și limitează întrebările pe care angajatorii le pot adresa lucrătorilor cu privire la dizabilități. Acest act îi protejează, de asemenea, pe cei care au un istoric al unei dizabilități, sunt considerați ca având un handicap sau sunt asociați cu o persoană cu un handicap.
• Actul privind discriminarea în funcție de vârstă în angajare din 1967: protejează persoanele care au 40 de ani și mai mult împotriva discriminării bazate pe vârstă.
• Titlul II din Legea privind nediscriminarea informațiilor genetice: protejează împotriva discriminării în muncă care se bazează pe informații genetice.
• Legea privind drepturile de angajare și reangajare a serviciilor în uniformă: un act aplicat de Departamentul Muncii din SUA, care interzice discriminarea bazată pe serviciul militar, oferind în același timp protecție a locului de muncă în timp ce indivizii servesc în armată.

Concediu familial și medical

Legea privind concediul medical și familial (FMLA) este o lege federală care oferă anumitor angajați până la 12 săptămâni de concediu neplătit, protejat de locul de muncă pe an. De asemenea, necesită ca beneficiile lor de sănătate de grup să fie menținute în timpul concediului.

Acest concediu se acordă persoanelor pentru nașterea și îngrijirea unui nou-născut al unui angajat, timp de legătură cu un copil adoptiv sau cu un copil din plasament, pentru a oferi îngrijire unui membru al familiei apropiate sau pentru starea de sănătate gravă a angajatului.

Este obișnuit ca organizațiile să extindă timpul acordat angajaților dincolo de cele 12 săptămâni, permițând în același timp să fie plătită o parte sau tot acest timp.

Legile salariale și orare

Legile privind salariul și orele cuprind toate cerințele privind salariul minim, plata orelor suplimentare, orele lucrate, legile muncii copiilor și cerințele privind timpul de masă și pauză.

Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA) este de care trebuie să țină seama organizațiile de drept federal, deoarece stabilește reglementările privind salariul minim și orele suplimentare. La nivel federal, salariul minim este de 7,25 USD pe oră începând cu 2020, dar majoritatea statelor au propriul lor salariu minim. În ceea ce privește orele suplimentare, este orice peste săptămâna standard de 40 de ore de lucru.

Departamentul Muncii din SUA (DOL) se asigură că angajații sunt plătiți în conformitate cu legea federală privind salariul și orele. În conformitate cu această lege, angajații sunt clasificați fie ca fiind scutiți sau neexceptați de unele sau de toate prevederile FLSA. Angajații care nu sunt scutiți trebuie să primească cel puțin salariul minim pentru toate orele lucrate până la 40 într-o singură săptămână de lucru, împreună cu tariful pentru orele suplimentare aplicabile pentru orele lucrate peste 40 într-o săptămână de lucru.

Legile de imigrare

Multe legi acoperă imigrația pentru a se asigura că angajatorii angajează doar candidați care sunt eligibili să lucreze în SUA

Aceste acte includ:

• Legea privind imigrația și naționalitatea
• Legea privind reforma și controlul imigrației din 1986
• Legea privind imigrația din 1990
• Legea privind reforma imigrației ilegale și responsabilitatea imigranților din 1996

Candidații eligibili care sunt acoperiți de aceste acte includ cetățenii, cetățenii care nu sunt cetățeni, rezidenții permanenți legali și străinii rezidenți care sunt autorizați să lucreze. Este esențial ca angajatorii să verifice eligibilitatea candidaților prin documentație, asigurându-se totodată că nu se confruntă cu nicio lege anti-discriminare în acest proces.

Formularul I-9

În cadrul acestor legi, managerii de resurse umane vor trebui să ia în considerare Formularul I-9, care este utilizat pentru a verifica atât identitatea noilor angajați, cât și autorizarea acestora de a lucra în Statele Unite.

Companiile trebuie să se asigure că formularele I-9 sunt completate în timp util și în conformitate cu reglementările și îndrumările furnizate. De asemenea, acestea trebuie păstrate în mod corespunzător în dosar. Este considerată cea mai bună practică de a păstra un formular I-9 în dosare consolidate, securizate pentru angajații activi și reziliați, în afara dosarului general al personalului.

Legile de siguranță

Când vine vorba de siguranța angajaților, totul se reduce la Legea privind securitatea și sănătatea în muncă (OSHA). Acest act a fost creat pentru a se asigura că toți angajații au condiții de muncă sigure prin stabilirea și aplicarea standardelor și prin furnizarea de formare, informare, educație și asistență tuturor din cadrul unei organizații.

Legile Uniunii

Dacă credeți că afacerea dvs. poate ignora Legea națională privind relațiile de muncă pentru că nu sunteți sindicalizat, vă înșelați. Acest lucru se datorează faptului că actul acoperă dreptul angajaților care lucrează împreună de a-și îmbunătăți condițiile de muncă.

Aceasta include dreptul unui angajat de a apela la rețelele sociale pentru a împărtăși orice resentimente sau nefericire față de angajator, precum și orice formare, politici sau comportamente care permit negativitatea la locul de muncă.

Elementul complicat pe care profesioniștii în resurse umane trebuie să-l cunoască despre NLRA este că Consiliul Național pentru Relații de Muncă este format din membri aleși și numiți de președinte, astfel încât deciziile cu privire la aceste legi se pot schimba dramatic în funcție de cine este în funcție.

Cum să ții pasul cu conformitatea cu resursele umane

Profesioniștii în resurse umane au multe la dispoziție, așa că nu este ușor să ții pasul cu actele și legile pentru a se conforma. Din fericire, există câteva bune practici de urmat care fac totul puțin mai ușor.

Utilizați software-ul potrivit

O strategie eficientă de conformitate a resurselor umane începe cu utilizarea instrumentelor potrivite. Iată câteva exemple de aplicații software care vor oferi departamentului dvs. de resurse umane un avans:

Conformitatea HR: software-ul de conformitate HR ajută companiile, managerii și liderii HR să fie la curent cu reglementările de afaceri și cu legile relevante. Instrumentele din această categorie facilitează întreprinderilor să înțeleagă legislația și regulile de conformitate de stat și federale pe măsură ce acestea se schimbă. De asemenea, ajută la comunicare și aplică politicile companiei pentru angajații noi și cei existenți.

Administrarea beneficiilor: Software-ul de administrare a beneficiilor face posibil ca organizațiile să planifice și să administreze pachete de beneficii pentru angajați, asigurând în același timp conformitatea cu reglementările guvernamentale. Aceste instrumente sunt folosite pentru a ajuta organizațiile de toate dimensiunile să rămână conforme cu reglementările de stat, federale și locale, inclusiv Legea privind îngrijirea la prețuri accesibile (ACA) și Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA).

Software de onboarding: Software-ul de onboarding simplifică procesul de integrare a noilor angajați, reducând munca administrativă necesară pentru managerii de angajare și profesioniștii în resurse umane. În plus, atât angajatul, cât și managerul de angajare pot ține mai bine evidența materialelor de îmbarcare și a documentelor necesare pentru a rămâne în conformitate.

Software de timp și prezență: software-ul de timp și prezență este utilizat de departamentele de resurse umane pentru a ușura urmărirea timpului. Aceștia gestionează datele despre timpul și prezența companiei, păstrând, de asemenea, evidența perioadei de vacanță, vacanțe, orele suplimentare și zilele de boală.

Includerea acestor instrumente în stiva tehnologică a companiei dumneavoastră vă va ajuta să vă asigurați că nimic nu este ratat și că toate legile și reglementările necesare sunt respectate.

Angajați talentul potrivit

Pe măsură ce compania dvs. caută noi candidați și trece prin procesul de angajare, departamentul de resurse umane trebuie să respecte diverse legi și reglementări. De la reglementările privind salariul minim până la legile muncii și chiar și restricțiile privind orele suplimentare, sunt multe de reținut.

Pentru a nu trece cu vederea nimic referitor la cine poți și nu poți refuza, a avea un proces de angajare solid, care respectă standardele de conformitate este una dintre cele mai importante funcții ale unei strategii de conformitate HR. Este esențial ca liderii de resurse umane să gestioneze toate nevoile de personal ale organizației lor, păstrând în același timp reglementările federale și tratamentul echitabil în centrul atenției.

Asigurați-vă că aliniați modul în care recrutați, angajați și integrați candidații este vital pentru a stabili tonul companiei și așteptările cu privire la conformitate care trebuie stabilite.

Educați și instruiți personalul

Departamentul de HR trebuie să fie educat și instruit în mod constant cu privire la toate cerințele legale și de reglementare care se pot schimba, deoarece acestea afectează în mod direct dacă organizația este sau nu conformă.

Deoarece unele reguli și reglementări pot fi modificate, este esențial să vă asigurați că liderii de resurse umane au acces la informații actualizate.

Creați și actualizați manualul angajaților

Manualul angajaților companiei dvs. ar trebui să fie locul de plecare pentru o varietate de informații referitoare la politici și proceduri. Amintiți-vă doar că manualul angajaților nu ar trebui să stea prea mult timp, deoarece ar trebui să fie un document viu, care crește și se adaptează pe măsură ce face compania dvs.

În timp ce elementele de bază ale politicii vor rămâne, cel mai probabil, aceleași, detaliile privind modul în care compania dumneavoastră menține conformitatea vor trebui să fie actualizate.

Efectuați audituri de conformitate a resurselor umane

Pentru a evita o amendă sau o penalizare, este o idee bună ca compania dvs. să efectueze propriul audit de conformitate cu resursele umane. Programarea acestor audituri ar trebui să facă parte din strategia de conformitate a organizației dvs., astfel încât să puteți evita orice răspundere juridică înainte de a fi prea târziu.

Comunicare efectiva

Indiferent dacă sunteți managerul de resurse umane sau CHRO, este imperativ să comunicați cu alți lideri și să îi informați pe toți cu privire la potențialele riscuri de conformitate cu resursele umane și să recomandați modalități de a remedia situația.

Dacă toată lumea din cadrul unei organizații este pe aceeași pagină în ceea ce privește politicile de resurse umane și cu ceea ce este necesar pentru a rămâne conformă, este mai ușor să eviți penalizările și amenzile.

Legea și ordinea este cea mai bună politică

Când vine vorba de dreptul muncii, urmați regulile pentru a evita o amendă uriașă și pentru a oferi angajaților dvs. cel mai bun mediu de lucru. Cu software-ul potrivit, navigarea în detaliu a conformității HR devine mai puțin stresantă pentru toți cei implicați.

Manualul angajatului tău are nevoie de o reîmprospătare? Asigurați-vă că are aceste nouă lucruri, astfel încât să vă asigurați că organizația dvs. rămâne conformă.