Cum să încurajezi implicarea în cadrul evenimentelor virtuale în rândul participanților

Deci, se pare că evenimentul dvs. în persoană va fi anulat.

Sperai că nu se va ajunge la asta, dar fără semne de adunări mari în viitorul apropiat, nu ești sigur ce altceva să faci. Există, desigur, o altă opțiune: crearea unui eveniment virtual.

S-ar putea chiar să fiți de acord cu planificarea unui eveniment virtual, dar probabil că aveți încă rezerve cu privire la modul în care va fi mai bine decât un webinar virtual. O parte critică a evenimentelor este implicarea sau interacțiunea, dar pot participanții să obțină asta online? Se vor înscrie?

Cum să sporești implicarea în evenimentul virtual

Deși este adevărat că evenimentele virtuale sunt diferite de cele în persoană, crearea unui eveniment de succes cu multe oportunități de implicare este complet la îndemâna ta. Tot ce necesită este gândirea, planificarea și infrastructura adecvate. Așadar, înainte de a începe să puneți laolaltă elementele de bază ale prezentării dvs. online, utilizați aceste strategii pentru a începe să planificați pentru a spori participarea și a asigura succesul acesteia.

Acum se pare că partea grea s-a terminat – ați făcut oameni să se înregistreze la evenimentul dvs. și sunteți mulțumit de numărul de participanți pe care îi așteptați. Dar, desigur, implicarea în eveniment înseamnă mai mult decât asigurarea faptului că oamenii apar.

La un eveniment în persoană, participanții pot merge la o cafea sau o băutură între ei sau pot începe o conversație cu persoana de lângă ei într-o sesiune. Participanții ar putea să se întâmple pentru a pune câteva întrebări unui prezentator, iar sponsorii și expozanții pot atrage atenția participanților la locul conferinței. Toate acestea sunt părți vitale pentru asigurarea rețelei și a adunării de lideri, care este atât de importantă pentru evenimentele în persoană.

Evenimentele virtuale au nevoie și de aceste elemente, doar într-o formă diferită. Deși participanții s-ar putea să nu poată face o nouă conexiune de afaceri lovind persoana de lângă ei la bufet, dacă folosiți tehnologiile potrivite la evenimentul dvs., puteți crește implicarea online și, totuși, le puteți permite participanților să beneficieze de aceleași beneficii pe care le-ar avea. dintr-un eveniment în persoană.

Declanșează conversații între participanți

Este adevărat că participanții nu vor discuta pe holuri, dar un eveniment virtual le poate permite să facă chiar și conexiuni specifice și valoroase, pe baza experienței și intereselor lor. Utilizați diferite metode de comunicare prin crearea de camere de chat, forumuri de discuții și alte mijloace de comunicare pentru participanți.

În acest fel, participanții se pot găsi unul pe altul prin subiecte și interese comune și pot contacta individual. Deși s-ar putea să nu se poată întâlni fizic, pot oricând discuta în privat printr-o aplicație de mesagerie sau un software pentru evenimente sau pot configura un apel video pentru a se cunoaște!

Încurajează întâlnirile virtuale

Crezi că participanții vor avea nevoie de puțină încurajare pentru a se cunoaște? Includeți întâlniri și sesiuni de networking în agenda dvs. de evenimente. Programarea în mod special a apelurilor video sau a „orelor de cafea virtuale” pentru participanți îi va încuraja să iasă și să se cunoască!

Încercați să organizați întâlniri specifice pentru anumite grupuri care probabil vor participa, cum ar fi femei din industria dvs. sau persoane cu o anumită zonă de interes. Acest lucru poate ajuta la crearea noilor conexiuni și mai specifice și mai valoroase!

De asemenea, lăsați loc participanților pentru a-și organiza singuri întâlniri virtuale chiar înainte de eveniment. Participanții pot avea anumite grupuri pe care sunt interesați în mod deosebit să le cunoască, iar întâlnirea înaintea evenimentului poate ajuta să facă ziua mult mai plăcută.

Rulați sondaje și sondaje în direct

Participanții ar trebui să poată influența și modela evenimentul. Desfășurarea sondajelor printr-o aplicație pentru evenimente – de la subiecte serioase din industrie la spărgătoare de gheață uşoare, nu numai că le oferă șansa de a-și face vocea auzită, dar le poate, de asemenea, să pornească o discuție care le va permite participanților să facă rețea într-un mod diferit.

Sondajele, atât înainte, cât și după eveniment, sunt o modalitate excelentă de a afla ce așteaptă participanții de la evenimentul dvs. și ce puteți îmbunătăți pentru următorul. În orice caz, participanții se pot asigura că vocile lor sunt auzite chiar și la kilometri distanță și vă puteți asigura că evenimentele dvs. continuă să devină din ce în ce mai bune!

Gamificați experiența de implicare a participanților

În plus față de orice altceva, gamification poate fi o motivație excelentă pentru participanți să participe mai mult decât ar fi putut fi inițial. Există o mulțime de strategii diferite de gamification pe care le puteți folosi: de exemplu, ați putea organiza un concurs de fotografii în care fiecare participant își arată cele mai bune haine pentru conferință și cea mai votată fotografie câștigă.

Sau participanții pot vizita fiecare expozant pentru a finaliza o provocare sau pentru a obține o „ștampilă” virtuală în timp ce călătoresc de la un stand virtual la un stand virtual. Deși uneori doar vedea numele lor pe un clasament poate fi o motivație, încurajați participanții să participe prin includerea unui premiu pentru cei cu cele mai mari puncte și, dacă includeți o ceremonie virtuală de premiere, puteți adăuga o motivație suplimentară anunțând acolo câștigătorii concursului. .

Încurajați înscrierea la un eveniment virtual prin promovarea evenimentului dvs

Să începem cu cel mai rău scenariu: ai planificat totul pentru evenimentul tău virtual. Prezentările sunt chibzuite, vorbitorii sunt gata de plecare, marketingul a fost bine plasat. Există o singură problemă: încă aproape nimeni nu s-a înscris.

Nu contează câte oportunități de implicare poți crea în cadrul unui eveniment dacă participanții nu se înregistrează niciodată pentru el. Pe măsură ce organizați conferințe virtuale și promovați evenimentul dvs., cel mai important lucru pe care vă puteți asigura că potențialii participanți înțeleg nu este doar ce este evenimentul, ci și cum îl pot accesa.

Odată ce ajungeți la participanți, asigurați-vă că îi conduceți până la linia de sosire, faceți înregistrarea cât mai ușoară și cât mai accesibilă posibil. Includeți un link către înregistrare inclus cu ușurință în toate materialele promoționale și prezentați înregistrarea vizibil pe site-ul dvs. web.

Promovând în mod proactiv aceste link-uri și arătând cât mai clar posibil cum să vă înregistrați cu ușurință la evenimentul dvs., puteți promova participarea mai eficient ca oricând. Acum să trecem peste câteva tehnici pentru maximizarea înregistrării.

Marketing direct vs. marketing pasiv

Când te pregătești pentru evenimentul tău, poate fi destul de tentant să construiești un site web pentru eveniment și să-l numești o zi. La urma urmei, mai ai mult de făcut, iar participanții potriviți vor găsi probabil ceea ce ai configurat. Acest lucru se numește marketing pasiv și este o capcană în care cad zilnic organizatorii.

În timp ce elementele de bază ale marketingului pasiv sunt bune -- servicii de încredere pentru clienți, infrastructură puternică pentru participanți și prioritizarea publicității pentru noile versiuni, este important să utilizați diferite metode de comunicare pentru a maximiza rezultatele. Marketingul direct se concentrează pe crearea de rețele, direcționarea publicității și atingerea directă a publicului țintă.

Identificați grupurile de bază la care sperați să participe la evenimentul dvs. și contactați-le individual. Luați în considerare care sunt punctele dureroase ale acestor grupuri diferite și ce pot câștiga din evenimentul dvs. pentru a le rezolva. Păstrarea evenimentului dvs. bine marcat, dar și urmărirea activă a participanților către care este vizat evenimentul dvs., ambele își au locul și vor face marketingul evenimentului dvs. cât mai eficient posibil.

Includeți îndemnuri explicite la acțiune

Ați mai auzit-o, dar o vom spune din nou: includeți îndemnuri explicite la acțiune ori de câte ori este posibil. Dacă doriți ca participanții dvs. să participe, asigurați-vă că știu cum să participe. Includeți îndemnuri pentru toate materialele promoționale posibile, pagina evenimentului, site-ul web al companiei, e-mailurile pe care le trimiteți clienților și fiți explicit cu privire la exact ce ar trebui să facă potențialii participanți.

O modalitate excelentă de a crea un îndemn la acțiune poate fi să includeți butoane pe site-ul dvs. web și materiale promoționale. Faceți-le să iasă în evidență făcându-le o culoare diferită față de restul paginii sau, dacă includeți îndemnul la acțiune în text, scrieți cu italice sau aldine expresia pentru a atrage privirea participanților.

Încercați să utilizați un limbaj simplu de intenție, care să înțeleagă imediat exact ceea ce ar trebui să facă cititorul, „Înregistrați-vă aici”, „Înscrieți-vă acum” și legați acest text la o pagină în care participantul poate face imediat exact asta. Dacă sunteți precis despre ce este îndemnul dvs. la acțiune și exact cum va beneficia participanții, ar trebui să puteți încuraja participanții să se înregistreze la evenimentul dvs.

Eliminați barierele în calea înregistrării

Odată ce participanții au decis să se înregistreze, doriți să faceți procesul cât mai simplu pentru ei. Organizarea unui eveniment online a eliminat deja alte bariere -- la urma urmei, participanții nu vor trebui să călătorească sau să-și facă griji cu privire la cazare pentru a participa la evenimentul dvs. Dar un eveniment online îi poate face pe participanți să se aștepte la un proces ușor de înregistrare, așa că păstrați-l scurt și simplu.

Evitați să-i descurajați cerând informații inutile sau blocând procesele cu mai mulți pași. Ce este cel mai esențial pentru evenimentul tău? Probabil, veți dori nume, companii pentru care lucrează și informații de contact, cum ar fi o adresă de e-mail.

Odată ce ați primit acest lucru, încercați să evitați să cereți mai mult decât dacă este absolut necesar! Participanții s-au încântat de evenimentul dvs. și acum le-ați deschis ușa, așa că faceți-l cât mai simplu posibil. Dacă utilizați o aplicație de planificare a evenimentelor, puteți automatiza câțiva pași de înregistrare pentru a o face și mai simplă!

3 moduri de a îmbunătăți participarea la evenimente virtuale

Poate părea evident, dar organizarea unei participări ridicate este unul dintre cele mai importante lucruri pe care le poți face pentru evenimentul tău. Din fericire, formatul de eveniment virtual poate distruge multe restricții care, de obicei, vă pot împiedica de la o participare largă.

Odată virtual, nu mai trebuie să vă faceți griji cu privire la restricțiile de locuri sau la cât de mare este centrul de convenții, așa că dacă vă așteptați să fiți nevoit să limitați locurile, puteți deschide ușile mai larg ca niciodată! O prezență mai mare poate însemna beneficii majore atât pentru tine, cât și pentru toți ceilalți implicați.

Pe lângă veniturile mari din vânzarea de bilete, participanții vor avea mai multe oportunități de a crea relații între ei și de a face conexiuni utile, iar sponsorii și expozanții vor avea mai multe șanse ca niciodată să-și promoveze produsul și compania. Lăsați evenimentul dvs. virtual să creeze un precedent care va stimula participarea și sponsorizările în anii următori!

Deci, cum poți obține o prezență mai mare la evenimentul tău virtual? Încercați aceste strategii pentru a vă crește numărul și pentru a obține participanții ideali pentru evenimentul dvs.

Cunoaște-ți publicul

În timp ce publicitatea are meritele ei pe scară largă, este posibil ca un grup foarte specific de persoane să fie cel mai interesat să se înscrie la evenimentul tău. Cel mai important lucru pe care îl puteți face pentru a maximiza eficiența reclamelor dvs. este să știți exact cine sunt acești oameni și să găsiți modalități de a le contacta direct.

Gândește-te cine este participantul tău ideal la eveniment. Ce fac ei? Care sunt scopurile lor? Cu ce ​​probleme se confruntă de obicei în industria lor și care sunt unele probleme noi la care ar putea avea nevoie de răspunsuri urgente? Cel mai important, cum îi poate ajuta participarea la evenimentul dvs. să atingă aceste obiective și să rezolve aceste probleme? Înțelegerea nevoilor și punctelor dure ale participanților țintă vă oferă o bază crucială de care să lucrați atât atunci când vă modelați evenimentul, cât și când îl faceți publicitate.

Creați mesajul potrivit

Mesajele strategice vă pot afecta sau reduce participarea la eveniment. Amintiți-vă, atunci când faceți publicitate evenimentului dvs., participantul este întotdeauna în centrul atenției, nu evenimentul în sine. Reveniți la acel profil ideal de participant pe care l-ați creat și gândiți-vă la acele probleme și obiective ale participanților. Păstrați-vă mesajul centrat în jurul modului în care îi puteți ajuta să reușească în obiectivele lor și să le obțineți finalul fericit pe care îl caută.

Subliniați participanților dvs. modul în care rețeaua poate fi încă realizată la un eveniment virtual și cum pot obține o rețea largă de contacte utile și necesare din industrie. Este atractia pe care un vorbitor important din industrie va aborda un subiect relevant sau o nouă tehnologie care a fost în mintea tuturor? Explicați participanților cum îi va ajuta înțelegerea pe care o vor dobândi. Rețineți că diferite grupuri de participanți la eveniment vor avea priorități diferite pentru evenimentul dvs., așa că asigurați-vă că direcționați aceste mesaje către grupurile potrivite.

Ajungeți la participanți pe terenul lor

În acest sens, doriți să vă asigurați că evenimentul dvs. ajunge la grupurile potrivite de persoane. Sunt șanse să existe diferite grupuri de oameni din industria dvs. care vor fi interesați de evenimentul dvs. din diverse motive și unele din industria dvs. care sunt o prioritate pentru țintire.

Priviți înapoi la acel participant ideal și luați în considerare de unde își obține informațiile publicul țintă. Există pagini online ale grupurilor din industrie în care ai putea posta, anumite reviste comerciale pe care le-ai putea folosi pentru a difuza o reclamă sau conexiuni pe care le poți face care vor răspândi vestea despre evenimentul tău?

Dacă există mai multe tipuri de grupuri despre care credeți că ar fi interesate de evenimentul dvs., asigurați-vă că mesajul este individualizat pentru platforma prin care faceți publicitate. Vrei ca evenimentul tău să fie ceva pe care potențialii participanți îl vor întâlni în mod organic prin propriile lor cercuri, destul de des pentru a face impresie și cu un mesaj creat special pentru ei.

Concluzie

Deși evenimentul dvs. poate să nu fie exact ceea ce vă așteptați să fie, există o lume de avantaje pentru evenimentele virtuale de care puteți profita pentru a îmbunătăți implicarea participanților. Dacă vă promovați în mod proactiv evenimentul și oferiți infrastructură pentru implicare, atunci cu planificarea și gândirea corectă, implicarea la un eveniment virtual poate fi la fel de puternică ca și la un eveniment în persoană.

Pregătiți-vă pentru următorul eveniment virtual cu software-ul potrivit care vă va ajuta să duceți la bun sfârșit treaba.